Bài giảng Kiểm toán hoạt động - Chương 5: Báo cáo kiểm toán - Vũ Hữu Đức

1Báo cáo kiểm toán Vũ Hữu Đức 2012 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 2 Nội dung Khái quát1 Các loại hình báo cáo2 Yêu cầu của báo cáo3 Cấu trúc của báo cáo1 Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 2V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 3 Khái quát Báo cáo kiểm toán hoạt động có hai mục đích chính:  Cung cấp thông tin kịp thời và hữu ích về các yếu kém quan trọng và những vấn đề khác đã được phát hiện.  Đề xuất các giải pháp cải thiện tình hình hoạt động. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 4 Khái quát Các nội dung cơ bản của báo cáo kiểm toán hoạt động là:  Trình bày những công việc mà kiểm toán viên đã làm, bao gồm mục đích và phương pháp tiến hành kiểm toán.  Những vấn đề đã được kiểm toán viên phát hiện trong quá trình kiểm toán.  Mức độ ảnh hưởng của các yếu kém hay rủi ro mà kiểm toán viên đã phát hiện.  Các giải pháp mà người quản lý nên tiến hành để khắc phục hay cải thiện tình trạng hiện hữu. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 3V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 5 Các loại hình báo cáo Báo cáo kết thúc và báo cáo giữa kỳ Báo cáo bằng lời và báo cáo bằng văn bản V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 6 Các loại hình báo cáo Báo cáo kết thúc và báo cáo giữa kỳ  Báo cáo kết thúc (final report) là báo cáo chính thức được đưa ra cuối cuộc kiểm toán.  Báo cáo giữa kỳ (interim report) là những báo cáo mà kiểm toán viên trao đổi với người quản lý ngay trong quá trình kiểm toán. Báo cáo này có thể dưới dạng văn bản hoặc các trao đổi bằng lời thông qua một buổi họp hay thuyết trình. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 4V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 7 Lợi ích của báo cáo giữa kỳ  Thúc đẩy việc lựa chọn các giải pháp thích hợp cũng như triển khai chúng ngay trong quá trình kiểm toán đang diễn ra. Giúp kiểm toán viên có cơ hội soát xét và củng cố lại các lập luận của mình cũng như phát hiện những thông tin chưa đầy đủ hoặc những phiến diện trong xét đoán của mình.  Có tác dụng làm cho báo cáo kết thúc mang tính “cân bằng” hơn. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 8 Báo cáo bằng lời  Báo cáo bằng lời (oral reporting) là hình thức trao đổi trực tiếp giữa kiểm toán viên và đơn vị được kiểm toán. Đây là một phương tiện thuận lợi để thực hiện các báo cáo giữa kỳ. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 5V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 9 Ưu điểm của báo cáo bằng lời  Có thể trao đổi kịp thời các vấn đề phát hiện được và thúc đẩy hành động khắc phục hay cải thiện nhanh chóng hơn.  Kiểm toán viên có cơ hội quan sát thái độ hay nắm bắt quan điểm của người quản lý và nhân viên đơn vị được kiểm toán một cách dễ dàng hơn.  Kiểm toán viên cũng có cơ hội giải thích các quan điểm của mình và cung cấp thêm thông tin cho người quản lý và các nhân viên đơn vị.  Qua trao đổi, một số điểm chưa chính xác trong nhận định của kiểm toán viên có thể được chỉnh sửa kịp thời trước khi nêu ra trong báo cáo kết thúc. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 10 Báo cáo bằng văn bản  Báo cáo kết thúc của một cuộc kiểm toán hoạt động thường thể hiện dưới dạng văn bản. Báo cáo bằng văn bản có vai trò:  Cung cấp cho người quản lý các thông tin chính thức về sự hoàn thành và kết quả đã đạt được của cuộc kiểm toán.  Cung cấp các thông tin về công việc đã hoàn thành cho kiểm toán viên, và là nguồn tài liệu nghiên cứu cho các cuộc kiểm toán trong tương lai  Báo cáo bằng văn bản thể hiện tính chuyên nghiệp của kiểm toán viên. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 6V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 11 Yêu cầu của báo cáo kiểm toán Xử lý trên quan điểm trọng yếu, Thông tin chính xác và có cơ sở vững chắc, Khách quan và có tính xây dựng, Súc tích, mạch lạc và dễ hiểu. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 12 Xử lý trên quan điểm trọng yếu  Quan điểm trọng yếu yêu cầu kiểm toán viên cần cân nhắc điều gì sẽ được nêu trong báo cáo kiểm toán.  Các yếu tố được xem xét:  Mức độ đánh giá rủi ro của kiểm toán viên đối với hoạt động hay vấn đề,  Tầm quan trọng của hoạt động hoặc bộ phận,  Mức độ quan tâm của các bên đến vấn đề.  Khả năng cải thiện hoạt động và lợi ích mang lại cho tổ chức. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 7V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 13 Ghi nhớ 1  Việc đưa các vấn đề không quan trọng vào báo cáo kiểm toán sẽ làm giảm tính hữu ích của báo cáo và ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của kiểm toán viên. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 14 Thảo luận KTV Hùng thực hiện kiểm toán hoạt động mua nguyên liệu của công ty Nam Việt do những quan tâm đặc biệt đến tình trạng quá tải của Phòng Mua hàng khiến nghiệp vụ trả tiền bị chậm trễ. Các phát hiện kiểm toán:  Bộ phận Kho lập thừa 1 liên PR giao cho Bộ phận nhận hàng.  Bộ phận Kho lưu trữ PR chưa thực hiện cùng với PR đã thực hiện Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 8V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 15 Thảo luận (tt) Các phát hiện kiểm toán (tiếp theo):  PR không được xét duyệt bởi người có thẩm quyền  PO không được xét duyệt bởi người có thẩm quyền  Lập 2 liên PO giao cho nhà cung cấp là không cần thiết  Quá trình nhận hàng không có thủ kho  Bộ phận kế toán chỉ đối chiếu những chứng từ từ bộ phận mua hàng chuyển sang, thiếu kiểm tra độc lập thông tin từ kho và nhà cung cấp. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 16 Thảo luận (tt) Hãy xác định những vấn đề cần được đưa vào báo cáo kiểm toán dựa trên các tiêu chuẩn đã được học Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 9V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 17 Thông tin chính xác và có cơ sở Thông tin trên báo cáo kiểm toán cần phải chính xác, bao gồm các số liệu, dữ kiện hay các từ ngữ sử dụng. Tính phù hợp về mặt thời gian là một phương diện của sự chính xác. Tất cả các thông tin trên báo cáo kiểm toán cần phải có cơ sở dựa trên các bằng chứng kiểm toán được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 18 Ghi nhớ 2 Thông tin chính xác không những giúp người đọc hiểu đúng vấn đề mà còn giúp họ duy trì một sự tin tưởng và thái độ tin tưởng khi đọc báo cáo. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 10 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 19 Khách quan  Để bảo đảm tính khách quan, các vấn đề cần chú ý khi trình bày báo cáo kiểm toán như sau:  Việc lựa chọn hay xác định vấn đề kiểm tra hay báo cáo cần giải thích rõ ràng lý do.  Báo cáo kiểm toán cần nêu rõ tính chất và phạm vi của cuộc kiểm toán.  Các số liệu hay thông tin chứng minh cho tầm quan trọng của vấn đề cần trình bày rõ để người đọc có thể đồng tình với sự xét đoán của kiểm toán viên.  Cỡ mẫu hay phương pháp thử nghiệm cần được nêu rõ để người đọc có thể thấy mức độ tin cậy của kết quả đạt được.  Các kết quả thử nghiệm cần trình bày cụ thể, ngay cả khi có thể có những kết quả trái ngược nhau.  Các từ ngữ sử dụng cần duy trì ở mức độ chừng mực, hạn chế tối đa các từ có tính cường điệu hay cực đoan. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 20 Ghi nhớ 3 Một báo cáo kiểm toán thiên vị sẽ làm người đọc nghi ngờ về tính hữu ích Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 11 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 21 Thí dụ  Chương trình nâng cao kỹ năng sống cho sinh viên đại học (dưới đây gọi tắt CTKNS) được tiến hành từ tháng 01/20X2 với kinh phí 120 tỷ đồng từ Bộ Giáo dục. Có 30 trường đại học trong cả nước được thụ hưởng lợi ích từ chương trình này. Tuy nhiên, khi thanh tra tài chính của 4 trường đại học vào năm 20X3, Thanh tra Nhà nước đã phát hiện một số sai sót và kém hiệu quả trong việc sử dụng kinh phí của CTKNS với số tiền chi sai mục đích là 12 tỷ đồng. Điều này đã khiến các đại biểu Quốc hội đặt câu hỏi về khả năng của các trường trong việc sử dụng các khoản kinh phí của CTKNS một cách hiệu quả, cũng như quá trình triển khai và giám sát việc thực hiện chương trình của Bộ Giáo dục. Căn cứ yêu cầu của các đại biểu Quốc hội và có tham chiếu kết quả thanh tra của Thanh tra Nhà nước, mục đích của cuộc kiểm toán của chúng tôi được xác định như sau:  Đánh giá quy trình thẩm định dự toán, cấp kinh phí, giám sát và quyết toán của Bộ Giáo dục.  Đánh giá cách thức và kết quả sử dụng kinh phí nhằm đạt được mục tiêu của chương trình tại các trường đại học đại học.  Riêng vấn đề lựa chọn trường đại học nào được tham gia CTKNS không thuộc phạm vi cuộc kiểm toán này vì danh sách các trường được chọn hoàn toàn dựa trên kết quả của Chương trình đánh giá chất lượng đào tạo do Kiểm toán Nhà nước tiến hành năm 20X1. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 22 Thí dụ (tt) Để đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán, chúng tôi đã tìm hiểu quy trình triển khai và giám sát của Bộ Giáo dục, hệ thống hóa và xác nhận lại với các người có thẩm quyền của Bộ Giáo dục. Chúng tôi đã chọn 15 trong 30 trường đại học thụ hưởng lợi ích của CTKNS để đánh giá quá trình triển khai trong thực tế (danh sách đính kèm). Các trường được chọn chiếm 90% kinh phí của chương trình, trong đó có 10 trường công lập và 5 trường ngoài công lập, thuộc 6 tỉnh, thành phố (30 trường có thực hiện CTKNS nằm ở 8 tỉnh, thành phố). Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 12 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 23 Thí dụ (tt)  Nhận xét 1: Các trường lẽ ra có thể sử dụng nguồn kinh phí để mang lại một kết quả tốt hơn.  Kết quả khảo sát mức kinh phí chi trực tiếp cho các khóa huấn luyện kỹ năng sống cho thấy chỉ có 4 trường đã chi trên 60% kinh phí nhận được. Đây là mức yêu cầu tối thiểu của Bộ Giáo dục khi hướng dẫn triển khai chương trình. Trong 11 trường còn lại, 7 trường có mức sử dụng nói trên nằm từ 40% - 60% và 4 trường có mức sử dụng dưới 40%.  Kết quả khảo sát cho thấy có quan hệ chặt chẽ giữa sự hài lòng của người thụ hưởng cuối cùng là sinh viên với mức kinh phí chi trực tiếp cho các khóa đào tạo kỹ năng sống. Các trường có mức chi này càng cao thì điểm số hài lòng của sinh viên càng tăng lên (bảng phân tích đính kèm). Chỉ có một trường hợp đặc biệt là tại trường X, mặc dù mức chi này chỉ ở mức 50%, nhưng sinh viên khá hài lòng với kết quả đạt được. Việc tìm hiểu chi tiết cho thấy trường này đã nhận được một khoản tài trợ từ một tổ chức giáo dục nước ngoài, nên phần kinh phí dư ra đã được chuyển sang đào tạo cho giảng viên về cách thức đưa nội dung giáo dục kỹ năng sống vào quá trình giảng dạy các môn học V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 24 Có tính xây dựng Tính xây dựng thể hiện qua những vấn đề sau:  Cách thức tiếp cận vấn đề một cách công bằng.  Cách thức phê phán các tình trạng hiện hữu.  Từ ngữ sử dụng nên hạn chế các từ có tính tiêu cực, thay vào đó nên dùng các từ ngữ theo hướng tích cực. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 13 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 25 Ghi nhớ 4 Kiểm toán viên chỉ phê phán sự việc, không phê phán con người cụ thể. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 26 Tính súc tích Để bảo đảm tính súc tích, kiểm toán viên cần chú ý:  Không giải thích dài dòng những vấn đề mà mọi người đều biết hoặc đã nêu lên trong những phần khác của báo cáo.  Loại trừ các nội dung không liên quan đến vấn đề đang xem xét.  Tránh diễn đạt quá chi tiết vì sẽ làm loãng nội dung đang trình bày. Các vấn đề chi tiết nếu thật sự cần thiết sẽ đưa vào phụ lục. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 14 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 27 Ghi nhớ 5 Việc trình bày quá chi tiết, đề cập đến những thông tin không liên quan sẽ làm cho người đọc mất tập trung và không theo dõi được vấn đề. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 28 Tính mạch lạc  Cấu trúc của toàn bộ báo cáo cần bảo đảm đi từ tổng hợp đến chi tiết. Một phác thảo tổng thể trước khi đi vào từng vấn đề chi tiết sẽ giúp người đọc có cái nhìn toàn diện trước khi đi vào cụ thể.  Cần sắp xếp các nội dung để bảo đảm tính logic của vấn đề.  Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, kiểm toán viên chú ý đặt những vấn đề có tầm quan trọng lên hàng đầu. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 15 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 29 Ghi nhớ 6 Đừng bắt người đọc phải quay ngược trở về những đoạn trước hoặc nhảy sang một đoạn ở phía sau. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 30 Dễ hiểu Để báo cáo kiểm toán dễ hiểu, kiểm toán viên cần chú ý :  Hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, các ký hiệu hay chữ viết tắt khó hiểu hoặc ít phổ biến.  Tránh dùng các câu văn hoa mỹ hay nhấn mạnh quá nhiều.  Câu văn cần ngắn gọn, các đoạn văn không nên dài quá. Nên có khoảng trắng thích hợp giữa các đoạn văn và sử dụng các tiêu đề phụ để người đọc dễ theo dõi.  Các vấn đề phức tạp cần có thí dụ ngắn gọn.  Nên sử dụng các hình ảnh, biểu đồ hay các công cụ trực quan. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 16 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 31 Ghi nhớ 7 Kiểm toán viên không được nghĩ rằng người đọc phải hoàn toán chịu trách nhiệm về việc đọc và hiểu. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 32 Thực hành Lập một bảng checklist dùng để kiểm tra các yêu cầu của một báo cáo kiểm toán Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 17 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 33 Cấu trúc của báo cáo kiểm toán Báo cáo dạng ngắn Báo cáo dạng thông thường V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 34 Báo cáo dạng ngắn Cấu trúc:  Thông tin cơ bản.  Mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán.  Nội dung và phương pháp kiểm toán.  Tóm tắt các phát hiện và kiến nghị kiểm toán.  Kết luận. Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 18 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 35 Báo cáo dạng thông thường Cấu trúc:  Báo cáo tổng quát.  Mục lục.  Các báo cáo chi tiết.  Phụ lục V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 36 Bài tập 4 Nhận xét những điểm yếu kém của báo cáo kiểm toán Chương 5: Báo cáo kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM