Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 2: Kế toán nguồn kinh phí hoạt động

Chương 2 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CHƯƠNG KT NGUỒN KINH PHÍ NGUỒN QUYẾT TOÁN TIẾP NHẬN TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÌNH THÀNH NGUỒN KINH PHÍ 1 I. NGUỒN KINH PHÍ TRONG ĐƠN VỊ HCSN: 1. Nguồn kinh phí: Ngân sách TK46121 cấp Phí, lệ phí TK511 TK46121 Thu hđộng, TK531 TK421 dvụ TK461212 Nguồn viện trợ: TK521 Phi dự án TK461 Viện trợ dự án TK462 3 I. NGUỒN KINH PHÍ TRONG ĐƠN VỊ HCSN: 2. Nội dung và nguyên tắc hạch toán: - Nguồn kinh phí hoạt động được theo dõi chi tiết theo nguồn hình thành - Phải theo dõi trên sổ chi tiết nguồn kinh phí hoạt động theo chương, loại, khoản, nhóm, mục, tiểu mục qui định trong mục lục ngân sách để theo dõi việc tiếp nhận và sử dụng theo nguồn hình thành - Không được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động trong các trường hợp sau: + Các khoản thu phí, lệ phí được để lại sử dụng cho hoạt động đơn vị nhưng chưa có chứng từ ghi thu ghi chi + Các khoản viện trợ phí dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu ghi chi 4 2. Nội dung và nguyên tắc hạch toán: (tt) - Cuối kỳ, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ tài chính qui định. - Đến 31/12 kế toán tiến hành chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang nguồn kinh phí hoạt động năm trước 5 III. Kế toán tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí: 1. Hạch toán chi tiết: - Sổ chi tiết: - Chứng từ gốc: + Sổ theo dõi dự toán + Dự toán năm được duyệt + Sổ theo dõi nguồn kinh + Giấy rút dự toán ngân phí sách kiêm lĩnh tiền mặt + Sổ tổng hợp sử dung + Giấy rút dự toán ngân nguồn kinh phí sách kiêm chuyển + Sổ theo dõi tạm ứng kinh khoản phí của Kho bạc + Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 6 2. Hạch toán tổng hợp: 2.1 Tài khoản sử dụng: TK461 “Nguồn kinh phí hoạt động” • Bên nợ: - Số kinh phí hoạt động nộp lại NSNN hoặc nộp cho cấp trên - Kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt quyết toán - Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới - Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên cón lại sang tk421 7 2.1 Tài khoản sử dụng: Bên có: - Nhận kinh phí từ ngân sách cấp - Kết chuyển kinh phí đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động - Số kinh phí nhận được do hội viên nộp hội phí, đóng góp • Số dư bên có: - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau - Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa quyết toán 8 2.1 Tài khoản sử dụng: TK461 có 3 tk cấp 2: - Tk4611 năm trước - Tk4612 năm nay - Tk4613 năm sau • Đến ngày 31/12 kinh phí sử dụng trong năm chưa được quyết toán, kế toán tiến hành chuyển nguồn kinh phí từ tk cấp 2 “tk4612 năm nay” sang “tk4611 năm trước” để chờ quyết toán • Nếu trong kỳ nhận được kinh phí cấp trước cho năm sau thì sang 1/1 kế toán chuyển từ “tk4613 năm sau” sang “tk4612 năm nay” 9 2.1 Tài khoản sử dụng: b. tk661 “Chi hoạt động” – phản ánh tình hình sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động Bên nợ: - Chi hoạt động thực tế phát sinh -Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị cấp dưới - Trích lập quỹ cơ quan từ chênh lệch thu > chi Bên có: - Kết chuyển chi hoạt động vào nguồn kinh phí khi có báo cáo quyết toán được duyệt - Các khoản được phép ghi giảm chi hoặc chi sai không được phê duyệt quyết toán 10 2.2 Các trường hợp hạch toán: a. Tình hình tiếp nhận nguồn kinh phí: 1. Khi nhận được quyết định của cơ quan có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động: Nợ tk008 - Khi rút dự toán ra sử dụng, căn cứ vào giấy rút dự toán ghi: Có tk008 - Đồng thời ghi Nợ tk111, 112, 152, 153, 211, 213, 241, 531, 661 Có tk461 11 2. Trường hợp dự toán chi chưa được duyệt, Khi đơn vị được kho bạc tạm ứng, ghi: Nợ tk111, 152, 153, 331, 661 Có tk336 - Khi nhận được quyết định giao dự toán, ghi: Nợ tk008 - Thanh toán tạm ứng với kho bạc: Nợ tk336 Có tk461 12 461 111, 112 (1) 336 111, 112 (3) (2) Diễn giải: (1) Rút DTNS bằng tiền hoặc hiện vật (bút toán đồng thời 008) (2) Rút tạm ứng kinh phí (DTNS chưa được duyệt) (3) Chuyển tạm ứng sang thanh toán khoản tạm ứng (DNNS được duyệt) 13 3. Các khoản thu bổ sung nguồn kinh phí hoạt động: Nợ tk511 Có tk461 4. Bổ sung từ chênh lệch thu > chi: Nợ tk421 Có tk461 14 b. Hạch toán tình hình sử dụng nguồn kinh phí: 1. Xuất nguyên vật liệu, CCDC cho chi hoạt động, ghi: Nợ tk661 Có tk152, 153 2. Tiền lương phải trả cho công nhân viên: Nợ tk661 Có tk334 3. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi hoạt động Nợ tk661 Có tk332 15 b. Hạch toán tình hình sử dụng nguồn kinh phí: 4. Các khoản chi dịch vụ mua ngoài: Nợ tk661 Có tk111, 112, 331 5. Chi mua TSCĐ: Nợ tk661 Có tk466 Đồng thời ghi: Nợ tk211 Có tk461, 111, 112 16 b. Hạch toán tình hình sử dụng nguồn kinh phí: 6. Chi trực tiếp bằng nguồn kinh phí: Nợ tk661 Có tk461 Đồng thời ghi có tk008 7. Phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động Nợ tk661 Có tk643 17 Sơ đồ hạch toán: 152,153 661 334 Lưu ý: Thuế GTGT đầu vào liên quan 332 đến chi phí phục vụ cho hoạt động hành chính -> có hạch toán riêng? 111,112 643 18 c. Hạch toán tình hình quyết toán nguồn kinh phí: 461 661 Nguồn Tổng kinh phí số kinh của phí đơn đơn vị vị đã phát sử sinh dụng trong trong năm năm Số chi thực tế được duyệt 19 c. Hạch toán tình hình quyết toán nguồn kinh phí: - Đến ngày 31/12 kinh phí sử dụng trong năm chưa được quyết toán, kế toán tiến hành chuyển nguồn kinh phí từ tk cấp 2 “tk4612 năm nay” sang “tk4611 năm trước” để chờ quyết toán - Nếu trong kỳ nhận được kinh phí cấp trước cho năm sau thì sang 1/1 kế toán chuyển từ “tk4613 năm sau” sang “tk4612 năm nay” 20 c. Hạch toán tình hình quyết toán nguồn kinh phí: - Kế toán chuyển số dư TK cấp 2 “năm nay” sang “năm trước” - Trong thời gian chỉnh lý quyết toán, đvị tiến hành xác định kết quả tài chính và tiến hành phân phối kết quả này theo qui chế chi tiêu nội bộ hoặc theo chế độ qui định của TT03, TT71 - Đơn vị nộp báo cáo quyết toán gửi cơ quan cấp trên và sau đó được duyệt, kế toán ghi: Nợ tk 461 (46111) số chi thực tế được duyệt Nợ tk311 (3118) số chi không được duyệt Có tk661 (66111) 21 c. Hạch toán tình hình quyết toán nguồn kinh phí: - Đối với kinh phí hoạt động không thường xuyên, nếu đơn vị sử dụng không hết phải nộp trả lại. Khi chuyển tiền nộp, kế toán ghi: Nợ 461 (46112) số tiền chi không hết có 111, 112 - Đến 31/12 kế toán tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, CCDC để xác định hàng tồn kho có nguồn gốc từ ngân sách và nhà nước qui định số tồn kho vật tư này được hạch toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, kế toán sd tk337 (3371) để hạch toán: 22 + Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu, dụng cụ tồn kho, kế toán ghi: Nợ 661 Có 337 (3371) + Sang năm sau khi xuất kho vật liệu sử dụng, kế toán ghi: Nợ 337 (3371) Trị giá vật liệu, dcụ xuất dùng Có 152, 153 23