Bài giảng Kiểm soát nội bộ - Chương 4: Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền - Trần Thị Giang Tân

1Chương IV KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TiỀN Nội dung  Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và Mục tiêu kiểm soát  Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền. - Những thủ tục kiểm soát chung - Những thủ tục kiểm soát cụ thể  Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và biện pháp kiểm soát 2Đặt hàng Tồn trữ Nợ phải trả Mua hàng ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH Nhận hàng Đặc điểm của chu trình  Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến những tài sản nhạy cảm) dễ bị tham ô, chiếm dụng  Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu (chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản) 3Gian lận và sai sót Giai đoạn Gian lận, sai sót Đề nghị mua hàng -Hàng mua không cần thiết ( không phù hợp nhu cầu..) -Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao -Đề nghị mua hàng trùng lắp Xét duyệt mua hàng -Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng Chọn nhà cung cấp -Thông đồng Nhận hàng -Không đúng (chủng loại, số lượng, chất lượng) -Biển thủ hàng (không nhập kho) Bảo quản -Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng Theo dõi NPTrả -Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền) -Không theo dõi hàng được giảm giá/ trả lại cho nhà cung cấp Trả tiền -Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền) -Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hạn Mục tiêu kiểm soát  Sự hữu hiệu và hiệu quả  BCTC đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định Mục tiêu kiểm soát chung Mục tiêu kiểm soát cụ thể  Quá trình mua hàng  Quá trình nhận hàng  Quá trình tồn trữ  Quá trình theo dõi nợ phải trả và thanh toán 4Mục tiêu kiểm soát chung  Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy cách)  Hiệu quả (so sánh kết quả và các chi phí liên quan)  BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền, GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPTrả)  Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, môi trường, chi trả ngoại tệ, Thuế ..v.v.) Hoạt động kiểm soát ??? 5Khâu đặt hàng Rủi ro - Hàng không đúng chủng loại, quy cách - Hàng mua không cần thiết - Mua hàng không đủ - Mua hàng thừa - Đề nghị mua hàng trùng lắp - Hàng kém chất lượng - Giá không hợp lý - Mất chiết khấu - Mua khống Mục tiêu kiểm soát - Mua hàng đúng chủng loại, quy cách - Số lượng mua tối ưu - Chất lượng đạt yêu cầu - Giá hợp lý - Giá tối ưu - Thực sự có mua - Tuân thủ quy định Phân chia trách nhiệm Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận sử dụng? Tại sao? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 6Ủy quyền và xét duyệt Cách thức xét duyệt Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG Kiểm soát chứng từ Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này? Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 7Các thủ tục đặc biệt Làm sao để mua hàng đúng giá? Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG Phân tích rà soát Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 8TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG  Soát xét nhà quản lý cấp cao?  Nhà quản lý có thể soát xát bằng cách gì? Tất cả các giải pháp trên đã được các mục tiêu chưa? Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 9Rủi ro: - Nhận hàng không đúng chủng loại - Nhận hàng không đúng số lượng - Hàng bị thất thoát - Hàng nhập không được ghi chép - Nhập khống Mục tiêu kiểm soát: - Nhận hàng đúng chủng loại, quy cách - Nhận hàng đúng số lượng - Hàng nhận an toàn - Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho - Không nhập khống KSNB KHÂU NHẬN HÀNG  Phân chia trách nhiệm  Ủy quyền và xét duyệt  Kiểm soát chứng từ  Bảo vệ tài sản  Phân tích rà soát  Các thủ tục khác = ??? Key controls TTKS KHÂU NHẬN HÀNG 10 KS TỒN TRỮ RỦI RO - Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô, sử dụng sai mục đích - Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời - Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính - Không tuân thủ các quy định MỤC TIÊU KS - Hàng tồn kho không bị thất thoát, tham ô hay sử dụng sai mục đích - Kiểm soát được tình trạng và phẩm chất HTK - Hàng tồn kho được ghi chép chính xác trên sổ sách liên quan - Hàng tồn kho được kiểm kê chính xác - Tuân thủ các quy định liên quan đến HTK KiỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ - Bổ nhiệm thủ kho - Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp - Hạn chế tiếp cận kho - Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt - Giám sát nhập xuất kho - Ghi chép thẻ kho - Kiểm kê kho định kỳ và bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên 11 KS KHÂU TỒN TRỮ - Nguyên tắc FIFO - Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng - Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp - Kiểm kê kho định kỳ và bất thường - Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển - Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp KS GHI CHÉP - Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng với biểu mẫu đầy đủ. - Ghi chép kịp thời - Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận - Kiểm kê định kỳ và bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên - Sử dụng máy tính 12 KS KHÂU TỔN TRỮ  Soát xét của nhà quản lý cấp cao?? KS THANH TOÁN - Quy định về luân chuyển chứng từ - Theo dõi chi tiết nợ phải trả - Lập phiếu đề nghị thanh toán - Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác - Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng từ gốc - Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi Rủi ro: •Chi trả sai (thời điểm, nhà cung cấp, số tiền) •Trả tiền cho hàng không mua •Quay vòng chứng từ 13 Những thủ tục kiểm soát cụ thể Theo dõi nợ phải trả và thanh toán (tt) - Đối chiếu nợ phải trả với bộ phận mua hàng - Lập bảng chỉnh hợp Nợ phải trả - Ban hành thủ tục kiểm tra việc Trình bày và khai báo Nợ phải trả Rủi ro: •Nợ phải trả bị ghi nhận sai •Trình bày, khai báo sai Một số gian lận thường gặp và Biện pháp kiểm soát tương ứng Gian lận Biện pháp kiểm soát Mua hàng cho mục đích cá nhân - Xét duyệt đề nghị mua hàng Thanh toán khống -Đối chiếu hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng -Tách biệt các chức năng (mua hàng, nhận hàng) -Cập nhật và kiểm tra danh sách nhà cung cấp Chọn nhà cung cấp với giá cao -Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập -Luân chuyển công tác định kỳ 14 Một số gian lận thường gặp và Biện pháp kiểm soát tương ứng (tt) Gian lận Biện pháp kiểm soát Thanh toán sai -Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng với các chứng từ khác -Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét duyệt thanh toán Trộm cắp hàng -Hạn chế tiếp cận -Kiểm kê Gian lận trong kiểm kê -Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê -Giám sát chặt chẽ -Tái kiểm Kết thúc