Bài giảng Kiểm toán - Chương 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ (Bản đẹp)

Hệ thống kiểm soát nội bộ Ch ươ ng 3: Prepared by Doan Van Hoat 2 Mục đích & Nội dung Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ 1 Nghiên cứu kiểm soát nội b ộ của KTV 2 ■ Giôùi thieäu caùc khaùi nieäm cô baûn ñeå ngöôøi hoïc coù theå thieát keá vaø ñaùnh giaù kieåm soaùt noäi boä moät soá chu trình nghieäp vuï. ■ Giôùi thieäu phöông phaùp tieáp caän cuûa kieåm toaùn vieân . Prepared by Doan Van Hoat 3 • Báo cáo tài chính đáng tin cậy. • Các luật lệ và quy định đ ư ợc tuân thủ. • Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả. Làm ăn thua lỗ Tài sản bị mất cắp, tham ô Báo cáo không trung thực Vi phạm pháp luật Không tuân thủ quy định MỤC TIÊU KIỂM SOÁT NỘI BỘ LÀ GÌ ? Chúng ta cần ban hành các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn để đối phó với những rủi ro đó ! Prepared by Doan Van Hoat 4 ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ (Theo báo cáo của COSO- năm 1992) “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý và mọi nhân viên của đ ơ n vị chi phối, nó đ ư ợc thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu d ư ới đây : – Báo cáo tài chính đáng tin cậy. – Các luật lệ và quy định đ ư ợc tuân thủ. – Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.” ª 4 khái niệm nền tảng: Một quá trình. Con ng ư ời Đảm bảo hợp lý. Mục tiêu Prepared by Doan Van Hoat 5 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATION (COSO) Là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia về việc chống gian lận khi lập BCTC (National Commission on Financial Reporting, còn đ ư ợc gọi là Treadway Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện: – Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA) – Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) – Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI) – Hiệp hội kế toán Hoa kỳ (AAA) – Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) Prepared by Doan Van Hoat 6 CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi tr ư ờng kiểm soát Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Giám sát Thông tin Truyền thông Prepared by Doan Van Hoat 7 CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Prepared by Doan Van Hoat 8 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Phản ảnh “ sắc thái ” chung của đ ơ n vị và đ ư ợc thể hiện qua nhận thức , quan điểm và thái độ của người quản lý về vấn đề kiểm soát trong doanh nghiệp Prepared by Doan Van Hoat 9 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Tính chính trực & giá trị đạo đức Triết lý quản lý & phong cách điều hành C ơ cấu tổ chức Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Năng lực đội ngũ nhân viên Chính sách nguồn nhân lực HĐQT & Ủy ban kiểm toán (Ban kiểm soát) KIỂM SOÁT Prepared by Doan Van Hoat 10 ĐÁNH GIÁ RỦI RO Quá trình đánh giá rủi ro gồm : Nhận dạng các rủi ro ảnh h ư ởng đến việc thực hiện mục tiêu của đ ơ n vị. Nhân tố tạo ra rủi ro ; ảnh h ư ởng và khả năng xảy ra rủi ro. Đề ra các biện pháp để đối phó với rủi ro. - Tăng c ư ờng kiểm soát. - Mua bảo hiểm. - Tăng tốc độ thu hồi vốn. - Không làm gì hết. Prepared by Doan Van Hoat 11 VÍ DỤ VỀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO Một siêu thị ABC : Mục tiêu : Giữ vững và mở rộng thị phần hiện có. Nhận dạng rủi ro : ??? Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro : ??? Các biện pháp để đối phó với rủi ro : ??? Supermarket Prepared by Doan Van Hoat 12 RỦI RO TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH ª Tài sản không có trên thực tế. ª Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đ ơ n vị. ª Đánh giá không đúng giá trị tài sản và các khoản công nợ. ª Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ. ª Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán . Báo cáo tài chính Có rủi ro Prepared by Doan Van Hoat 13 RỦI RO TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Những thay đổi trong quy chế của tổ chức hoặc môi tr ư ờng hoạt động . Sự thay đổi nhân sự. Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin. Sự tăng tr ư ởng nhanh chóng của đ ơ n vị. Nguyên nhân tạo ra rủi ro : Prepared by Doan Van Hoat 14 - Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo là các chỉ thị của nhà quản lý đ ư ợc thực hiện. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu có liên quan đếùn hệ thống kế toán : ° Phân chia trách nhiệm đầy đủ (Tách biệt về trách nhiệm). ° Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. ° Kiểm soát vật chất. ° Kiểm tra độc lập việc thực hiện ° Phân tích rà soát. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Prepared by Doan Van Hoat 15 ª Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán. ª Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng Dựa trên 2 nguyên tắc căn bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Công việc kiêm nhiệm Thu tiền và theo dõi sổ sách kế toán về nợ phải thu Rủi ro Có thể lấy tiền sau đó che dấu bằng cách ghi xóa sổ khoản nợ phải thu, hoặc bù đắp bằng khoản thu của khách hàng khác Mua nguyên vật liệu và sử dụng cho sản xuất Không mua hàng nh ư ng vẫn thanh toán tiền hàng VÍ DỤ VỀ KIÊM NHIỆM “NGUY HIỂM Prepared by Doan Van Hoat 17 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN ■ Kiểm soát chung cho toàn bộ hệ thống. ■ Kiểm soát ứng dụng. - Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán. - Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động. Prepared by Doan Van Hoat 18 Kiểm soát chứng từ sổ sách kế toán Kiểm soát chứng từ: Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng. Đánh số tr ư ớc liên tục. Lập kịp thời. L ư u chuyển chứng từ khoa học. Bảo quản và l ư u trữ chứng từ. Kiểm soát sổ sách: Thiết kế sổ sách. Ghi chép kịp thời, chính xác. Sổ sách có dấu giáp lai. Bảo quản và l ư u trữ. VIETCOMBANK Prepared by Doan Van Hoat 19 Phê chuẩn: là một quyết định có tính chính sách của nhà quản lý. Ủy quyền : là ủy thác thuộc cấp một quyền hạn nhất định. - Xét duyệt : là việc thực hiện những quyết định chung của nhà quản lý. PHÊ CHUẨN, ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT Prepared by Doan Van Hoat 20 VÍ DỤ VỀ PHÊ CHUẨN VÀ XÉT DUYỆT CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU Phê chuẩn chung Phê chuẩn cụ thể ª Ban giám đốc ban hành chính sách bán chịu với những hoá đ ơ n d ư ới 10 triệu đồng. ª Phòng kinh doanh xét duyệt bán chịu theo chính sách đó. Giám đốc xét duyệt trong từng tr ư ờng hợp cụ thể cho những hoá đ ơ n trên 10 triệu đồng. Prepared by Doan Van Hoat 21 Hạn chế tiếp cận tài sản. Kiểm kê tài sản. Sử dụng thiết bị. Bảo vệ thông tin. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT VẬT CHẤT Prepared by Doan Van Hoat 22 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KIỂM TRA ĐỘC LẬP VIỆC THỰC HIỆN Ghi chép sổ sách Tách biệt trách nhiệm Bảo vệ tài sản Prepared by Doan Van Hoat 23 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT PHÂN TÍCH RÀ SOÁT Mục đích Phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước Prepared by Doan Van Hoat 24 Phân tích rà soát - Mua giá cao --> Xem xét chính sách mua hàng - Giá thực sự tăng --> Xem xét lại giá bán - Aùp dụng phương pháp tính giá sai --> Điều chỉnh kịp thời GIÁ ? LƯỢNG? - Sử dụng vượt định mức ---> Quy định thưởng, phạt - Máy móc hư hỏng --> Sửa chữa kịp thời - Ghi chép sai --> Điều chỉnh kịp thời  BÁO CÁO GIÁ THÀNH THÁNG 9.200 2 Chi phí tăng 21% !!! Cô Thủy, giải thích Ví dụ : Prepared by Doan Van Hoat 25 Thủ tục kiểm soát Trong hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể. Có 3 loại thủ tục kiểm soát: ■ Kiểm soát phòng ngừa ■ Kiểm soát phát hiện ■ Kiểm soát bù đắp Prepared by Doan Van Hoat 26 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG - Thông tin là những tin tức cần thiết cho ng ư ời sử dụng. Truyền thông là truyền đ ư a tin tức đến đối t ư ợng sử dụng. Truyền thông đúng đối t ư ợng và kịp thời Hệ thống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đ ơ n vị. Yêu cầu đối với hệ thống kế toán : Công cụï trong hệ thống kế toán : + Chứng từ, sổ sách, báo cáo. + Hệ thống tài khoản, ph ươ ng pháp và s ơ đồ hạch toán. - Đúng kỳ. - Trình bày. - Khai báo. - Có thật . Đầy đủ. Đánh giá Prepared by Doan Van Hoat 27 SỰ GIÁM SÁT ª Mục đích : Nhằm đánh giá chất l ư ợng của các hoạt động kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp. ª Có hai loại giám sát : Giám sát th ư ờng xuyên. Giám sát định kỳ. Kiểm toán nội bộ. Kiểm toán độc lập. Ch ươ ng trình đánh giá định kỳ. Kiểm soát trong công ty của ta có thật sự hữu hiệu ch ư a ? Prepared by Doan Van Hoat 28 NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ ª Vấn đề về con ng ư ời. ª Sự thông đồng. ª Những tình huống bất th ư ờng. ª Gian lận quản lý. ª Quan hệ giữa lợi ích – chi phí. ª. Khó v ư ợt qua Prepared by Doan Van Hoat 29 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN VIÊN Tại sao phải tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty chúng tôi ? Chúng tôi tìm hiểu để đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát phục vụ cho công việc kiểm toán của chúng tôi . Prepared by Doan Van Hoat 30 TRÌNH TỰ XEM XÉT KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tìm hiểu KSNB Đánh giá sơ bộ RRKS T hực hiện thử nghiệm kiểm soát Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Đánh giá lại RRKS RøRK S là tối đa Thiết kế thử nghiệm kiểm soát Điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Giai đoạn thực hiện kiểm toán Prepared by Doan Van Hoat 31 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nội dung tìm hiểu : Tìm hiểu 5 bộ phận cấu thành của KSNB, trong đó chú trọng đến môi tr ư ờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các hoạt động kiểm soát liên quan đến kế toán. Tìm hiểu KSNB cho từng chu trình nghiệp vụ. Ph ươ ng pháp tìm hiểu : - Thu thập và nghiên cứu tài liệu. - Quan sát. - Phỏng vấn. - Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán tr ư ớc đây. Prepared by Doan Van Hoat 32 Có nhiều chu trình nghiệp vụ : Chu trình mua hàng – thanh toán Chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình tiền l ươ ng – nhân sự Chu trình sản xuất Chu trình tài chính . Kiểm toán viên có thể chia nhỏ những chu trình trên Ví dụ : - Chu trình mua hàng - Chu trình thanh toán TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Prepared by Doan Van Hoat 33 (TÀI LIỆU HOÁ CÔNG VIỆC TÌM HIỂU) LẬP HỒ S Ơ KIỂM TOÁN Có Không ? Bảng t ư ờng thuật Bảng câu hỏi L ư u đồ Phép thử Walk-through Prepared by Doan Van Hoat 34 ĐÁNH GIÁ S Ơ BỘ RỦI RO KIỂM SOÁT Đây là công việc rất khó khăn và phức tạp. KTV dựa vào các tài liệu có đ ư ợc trong quá trình tìm hiểu và sự xét đoán nghề nghiệp để ư ớc l ư ợng mức rủi ro kiểm soát. Bao nhiêu? Prepared by Doan Van Hoat 35 TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ S Ơ BỘ RỦI RO KIỂM SOÁT Xác định những sai phạm tiềm tàng trong chu trình nghiệp vụ (hoặc khoản mục) có liên quan đến c ơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính. Xem xét doanh nghiệp có thiết kế và thực hiện những thủ tục kiểm soát để ngăn chặn hoặc phát hiện những những sai phạm đó không ? Dựa vào các tài liệu mà kiểm toán viên thu thập đ ư ợc (bảng t ư ờng thuật, bảng câu hỏi, l ư u đồ và phép thử Walk-through) để ư ớc l ư ợng mức rủi ro. Prepared by Doan Van Hoat 36 Khẳng định của người quản lý (có thể dưới dạng ngầm hiểu) về các khoản mục trên báo cáo tài chính Theo VSA 500 : 1. Hiện hữu 2. Quyền và nghĩa vụ 3. Phát sinh 4. Đầy đủ 5. Đánh giá 6. Chính xác 7. Trình bày và công bố C Ơ SỞ DẪN LIỆU C Ơ SỞ DẪN LIỆU (MANAGEMENT ASSERTIONS) Prepared by Doan Van Hoat 37 Ví dụ: đánh giá s ơ bộ rủi ro kiểm soát trong chu trình nghiệp vu ïbán hàng tín dụng Sai phạm tiềm tàng (C ơ sở dẫn liệu) Các thủ tục kiểm soát chủ yếu 1. Nghiệp vụ bán chịu không đ ư ợc phê chuẩn hoặc phê chuẩn không đúng thẩm quyền hay chính sách. ( Sự phát sinh ) Phải có chính sách bán hàng cụ thể. Chỉ ng ư ời có thẩm quyền mới đ ư ợc phê chuẩn tín dụng. Phải tách biệt giữa ng ư ời bán hàng và ng ư ời phê chuẩn tín dụng. 2. Lệnh bán hàng có thể sai về số l ư ợng, chủng loại ( Chính xác ) Lập lệnh bán hàng phải dựa vào đ ơ n đặt hàng. KTV phải xem xét đ ơ n vị có thiết kế các thủ tục này không ? Và có thực hiện trên thực tế không ? - Nếu có thì RRKS thấp . - Nếu không thì RRKS cao . Prepared by Doan Van Hoat 38 THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT Mục đích : Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu thật sự của KSNB Đối t ư ợng của thử nghiệm kiểm soát : Các thủ tục kiểm soát mà KTV dự tính sẽ dựa vào. Điều kiện áp dụng : Mức RRKS đ ư ợc đánh giá s ơ bộ là thấp h ơ n mức tối đa Cân nhắc giữa chi phí – lợi ích của thử nghiệm. Ph ươ ng pháp thực hiện : Kiểm tra chứng từ, tài liệu. Quan sát Phỏng vấn. Thực hiện lại các thủ tục kiểm soát. Prepared by Doan Van Hoat 39 Ví dụ : Về việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát Sai phạm tiềm tàng (c ơ sở dẫn liệu) Các thủ tục kiểm soát chủ yếu Các thử nghiệmkiểm soát 1. Nghiệp vụ bán chịu không đ ư ợc phê chuẩn hoặc phê chuẩn không đúng thẩm quyền hay chính sách. (Sự phát sinh) - Phải có chính sách bán hàng cụ thể. - Chỉ ng ư ời có thẩm quyền mới đ ư ợc phê chuẩn tín dụng. - Phải tách biệt giữa ng ư ời bán hàng và ng ư ời phê chuẩn tín dụng. Kiểm tra chính sách bán hàng. Kiểm tra chữ ký trên lệnh bán hàng có đúng là của ng ư ời đ ư ợc ủy quyền không ? Quan sát và/hoặc phỏng vấn việc phân chia công việc. 2. Lệnh bán hàng có thể sai về số l ư ợng, chủng loại (Chính xác) - Lập lệnh bán hàng phải dựa vào đ ơ n đặt hàng. Quan sát ng ư ời lập lệnh bán hàng có căn cứ vào đ ơ n đặt hàng hay không ? Thank you for listening