Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng thuyết phục

SỞ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TP.HCM TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH THÁNG 3 NĂM 2011 Họ và tên: TRẦN CHÍNH CHUẨN ­ LỚP TC24T. Mục lục Giới thiệu .trang1­ 2  Lời nói đầu  ...trang 3 Khái niệm thuyết phục..trang 4­5 Tầm quan trọng của thuyết phục.trang 6­9 Các bước của một bài thuyết phụctrang 10­18 Những kỹ năng cần thiết..trang 19­20 Những công cụ hỗ trợ.trang 21­22 Bài   học   chia   sẻ..trang  23­25 1      Chào các bạn đến với thế  giới:      tuoitreOnline☺.com 2LỜI NÓI ĐẦU            Ở mọi thời đại, mọi xã hội, giao tiếp, ứng xử giữa con người và con   người diễn ra liên tục, trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời   thường cũng như trong công việc. Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi   con người, vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội.        Cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa, lĩnh hội kỹ   năng giao tiếp trở thành một đòi hỏi cấp thiết của nhiều nghề, trong đó có   kinh doanh và văn phòng, là điều kiện của sự thành đạt trong lĩnh vực này.          Lần đầu tiên ra mắt, chủ đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi   mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn đọc. Tôi xin chân thành cảm ơn. 3 • Phần 1:            Khái niệm về thuyết phục : Tình tiết  Thuyết phục Sự kiện Phân tích Giải thích • Thuyết phục là gì ?       Thuyết  phục là đưa ra tình tiết,  sự kiện, để phân tích, giải   thích làm cho   người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo. 4            Chẳng hạn, năm nay đề tài được đánh giá cao nhất  là  mở rộng quy mô sản xuất   của Công ty, nhưng nhiều Cổ đông vẫn chưa có ý kiến cụ thể và  thống nhất với đề tài   mới này. Vậy Chúng ta có đạt được sự thành công hay không phụ thuộc vào khả năng   phân tích các sự kiện liên quan.v.v từ đó giải tỏa tâm lý lo ngại của những Cổ đông   của chúng ta. Ví dụ: Chào tất cả các quý vị Cổ đông. Lời đầu tiên xin gửi đến toàn thể Cổ đông trong Công ty sang năm mới lời   chúc sức khỏe, hạnh phúc, và thành công nhất.  5        Hôm nay, được sự ủy  quyền của tổng giám đốc cho  phép tôi được bắt đầu cuộc  họp thường niên này.          Thưa các Cổ đông.  Chúng ta luôn định nghĩa  thương trường là chiến  trường. Vậy Chúng ta muốn  tồn tại được và sản phẩm  chúng ta sản xuất ra thị  trường phải có tính nổi trội về  chất lượng cũng như tính  cạnh tranh về giá thành.      Vấn đề chúng ta muốn đưa  ra trong cuộc họp này là cần  tăng cường thêm vốn từ phía  các Cổ đông nhằm mở rộng  quy mô sản xuất Công ty. • Phần 2:    Tầm quan trọng của thuyết phục: 1. Làm cho người khác đồng tình với ý kiến mình đưa ra. Trong hoạt động kinh doanh.  Trong hoạt động xã hội. 6 • Thuyết phục trong kinh doanh:  Huy động được nguồn  vốn cho Công ty.  Phát triển sản phẩm  mới.  Ký kết hợp đồng, thiết   lập làm ăn với đối tác.  Tuyển dụng hoặc quyết   định đầu tư... • Thuyết phục trong hoạt động xã hội:  Muốn mọi người ủng hộ   quan điểm của mình.  Tạo sự gần gủi, quan   tâm, chia sẻ với những   băn khoăn của mọi   người.  Tạo uy tín và sự tin   tưởng trước mọi   người.... 7 2. Làm cho họ chấp nhận,  Và làm theo ý kiến, quan điểm của mình. 83. Giải quyết tốt công việc của mình, Đạt được mục đích của mình đặt ra. 9• Phần 3:             Các bước của quy trình thuyết phục: 1, Tạo không khí bình đẳng; 2, Lắng nghe để hiểu người đối   thoại (tâm lý của họ, nguyên nhân  làm họ lo ngại, bận tâm, từ chối ); 3, Bày tỏ sự cảm thông; 4, Giải quyết vấn đề (giải   tỏa lo ngại, bận tâm, từ chối). 10 • 1,   Tạo không khí bình đẳng:  Bầu không khí bình đẳng         là điều kiện đầu tiên để bạn có thể thành công trong thuyết phục, bởi vì   nó làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái,được tôn trọng, làm giảm sự   đề phòng, phản kháng của họ. 11 • 2,       Tôn trọng và lắng nghe người đối thoại (tâm lý của họ,   nguyên nhân làm họ lo ngại, bận tâm, từ chối):  Thông thường,người đối thoại luôn muốn bảo vệ ý kiến của mình,   không muốn tiếp thu ý kiến khác. Trước tiên, Chúng ta cần tìm hiểu tâm lý của họ, 12 Và nguyên nhân làm cho họ lo ngại, Bận tâm, từ chối. 13 Ví dụ: Đầu tiên, bạn cần để cho họ có   cơ hội trình bày ý kiến của mình,   bạn phải kiên nhẫn, bình tĩnh lắng  nghe. Đến một lúc nào đó sẽ xuất   hiện chỗ hở trong quan điểm của   họ vì thiếu thông tin, vì cân nhắc   chưa thấu đáo. Lúc này họ sẽ cảm  thấy  thiếu  tự   tin  và  muốn biết  ý   kến của bạn. Cổ đông: Chúng  tôi  cũng  muốn  mở  rộng  quy  mô  sản  xuất  của  Công  ty,  nhưng vốn khi đã  được  huy  động  liệu  có được  phát  huy hết sức mạnh  và  mang  lại  doanh  thu  cho  Công  ty.  Trong  khi  đó  Chúng  ta  còn  nhiều  vấn đề  khác cần làm.  14 • 3,  Bày tỏ sự cảm thông:  Thái độ khách quan trong đánh giá ý kiến của mình và của người   đối thoại có ý nghĩa lớn trong thuyết phục.         Là một cổ đông lớn,  Chúng tôi cũng hiểu điều  đang  lo  lắng  của  các  cổ  đông  ở  đây.  Nhưng  thưa  các  quý  vị,  Chúng  ta mở  rộng Công ty không phải  Chúng  ta  đang  tiêu  tiền  không  có  cơ  sở  mà  Chúng  ta  đang  đầu  tư  theo  chiều  hướng  tích  cực.          Khi đưa  ra vấn đề  to  lớn  và đầy  khó  khăn này  Chúng  ta đã  tìm hiểu  rất  kỹ về xu hướng phát triển  của  thị  trường,  uy  tín  Công ty cũng như sự ủng  hộ và tăng cường hợp tác  của nhiều đối  tác mà  lâu  nay  muốn  làm  ăn  với  Chúng ta. 15 • 4,  Giải quyết vấn đề (giải tỏa lo ngại, bận tâm, từ chối):  Chúng ta phải đưa ra được những sự kiện, tình tiết cụ thể. Những  yếu tố liên quan, trường hợp sẽ gặp của vấn đề.         Là một cổ đông lớn,  Chúng tôi cũng hiểu điều  đang  lo  lắng  của  các  cổ  đông  ở  đây.  Nhưng  thưa  các  quý  vị,  Chúng  ta mở  rộng Công ty không phải  Chúng  ta  đang  tiêu  tiền  không  có  cơ  sở  mà  Chúng  ta  đang  đầu  tư  theo  chiều  hướng  tích  cực.          Khi đưa  ra vấn đề  to  lớn  và đầy  khó  khăn này  Chúng  ta đã  tìm hiểu  rất  kỹ về xu hướng phát triển  của  thị  trường,  uy  tín  Công ty cũng như sự ủng  hộ và tăng cường hợp tác  của nhiều đối  tác mà  lâu  nay  muốn  làm  ăn  với  Chúng ta.   Và   cùng   nhau   tìm   ra   hướng   giải   quyết,   từ  đó   xây   dựng   và   phát   triển   vấn đề. 16             Sự phân tích, lập luận cần có những dẫn chứng cụ thể để minh họa.   Chẳng hạn, bạn muốn thuyết phục giám đốc của mình về lợi ích của quảng   cáo, bạn không nên nói chung chung rằng quảng cáo rất quan trọng, rất   cần thiết, mà phải đưa ra được những dẫn chứng cụ thể,          Như: năm 2010, công ty A đầu tư 900 triệu cho quảng cáo, hay công ty   B đã chi 2 tỷ 500 triệu cho vấn đề này.,       Kết quả là: doanh số bán hàng của công ty A tăng 1,5 lần; còn công ty   B doanh thu tăng 3 lần.                                       17    Vd:      Thông qua sự phản hồi của thị trường, cùng với sự phát triển hiện  tại. Tôi nghĩ, vì tương lai của Công ty tất cả Chúng ta ở đây sẽ đồng ý với   vấn đề này?                Chúng ta sẽ xây dựng thêm cơ sở hạ tầng, trang bị thêm máy móc, công   nghệ, khoa học kỹ thuật tiên tiến nhất hiện naytrên cơ sở đó sử dụng máy móc   thay thế cho sức lao động, giảm bớt lỗi, kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm, tăng   hiệu suất sản xuất. Cổ đông: Từ những vấn đề  đã  nghiên  cứu,  Chúng  tôi  sẽ  quyết  cống  hiến  hết    mình  vì  Công  ty.  Hy  vọng Chúng ta ở  đây  đi  đúng  hướng  với  chiến  lược  phát  triển  của Công ty.                                                     18 • Phần 4:          Các kỹ năng cần thiết để có bài thuyết phục đạt   kết quả tốt:  Kỹ năng quan sát,     Vì sự phát triển của Công ty, và  sự  cống  hiến  hết  sức  mình  của  tất  cả  Chúng  ta.  Tôi  tin  rằng  Chúng  ta  sẽ  gặt  hái  được  nhiều  thành công mới.  Kỹ năng lắng nghe,  Sự hiểu biết rộng, 19  Kỹ năng giao tiếp tốt,  Sự năng động, và nhiệt   tình,  Lời nói phải nhã   nhặn, lịch sự.. 20 • Phần 5:      Các công cụ hỗ trợ để đạt hiệu quả cao trong   thuyết phục :  Quyền lực:        Bạn là người có quyền lực thì   sự   thuyết   phục  của  bạn  đối   với   mọi người càng dễ dàng hơn.  Định vị:          Vị trí của bạn trong tâm trí và   trái tim người khác sẽ quyết định   một  phần rất   lớn  trong cách đối   xử của họ đối với bạn. 21  Kết quả  và  khả  năng làm  việc:          Nếu bạn là  một người  có   năng  lực và   luôn đạt  kết  quả   tốt   trong   công   việc   thì   khả   năng   thuyết  phục  và  mức  độ   ảnh hưởng   tới   người   khác  sẽ   dễ dàng hơn so với một người   chỉ thực hiện công việc ở mức   trung bình.  Lịch thiệp:               Mọi người làm việc vì hai lý   do:   vì   họ  muốn   làm hoặc  vì   họ   phải làm. Khi bạn đối xử với mọi   người một cách nhã nhặn, lịch sự   và thể hiện bạn tôn trọng họ, bạn  sẽ   khiến họ  muốn   làm việc  cho   bạn. 22 • Phần 6:              Thuyết phục là một nghệ thuật, không phải cứ có lý lẽ là người   khác sẽ nghe theo bạn. Ngoài lý lẽ vững chắc, bạn còn cần phải biết đưa lý   lẽ của mình ra khi nào, thể hiện chúng như thế nào cho có hiệu quả. Muốn vậy,  bạn phải  nghiên cứu  tâm lý  của người  đối   thoại,  nắm được   những mâu thuẫn, những dao động ở họ. 23  Trong quá trình thuyết phục, lời lẽ của bạn phải dứt khoát, tự tin,   đồng thời cũng phải biết kết hợp nhuần nhuyễn với các phương tiện biểu   cảm phi ngôn ngữ ( ánh mắt, nét mặt, động tác, vị trí, tư thế, khoảng cách  )         Bạn có thể trở thành chuyên gia của nghệ thuật thuyết phục. Bạn có   thể phát triển khả năng này bằng cách luôn luôn ghi nhớ rằng chỉ có hai   cách để có thứ bạn muốn: bạn phải tự làm hoặc người khác làm cho bạn. 24                      Xin cảm ơn các thầy, cô   giáo   đã   quan   tâm   đến   chủ   đề   thuyết phục này ☺☺. 25