Bài giảng Kiểm toán - Chuyên đề 3: Hồ sơ kiểm toán - Nguyễn Thanh Hồng

HỒ SƠ KIỂM TOÁN Trình bày: Nguyễn Thanh Hồng Chuyên đề 3 1 Nội dung Xác định mục đích và cách sử dụng của giấy tờ làm việc. Xác định những yếu tố chính của giấy tờ làm việc hiệu quả. Những kỹ thuật cơ bản áp dụng trong giấy tờ làm việc . Phân biệt những giấy tờ làm việc hiệu quả và không hiệu quả 2 Mục đích Mục đích chính của giấy tờ làm việc là trình bày những thủ tục kiểm toán đã thực hiện để cung cấp cho việc đưa ra kết luận của KTV. Điều đó có nghĩa là việc trình bày những bằng chứng này cung cấp cho việc đưa ra ý kiến của KTV trên Báo cáo tài chính. 3 Việc sử dụng Các giấy tờ làm việc có thể cung cấp thông tin cho: Những thuyết minh kèm theo Báo cáo tài chính Khai báo thu nhập tính thuế Mục đích soát xét của bên thứ 3 4 3 Mức độ của việc cấu thành trong giấy tờ làm việc Giấy tờ làm việc cá nhân: đưa ra kết quả của những thủ tục kiểm toán. Giấy tờ làm việc theo từng phần hành: trình bày kết quả của cuộc kiểm toán cho những phần hành khác nhau. Tổng hợp tài liệu: Chứa đựng tất cả những công việc đã làm trong giấy tờ làm việc trong suốt cuộc kiểm toán. 5 Hồ sơ giấy tờ làm việc Hồ sơ gốc: Chứa đựng những bản gốc của sự phù hợp và sao chép lại những tài liệu đó từ đơn vị. Hồ sơ kiểm toán chung: Lưu giữ những thông tin quan trọng trong nhiều năm. Hồ sơ kiểm toán năm: Chứa đựng những giấy tờ làm việc liên quan liên quan đến việc đưa ra ý kiến về Báo cáo tài chính của năm. 6 Các ký hiệu 7 A Kiểm soát và soát xét B Hiểu biết về nguồn gốc thông tin C Số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng D Các khoản đầu tư chứng khoán E Các khoản phải thu EE Xác nhận các khoản phải thu Các ký hiệu (tt) 8 F Hàng tồn kho FF Quan sát và xác nhận hàng tồn kho G Chi phí trả trước và tài sản ngắn hạn khác H Đầu tư I Liên doanh, liên kết J Các khoản phải thu dài hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các tài sản khác. Các ký hiệu (tt) 9 K Đất đai, nhà cửa và trang thiết bị L Tài sản cố định vô hình và chi phí hoãn lại M Vốn chủ sở hữu N Nợ phải trả NN Xác nhận nợ phải trả O Thuế phải nộp Các ký hiệu (tt) P Chi phí phải trả và thu nhập hoãn lại Q Phải trả dài hạn R Dự phòng S Doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh T Thu nhập và chi phí khác 10 Ai chuẩn bị giấy tờ làm việc? 11 Bạn Khách hàng Bộ phận kiểm toán nội bộ Những thành viên khác trong nhóm kiểm toán của bạn. Lưu trữ giấy tờ làm việc Các giấy tờ làm việc sẽ được lưu lại trong 10 năm. Giấy tờ làm việc trong 2 năm gần nhất sẽ được lưu tại văn phòng, tất cả những hồ sơ trước đó sẽ được lưu trữ tại một nơi bảo mật. 12 Định dạng giấy tờ làm việc Tên khách hàng Ngày khóa sổ Loại giấy tờ làm việc Tên người thực hiện và ngày thực hiện Tên người soát xét và ngày soát xét 13 Nội dung giấy tờ làm việc Mục tiêu kiểm toán Kết quả Kết luận Giấy tờ làm việc được chuẩn bị cho khách hàng Đánh dấu tham chiếu Tham chiếu chéo Chắc chắn rằng tất cả các mục trên giấy tờ làm việc đã được đánh tham chiếu Kết thúc 14 Trình tự lưu trữ hồ sơ kiểm toán 15 Ý kiến của KTV Dự thảo báo cáo tài chính (A4) Bảng cân đối số phát sinh (A4/2) Chương trình kiểm toán (K2) Biểu tổng hợp và chỉ đạo (K1) Gấy tờ làm việc chi tiết (K3) Các ký hiệu – ví dụ Mục K K1 Biểu chỉ đạo K2 Chương trình kiểm toán K3 Giấy tờ làm việc chi tiết 16 Giấy tờ làm việc liên quan với nhau như thế nào? Để tìm ra những thông tin trên giấy tờ làm việc này được cung cấp bởi giấy tờ làm việc khác, đánh số cuối cùng phía bên phải. Ví dụ: Một giấy tờ làm việc được ký hiệu K3.1 sẽ cung cấp thông tin cho giấy tờ làm việc K3. 17 Nguyên tắc đánh dấu tham chiếu Mọi số liệu đều phải có tham chiếu từ nguồn số liệu hoặc tính toán như thế nào. Các bằng chứng kiểm toán chỉ được lưu ở một nơi. Nếu một bằng chứng kiểm toán phục vụ giải thích số liệu cho nhiều số liệu ở các phần khác nhau thì chỉ lưu ở một nơi và các số liệu còn lại đánh dấu tham chiếu đến. 18 Tham Chiếu Chéo - Mục Đích 3. Giúp đỡ người soát xét thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình trong việc xác định rằng (1) mỗi thủ tục trong chương trình kiểm toán đã được thự c hiện và kết quả đã được chú thích , và (2) tất cả cá c khoản đ ã đ ược quan tâm thích hợp . 19 Tham Chiếu Chéo - Ví dụ Từ Đến K4 K1 20 100,000 Tham Chiếu Chéo Bất kỳ tham chiếu nào được ghi chép phía bên trái thì cho thấy rằng giá trị được lấy từ giấy tờ làm việc chi tiết. Bất kỳ tham chiếu nào được ghi chép phía bên phải cho thấy rằn g giá trị sẽ thể hiện trên giấy tờ làm việc tổng hợp ; Điều này giúp chúng ta liên tưởng đến hình ảnh một chiếc phong bì: số tiền $100,000 từ “địa chỉ” ở góc trên phía bên trái và hướng tới “địa chỉ” ở góc dưới phía bên phải. 21 Lưu ý Khi tham chiếu “1 câu/đoạn”, kiểm toán viên không cần tuân theo một quy định nào cả, chỉ cần đảm bảo rằng tham chiếu là rõ ràng. Mặc dù tham chiếu là rất quan trọng, kiểm toán viên chỉ tham chiếu khi cần thiết, không tham chiếu quá nhiều khi chúng không được dùng vào mục đích nào cả. 22 Đánh Tham Chiếu C hắc chắn bạn sẽ cảm thấy buồn cười, bởi cách đánh dấu khó hiểu trên giấy tờ làm việc. Chúng được gọi là đánh dấu tham chiếu.  € £ ¥ © 23 Đánh Tham Chiếu Đánh tham chiếu được sử dụng để chỉ ra những thủ tục được thực hiện dựa trên dữ liệu trên giấy tờ làm việc ; Thông thường, việc giải thích đánh tham chiếu là việc mô tả: Sự kiểm tra bằng chứng, sự tìm kiếm và đưa ra kết quả Những khoản mục bất thường cần lưu ý và chúng được giải quyết như thế nào 24 Lưu ý: 1. Tóm tắt ngắn gọn những thảo luận với khách hàng; 2. Thông tin nào cần được thuyết minh trên BCTC; 3. Giải thích cho 1 số liệu kế toán trên giấy tờ làm việc nếu thoạt nhìn đã không rõ ràng; 4. Ghi bổ sung thông tin vào giấy tờ làm việc để số liệu trở nên rõ ràng hơn giúp cho người khác kiểm tra thuận lợi hơn. 25 Kỹ thuật chuẩn bị giấy tờ làm việc Mục tiêu đầu tiên khi thực hiện chương trình kiểm toán là chắc chắn rằng bạn hiểu rõ yêu cầu kiểm toán của năm nay. Nếu bạn không chắc chắn yêu cầu đó là gì, hãy thảo luận chương trình kiểm toán với nhóm trưởng của bạn; Xem lại giấy tờ làm việc của năm trước và xem xét lại yêu cầu hiện tại, cố gắng cải thiện giấy tờ làm việc; 26 Kỹ thuật chuẩn bị giấy tờ làm việc (tt) Chuẩn bị giấy tờ làm việc theo phương pháp hiệu quả hơn ( Ví dụ., thực hiện kế hoạch khấu hao chi tiết trên máy tính sẽ tốt hơn là chuẩn bị nó bằng tay mỗi năm ); Sử dụng giấy làm việc dành riêng cho mỗi khách hàng Liệt kê ra thành danh sách giúp chúng ta nhớ câu hỏi mà không thể giải quyết ngay lập tức hoặc thủ tục kiểm toán không thực hiện đầy đủ do thiếu thông tin. 27 Kỹ thuật chuẩn bị giấy tờ làm việc (tt) Những ghi chú “ đã thực hiện” phải được lấy ra khỏi giấy tờ làm việc và phá huỷ / loại bỏ sau khi tất cả khoản mục đã rõ ràng , bởi vì chúng không trở thành một phần vĩnh viễn trên giấy tờ làm việc; Tự kiểm tra: Trước khi đưa giấy tờ làm việc cho nhóm trưởng, bạn nên xem xét lại công việc. 28 Tự kiểm tra: Vấn đề cần kiểm tra Giấy tờ làm việc có trình bày đầy đủ và chính xác thông tin? Được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu? Tất cả thủ tục trong chương trình kiểm toán có được thực hiện đầy đủ? Có những mục tiêu kiểm toán nào đã hoàn thành? Kết quả bao gồm những trường hợp ngoại lệ có được mô tả rõ ràng và định lượng? Số liệu tổng cộng trên giấy tờ làm việc khớp đúng với bảng CĐPS và biểu chỉ đạo? Chương trình kiểm toán và bảng CĐPS hoặc biểu chỉ đạo được lập có được tham chiếu đến giấy tờ làm việc? Các số dư tài khoản có được so sánh với năm trước và giải thích lý do biến động lớn? Tất cả các ký hiệu tham chiếu có được giải thích rõ ràng ? 29 Tự kiểm tra: Vấn đề cần kiểm tra (tt) Nguồn của số liệu quan trọng trên giấy tờ làm việc có được xác định rõ ràng? Tất cả những ý kiến và giải thích có được nêu rõ ràng? Giấy tờ làm việc có được ký tên và ghi ngày tháng? Giấy tờ làm việc có đề mục không? Tất cả các bước trong chương trình kiểm toán bị ngừng lại có được ký tên? Các giấy tờ làm việc có dễ đọc? 30 Tiêu chuẩn của giấy tờ làm việc hoàn chỉnh Đầy đủ Chính xác Tham chiếu chéo Trình bày đẹp Sắp xếp gọn gàng Tính kinh tế / hiệu quả 31 Nghiên cứu tình huống – Chứng từ giấy tờ làm việc (Kiểm toán tiền – C) 32 Kết thúc chuyên đề 3 Câu hỏi và trả lời? 33