Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Chương 8: Quản lý Hệ thống thông tin

2011-2012 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG 8 Quản lý Hệ thống thông tin 1 2 MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: • Đánh giá mối quan hệ giữa việc chi phí thực hiện HTTT với lợi ích có được. • Đánh giá các giải pháp đối với việc định vị các chức năng HTTT trong một tổ chức. • Đánh giá các thuận lợi và hạn chế của việc thuê ngoài. • Áp dụng các khái niệm quản trị HTTT vào quản lý các chức năng của HTTT trong một tổ chức. 3 CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ • Làm thế nào để chắc chắn rằng các giải pháp HTTT/CNTT đề xuất sẽ chuyển giao đúng giá trị ? • Những suy xét chính nào khi định vị chức năng quản lý HTTT/CNTT trong một tổ chức ? • Làm thế nào xác định được phạm vi của các dịch vụ HTTT/CNTT nên thuê ngoài ? • Công cụ và kỹ thuật quản lý nào có sẵn để giúp quản lý danh mục đầu tư HTTT/CNTT một cách hiệu quả ? 2011-2012 2 4 NỘI DUNG CHÍNH 1. Thẩm định đầu tư cho hệ thống thông tin. 2. Định vị chức năng quản lý hệ thống thông tin. 3. Vấn đề thuê ngoài trong hệ thống thông tin. 4. Lý thuyết dựa trên nguồn lực trong quản lý hệ thống thông tin. 5. Quản lý hệ thống thông tin và mô hình COBIT 5 Nghịch lý về sự hiệu quả 1. Thẩm định đầu tư cho HTTT 1.1 Mục tiêu kích thích đầu tư IS/IT 1.2 Các yếu tố giúp đánh giá sự đầu tư HTTT 1.3 Chi phí cho HTTT 1.4 Lợi ích của HTTT 1.5 Các phương thức giúp đánh giá sự đầu tư vào Hệ thống thông tin 1.6 Phân mục đầu tư của danh mục đầu tư các ứng dụng IS 6 2011-2012 3 7 1.1 Mục tiêu kích thích đầu tư IS/IT Lubbe và Remenyi (1999) xác định được bảy mục tiêu lợi ích mà đưa ra một kích thích để đầu tư IS/IT cho tổ chức theo thứ tự ý nghĩa giảm dần như sau:
Năng suất (Productivity)
Các cơ hội mới (New opportunities)
Thay đổi (Change)
Lợi thế cạnh tranh (Competitive advantage)
Đóng góp cho tổ chức (Contribution to organisation)
Tăng doanh thu (Increased turnover)
Giảm rủi ro (Reduced risk) 8 1.2 Các yếu tố giúp đánh giá sự đầu tư vào HTTT Lubbe và Remenyi (1999) đã xác định bảy yếu tố giúp đánh giá sự đầu tư vào HTTT: a. Chiến lược của tổ chức. b. Các quyết định quản trị. c. Giao tiếp của các hệ thống. d. Chất lượng của dịch vụ. e. Đánh giá lợi ích hữu hình và vô hình của HTTT/CNTT. f. Mô hình nghiệp vụ (cải tiến quy trình nghiệp vụ). g. Ngân sách. 9 1.3 Chi phí cho hệ thống thông tin o Chi phí phần cứng (hardware costs). o Chi phí phần mềm (software costs). o Chi phí lắp đặt (installation costs). o Chi phí môi trường (environmental costs). o Chi phí vận hành (running costs). o Chi phí bảo trì (maintenance costs). o Chi phí bảo đảm an toàn (security costs). o Chi phí mạng (networking costs). o Chi phí đào tạo (training costs). o Chi phí mở rộng tổ chức (wider organisational costs). 2011-2012 4 10 1.4 Lợi ích của hệ thống thông tin o Cải thiện dịch vụ khách hàng. o Đạt được lợi thế cạnh tranh và tránh bất lợi cạnh tranh. o Hỗ trợ cho các chức năng kinh doanh cốt lõi. o Cải thiện quản lý thông tin. o Cải thiện chất lượng sản phẩm. o Cải thiện liên lạc nội bộ và bên ngoài. o Tác động đến doanh nghiệp thông qua sự đổi mới. o Nâng cao công việc cho nhân viên. 11 1.5 Các phương thức giúp đánh giá sự đầu tư vào HTTT • Các phương thức tài chính: o Suất sinh lợi từ hoạt động đầu tư (ROI - Return on investment) o Chiết khấu dòng tiền (DCF - discounted cashflow): giá trị hiện tại ròng (NPV - Net present value), tỉ suất sinh lợi nội hoàn (IRR) o Thời gian hoàn vốn (payback period) • Các phương thức đánh giá rủi ro: o Các lợi ích sinh ra từ việc đầu tư vào HTTT o Lý do thất bại của hệ thống o Phân loại rủi ro và ảnh hưởng của chúng 12 1.6 Phân mục đầu tư của danh mục đầu tư các ứng dụng IS Sullivan (1985) xác định được bốn phân mục đầu tư cho các hệ thống thông tin: o Hệ thống chiến lược (Strategic systems). o Hệ thống hoạt động then chốt (Key operational systems). o Hệ thống hỗ trợ (Support systems). o Các dự án tiềm năng cao (High-potential projects). 2011-2012 5 2. Định vị chức năng quản lý HTTT 2.1 Định vị chức năng quản lý HTTT 2.2 Các nhu cầu quản lý 2.3 Các lĩnh vực có liên quan đến quản lý HTTT 2.4 Cấu trúc hóa Quản lý HTTT 13 14 2.1 Định vị chức năng quản lý HTTT • Có hai phương pháp tiếp cận cơ bản để định vị các chức năng hệ thống thông tin trong một tổ chức hoạt động ở nhiều địa điểm. o Tập trung o Phân cấp. • Thông thường, các phương pháp tiếp cận sẽ khác nhau cho các loại dịch vụ. Phương pháp được lựa chọn là quan trọng bởi vì nó có mối liên hệ trực tiếp đến: o Chất lượng dịch vụ có sẵn cho người sử dụng đầu cuối ở các bộ phận chức năng o Chi phí của việc cung cấp dịch vụ này. 15 2.2 Các nhu cầu quản lý
Nền tảng phần cứng.
Kiến trúc mạng.
Các công cụ phát triển.
Hệ thống lỗi thời.
Quản lý các hoạt động tác nghiệp. 2011-2012 6 16 2.3 Các lĩnh vực có liên quan đến quản lý hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống kinh doanh
Chiến lược di dời và chuyển đổi
Quản trị cơ sở dữ liệu
Huấn luyện và hỗ trợ người dùng
Phát triển ứng dụng cho người dùng đầu cuối
Các dịch vụ chia sẻ
Đội ngũ nhân sự HTTT/CNTT 17 2.4 Cấu trúc hóa Quản lý HTTT Câu hỏi cần được đặt ra khi xác định phương pháp tốt nhất bao gồm: o Việc quản lý hệ thống thông tin (Information Systems Management - ISM) có phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp không ? o ISM có phù hợp với loại hình của tổ chức không ? o Cách nhìn hướng nội của ISM có tập trung vào quản lý công nghệ hay không? o Cách nhìn hướng ngoại của ISM có tập trung vào việc giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch sử dụng tốt nhất công nghệ? 3. Vấn đề thuê ngoài 3.1 Thuê ngoài về HTTT (Outsourcing) 3.2 Tại sao doanh nghiệp nên thuê ngoài ? 3.3 Các vấn đề của việc thuê ngoài 3.4 Các yếu tố thành công đối với thuê ngoài 18 2011-2012 7 19 3.1 Thuê ngoài về HTTT (Outsourcing)
Hợp đồng bên ngoài về hệ thống thông tin: toàn bộ hay một phần các dịch vụ hệ thống thông tin của công ty là hợp đồng cho một tổ chức khác
Các hình thức thuê ngoài: • Phần cứng. • Quản trị mạng . • Thuê ngoài phát triển hệ thống . • Hỗ trợ hệ thống thông tin. • Quản trị chiến lược hệ thống thông tin. • Thuê ngoài tất cả. 20 3.2 Tại sao doanh nghiệp nên thuê ngoài ?
Giảm chi phí
Cải tiến chất lượng và thỏa mãn nhu cầu khách hàng
Tập trung vào công việc kinh doanh chính
Giảm rủi ro về thất bại của dự án
Thực hiện mục tiêu chiến lược 21 3.3 Các vấn đề của việc thuê ngoài Collins và Millen (1995) đưa ra các liên quan đến oursourcing như sau:
Mất việc kiểm soát của hệ thống thông tin.
Mất mát hay sự lạc hậu của các dịch vụ hệ thống thông tin bên trong.
Các vấn đề an ninh của doanh nghiệp.
Chất lượng của nhân sự bên ngoài.
Tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên. 2011-2012 8 22 3.4 Các yếu tố thành công đối với thuê ngoài Gonzalez và các đồng sự (2005) đã tóm tắt một số yếu tố thành công:
Sự hiểu biết của nhà cung cấp về các mục tiêu của khách hàng.
Việc chọn lựa đúng nhà cung cấp.
Một ý tưởng rõ ràng về những gì phải thông qua việc thuê ngoài.
Sự chú ý của nhà cung cấp đến những vấn đề đặc thù của khách hàng.
Mối liên hệ thường xuyên giữa khách hàng với nhà cung cấp.
Mối quan hệ tiền nào của nấy (good-value-for-money).
Sự hỗ trợ và tham gia của quản lý cấp cao
Cấu trúc hợp đồng phù hợp 4.1 Ba yếu tố chính của Lý thuyết dựa trên nguồn lực. 4.2 Cách áp dụng RBT để quản lý IS. 4.3 Mô hình các khả năng của HTTT. 4.4 Các thuộc tính tương quan của năng lực Hệ thống thông tin. 23 4. Lý thuyết dựa trên nguồn lực trong quản lý hệ thống thông tin 24 4.1 Ba yếu tố chính của Lý thuyết dựa trên nguồn lực. Ward và Peppard xác định ba yếu tố chính của lý thuyết dựa trên nguồn lực (resource-based theory - RBT) giúp thiết lập một bối cảnh để phát triển một mô hình năng lực của IS/IT. Những yếu tố này là: o Các nguồn lực (Resources) o Các năng lực chủ đạo (Competencies) o Khả năng của nguồn lực (Capability) 2011-2012 9 25 4.2 Cách áp dụng RBT để quản lý IS Ward và Peppard đã tiếp tục đề nghị một cách áp dụng RBT để quản lý IS là tập trung vào các năng lực chủ đạo trong phạm vi chức năng IS và nghiên cứu này đã xác định sáu lĩnh vực của năng lực chủ đạo IS: o Chiến lược o Xác định sự đóng góp của IS o Xác định năng lực của IT o Khai thác o Chuyển giao các giải pháp o Cung cấp 26 4.3 Mô hình các khả năng của HTTT Nguồn: Peppard và Ward (2004) 27 4.4 Các thuộc tính tương quan của năng lực HTTT Theo Peppard và Ward, năng lực HTTT có ba thuộc tính tương quan:
Kết nối tri thức HTTT và tri thức kinh doanh.
Một cơ sở hạ tầng IT linh hoạt và tái sử dụng lại được.
Một quy trình sử dụng có hiệu quả. 2011-2012 10 5.1 Mô hình COBIT 5.2 Framework tổng quát của COBIT 5.3 Các nguyên tắc cơ bản của COBIT 5.4 Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu IT 5.5 Các mô hình hoàn chỉnh 28 5. Quản lý HTTT và Mô hình COBIT 29 5.1 Mô hình COBIT Mô hình COBIT hoàn chỉnh xác định 4 lĩnh vực với tổng số 34 mục tiêu kiểm soát ở mức độ cao. Các mục tiêu kiểm soát ở mức độ cao này được chia thành 318 mục tiêu kiểm soát chi tiết. Thêm vào mô hình này là một bộ các nguyên tắc quản trị (Management Guidelines) để: “cung cấp phương hướng cho việc quản trị thông tin của doanh nghiệp và liên quan đến các quy trình đặt dưới sự kiểm soát, giám sát để đạt được các mục tiêu tổ chức, theo dõi hiệu quả trong mỗi quá trình IT và cho điểm chuẩn thành tựu của tổ chức.” 30 Nguồn: IT Governance Institute 2007 5.2 Framework tổng quát của COBIT 2011-2012 11 5.3 Các nguyên tắc cơ bản của COBIT Nguồn: IT Governance Institute 2007 • Có kết quả (Effectiveness) • Hiệu quả (Efficiency) • Bảo mật (Confidentiality) • Toàn vẹn (Integrity) • Tình trạng sẵn có (Availability) • Tuân thủ (Compliance) • Độ tin cậy của thông tin (Reliability of information) 31 5.4 Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu IT Nguồn: IT Governance Institute 2007 32 33 5.5 Các mô hình hoàn chỉnh Nguồn: IT Governance Institute 2007 2011-2012 12 TÓM TẮT CHƯƠNG • Đọc Giáo trình Trang 263 34 • ? • ? • ? CÂU HỎI