Bài giảng Kế toán Hành chính – Sự nghiệp (HCSN)

trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt việc thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin, tài liệu (kế toán) kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo. * Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký ­ Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: ­ Nhật ký – Sổ cái. ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái. ­ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu). ­ Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật ký – Sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 15 ­ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký – Sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng TK. ­ Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký – Sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký – Sổ cái. ­ Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác. Sơ đồ phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Tổng số phát sinh ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = = Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC NHẬT KÝ ­ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH 16 * Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ: ­ Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. ­ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ: ­ Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu cuối tháng ­ Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH 17 hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. ­ Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. * Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: ­ Sổ Nhật ký chung CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KT CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TH CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH 18 ­ Sổ cái . ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: ­ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. ­ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. ­ Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính. ­ Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. * Hình thức kế toán trên máy vi tính TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra d, Một số nội dung của mục lục Ngân sách nhà nước BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN ­ Sổ tổng hợp ­ Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN HỆ THỐNG MỤC LỤC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Chương/loại/khoản/mục/tiểu mục C/L/K/M/TM 19 * Về Chương và cấp quản lý (Chương): Phân loại theo Chương và cấp quản lý (viết tắt là Chương) là phân loại dựa trên cơ sở hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc một cấp chính quyền (gọi chung là cơ quan chủ quản) được tổ chức quản lý ngân sách riêng nhằm xác định trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức đó đối với Ngân sách nhà nước. Trong các Chương, có một số Chương đặc biệt dùng để phản ánh nhóm tổ chức, nhóm cá nhân có cùng tính chất, nhưng không thuộc cơ quan chủ quản. ­ Các nội dung phân loại được mã số hoá 3 ký tự và được chia làm 4 khoản ứng với 4 cấp quản lý: + Các số có giá trị từ 001 đến 399 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương quản lý; + Các số có giá trị từ 400 đến 599 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp tỉnh quản lý; + Các số có giá trị từ 600 đến 799 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp huyện quản lý; + Các số có giá trị từ 800 đến 989 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp xã quản lý. ­ Căn cứ khoản thu ngân sách đơn vị có nghĩa vụ hoặc trách nhiệm quản lý, nộp Ngân sách nhà nước thuộc cơ quan chủ quản để xác định mã số Chương; căn cứ khoản chi thuộc dự toán ngân sách giao đơn vị, dự án đầu tư thuộc cơ quan chủ quản để xác định mã số Chương. Ví dụ: Bệnh viện tuyến tỉnh thuộc Sở Y tế khi nộp thuế từ hoạt động dịch vụ, hoặc chi ngân sách thanh toán lương, phụ cấp cho cán bộ, công chức của bệnh viện, đều được hạch toán Chương 423 “Sở Y tế”. ­ Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước chỉ cần hạch toán mã số Chương. Căn cứ vào khoảng cách quy định nêu trên sẽ biết được khoản thu, chi thuộc cấp nào quản lý. * Về ngành kinh tế (Loại, Khoản): Phân loại theo ngành kinh tế (viết tắt là Loại, Khoản) là dựa vào tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh tế quốc dân) để hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước. Các nội dung phân loại (Loại, Khoản) được mã số hoá 3 ký tự; mỗi loại cách nhau 30 giá trị. Riêng Loại “Công nghiệp chế biến, chế tạo” có 60 giá trị. Căn cứ tính chất của hoạt động phát sinh nguồn thu ngân sách hoặc khoản chi ngân sách cho hoạt động có tính chất gì để xác định mã số Loại, Khoản. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước, chỉ hạch toán mã số Khoản. Căn cứ vào khoảng cách nằm trong khoảng theo nguyên tắc trên, sẽ xác định được khoản thu, chi ngân sách thuộc Loại nào. Khi sử dụng Mục lục Ngân sách nhà nước về phân loại theo Loại, Khoản, cần lưu ý một số nội dung sau: Đối với các khoản kinh phí của Ngân sách nhà nước cấp cho một đơn vị dự toán để thực hiện các nhiệm vụ, lĩnh vực chi khác nhau: Khi chi căn cứ vào dự toán kinh phí được phân bổ để hạch toán theo Loại, Khoản tương ứng. 20 Ví dụ: Đơn vị dự toán X được phân bổ dự toán chi ngân sách năm 2008 để thực hiện những nhiệm vụ sau: ­ Chi quản lý hành chính: Hạch toán vào Loại 460, Khoản tương ứng ­ Chi nghiên cứu khoa học về công nghệ: Hạch toán vào Loại 370, Khoản tương ứng ­ Chi đào tạo lại: Hạch toán vào Loại 490, Khoản 504 ... * Về nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Phân loại theo nội dung kinh tế (viết tắt là Mục, Tiểu mục) là dựa vào nội dung kinh tế (hay tính chất kinh tế) của khoản thu, chi Ngân sách nhà nước để phân loại vào các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau. Các Mục thu Ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, chính sách thu Ngân sách nhà nước; các Mục chi Ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu Ngân sách nhà nước. Trong từng Mục thu, chi, để phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết, quy định các Tiểu mục. Các Mục thu, chi có nội dung gần giống nhau lập thành Tiểu nhóm; các Tiểu nhóm có tính chất gần giống nhau lập thành Nhóm để phục vụ yêu cầu quản lý, đánh giá Ngân sách nhà nước. Các nội dung phân loại được mã số hoá 4 ký tự: ­ Các số có giá trị từ 0001 đến 0049 dùng để mã số hoá các Mục tạm thu ­ Các số có giá trị từ 0051 đến 0099 dùng để mã số hoá các Mục tạm chi ­ Các số có giá trị từ 0110 đến 0799 dùng để mã số hoá các Nhóm, Tiểu nhóm. ­ Các số có giá trị từ 0800 đến 0899 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục vay và trả nợ gốc vay. ­ Các số có giá trị từ 0900 đến 0999 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục theo dõi chuyển nguồn giữa các năm. ­ Các số có giá trị từ 1000 đến 5999 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục thu Ngân sách nhà nước. ­ Các số có giá trị từ 6000 đến 9989 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục chi Ngân sách nhà nước. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước chỉ hạch toán Tiểu mục (riêng đối với các khoản tạm thu, tạm chi hạch toán theo Mục) CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 Câu 1: Đơn vị HCSN là gì? Trình bày nhiệm vụ, yêu cầu kế toán HCSN? Câu 2: Nêu nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 3: Trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN? TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006