Bài giảng Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định - Lê Văn Hảo

nhau 77 2. CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bài tập nhóm: Sử dụng phương pháp Sáu chiếc mũ tư duy để phân tích, đánh giá trào lưu “sống thử” trong sinh viên. 78 2/12/2019 40 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Quy trình tổng quát: 79 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bước 1: Xác định vấn đề (Identify the problem)  Quan sát/theo dõi để nhận ra vấn đề:  Quan sát/theo dõi môi trường/sự việc/hiện tượng có chứa đựng vấn đề  Quan sát theo thời gian, mở rộng không gian/tầm nhìn  Quan sát có chủ tâm, có định hướng về vấn đề dự kiến có thể xảy ra  Quan sát trực tiếp hoặc gián tiếp (VD: qua camera)  Một sự việc/hiện tượng có thể chứa đựng nhiều hơn 1 vấn đề 80 2/12/2019 41 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Sử dụng 5W1H để mô tả chi tiết vấn đề:  What: Vấn đề gì?  Who: Vấn đề xảy ra với ai?  When: Vấn đề xảy ra từ khi nào?  Where: Vấn đề xảy ra ở đâu?  Why: Tại sao vấn đề xảy ra?  How: Vấn đề xảy ra như thế nào? 81 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân (Identify the causes)  Xác định những lý do khiến vấn đề xảy ra  Sử dụng Sơ đồ xương cá, Sơ đồ tư duy hoặc Kỹ thuật công não để phân tích nguyên nhân, phân loại nguyên nhân (nguyên nhân chính, nguyên nhân phụ) 82 2/12/2019 42 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bước 3: Xây dựng giải pháp (Brainstorm solutions)  Đề ra tất cả các giải pháp có thể có thông qua Kỹ thuật công não  Phân nhóm các giải pháp (chính sách, nhân lực, tài chính, )  Sử dụng Sơ đồ tư duy để tóm tắt các giải pháp 83 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bước 4: Lựa chọn giải pháp tối ưu (Select the best solution)  Xây dựng các tiêu chí đánh giá giải pháp. Ví dụ:  Lợi ích: Liệu giải pháp này sẽ hiệu quả như thế nào khi thực hiện.  Nguồn lực: nguồn lực khi thực hiện giải pháp cao hay thấp. Các nguồn lực này bao gồm: Kinh phí, nhân lực, vật lực  Thời gian: thời gian thực thi giải pháp sẽ nhanh hay chậm. 84 2/12/2019 43 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Tính khả thi: Phương án này có dễ thực hiện không, liệu có các rào cản nào có thể xảy ra?  Rủi ro: Những rủi ro có thể xảy ra và mức độ thiệt hại?  Đạo đức: Liệu có vi phạm về luật pháp hay đạo đức? 85 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Chấm điểm giải pháp (ví dụ): 86 Trọng số (%) Giải pháp A Giải pháp B Giải pháp C Điểm tiêu chí/10 Điểm tổng/10 Điểm tiêu chí/10 Điểm tổng/10 Điểm tiêu chí/10 Điểm tổng/10 Tiêu chí 1 30 6 1,8 6 1,8 6 1,8 Tiêu chí 2 30 5 1,5 5 1,5 7 2,1 Tiêu chí 3 20 6 1,2 6 1,2 6 1,2 Tiêu chí 4 10 8 0,8 9 0,9 8 0,8 Tiêu chí 5 10 8 0,8 10 1,0 8 0,8 100 (33) 6,1 (36) 6,4 (35) 6,7 2/12/2019 44 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bước 5: Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề (Implement a solution plan)  Kế hoạch trình bày từng bước một hoặc các việc cần làm để giải quyết vấn đề  Kế hoạch cần liệt kê các nguồn lực cần thiết cho việc thực thi, tên hoạt động, người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành 87 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Sử dụng công cụ SMART: 88 2/12/2019 45 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Specific: Cụ thể Measurable: Có thể đo được Achievable: Có thể đạt được Relevant: Đáp ứng mục tiêu Timed: Thời gian xác định 89 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Sử dụng công cụ STARS: 90 Steps Timing Assign- ment Respon- sibility Success Criteria Các bước Thời gian Người/đơn vị thực hiện Người chịu trách nhiệm Tiêu chí thành công 2/12/2019 46 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bước 6: Giám sát và đánh giá (Follow-up, evaluate, monitor progress)  Có thực hiện đúng kế hoạch?  Có đáp ứng các tiêu chí của giải pháp?  Có đạt được mục tiêu?  Tổng kết và rút ra kinh nghiệm, bài học  Nếu những vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thực hiện lại Quy trình nếu cần thiết 91 3. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ  Bài tập nhóm: Sử dụng Quy trình giải quyết vấn đề để xác định và giải quyết một vấn đề bất kỳ trong nhà trường (cần cụ thể đối với mỗi bước). 92 2/12/2019 47 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 93 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Khái niệm Quyết định và Ra quyết định  Quyết định là việc đưa ra ý kiến cuối cùng về một sự việc cụ thể, trên cơ sở cân nhắc các khả năng, quan điểm, ý kiến, hoặc giải pháp.  Ra quyết định là một phần của việc giải quyết vấn đề, là công đoạn gần cuối cùng nhưng lại khó khăn nhất, đòi hỏi bản lĩnh của người đưa ra quyết định đó. 94 2/12/2019 48 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  “Đối với nhà quản trị, có những quyết định nếu thực hiện đúng thời điểm sẽ tạo nên thành công cho một công ty, đồng thời có thể duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, cũng có những quyết định sai lầm làm tổn thất hàng triệu đôla, nhưng quan trọng hơn là phá sản và làm thương hiệu biến mất khỏi thương trường”. 95 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  3 dạng ra quyết định cơ bản:  QĐ theo chuẩn: bao gồm những QĐ thông thường và có tính lặp đi lặp lại. Giải pháp cho những QĐ loại này thường là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy định sẵn.  QĐ cấp thời: là những QĐ đòi hỏi nhanh và chính xác. Đây là loại QĐ thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước. 96 2/12/2019 49 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  QĐ có chiều sâu: đòi hỏi phải có kế hoạch, thảo luận và suy xét kỹ. Đây là loại QĐ thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi lớn của cá nhân hoặc tổ chức. Đây cũng là những QĐ gây ra nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. 97 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Một số sai lầm phổ biến khi ra QĐ:  Quá tự tin, dựa quá nhiều vào kinh nghiệm trong quá khứ:  Tự tin là một phẩm chất tốt nhưng không nên xem nhẹ các thông tin từ bên ngoài.  Kinh nghiệm trong quá khứ chưa hẳn đã áp dụng được trong hiện tại vì tình hình có thể đã thay đổi. 98 2/12/2019 50 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Không có mục tiêu, mục đích rõ ràng:  Không có mục tiêu trước khi ra QĐ thì sẽ không có tiêu chí để đánh giá tính hiệu quả của QĐ đó.  Không có một mục đích đúng đắn/rõ ràng thì sẽ khó thuyết phục mọi người ủng hộ QĐ đó. 99 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Ra QĐ vội vàng: Đôi lúc chúng ta bị gây sức ép để ra QĐ một cách vội vàng, khi chưa suy xét kỹ và có những thông tin đầy đủ.  Tầm nhìn hạn hẹp: Nhìn nhận vấn đề không dựa trên các mối tương tác với các sự việc, hiện tượng chung quanh; không nhìn rộng theo thời gian. 100 2/12/2019 51 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Nhận thức thiên vị (bias): Ra QĐ dựa vào đức tin, niềm tin, cảm nhận có sẳn của bản thân về sự việc, hiện tượng, con người. Ví dụ 1: QĐ chọn SV giỏi để làm nhóm trưởng thảo luận vì cho rằng SV học giỏi thì thường có kỹ năng lãnh đạo tốt. 101 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Các phương pháp ra quyết định:  Phương pháp độc đoán: bạn tự ý ra QĐ mà không cần lấy ý kiến mọi người  Ưu điểm: tiết kiệm thời gian.  Hạn chế: khó tìm sự đồng thuận, dễ gặp sai lầm.  Điều kiện áp dụng: khi QĐ những vấn đề thông thường, đã có khuôn mẫu; khi bạn là người có nhiều kinh nghiệm liên quan. 102 2/12/2019 52 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Phương pháp phát biểu cuối cùng: ra QĐ sau khi mọi người đã cho ý kiến  Ưu điểm: tận dụng được ý kiến của mọi người, phát huy dân chủ.  Hạn chế: cần nhiều thời gian, đôi khi ý kiến của số đông chưa hẳn đúng.  Điều kiện áp dụng: khi vấn đề có tính phức tạp, cần sự ủng hộ của đa số, tính dân chủ được đề cao. 103 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Phương pháp nhóm tinh hoa: lấy ý kiến của một số người “tinh hoa” trong nhóm trước khi ra QĐ  Ưu điểm: tận dụng được ý kiến của những người giỏi, có nhiều kinh nghiệm.  Hạn chế: cần nhiều thời gian, nhóm tinh hoa chưa hẳn có ý kiến đại diện cho số đông.  Điều kiện áp dụng: khi vấn đề có tính phức tạp, cần giải quyết nhanh, không thể tập hợp tất cả mọi người. 104 2/12/2019 53 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Phương pháp cố vấn: nhờ chuyên gia tư vấn trước khi ra QĐ.  Ưu điểm: tận dụng được ý kiến của người giỏi, có nhiều kinh nghiệm.  Hạn chế: chuyên gia bên ngoài thường không hiểu rõ tình hình của tổ chức.  Điều kiện áp dụng: khi vấn đề có tính chuyên sâu, ít người trong tổ chức/nhóm am hiểu. 105 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Phương pháp đa số: thông qua QĐ khi đa số (quá bán, tối thiểu 2/3, 100%) nhất trí  Ưu điểm: tạo được sự đồng thuận tốt, ít có sự chống đối.  Hạn chế: lựa chọn của đa số không phải lúc nào cũng đúng.  Điều kiện áp dụng: khi vấn đề có liên quan mật thiết đến mỗi người, cần có QĐ mang tính pháp lý cao. 106 2/12/2019 54 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Phương pháp dựa vào đánh giá: đưa ra QĐ về giải pháp được lựa chọn dựa trên một phương pháp đánh giá khoa học (xem ví dụ ở slide 86)  Ưu điểm: có căn cứ khoa học.  Hạn chế: cần xây dựng hệ thống tiêu chí để đánh giá giải pháp.  Điều kiện áp dụng: khi có nhiều giải pháp cho một nhiệm vụ/vấn đề hệ trọng. 107 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH  Bài tập nhóm: 1. Cho ví dụ (liên quan đến các hoạt động trong nhà trường hoặc ngoài xã hội) về ra quyết định theo mỗi phương pháp được học. 2. Chọn một trong các phát biểu sau đây về ra quyết định và giải thích ý nghĩa, bình luận. 108 2/12/2019 55 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 109 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 110 2/12/2019 56 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 111 4. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 112 2/12/2019 57 Chúc các em thành công! 113