Bài giảng Hoạch định dự án (Project Planning)

Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 1 (Project Planning) 2 z Hiểu được vai trò hữu ích cuả việc hoạch định và khung hoạch định cơ bản z Phương pháp lập kế hoạch định hướng theo mục tiêu (OOPP) z Kỹ thuật khung logic MỤC TIÊỤ  Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 3 HOẠCH ĐỊNH LÀ GÌ?Ï Ø Hoạch định là quy trình thảo luận và ra quyết định mục tiêu cần đạt được trong tương lai theo một phương thức có thể kiểm soát được ở mức độ nhất định ¾Quyết định làm gì? ¾Làm như thế nào? 4 KHI NÀO CẦN HOẠCH ĐỊNH?Ø À Ï ƒ Nếu vấn đề tồn tại trong một nhóm lớn ƒ Nếu bản chất cuả vấn đề phức tạp và có tính hệ thống, ƒ Hoặc nếu không dễ gì tìm kiếm được phương tiện giải quyết vấn đề ”Cần một kế hoạch có tổ chức tốt và phối hợp nhiều đơn vị tham gia để khắc phục những vấn đề đó ”ù. Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 5 MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNHÏ Ï - Phân định rõ chi tiết và thể chế hoá công việc cho các bên tham gia nhằm xác định: ƒ Tình trạng nào là tình trạng cần thay đổi ƒ Thay đổi theo cách nào, vào thời gian nào ƒ Tình trạng muốn đạt được trong tương lai là gì - Làm cho các bên tham gia cam kết đồng tâm thực hiện một loạt hành động nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. 6 KHUNG HOẠCH Ï ĐỊNH CƠ BẢNÛ Xác định mục tiêu Cấu trúc phân việc (WBS) Mô tả công việc Tổ chức Hoạch định nguồn lực Lập tiến độ Sơ đồ trách nhiệm S.M.A.R.T Bảng kế hoạch sử dụng nguồn lực Gantt, CPM/PERT Kiểm soát dự án Khung theo dõi kết quã Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 7 XÁÙC ĐỊNH MỤÏC TIÊU  VÀØ PHẠÏM VI DỰÏ ÁÙN ƒ Xuất phát từ những nhu cầu hoặc quyền lợi mà ta cảm thấy cần phải đáp ứng – Đây là bước chẩn đoán tình hình thực tế ƒ Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức mình sau khi thay đổi tình huống hiện tại ƒ Mục tiêu phải gắn chặt với sứ mệnh của tổ chức mẹ. ƒ Các cấp độ mục tiêu ƒ Đưa ra các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu đã đặt ra 8 CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁNÙ Á Ä Ï Â Û Ï Ù z Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective) Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ z Mục đích dự án (Project objective / Purpose) Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết quả.Trình bày những chỉ tiêu cần đạt hoặc những tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành, sự thành công và thành quả của dự án. z Kết qủa dự án (Project outputs / Results) Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án Chú ý : Việc định nghĩa những tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành và thành công của dự án là rất quan trọng Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 9 MÔ T ÛÛ CÔNG VIÊ ÄÄC z Xác định các công việc khác nhau cần phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu z Cầân phân biệt các hoạt động phải thực hiện và các kết qủa phải đạt được tiếp theo các hoạt động đó. z Cần làm rõ những công việc nào có liên quan với nhau để có thể tiến hành kiểm soát chúng trong suốt qúa trình thực hiện kế hoạch. z Công cụ : Cấu trúc phân việc 10 CẤU TRÚC PHÂN ĐOẠN CÔNG VIỆC Á Ù Â Ï Â Ä - WBS Nhiệm vụ 1.1.1.0 Mục tiêu dự án (Project Objective) 1.0.0.0 Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động 1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động 1.5.0.0 Hoạt động 1.2.0.0 Nhiệm vụ 1.3.1.0 1.3.2.1 WP 1.3.2.2 WP 1.3.2.3 WP Nhiệm vụ 1.3.2.0 Nhiệm vụ 1.3.3.0 Nhiệm vụ 1.1.2.0 Cấp 1 (Hoàn thành dự án) Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 (Gói công việc) Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 11 Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được xác định một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau : ƒ Định nghiã được công việc (Cái gì – What) ƒ Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long) ƒ Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao nhiêu – How much) ƒ Chỉ ra ngân sách/ Chi phí theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost) ƒ Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who) ƒ Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình dự án GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS Ù Â Ä (Work package in WBS) 12 SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆMÀ Ù Ä NSC1.4.0 CRA1.3.0 CR1.2.2 SR1.2.1 ASR1.1.0 Chuyên gia chất lượng Nhà tài trơ’ Thành viên 3 Thành viên 2 Thành viên 1 Giám đốc dự án Các thành viên chủ chốt bên ngoài Các thành viên trong đội dự ánWBS R = Responsible (Trách nhiệm) S = Support (Hổ trợ) C= Consult (Tư vấn) N = Notification (thông báo) A = Approval (Chấp thuận) Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 13 BẢNG KẾ HOẠCH SỬ DỤNG NGUỒN LỰCÛ Á Ï Û Ï À Ï 1.4.0 TỔNG CỘNG 1.3.0 1.3.1 1.3.2 1.2.0 1.1.0 1.0.0 …Vật liệu (Khối lượng) Thiết bị (Số giờ máy) Lao động (Số giờ công) WBS 14 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU Ï Ï Ù Ï Â (Objective Oriented Project Planning) ƒ Là phương pháp hoạch định dựa trên các nhu cầu, các vấn đề. ƒ Phối hợp công tác hoạch định và việc thực hiện hoạch định theo một xu hướng tăng cường khả năng giao tiếp ƒ Aùp dụng khi cần phát triển những ý tưởng sáng tạo và giải pháp thực dụng ƒ Làm việc theo đội là một yếu tố trung tâm nhằm tạo ra sự cam kết trong việc thực hiện dự án Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 15 CÁC BƯỚC TRONG TIẾN TRÌNH Ù Ù Á HOẠCH ĐỊNH THEO MỤC TIÊỤ Ï Â Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn phân tích Giai đoạn hoạch định Xác định nhu cầu đích thực Phân tích các bên có liên quan Phân tích vấn đề Phân tích mục tiêu Phân nhóm mục tiêu Xác định phạm vi dự án Xác định phạm vi công việc 16 XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÍCH THỰC ƒ Nhận ra các nhu cầu ƒ Định danh các nhu cầu một cách có hệ thống Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 17 Nhậnä dạngï cácù bênâ cóù liênâ quan (Identify Stakeholder) Thành viên có liên quan là người - Định nghiã nhu cầu/sự mong muốn - Khởi xướng hoặc tài trợ dự án - Đánh giá hoặc sử dụng kết quả dự án 18 PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ Á À ƒ Nêu vấn đề theo quan điểm cuả những đối tác đã được xác định – Động não để tìm ra vấn đề ƒ Kiểm tra xem đã nêu đủ vấn đề cần thiết chưa ƒ Kiểm tra xem mọi bên có hiểu đúng vấn đề không ƒ Chọn một vấn đề “có khả năng” làm điểm khởi đầu ƒ Xác định lý do trực tiếp và hiệu quả cuả vấn đề khởi đầu ƒ Tiếp tục xác định mối quan hệ nhân quả ƒ Kiểm tra xem các mối liên hệ đó đã hoàn thiện chưa ƒ Nêu thêm vấn đề nếu thấy cần ƒ Hình thành cây vấn đề (problem tree) Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 19 Nhữngõ nguyênâ tắcé cơ bảnû cho giai đoạnï độngä nãõ ¾Nói điều mà bạn nghĩ ¾Thật sự lắng nghe người khác nói ¾Quyết định những vấn đề đã được nhận dạng ¾Tấn công vào các vấn đề, không tấn công vào con người Giai đoạn động não là cần thiết, nó giúp cho đội sàng lọc và quyết định các vấn đề 20 Giới hạn chủ đề thảo luận NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CÂY VẤN ĐỀÂ É Â Ï Â Á À di chuyển Thêm vào Không nên Nên Ý kiến trình bày vấn đề quá tổng quát phụ thuộc quá nhiều vào thông tin từ tài liệu mô tả vấn đề theo sự hiểu biết cuả chúng ta Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 21 MÔ TẢ VẤN ĐỀÂ Û Á À ƒ Một vấn đề/card ƒ Không thổi phồng vấn đề ƒ Rõ ràng ƒ Đơn giản , dễ hiểu ƒ Tôn trọng quan điểm cuả người khác 22 PHÂN TÍCH MỤC TIÊUÂ Ï Â ƒ Nêu lại những vần đề trong mối quan hệ nhân quả đã được xem xét ƒ So sánh các vấn đề và mục tiêu cần đạt ¾Mục tiêu phải thể hiện tình trạng tích cực cần đạt được ¾Mục tiêu phải có tính thực tiễn : xem xét mối liên hệ kết quả - phương tiện và thực hiện điều chỉnh nếu thấy cần ¾Không định lượng mục tiêu ƒ Xây dựng cây mục tiêu (Objective tree) Lưu ý : Khi xây dựng cây mục tiêu nên mời các bên có liên quan tham gia Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 23 PHÂN NHÓM MỤC TIÊUÂ Ù Ï Â (Clustering) ƒ Nhận dạng các nhóm mục tiêu khác nhau trên cây mục tiêu hướng đến mục tiêu tổng thể ƒ Phân nhóm các mục tiêu dựa trên sự liên quan cuả các hoạt động tương lai, chẳng hạn như theo : ¾Yêu cầu chuyên môn ¾Đối tác chịu trách nhiệm,... ƒ Đặt tên cho từng nhóm mục tiêu ƒ Xác định pham vi dự án 24 XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN Ù Ï Ï Ù (Scoping) Đưa ra những giới hạn mà ở đó cái gì sẽ bao hàm trong dự án và cái gì sẽ không bao hàm trong dự án ƒ Nhóm mục tiêu nào không thuộc phạm vi dự án ƒ Xác định sự đóng góp trong khả năng có thể có cuả các đối tác đối với các nhóm mục tiêu ƒ Quyết định thứ tự ưu tiên trong việc xử lý/thực hiện những nhóm mục tiêu Ma trận xác định phạm vi dự án (Scoping Matrix) Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 25 MA TRẬN XÁC ĐỊNH Ä Ù PHẠM VI DỰ ÁNÏ Ï Ù xxxxxxSự quan tâm của lãnh đạo cấp cao xxxxxxxNguồn lực sẵn có ...... xxxxxxTính khẩn cấp Nhóm mục tiêu 3 Nhóm mục tiêu 2 Nhóm mục tiêu 1 Tiêu chí xác định phạm vi 26 XÁC ĐỊNH PHẠM VI CÔNG VIỆCÙ Ï Â Ä ƒ Động não để suy nghĩ về các hoạt động khác nhau cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu ƒ Sắp xếp các hoạt động theo một trật tự nhất định - sử dụng công cụ WBS ƒ Kiểm tra xem WBS chính xác, logic và hoàn chỉnh chưa Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 27 XÁC ĐỊNH LOGIC NỘI TẠI CỦA Ù Ä Ï Û CHUỔI KẾT QỦA PHÁT TRIỂNÅ Á Û Ù Å Đầu vào Hoạt động Đầu ra Mục tiêu Mục tiêu tổng thể H O Ạ C H ĐỊ N H T H Ự C H I Ệ N 28 XÁC ĐỊNH CÁC GIẢ ĐỊNH VÀ Ù Ù Û Ø NHẬN DẠNG RỦI RỘ Ï Û ƒ Các giả định mô tả các điều kiện cần thiết phải tồn tại để cho mối quan hệ giữa các cấp độ mục tiêu xảy ra như mong đợi. ƒ Giả định là các yếu tố ngoại lai không nằm trong phạm vi dự án nhưng lại rất quan trọng đối với việc thực hiện thành công các cấp độ mục tiêu dự án. ƒ Các giả định trả lời câu hỏi “Những yếu tố ngoại lai nào không bị dự án tác động vào nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện dự án ?” Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 29 THỂ HIỆN CÁC GIẢ ĐỊNH THEO Å Ä Ù Û CHUỔI KẾT QỦA PHÁT TRIỂNÅ Á Û Ù Å Mục tiêu tổng thể Mục đích Kết quả trước mắt Các hoạt động Tiền đề Giả thiết Giả thiết Giả thiết+ + + 30 Bỏ qua QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CÁC YẾU TỐ Ù Ù Ù Á Á NGOẠI LAI ĐỂ XÁC ĐỊNH GIẢ ĐỊNHÏ Å Ù Û Yếu tố ngoại lai có quan trọng không? Có Không Có Ai giải quyết/thực hiện được ? Có thiết kế lại được không ? Không Có Giả định Có Có xảy ra được không ? Không Bỏ qua Không Ngừng Thiết kế lại Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 31 ĐÁNH GIÁ CHUỔI KẾT QỦA Ù Ù Å Á Û PHÁT TRIỂNÙ Å ƒ Chúng ta có đưa ra được mục tiêu dự án không? ƒ Logic chuổi kết qủa phát triển phù hợp chưa? ƒ Mục tiêu và các hoạt động hoạch định đã được mô tả đúng chưa? ƒ Khoảng cách giữa mục tiêu tổng thể và mục đích có quá lớn không ? ƒ Có giả định chết ? 32 CHỈ BÁO ĐO LƯỜNG KẾT QỦA THỰC HIỆNÙ Ø Á Û Ï Ä ƒ Chỉ báo như là một công cụ quản lý ƒ Chỉ báo là “một biến số được dùng để đánh giá mức thay đổi cuả một hiện tượng hay một quy trình” ƒ Chỉ báo là yếu tố chứa đựng tất cả những thông tin cần cung cấp cho công tác quản lý dưới dạng con số Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 33 CHỈ BÁO CÓ THỂ Ù Ù Å KIỂM CHỨNG KHÁCH QUANÅ Ù Ù (Objectively Verifiable Indicator – OVI) ƒ OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng cuả mục tiêu muốn đạt được ở cuối một giai đoạn nhất định. ƒ OVI được định nghiã tốt bao gồm các điểm sau: – Variable : thành tố được đo lường (Cái gì?) – Quantity : Tình trạng thực tế và tình trạng muốn đạt được (bao nhiêu?) – Target group : Những người bị tác động (Ai?) – Place : Nơi thu thập thông tin (Ở đâu?) – Period : Thời hạn có liên quan (Khi nào?) ƒ OVI còn gọi là chỉ báo hoạch định 34 Chỉ báó “thôngâ minh” (SMART Indicators) ƒ Specific : Cụ thể, rõ ràng ƒ Measurable : Có thể đo lường được ƒ Achievable : Có thể đạt được/Thực tế ƒ Relevant : Có liên quan/phù hợp ƒ Time- bound : Có thời hạn Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 35 CHỈ BÁO Ù TRONG HOẠT Ï ĐỘNG Ä GIÁM Ù SÁTÙ Chỉ báo về kết quả hoạt động Chỉ báo về phản ứng Chỉ báo trực tiếp và gián tiếp 36 LỰA CHỌN CHỈ BÁỌ Ï Ù Chỉ số đo lường phải : 1. Có giá trị (Valid) 2. Nhạy cảm (Sensitive) 3. Có thể đo lường được (Measurable) 4. Đơn giản (Simple) Để lựa chọn một chỉ số giám sát thích hợp,bạn nên thiết kế một bảng câu hỏi dành cho nhà quản lý mà nó nhấn mạnh một cách chính xác điều bạn/họ muốn biết Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 37 Khung đo lườngø kếtá quảû (Kếá hoạchï thu thậpä thôngâ tin liênâ quan đếná chỉ tiêuâ đo lườngø ) Nguồn lực (Đầu vào) Hoạt động Kết quả (Đầu ra) Mục đích Mục tiêu tổng thể Ai sẽ nhận báo cáo Cường độ và cách thức báo cáo Cường độ thu thập Phương pháp thu thập dữ liệu +do ai tiến hành Nguồn dữ liệu Chỉ số đo lường Kết quả 38 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁNÙ Ù Ï Ù (Project Evaluation) z Tiến trình xác định một cách có hệ thống và có định hướng khả năng phù hợp, hiệu quả, hiệu suất và khả năng tác động của các hoạt động dự án trong sự hiểu biết các mục tiêu và mục đích của dự án. z Đánh giá dự án là một chức năng quan trọng đối với các dự án phát triển mà nó có kết quả hoặc mục tiêu không hữu hình Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Thu Hương 39 CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁÙ Á Ù Ù ƒ Sự phù hợp/ sự liên quan (Relevance) ƒ Hiệu quả (Effectiveness) ƒ Hiệu suất (Efficiency) ƒ Sự tác động (Impact) ƒ Tính bền vững (Sustainability) 40 CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ Ù Ï Ù Ù (Types of Evaluation) ƒ Kết thúc dự án, đánh giá cuối cùng hoặc đánh giá tác động ƒ Đánh giá chính sách hoặc chương trình ƒ Đánh giá khả năng xử lý sự cố trong quá trình thực hiện dự án