Bài giảng Kỹ năng mềm - Chương II: Kỹ năng thuyết trình - Trịnh Quang Trung

KỸ NĂNG MỀMPETROVIETNAM UNIVERSITYFUNDAMENTAL SCIENCES DEPARTMENTVung Tau, January 2013Trịnh Quang Trung, ph.DEmail: trungtq@pvu.edu.vn2Trịnh Quang Trung 2 PetroVietnam UniversityChương IIKỸ NĂNG THUYẾT TRÌNHMỘT SỐ PHẦN MỀM TẠO BÀI THUYẾT TRÌNHTrịnh Quang Trung 3 PetroVietnam University  MS PowerPoint LectureMakerUltraSlideshow Macromedia Flash Pro Google Docs Presentation ( SlideRocket ( NỘI DUNG CHÍNHTrịnh Quang Trung 4 PetroVietnam UniversityGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY1CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH2LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ3CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE4MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH55MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE566GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀYTrịnh Quang Trung 5 PetroVietnam University  Thuyết trình là gì? Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đám đông.Trình bày giới hạn trong một khoảng thời gian ngắn.GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀYTrịnh Quang Trung 6 PetroVietnam University  Các dạng thuyết trình phổ biến: Báo cáo đề tài, luận văn tốt nghiệpBài thuyết trình trong hội thảo, hội nghịGiới thiệu sản phẩm bán hàngTổ chức cuộc họp.GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀYTrịnh Quang Trung 7 PetroVietnam University  Yêu cầu của bài thuyết trình: Thu hút được người nghe Hấp dẫn Bố cục chặt chẽDễ hiểu Nội dung truyền đạt rõ ràngTập trung vào nội dung chính.GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀYTrịnh Quang Trung 8 PetroVietnam University  Các bước chuẩn bị: Xác định tình huống Xác định đối tượng người nghe Xác định rõ mục tiêuXác định tình huốngTrịnh Quang Trung 9 PetroVietnam University  Tại sao có buổi thuyết trình này? Cái gì được cung cấp cho người nghe? Kết quả buổi thuyết trình này như thế nào?Xác định tình huốngTrịnh Quang Trung 10 PetroVietnam University  Giới hạn vấn đề: Phân biệt gốc rễ vấn đề Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số Đơn giản hóa tình huống Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện đượcXác định tình huốngTrịnh Quang Trung 11 PetroVietnam University  Đánh giá môi trường bên ngoài: Thông tin thường xuyên được cập nhật Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực đang xét Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tếGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀYTrịnh Quang Trung 12 PetroVietnam University  Các bước chuẩn bị: Xác định tình huống Xác định đối tượng người nghe Xác định rõ mục tiêuXác định đối tượng người ngheTrịnh Quang Trung 13 PetroVietnam University  Ai làm người nghe? Quan tâm của người nghe? Kiến thức hiện tại của người nghe về chủ đề trình bày?GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀYTrịnh Quang Trung 14 PetroVietnam University  Các bước chuẩn bị: Xác định tình huống Xác định đối tượng người nghe Xác định rõ mục tiêuXác định rõ mục tiêuTrịnh Quang Trung 15 PetroVietnam University  Vấn đề gì? Để làm gì? Khi nào? Ở đâu? Như thế nào?NỘI DUNG CHÍNHTrịnh Quang Trung 16 PetroVietnam UniversityGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY1CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH2LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ3CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE4MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH55MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE566Cấu trúc của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 17 PetroVietnam University  Phần mở đầu: Tiêu đề của báo cáo Thu hút, hấp dẫn, hàm chứa thông tin Nêu cấu trúc báo cáo Giới thiệu và mục tiêu Nội dung Kết luận Lời cám ơnCấu trúc của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 18 PetroVietnam University  Phần thân: Nội dung chính báo cáo Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo: logic theo thứ tự thời gian từ tổng thể tới cái cụ thể từ điều đã biết đến cái chưa biết từ những điều đã được cập nhật tới những mâu thuẫn.Cấu trúc của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 19 PetroVietnam University  Phần kết luận: Tóm tắt các kết quả đã đạt được Nêu ý nghĩa của kết quả Giải thích các ý nghĩa thực tiễn Nêu đề xuất Nêu vài điểm để thảo luận Những điều người nghe cần nhớ.Hình thức của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 20 PetroVietnam University  Cỡ chữ: Tựa đề: cỡ chữ tối thiểu 32 pt (Tốt nhất từ 36-40) Nội dung: Cỡ chữ tối thiểu: 22-24 pt Không quá 8-10 dòng chữ viết / slides Không nên dùng chữ có chân In đậm/ nghiêng cho các phần nhấn mạnh.Hình thức của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 21 PetroVietnam University  Màu sắc: Sử dụng màu sắc phù hợp: Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn Nên dùng màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp cho quan sát khoảng cách xa (>6m).Hình thức của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 22 PetroVietnam University  Trình bày trực quan Dữ liệu nên trình bày ở dạng khung và có cấu trúc Không nên dùng quá nhiều chữ Nên sử dụng Hình ảnh, Sơ đồ trực quan, dễ hiểu.Hình thức của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 23 PetroVietnam University  Hình ảnh Nên dùng dạng *.jpg cho hình tĩnh Nên dùng dạng *.gif cho hình động Bảng và sơ đồ (chart) Nên làm tròn số để dễ đọc Nêu tóm tắt thông tin từ bảng hay sơ đồ.Hình thức của một bài thuyết trìnhTrịnh Quang Trung 24 PetroVietnam University  Đồ thị Dạng điểm -> số liệu có tính phân bố Dạng đường -> biểu hiện xu hướng liên tục Dạng cột (bar) -> tương quan, so sánh Dạng bánh (pie) -> tỉ lệ (%).NỘI DUNG CHÍNHTrịnh Quang Trung 25 PetroVietnam UniversityGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY1CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH2LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ3CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE4MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH55MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE566BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢTrịnh Quang Trung 26 PetroVietnam University  Yêu cầu: Ngắn gọn, xúc tích (không làm mất thời gian của người nghe) Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây Bài thuyết trình có cấu trúc tốt Bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong nội dung bài thuyết trình Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe.BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢTrịnh Quang Trung 27 PetroVietnam University  Cần thực hiện: Xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình Thu hút sự chú ý của người nghe Hỏi đáp cùng người nghe.NỘI DUNG CHÍNHTrịnh Quang Trung 28 PetroVietnam UniversityGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY1CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH2LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ3CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE4MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH55MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE566CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDETrịnh Quang Trung 29 PetroVietnam University  Xác định nội dung chính hay mục đích của bài thuyết trình: Sau 20 phút có thể quên 40% những gì nghe được, sau nửa ngày quên 60% và sau một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị quên! (Nguồn Yale University)CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDETrịnh Quang Trung 30 PetroVietnam University  Tập trung thông tin: “Vì người nghe” Tạo sự tin tưởng Có sự dẫn dắt đi từ vấn đề này đến vấn đề tiếp theo.CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDETrịnh Quang Trung 31 PetroVietnam University  Phải để người nghe theo dõi nội dung dễ dàng nhất Theo trật tự thời gian Theo các vấn đề trái ngược Vấn đề - giải pháp Gợi ý – tranh luận Các số liệu phải rõ ràng và dễ hiểuCÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDETrịnh Quang Trung 32 PetroVietnam University  Sử dụng từ ngữ dễ hiểu cho người nghe Tóm tắt nội dung Giúp người nghe nắm lại toàn bộ nội dung chính Ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa.NỘI DUNG CHÍNHTrịnh Quang Trung 33 PetroVietnam UniversityGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY1CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH2LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ3CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE4MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH55MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE566MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHTrịnh Quang Trung 34 PetroVietnam University  Thời gian: Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau thuyết trình Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ.MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHTrịnh Quang Trung 35 PetroVietnam University  Đặt trọng tâm vào điểm chính: Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình.MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHTrịnh Quang Trung 36 PetroVietnam University  Chiến lược trình bày: Bám sát theo nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề Giữ đúng tiến độ Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp.MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNHTrịnh Quang Trung 37 PetroVietnam University  Thuyết trình là NÓI chứ không phải đọc bài. Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻNỘI DUNG CHÍNHTrịnh Quang Trung 38 PetroVietnam UniversityGIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY1CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH2LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ3CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE4MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH55MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE566MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDETrịnh Quang Trung 39 PetroVietnam University  Tạo bài trình chiếu Làm việc với các đối tượngTạo hiệu ứng trình chiếu Đưa âm thanh, hình ảnh vào slideTạo bài trình chiếuTrịnh Quang Trung 40 PetroVietnam University  Chuẩn bị: Lựa chọn nội dung thông tin cần thiết Chia nhỏ nội dung để thể hiện trong từng slide Lựa chọn các đối tượng Multimedia có thể có dùng để minh họa Chuẩn bị tài nguyên (văn bản, hình ảnh tĩnh, động, mô hình mô phỏng, âm thanh.) bằng các công cụ phần mềm khác.Tạo bài trình chiếuTrịnh Quang Trung 41 PetroVietnam University  Thực hiện : Tạo một tập tin PowerPoint để chuyển nội dung trên vào các slide Chọn bố cục (Layout), mẫu chung (Master, Template) cho các slide Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong mỗi slide và hiệu ứng giữa các slide Thiết lập cơ chế biểu diễn, trình diễn Duyệt lại nội dung, sửa chữa và hoàn chỉnh bài trình diễn.42Trịnh Quang Trung 42 PetroVietnam UniversityThank you!