Bài giảng Kỹ năng quản lý theo mục tiêu

    1 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU     2 I/ KHÁI NIỆM 1. Khái niệm 1. Ý nghĩa 1. Điều kiện của mục tiêu     3 1. Khái niệm      Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà doanh  nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian xác  định.     Tên tiếng anh là management by object (viết tắt là  MBO).     4 2. Vai trò của mục tiêu  Là phương tiện để đạt được mục đích.  Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch  hoạt động và phân bổ các nguồn lực.  Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động.  Hấp dẫn các đối tượng hữu quan (cổ đông, khách  hàng, nhân viên…).  Quyết định hiệu quả hoạt động của DN.     5 3. Lợi ích của MBO  Khuyến khích tính chủ động sáng tạo của cấp dưới  tham gia vào việc lập mục tiêu.  Kiểm soát dễ hơn.  Tổ chức được phân định rõ ràng.  Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả  công việc của họ.     6 4. Hạn chế của MBO:  Sự thay đổi của môi trường có thể tạo ra các lỗ hổng.  Tốn kém thời gian.  Cần môi trường nội bộ lý tưởng.  Một số mục tiêu có tính ngắn hạn.  Sự nguy hiểm của tính cứng nhắc do ngần ngại thay  đổi mục tiêu.     7 5. Điều kiện của mục tiêu: Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc  SMART  Specific ­ cụ thể, dễ hiểu  Measurable – đo lường được  Achievable – vừa sức.  Realistics – thực tế.  Timebound – có thời hạn. Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành  SMARTER. Trong đó, E là engagement ­ liên kết và Ralevant là  thích đáng.     8 5.1 Specific ­ cụ thể, dễ hiểu  Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt  động trong tương lai.   Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong  khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.   Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó  bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.     9 5.2 Measurable – đo lường được  Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết  có đạt được hay không?   Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có  thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong  ngày nhận được.     10 5.3 Achievable – vừa sức.  Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng  cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.   Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ  tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng  45kg có thể vừa sức hơn.     11 5.4 Realistics – thực tế.  Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng  thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời  gian, nhân sự, tiền bạc..).  Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt  trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như  vậy là không thực tế.     12 5.5 Timebound – có thời hạn.  Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không  nó sẽ bị trì hoãn.  Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại  vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.     13 5.6 Engagement – liên kết  Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích  của các chủ thể khác.  Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục  tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào. Nếu công ty  không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ  không có hiệu quả.     14 5.7 Ralevant ­ là thích đáng  Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ  phận khác lại thờ ơ.  Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức  tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức  tồn kho thấp.  Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất  cả các bộ phận.     15 II/ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI MBO 1. Các phương pháp triển khai. 1. Dự thảo mục tiêu cấp cao. 1. Xác định mục tiêu cấp dưới 1. Thực hiện mục tiêu 1. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh. 1. Tổng kết và đánh giá.     16 1. Các phương pháp triển khai.  PP1: Triển khai từ cấp công ty  cấp bộ phận.  Phương pháp này nhanh về mặt thời gian nhưng lại  không khuyến khích các bộ phận tham gia vào hoạch  định mục tiêu công ty.  PP2: Triển khai từ dưới lên. Phương pháp này khuyến  khích được các bộ phận nhưng lại chậm và có khi kết  quả tổng hợp lại không phù hợp với mong muốn của  BGĐ.     17 2. Dự thảo mục tiêu cấp cao.  Xác định các mục tiêu chung của toàn công ty.  Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào  việc thực hiện mục tiêu.  Đây là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được xem xét  và điều chỉnh với các mục tiêu của cấp dưới.     18 2. Dự thảo mục tiêu cấp cao. GIỚI THIỆU CÁC LOẠI MỤC TIÊU THEO BSC  BSC (Balanced Scorecard) là phương pháp quả lý  thường được các DN của Mỹ áp dụng.  Đây là phương pháp quản trị chiến lược thông qua  việc đưa ra “bảng cân đối điểm” các yếu tố liên  quan đến khách hàng, tài chánh, đào tạo và phát  triển, quy trình nội bộ.     19 A> Các yếu tố tài chính thường dùng  Total assets  Total assets per employee  Profit as % total assets  Return on assets (net &  total).  Gross margin  Net income  Profits as of sales  Profit per employee  Revenue  Revenue from new products/ services  Revenue per employee  Return on equity (ROE)  Return on capital employed  (ROCE)  Return on investment (ROI).  Economic value added (EVA)  Market value added (MVA)     20 A> Các yếu tố tài chính thường dùng  Value added per employee  Compound growth rate  Dividends  Market value  Share price  Shareholder mix  Shareholder loyalty  Cashflow  Total costs  Credit rating  Debt  Debt to equity  Times interest earned  Days sales in receivables  Accounts receivables  turnover  Days in payables  Days in inventory  Inventory turnover ratio     21 B> Yếu tố Khách hàng  Customer satisfaction  Customer loyalty  Market share  Customer complaints  Complaints resolved in first  contact  Return rates  Response time per customer  request  Direct price  Price relative to competition  Total cost to customer  Average duration of  customer relationship  Customer lost  Customer retention  Customer qcquisition rates  % revenue from new  customer  Number of new customer  Annual sales per customer     22 B> Yếu tố Khách hàng  Win rate (sales closed/sales  contacts)  Customer visits to the  organization  Marketing cost as % of sale  Number of ads placed  Number of proposals made  Brand recognition  Response rate  Number of trade shows  attended.  Sales volume  Share of target customer  spending  Sales per channel  Average customer size  Customers per employee  Customer service expensive  per customer  Customer profitability  Frequency (number of sales  transactions)     23 C> các yếu tố quy trình nội bộ  Average cost per transaction  On­time delivery  Average leadtime  Invertory turnover  Envistonmental emissions  Research & development  expense  Community involvemetn  Patents pending  Average age of patents  Ratio of new products to total  offerings  Stockouts  Labor utilization rates  Response time to customer  requests  Defect %  Rework  Customer database  availability  Breakeven time  Cycle time improvement     24 C> các yếu tố quy trình nội bộ  Continuous improvement  Warranty claims  Lead user identification  Products & services in the  pipeline  Internal rate of return on new  projects  Waste reduction  Space utilization  Frequency of returned  purchases  Downtime   Planning accuracy  Time to market of new  products  New products introduced  Numberof positive media  stories     25 D> Đào tạo phát triển  Employee participation in pro  or trade associations  Training inversment per  customer  % of employees with  advanced degress  Number of cross­trained  employees  Absenteeism  Turnover rate  Employee suggestions  Employee satisfation  Participatopm om stpcl  ownership plans  Lost time accidents  Value added per employee  Motivation index  Outstanding number of  applications for employment  Diversity rate  Empowerment index (number  of managers)     26 D> Đào tạo phát triển  Quality of work environment  Internal communication  rating  Employee productivity  Number of scorecards  produced  Health promotion  Training hours  Competency coverage ratio  Personal goal achievement  Timely completion of  performance appraisals  Leadership development  Communication planning  Reportable accidents  % of employees with  computers  Strategic information ratio  Cross­functional ssigemetns  Knowledge management  Ethics violations     27 3. Xác định mục tiêu cấp dưới  Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu,  chiến lược của công ty.  Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về  những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện.  Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được  cấp trên duyệt và thông qua.  Cấp trên đóng vai trò là cố vấn kiên nhẫn, khuyến  khích cấp dưới đề ra mục tiêu.     28 3. Xác định mục tiêu cấp dưới (tt)  Mục tiêu được đề ra phải do sự chủ động của cấp  dưới.  Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn  và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác.     29 4. Thực hiện mục tiêu  Cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần  thiết cho cấp dưới.  Cấp dưới chủ động sáng tạo xây dựng và thực hiện kế  hoạch.  Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong  việc thực hiện nhiệm vụ.     30 4.1 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt) Stt Nội dung công  việc Người  thực hiện Tổng  t.gian Tiến độ 1 2 3 4 5 6     31 4.2 Huấn luyện về mục tiêu  Huấn luyện cho nhân viên về ý nghĩa của mục tiêu.  Giải thích các nội dung trong mục tiêu.  Giải thích các bước để thực hiện mục tiêu, trách nhiệm của mỗi  thành viên tham gia.  Giải thích các chính sách và nguồn lực để thực hiện mục tiêu.  Đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên.     32 5. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh.  Cấp trên định kỳ phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện  của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc giúp đỡ kịp thời.  Ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập một  số điểm kiểm soát trọng yếu để dễ dàng theo dõi việc  thực hiện mục tiêu.  Việc kiểm tra ở đây chỉ giúp cấp dưới thực hiện tốt  hơn, không đưa ra sự đánh giá và kết luận.     33 6. Tổng kết và đánh giá.  Căn cứ mục tiêu đã cam kết và kết quả thực tế, cấp  trên sẽ đánh giá công việc của cấp dưới.  Thành tích của cấp dưới sẽ căn cứ vào mức độ hoàn  thành mục tiêu đã cam kết.     34 III/ HỖ TRỢ THỰC HIỆN MỤC TIÊU 1. Xây dựng chính sách. 1. Phân bổ các nguồn lực.     35 1. Xây dựng chính sách.  Các chính sách được hiểu là các nguyên tắc chủ đạo,  phương pháp để hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện mục  tiêu.  Chính sách được hiểu đơn giản là công cụ hỗ trợ thực  hiện mục tiêu.  Chính sách thường là những phạm vi, cơ chế bắt buộc  và những giới hạn cho các hành vi để thưởng phạt cho  các hành vi cư xử của CNV.     36 1.1 Chính sách kinh doanh  Các chính sách kinh doanh thường liên quan đến  khách hàng, đại lý, nhà cung cấp của công ty.  Ví dụ:  ­ chính sách hỗ trợ đại lý. ­ Chính sách về hoa hồng. ­ Chính sách về hành vi của đại lý.     37 1.2 Chính sách nhân sự  Liên quan đến các chế độ cho ngừơi lao động.  Quy định về hành vi của CNV.  Về việc tuân thủ pháp luật, đạo đức, phong tục tập  quán, tôn giáo…     38 1.3 Chính sách tài chính  Các nguyên tắc về tài chính phải tuân theo.  Chính sách tạm ứng hỗ trợ công việc cho CNV…     39 2. Phân bổ các nguồn lực. KHÁI NIỆM NGUỒN LỰC: PHƯƠNG PHÁP 5M  Man      = nguồn nhân lực.  Money   = Tiền bạc  Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.  Machine = máy móc/công nghệ.  Method  = phương pháp làm việc.     40 2.1 Nguồn lực tài chính:  Cần xem xét về nhu cầu vốn.  Cần soát xét lại định hướng của việc phân bổ nguồn vốn.  Cần phân tích cơ cấu tài chính của DN.  Cần đánh giá các nguồn vốn khác (theo 5M).  Lựa chọn nguồn vốn thích hợp.  Và cuối cùng là phải hoạt động tên ngân sách.     41 2.2 Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực được đánh giá theo các yếu tố  Trình độ, kỹ năng.  Sự cam kết của CNV  Tinh thần thực hiện.     42 CẢM ƠN SỰ THAM GIA CỦA QUÝ VỊ