Bài giảng Kỹ năng nghề - Kỹ năng thuyết trình

15/12/2009 1 Logo MÔN: KỸ NĂNG NGHỀ Bộ Môn Kỹ Năng Nghề Logo KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Khái niệm thuyết trình Chuẩn bị thuyết trình hiệu quả Kỹ thuật soạn slide thuyết trình Trình bày bài thuyết trình hiệu quả Kết thúc thuyết trình ấn tượng 15/12/2009 2 Logo MỤC TIÊU BÀI HỌC Hiểu biết công tác chuẩn bị cho buổi thuyết trình hiệu quả Kỹ năng soạn thảo slide thuyết trình ấn tượng Kỹ năng truyền tải, nội dung lôi cuốn, truyền cảm hứng và kết thúc ấn tượng Nghệ thuật tương tác và làm chủ buổi thuyết trình Logo KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Chú trọng vào chủ đề và người nghe xác định Thời gian và không gian xác định Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt đƣợc các mục tiêu cụ thể nhƣ : HIỂU, TẠO DỰNG QUAN HỆ, và THỰC HIỆN 15/12/2009 3 Logo KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Một số ví dụ về thuyết trình: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các cuộc họp, đề nghị Nói: Chuyện trò, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm h ặc dịch vụ Hành động: Ngôn ngữ cử chỉ, hành động Logo KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Tối ưu hoá thời gian của người nghe. Phân tích và hiểu được đối tượng người nghe. Cấu trúc tốt bài thuyết trình. Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn. Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn. Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. Một bài thuyết trình hiệu quả phải đạt đƣợc các mục tiêu cơ bản sau đây: 15/12/2009 4 Logo CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Xác định mục tiêu Chọn chủ đề: Nhiều người quan tâm, mới mẻ, thiết thực, hiểu biết sâu rộng. Chuẩn bị nội dung và cách trình. Thông tin, sự thuyết phục, hài hước. Để buổi thuyết trình thành công công tác chuẩn bị hết sức quan trọng, từ việc xác lập chủ đề, thu thập thông tin, phân tích thính giả đến việc chuẩn bị slide, tập luyện phải thực hiện một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp. presentation Logo CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ • S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu • M-Measurable: Đo đếm được (Motivation) • A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình • R-Realistic: Thực tế • T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. SMART T-Time bound R-Realistic A-Achievable M-Measurable S-Specific Đảm bảo nguyên tắc SMART 15/12/2009 5 Logo CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Phân tích thính giả Xác định thính giả: Chủ đạo và tiềm năng Phân tích thính giả: • Thu thập thông tin và chuyên môn • Mong muốn và sự quan tâm của thính giả • Qui mô thính giả Logo CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Thu thập thông tin Chuẩn bị tất cả những thông tin cần thiết cho mọi tình huống có thể, tương ứng với chủ đề thuyết trình. Tra cứu tài liệu từ các nguồn thông tin tin cậy. Khảo sát ý kiến từ thính giả. Quan sát và lắng nghe . Sử dụng công nghệ mới: Thư viện điện tử Internet Dùng thẻ ghi nhớ (mẫu Stick) • Ý chính của chủ đề • Lời giới thiệu • Các thành ngữ, thuật ngữ • Lời kết 15/12/2009 6 Logo CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Nghiên cứu sâu chủ đề Đầu tư thời gian để nghiên cứu kỹ về chủ đề, đề tài thuyết trình và phát triển thành các ý tưởng Những tình huống thường gặp và có khả năng xảy ra chủ quan hay khách quan Chuẩn bị tốt tâm lý Các công cụ hỗ trợ khi thuyết trình: Slide, máy chiếu, bút, .. Lập lịch trình thời gian: Phân bổ thời gian Tập luyện trƣớc khi thuyết trình Logo CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Sắp xếp ý chính Trình tự sắp xếp những ý chính được trình bày và trọng tâm của từng ý muốn chuyển tải đến thính giả Trình bày từng ý, hết ý này sang ý khác, có thể trình bày lồng ghép nhau nhằm nêu bật vấn đề Một cách trình bày phổ dụng là ý trước dẫn dắt ý sau. Phát khảo đề cương: Những nội dung chính cần trình bày giúp thính giả nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình 15/12/2009 7 Logo BÀI TẬP THỰC HÀNH Chon một đề tài thuyết trình, chia nhóm và thực hiện các công việc chuẩn bị cho bài thuyết trình sau: Xác định mục tiêu Phân tích thính giả Thu thập thông tin Nghiên cứu sâu chủ đề Sắp xếp ý chính Các nhóm cùng thảo luận, Giảng viên đúc kết cuối cùng. Logo KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Thể hiện bài thuyết trình theo lối văn nói tự nhiên, truyền cảm và phù hợp với trình bày bằng lời nói, bên cạnh đó việc tổ chức slide theo bố cục, font chữ, hình ảnh,..., là công tác quan trọng không kém. 15/12/2009 8 Logo KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Trình bày slide Tiến hành soạn thảo chi tiết slide khi đã nghiên cứu và phát khảo đề cương Gọt giũa và sắp xếp thông tin một cách hợp lý và cô đọng Thêm những ví dụ nhằm mô tả sinh động và hài hước cho buổi thuyết trình lôi cuốn Soạn thảo khi cảm thấy tự tin và thoải mái Logo KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Trình bày slide Bố cục Slide thuyết trình: Mở đầu, nội dung chính, kết luận Thiết kế tiêu đề và layout, font, size chữ, bullets Màu sắc, âm thanh, hình ảnh, phim ảnh, hiệu ứng động Bảng biểu, biểu đồ, ký hiệu 15/12/2009 9 Logo MINH HỌA MẪU Giao tiếp, thuyết trình Chuyên môn, kiến thức Kỹ năng thực hành Tiếp cận doanh nghiệp NHÀ TRƢỜNG  Nền tảng, nghiên cứu  Phương pháp học  Bài tập lớn, thực tập, đồ án  Hội thảo, ngày hội việc làm DOANH NGHIỆP  Đáp ứng công việc  Áp lực cao  Thích ứng, lĩnh hội  Theo nhóm, độc lập, Hoạch định, tổ chức  Trách nhiệm, cầu tiến TRANG BỊ KỸ NĂNG BẰNG CẤP/CHỨNG CHỈ WLAN, VoiceMCITP CompTI A INTERNATIONAL CERFITICATIONS MCSA MCSE MCTS CCENT/CCNA CCNP CCIE A+ Netwok+ Microsoft Cisco Systems KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Logo SLIDES THUYẾT TRÌNH MẪU KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE 15/12/2009 10 Logo SLIDES THUYẾT TRÌNH MẪU KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Logo BÀI TẬP THỰC HÀNH Sau khi công tác chuẩn bị hoàn thành, các nhóm tiến hành soạn thảo bài thuyết trình theo chuẩn dùng MS Powerpoint: Bố cục Slide thuyết trình: Mở đầu, nội dung chính, kết luận Thiết kế tiêu đề và layout, font, size chữ, bullets Màu sắc, âm thanh, hình ảnh, phim ảnh, hiệu ứng động Bảng biểu, biểu đồ, ký hiệu, Các nhóm cùng thảo luận, Giảng viên đúc kết cuối cùng. 15/12/2009 11 Logo TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Bố cục buổi thuyết trình. Phong cách thuyết trình. Kiểm soát sự căng thẳng. Thuyết trình một cách tự tin Rèn luyện những kỹ năng đặc biệt. Tương tác và làm chủ tình thế. Tự nhiên là chìa khóa của sự thành công khi trình bày bài thuyết trình, để đạt đƣợc điều này cần chú trọng đến những yếu tố nhƣ phong cách, kiểm soát tâm lý, tự tin, sự rèn luyện kỹ năng,.. Logo BỐ CỤC BUỔI THUYẾT TRÌNH Phần mở đầu: Thiết lập mối quan hệ với người nghe. Điểm qua những nét chính trong nội dung. Phần nội dung: Chứa đựng những ý chính, vấn đề then chốt cần trình bày. Những vấn đề này cần bố trí một cách logic, chặt chẽ, kèm theo dẫn chứng sống động bằng số liệu, hình ảnh minh họa, Phần kết thúc: Tóm tắt những vấn đề đã trình bày. Những gì đọng lại cho thính giả. Lời cảm ơn, lời chúc tốt lành. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 12 Logo PHONG CÁCH THUYẾT TRÌNH Điềm đạm lịch sự, Nam: đeo cravat_ Nữ: đồng phục công sở Tiến lên bục thuyết trình một cách mạnh mẽ, tự tin Tập trung và không vội vàng Giữ một cái nhìn sảng khoái và sinh động TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Logo PHONG CÁCH THUYẾT TRÌNH Sử dụng nét mặt biểu cảm khi nói những câu có tính chất khích lệ hay khi đặt câu hỏi. Một nụ cười đúng chỗ sẽ giúp hòa đồng với mọi người nhanh hơn. Đừng để micro quá gần. Đứng đúng tư thế: Cân bằng tầm nhìn thính giả. Cải thiện giọng nói: Rõ ràng, âm điệu phù hợp, truyền cảm. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 13 Logo KIỂM SOÁT SỰ CĂNG THẲNG Liệt kê tất cả những yếu tố dẫn đến sự căng thẳng, kiểm soát cảm xúc bản thân nhằm đạt kết quả cao nhất. Nhận dạng trạng thái căng thẳng: Nao nao, mắt nháy liên tục, khô miệng, tay run, Chuẩn bị sẵn sàng, kỹ lưỡng mọi việc, kiểm tra và ghi chú những điều cần thiết. Tự trấn tĩnh bản thân: Chuẩn bị, tập luyện và thư giản. Xoa dịu sự căng thẳng: Tâm trạng luôn thoải mái, thư giản, tìm một nơi yên tĩnh cố tập trung suy nghĩ theo hướng tích cực và thư giản. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Logo KIỂM SOÁT SỰ CĂNG THẲNG Nhăn mặt: Nhíu mày và giãn ra. Ngậm chặt hai hàm: Nhắm chặt 2 mắt, nhăn mặt, giãn ra. Miệng mổ rộng: Mắt và miệng mở to. Hít thở: Nhắm mắt đặt 1 tay lên ngực tay kia lên cơ hoành, hít thật sâu và thở ra từ từ. Giải toả căng thẳng với một vài bài tập nhỏ: TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 14 Logo THUYẾT TRÌNH MỘT CÁCH TỰ TIN Khởi đầu bài thuyết trình một cách mạnh mẽ, ấn tượng, sử dụng giọng điệu, nhịp điệu, ngôn ngữ cơ thể một cách hợp lý. Trình bày phần mở đầu một cách tự tin, rõ ràng với tốc độ bình thường. Trình bày nhanh hay chậm tùy từng nội dung và thời điểm nhằm gây chú ý với thính giả, nhấn giọng khi muốn nêu bật những ý quan trọng. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Logo THUYẾT TRÌNH MỘT CÁCH TỰ TIN Ngừng vài giây trước khi chuyển sang ý khác. Kể một câu chuyện hài hước, phù hợp với chủ đề đang nói. Phát biểu tự tin, thể hiện sự thư thái, cử chỉ phù hợp. Xây dựng mối quan hệ thân mật và bầu không thoải mái trong buổi thuyết trình. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 15 Logo RÈN LUYỆN NHỮNG KỸ NĂNG ĐẶC BIỆT Kỹ năng ngôn ngữ cơ thể, như giọng nói, cách ứng xử, ngôn từ, ... Sử dụng những câu nói ngắn gọn, xúc tích, cao giọng khi nhấn mạnh ý quan trọng. Vươn người về phía trước và hạ thấp giọng khi muốn khơi gợi sự tò mò từ thính giả khi sắp chia sẻ những điều bí mật hay thú vị nào đó. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Logo RÈN LUYỆN NHỮNG KỸ NĂNG ĐẶC BIỆT Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, súc tích đảm bảo bài thuyết trình rõ ràng dễ hiểu. Giao tiếp bằng mắt trực diện với thính giả. Ngắt nhịp dứt khoát, có chủ ý. Ước lượng thời gian thuyết trình nhằm phân bổ thời gian hợp lý. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 16 Logo TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Xét đoán tâm trạng của thính giả Tìm cách khích lệ, kể một mẫu chuyện vui, những câu nói đùa nhằm truyền tải tín hiệu tích cực qua ngôn ngữ cơ thể. Quan sát thính giả qua những cử chỉ, thu hút thính giả bằng cách đưa ra những câu hỏi sau những khoảng thời gian nhất định. Nhận biết các dấu hiệu tiêu cực và tích cực của thính giả để có cách xoay chuyển kịp thời: Tư thế ngồi, gương mặt, đôi chân, TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Logo TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Cách xử lý và trả lời những câu hỏi Phần hỏi đáp quan trọng không kém phần thuyết trình. Do đó công tác nghiên cứu, xây dựng và soạn thảo bài thuyết trình phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, chuẩn bị trước những câu hỏi mà thính giả có thể đặt ra. Hầu hết các câu hỏi được thính giả đặt ra đều có mục đích chung. Tỏ ra tự tin và luôn giữ quyền kiểm soát, trả lời từng câu hỏi một ngắn gọn và trọng tâm theo hướng nhiều người quan tâm, tránh tranh luận dông dài một vấn đề nhỏ. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 17 Logo TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè hay căng thẳng nên khen ngợi và khích lệ họ. Ứng xử khôn ngôn với người đặt ra câu hỏi: Khiêu khích hay vòng vo, dông dài -> “Câu hỏi của bạn rất hay/Ý rất hay tuy nhiên” Cách xử lý và trả lời những câu hỏi TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Logo TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Cách xử lý và trả lời những câu hỏi Dành thời gian rất ngắn để phân tích câu hỏi, nếu đó là câu hỏi tích cực thì tỏ ra lịch sự và ghi nhận, ngược lại thì nên cám ơn và chuyển sang câu hỏi tiếp. Trả lời câu hỏi theo hướng mà nhiều người quan tâm. Thể hiện kiến thức sâu rộng, nâng cao uy tín khi trả lời tốt những câu hỏi và thính giả cảm thấy thật sự hài lòng. Câu hỏi cần được xử lý dựa trên sự tôn trọng và lịch sự. Những câu hỏi khó cần nghiên cứu kỹ nên hẹn để trả lời sau. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 15/12/2009 18 Logo KẾT THÚC THUYẾT TRÌNH ẤN TƢỢNG Hướng đến sự kết thúc: Buổi thuyết trình gồm nhiều ý chính, khi trình bày đến phần nào nên nói rõ để thính giả tiện theo dõi. Lưu lại ấn tượng tốt đẹp: Phần kết thúc phải thật sự gây ấn tượng mạnh và có ý nghĩa, kết hợp những kiểu âm điệu ngắt nhịp và ngôn ngữ cơ thể nhằm chuyển tải thông điệp thắm sâu vào tâm trí người nghe. Kết thúc mạnh mẽ và ấn tƣợng có tác dụng ấn định những suy nghĩ mà thính giả có đƣợc về bài thuyết trình, do vậy nên điểm lại những ý chính giúp thính giả ghi nhớ những điều cần thiết Logo KẾT THÚC THUYẾT TRÌNH ẤN TƢỢNG Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu, hết sức ngắn gọn nhằm thu hút sự chú ý. Nhấn mạnh các cụm từ trọng tâm. Sử dụng điệp âm tạo ấn tượng tốt khi trình bày phần kết thúc. Đặt một câu hỏi mang tính suy nghĩ, suy luận mở rộng cho thính giả và kết thúc thuyết trình. Hãy đợi thính giả vỗ tay. Khi tiếng vỗ tay đã lắng xuống, hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự. 15/12/2009 19 Logo Bài tập thực hành Các nhóm lần lượt trình bày bài thuyết trình của nhóm mình một cách hoàn chỉnh. Các nhóm cùng thảo luận, Giảng viên đúc kết cuối cùng. Logo Ôn tập và hỏi đáp Ý nghĩa và ứng dụng thuyết trình, báo cáo. Các công tác chuẩn bị bài thuyết trình. Kỹ thuật soạn thảo bài thuyết trình chuẩn. Rèn luyện kỹ năng thuyết trình hiệu quả. 15/12/2009 20 Logo TRÂN TRỌNG CẢM ƠN