Bài giảng Kiểm soát nội bộ - Chương 5: Kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền - Trần Thị Giang Tân

1CHƢƠNG 5 KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN Mục tiêu Sinh viên sẽ hiểu được:  Những đặc điểm cơ bản của chu trình bán hàng –thu tiền.  Các thủ tục kiểm soát chủ yếu áp dụng trong chu trình. 2Nội dung  Đặc điểm của chu trình,gian lận, sai sót và Mục tiêu kiểm soát  Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền. - Những thủ tục kiểm soát chung - Những thủ tục kiểm soát cụ thể  Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và biện pháp kiểm soát Chấp nhận bán hàng Giao hàng Nợ phải thu Bán hàng Xóa sổ nợ phải thu ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TiỀN Thu tiền 3Gian lận và sai sót Giai đoạn Gian lận, sai sót Xử lý ĐĐH -KH không được phê duyệt -Không có khả năng cung ứng -Sai trên hợp đồng, ĐĐH Xét duyệt bán chịu -Không xét duyệt -Xét duyệt không đúng Giao hàng -Không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ) -Phát sinh thêm chi phí -Giao hàng khi chưa được duyệt Lập HĐ -Lập HĐ sai -Bán hàng nhưng không lập HĐ hay ngược lại Theo dõi NPT -Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền) -Đánh giá, trình bày, khai báo sai Mục tiêu Rủi ro Thủ tục Phƣơng pháp tiếp cận Hàng bán đúng đối tƣợng Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán Xét duyệt bán hàng 4MỤC TIÊU KiỂM SOÁT CHUNG  Sự hữu hiệu và hiệu quả  BCTC đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định Mục tiêu kiểm soát chung  Hữu hiệu (mục tiêu về doanh số, thị phần, tăng trưởng)  Hiệu quả (kết quả nói trên và các chi phí liên quan)  BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực doanh thu, GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPThu)  Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, quản lý HĐ, Giao hàng, Thuế có liên quan) 5Mục tiêu KS cụ thể  Bán hàng : bán đúng khách hàng, bán đúng giá  Thu tiền :  Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng  Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu  Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)  Ghi nhận và báo cáo Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu (đối với cả BPkế toán & BP bán hàng) Mục tiêu kiểm soát cụ thể Xử lý ĐĐH Xét duyệt đúng Bán đúng (giá, số lượng, khách hàng) Giao hàng Đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm.. Lập HĐ và thu tiền Tuân thủ pháp luật và quy định Thu đúng, thu đủ Quản lý NPThu Theo dõi chi tiết từng KH Thu nợ đúng hạn Lập dự phòng kịp thời và phù hợp 6Rủi ro của quy trình  Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời  Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời  Ghi nhận & báo cáo : không. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền Những thủ tục kiểm soát chung -Phân chia trách nhiệm -Kiểm soát quá trình xử lý thông tin -Kiểm tra độc lập việc thực hiện Những thủ tục kiểm soát cụ thể -Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu đúng -Giao hàng và lập hóa đơn đúng -Thu tiền và quản lý nợ phải thu - Báo cáo trung thực 7Những thủ tục kiểm soát chung Phân chia trách nhiệm Bộ phận bán hàng # Bộ phận xét duyệt bán chịu Bộ phận thu tiền # Kế toán nợ phải thu Bộ phận bán hàng # Bộ phận thu tiền Những thủ tục kiểm soát chung Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Kiểm soát người dùng, dữ liệu  Kiểm soát chứng từ, sổ sách  Ủy quyền và xét duyệt Kiểm tra độc lập việc thực hiện 8= ??? Key controls THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ Mục tiêu: Chỉ bán cho các khách hàng có thật và đủ tư cách Bảo đảm tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng Có đủ hàng để giao theo yêu cầu Chỉ bán chịu cho các khách hàng có đủ khả năng thanh toán TTKS TiẾP NHẬN ĐƠN ĐĂT HÀNG VÀ XÉT DUYỆT BÁN CHỊU TTKS - Xác minh người mua - Đánh giá uy tín  Duyệt hạn mức tín dụng  Phân tích tuổi nợ  Đưa ra quy định nếu bán hàng lần đầu - Đối chiếu ĐĐH với bảng giá - Xác nhận khả năng cung ứng - Xét duyệt bán chịu - Lập lệnh bán hàng 9TTKS BÁN HÀNG Mục tiêu: Bán đúng giá  Giá bán đúng vói bảng giá của công ty  Tính toán chính xác số tiền khách hàng phải tra TTKS  Phê duyệt giá bán  Cập nhật giá mới  KS độc lập Mục tiêu Giao hàng đúng chủng loại, quy cách và số lượng, đúng thời gian Lập hóa đơn đầy đủ cho các trường hợp đã giao hàng TTKS GIAO HÀNG  TTKS  Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng  Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng 10 TTKS giao hàng và lập hóa đơn - Lập chứng từ giao hàng (PXK, PGH) - Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, ký tên lên chứng từ giao hàng, ký bao bì giao nhận hàng - Lập HĐ trên cơ sở CTGH, ĐĐH - Kiểm tra độc lập HĐ trước khi gửi H T CHỨNG TỪ  Đơn đặt hàng  Phiếu xuất kho  Hoá đơn  Phiếu thu/Báo có ngân hàng 11 Mục tiêu: Theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu Các khoản phải thu không bị chiếm dụng TTKS NỢ PHẢI THU TTKS ??? Mục tiêu Lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Chỉ xóa sổ những khoản nợ thật sự khó đòi TTKS NỢ PHẢI THU TTKS ???? 12 = ??? Key controls KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG MUC TIÊU - Hàng bị trả lại là đúng - Ghi nhận đúng dể không làm sai lệch công nợ TTKS HÀNG BỊ TRẢ LẠI Thủ tục kiểm soát -Sử dụng chứng từ riêng -Quy định người xét duyệt và thủ tục thực hiện 13 Rủi ro - Tiền thu bị chiếm đoạt - Tiền thu bị chiếm dụng - Sổ sách ghi chép không chính xác và đầy đủ Mục tiêu kiểm soát - Tiền được thu đủ - Tiền được thu kịp thời - Sổ sách ghi chép chính xác, đầy đủ và kịp thời KSNB CHU TRÌNH DOANH THU THU TIỀN  Phân chia trách nhiệm  Ủy quyền và xét duyệt  Kiểm soát chứng từ  Kiểm tra độc lập  Bảo vệ tài sản  Phân tích rà soát  Các thủ tục khác = ??? Key controls TTKS THU TIỀN 14 TTKS THU TiỀN VÀ NỢ PHẢI THU - Khuyến khích KH nhận biên lai - Tách biệt thủ quỹ và kế toán - Đối chiếu cuối ngày thủ quỹ - kế toán - Khuyến khách KH chuyển khoản - Theo dõi chi tiết nợ phải thu KH - Nhắc nợ và đối chiếu công nợ thường xuyên - Phân tích NPThu, Hàng bán bị trả lại/Nhân viên - Lập bảng phân tích tuổi nợ TTKS GHI NHÂN VÀ BÁO CÁO - Ban hành chính sách lập dự phòng NPT khó đòi - Ban hành chính sách xóa sổ NPT - Phân tích DP NPT, Nợ xóa sổ/Nhân viên - Trình bày và khai báo NPT - Lập bảng chỉnh hợp NPT 15 TTKS thu tiền bán hàng  TTKS Tiền thu bán hàng tránh bị lạm dụng :  Định kỳ đối chiếu công nợ  Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng  Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền  TTKS để giảm sai sót trong ghi chép nghiệp vụ  Các chứng từ bán hàng đều chuyển về KT ghi chép  Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho  Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng Một số gian lận thƣờng gặp và Biện pháp kiểm soát tƣơng ứng Gian lận Biện pháp kiểm soát Xét duyệt bán hàng (bán giá thấp, cho hưởng CK thương mại không đúng, bán cho KH không có khả năng thanh toán) - Xây dựng chính sách bán hàng và chính sách bán chịu - Tách biệt người BH và người xét duyệt/thay đổi giá, CK Biển thủ tiền bán hàng thu được -Nhân viên giám sát/camera -Đăng nhập/Thoát trên máy bán hàng -Đường dây nóng Thủ thuật gối đầu (lapping) -Đối chiếu công nợ thường xuyên -Kế toán nợ phải thu không được quyền xóa sổ NPT 16 Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền Kết thúc!!!