Bài giảng Kiểm toán hoạt động - Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán - Vũ Hữu Đức

1Xử lý phát hiện kiểm toán Vũ Hữu Đức 2012 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 2 Nội dung Khái quát1 Nội dung xử lý phát hiện2 Quy trình xử lý phát hiện3 Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 2V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 3 Khái quát Khái niệm  Là những vấn đề cần phải sửa chữa, điều chỉnh mà kiểm toán viên tìm thấy trong quá trình thực hiện kiểm toán. Ý nghĩa  Là nội dung cơ bản của báo cáo kiểm toán.  Quyết định sự thành công của cuộc kiểm toán V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 4 Khái quát Thực trạng Tiêu chuẩn Hậu quả Nguyên nhân Kiến nghị Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 3V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 5 Khái quát Yêu cầu:  Tính xây dựng.  Trao đổi ngay trong quá trình kiểm toán  Cần có bằng chứng vững chắc  Phát triển các nội dung một cách logic V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 6 Thực trạng  Thực trạng là những vấn đề kiểm toán viên phát hiện được trong thực tế và cho rằng cần phải sửa chữa, hay điều chỉnh. Thí dụ:  Tình trạng thực tế của một hoạt động.  Tình trạng thực tế của một tài sản.  Một thủ tục được thực hiện trong thực tế,.  Một thủ tục không được thực hiện trong thực tế.  Tình trạng của số liệu ghi chép hay báo cáo Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 4V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 7 Tiêu chuẩn  Tiêu chuẩn là những điều lẽ ra phải được thực hiện.  Tiêu chuẩn được đưa ra dựa trên các cơ sở sau:  Các yêu cầu bằng văn bản, cụ thể là các quy định của pháp luật, của đơn vị hay các chỉ thị, hướng dẫn đã được ban hành.  Các mục tiêu đã đề ra của tổ chức hay bộ phận.  Ý kiến của chuyên gia.  KTV tự xác định V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 8 Các phương pháp tự xác định  Phân tích so sánh  So sánh kết quả kỳ này với kỳ trước.  So sánh kết quả của đơn vị với các đơn vị khác trong cùng ngành.  So sánh kết quả với các tiêu chuẩn ngành  Phân tích hợp lý  Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của kiểm toán viên  Sử dụng các tiêu chuẩn chung của xã hội  Sử dụng các khảo sát hay điều tra cơ bản Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 5V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 9 Bài tập 1  Đưa ra cách xác định tiêu chuẩn trong trường hợp các thực trạng được ghi nhận như sau:  Sản phẩm sản xuất xong được giao cho thủ kho vào cuối ca sản xuất. Phiếu nhập được lập vào ngày hôm sau.  Số ngày thu tiền bình quân là 44,5 ngày.  Thời gian xử lý một hồ sơ hoàn thuế bình quân là 28 ngày.  Chỉ có 30% dân số được thụ hưởng chính sách bảo hiểm y tế.  Thời gian lưu kho bình quân của sản phẩm máy tính xách tay là 208 ngày.  Kho sản phẩm A có hai chìa khóa. Thủ kho giữ một chìa khóa và bảo vệ giữ một chìa khóa. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 10 Hậu quả/Tác động Là cơ sở để thuyết phục nhà quản lý thực hiện các hành động cần thiết để cải thiện tình hình. Việc phân tích hậu quả đòi hỏi kiểm toán viên phải nhận dạng các hậu quả và đánh giá mức độ ảnh hưởng của nó. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 6V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 11 Nhận dạng hậu quả Thực trạng không đáp ứng tiêu chuẩn Hoạt động Tài chính Tuân thủ V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 12 Đánh giá mức độ ảnh hưởng  Cần đưa ra các thông tin định lượng trong mức tốt nhất có thể với các thước đo giá trị, thời gian, số lượng nghiệp vụ  Có thể phải thực hiện một số thủ tục để kiểm tra và thu thập thông tin cho việc định lượng các tác động của một thực trạng.  Có thể phải sử dụng các kỹ thuật ước tính để mô tả được mức độ quan trọng của vấn đề. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 7V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 13 Bài tập 1 (tt) Với các thực trạng và tiêu chuẩn đã xác định được, hãy đưa ra các hậu quả/tác động có thể có và cách thức định lượng chúng V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 14 Nguyên nhân  Xác định đúng nguyên nhân của thực trạng là cơ sở quan trọng để đưa ra các kiến nghị phù hợp để có thể cải thiện thực trạng.  Nguyên nhân thường được xác định dựa trên các cơ sở sau:  Các kết quả kiểm tra trong quá trình thực hiện kiểm toán  Trao đổi với người quản lý  Thái độ xây dựng  Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 8V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 15 Kết quả kiểm tra Tôi đã đoán được nguyên nhân từ đầu nên đã chủ động thu thập bằng chứng trong quá trình kiểm toán V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 16 Trao đổi với người quản lý Tôi nghĩ rằng anh đã biết về vấn đề này nhưng chắc có lý do gì khiến anh không sửa chữa được? Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 9V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 17 Thái độ xây dựng Tôi không nghĩ rằng bạn có lỗi trong trường hợp này. Vấn đề là tìm kiếm nguyên nhân và thay đổi để mọi việc tốt hơn V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 18 Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện Bạn ho là do bạn bị viêm họng. Vấn đề là chữa viêm họng chứ không đơn giản là uống thuốc ho Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 10 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 19 Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện Hàng tồn Kho chậm lưu chuyển Mẫu mã chậm thay đổi Thông tin Không đủ Ra quyết định Nhân viên thiết kế không đủ năng lực Phần cứng không đáp ứng nhu cầu của cơ sở dữ liệu V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 20 Các nguyên nhân thường gặp  Quan điểm bảo thủ không muốn thay đổi.  Sai lầm trong chính sách về nguồn nhân lực,  Cơ cấu tổ chức không phù hợp hoặc không còn thích hợp.  Phân quyền quá rộng hoặc ngược lại, tập trung quyền lực vào một số ít người. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 11 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 21 Các nguyên nhân thường gặp  Hệ thống hoặc quy trình hoạch định yếu kém hoặc không đầy đủ.  Thiếu nguồn lực, thí dụ như nhân sự, trang thiết bị, vật tư  Các quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, kém hiệu quả, lỗi thời.  Hệ thống thông tin yếu kém về phần cứng hoặc chương trình  Thiếu giám sát đầy đủ và hữu hiệu các hoạt động. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 22 Kiến nghị Thành công của một cuộc kiểm toán chính là các kiến nghị có dẫn đến người quản lý đối tượng kiểm toán sẽ có các hành động điều chỉnh, sửa chữa để cải thiện được thực trạng hay không. Các kiến nghị cần bảo đảm tính logic và hiện thực Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 12 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 23 Tính logic Kiến nghị phải phù hợp về logic với các nội dung về thực trạng, tiêu chuẩn và nguyên nhân. Các câu hỏi đặt ra là:  Liệu các kiến nghị có nhằm vào giải quyết các nguyên nhân của thực trạng hay là chỉ giải quyết các triệu chứng?  Liệu các kiến nghị có giải quyết căn cơ vấn đề hay chỉ là giải pháp tạm thời đối với thực trạng được nêu? V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 24 Tính hiện thực  Tính hiện thực là khả năng thực hiện kiến nghị trong thực tế. Điều này cần được phân tích dưới các góc độ:  Đơn vị có những điều kiện cần thiết về con người, phương tiện hay nguồn kinh phí để thực hiện kiến nghị hay không?  Các kiến nghị có bảo đảm mối quan hệ lợi ích – chi phí hay không?  Các kiến nghị mặc dù sẽ giúp cải thiện thực trạng đang được xem xét nhưng liệu chúng có thể tác động tiêu cực đến các hoạt động khác hay không? Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 13 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 25 Quy trình thực hiện – Thí dụ  Kiểm toán viên Hùng đang xem xét tình hình tồn kho phụ tùng thay thế tại Nhà máy X trực thuộc Công ty Y. Lý do khiến Hùng được giao nhiệm vụ này là do chi phí mua hàng của phòng Cơ điện tăng nhanh trong thời gian gần đây, trong khi máy móc thiết bị vẫn thường xuyên ngưng hoạt động để sửa chữa. Mục tiêu của cuộc kiểm toán là tìm kiếm khả năng tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm tình trạng ngưng máy để sửa chữa.  Trong quá trình kiểm toán, Hùng chú ý đến việc quản lý công tác mua vật tư, phụ tùng thay thế tại Nhà máy. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 26 Bước 1  Soát xét và phân tích các chính sách, quy trình và thực tế nhằm xác định liệu chúng có thích hợp và nhất quán với mục tiêu hay không.  Hùng tìm hiểu theo quy định của Nhà máy, ai là người quyết định xét duyệt việc mua hàng.  Kết quả cho thấy, Trưởng phòng Cơ điện là người ký Phiếu đề nghị và Trưởng phòng Cung ứng là người ký Đơn đặt hàng. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 14 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 27 Bước 2  Tích lũy bằng chứng và kiểm tra tính xác thực thông qua phân tích nghiệp vụ, khẳng định kết quả thông qua việc lấy mẫu thống kê, phân tích quá trình ra quyết định, khảo sát bằng bảng câu hỏi  Hùng thu thập các bằng chứng về việc xét duyệr các nghiệp vụ. Hùng chọn mẫu và xem xét toàn bộ quá trình.  Kết quả, hầu hết đều tuân thủ các quy định xét duyệt và không có trường hợp nào mua hàng vượt thẩm quyền. Như vậy, vấn đề không nằm ở việc mua hàng vượt thẩm quyền. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 28 Bước 3  So sánh giữa các nghiệp vụ với các thủ tục kiểm soát đã được quy định, qua đó xác định liệu chúng cóđược thực hiện đúng đắn hay không và kết quả có đúng như mong đợi hay không.  Hùng chuyển sang quan tâm các mục tiêu và chính sách về mua vật tư, phụ tùng.  Kết quả cho thấy, theo quy định, vật tư, phụ tùng được dự trữ không quá 30 ngày. Các quy định này được tuân thủ khá tốt trong nhiều năm qua do máy móc thiết bị của Công ty đều là các sản phẩm của các hãng danh tiếng và có hướng dẫn kỹ thuật đầy đủ, quy trình bảo trì được thực hiện theo kế hoạch hàng quý.  Hùng cho rằng trong bối cảnh đó, có thể vấn đề nằm ở quy trình thực tế hơn là nằm ở chính sách. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 15 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 29 Bước 3 (tiếp theo)  Nếu có những thiếu sót trong thực hiện hoặc thực hiện tốt nhưng chưa đạt được kết quả mong muốn, kiểm toán viên sẽ tiếp tục các bước kế tiếp.  Hùng thu thập thông tin về tình hình mua và tồn kho của vật tư, phụ tùng.  Thông tin thu thập cho thấy khoảng 60% hàng tồn kho được dự trữ phù hợp với quy định. 40% hàng tồn kho còn lại có thời gian dự trữ từ 2 tháng đến 4 tháng. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 30 Bước 4  Định lượng hậu quả dưới dạng số tiền thiệt hại hoặc các thước đo khác do những thiếu sót hay hạn chế đã tìm thấy ở bước 3.  Hùng tính toán số tiền tiết kiệm được nếu việc dự trữ số vật tư, phụ tùng đúng quy định.  Kết quả cho thấy, công ty sẽ tiết kiệm được khoảng 300 triệu đồng chi phí bảo quản, chi phí vốn vay nếu số hàng tồn kho nói trên giảm thời gian tồn trữ xuống còn 30 ngày. Số tiền này đáng kể so với chi phí hoạt động của phòng Cơ điện Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 16 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 31 Bước 5  Phân tích nguyên nhân và thu thập các bằng chứng cần thiết để củng cố cho quyết định của mình.  Hùng phân tích hệ thống quản lý hàng tồn kho của Nhà máy.  Kết quả cho thấy hệ thống bị rối loạn từ 6 tháng qua do bị giảm diện tích để xây dựng nhà ăn. Do vật tư, phụ tùng rất đa dạng nên khi kho chật, không thể xác định được vị trí. Vì thế, khi máy móc thiết bị hư hỏng, do không tìm được phụ tùng trong kho nên đơn vị phải tiếp tục mua thêm dù biết rằng vẫn còn trong kho. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 32 Bước 6  Đề xuất các kiến nghị thích hợp nhằm nâng cao tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu của hoạt động.  Hùng trao đổi với Ban giám đốc Nhà máy về giải pháp mở rộng mặt bằng của kho hay xây một kho mới.  Ban giám đốc trả lời họ biết về tình trạng này nhưng không nghĩ vấn đề nghiêm trọng đến thế. Họ cho biết không cần mở rộng kho hay xây kho mới mà chỉ cần chuyển đổi với kho bao bì. Trong hai ngày sau đó, toàn bộ quá trình chuyển kho đã được thực hiện. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 17 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 33 Bảng tóm tắt Thực trạng Hàng tồn kho là vật tư, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ bình quân từ 2 đến 4 tháng. Tiêu chuẩn Chính sách của công ty là thời hạn dự trữ tối đa của các mặt hàng này là 30 ngày. Hậu quả Việc dự trữ quá mức làm chi phí tăng thêm 300 triệu đồng. Nguyên nhân Mặt bằng kho bị thu hẹp quá mức do việc xây dựng nhà ăn công nhân. Kiến nghị Chuyển đổi một vị trí khác rộng hơn cho kho vật tư, phụ tùng thay thế. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 34 Bài tập 4 Nhận xét về cách xử lý phát hiện kiểm toán trong một công ty dệt nhuộm Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 18 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 35 Bài tập 4 Thực trạng Phân tích về hàng tồn kho cho thấy thường xuyên thiếu hụt theo chu kỳ về một loại thuốc nhuộm cần thiết cho một loại vải. Tiêu chuẩn Hàng tồn kho phải được kiểm kê và ghi nhận hàng tháng để bổ sung nguyên vật liệu cần thiết cho kho. Hậu quả Việc thường xuyên thiếu hụt loại màu nhuộm cần thiết dẫn đến sự trì trệ trong quá trình sản xuất của loại vải nói trên. Nguyên nhân Đặt hàng không thường xuyên nên không duy trì được nguồn cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Kiến nghị Thiết lập một lịch trình đặc biệt để đặt hàng hàng tuần về loại màu nhuộm này. Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM