Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Chương 5: Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin

2011-2012 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG 5 Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin 1 2 MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: • Giải thích tầm quan trọng của việc viện dẫn một giai đoạn khởi tạo có cấu trúc cho một dự án hệ thống thông tin. • Nhận diện các đặc trưng về chi phí và lợi ích vô hình cũng như hữu hình kết hợp với giai đoạn đầu của một hệ thống thông tin. • Áp dụng các kỹ thuật khác nhau để lựu chọn giải pháp thích hợp nhất từ các nguồn phần cứng, phần mềm và nhà cung cấp. • Mô tả tầm quan trọng của việc ký kết hợp đồng để đạt được kết quả thành công cho các dự án hệ thống thông tin. 3 CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ • Làm thế nào để đánh giá được tính khả thi của một dự án? • Các giai đoạn và kỹ thuật nào có thể được áp dụng để đánh giá tính khả thi ? • Làm thế nào để đánh giá được lợi ích đầu tư (ROI - Return On Investment) của một dự án hệ thống thông tin? • Làm thế nào để quản lý các rủi ro lên quan đến các dự án hệ thống thông tin? 2011-2012 2 NỘI DUNG CHÍNH 1. Khởi tạo hệ thống thông tin 2. Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống thông tin 3. Phương pháp lựa chọn hệ thống thông tin 4 1. Khởi tạo hệ thống thông tin 1.1 Khởi tạo và tính khả thi 1.2 Các hoạt động khởi tạo 1.3 Lý do của việc khởi tạo HTTT 5 6 1.1 Khởi tạo và tính khả thi o Bước khởi tạo (Initiation phase): Là bước đầu tiên trong qui trình phát triển dự án hệ thống thông tin, mục tiêu của nó là để đánh giá tính khả thi của dự án và đảm bảo cho dự án được thành công. o Nghiên cứu khả thi (Feasibility study): Là bước đầu tiên khi khởi đầu dự án đảm bảo cho dự án có thể thực hiện được. Qui trình này bao gồm việc phân tích các nhu cầu và ảnh hưởng của hệ thống mới đồng thời xem xét các phương pháp khác nhau trong việc triển khai phần mềm. 2011-2012 3 7 1.2 Các hoạt động khởi tạo 1. Đánh giá tính khả thi: Đây là bước quan trọng nhất của qui trình khởi tạo. Bao gồm việc phân tích chi phí - lợi nhuận và dự đoán các khía cạnh khác. 2. Xác định các mục tiêu và yêu cầu khái quát của hệ thống: Kiểm tra hệ thống có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không ? 3. Đánh giá các phương án triển khai: Đánh giá chi phí, tính thích hợp, hiệu suất của hệ thống từ các nhà cung cấp khác nhau. 4. Xác định phạm vi: Xác định các đơn vị nào của tổ chức chịu ảnh hưởng của hệ thống, liệu hệ thống có tương tác với môi trường ngoài hay không ? 8 1.2 Các hoạt động khởi tạo (tt) 5. Xác định trách nhiệm: Xác định thời gian và trách nhiệm của những người có liên quan trong hệ thống (kiểm tra, viết yêu cầu, viết chương trình) 6. Phân tích rủi ro: Xác định các vấn đề có thể dẫn đến sự thất bại của dự án, chẳng hạn thiếu kỹ năng hay sự thay đổi của môi trường Các công việc cần tiến hành để hạn chế hay loại trừ rủi ro 7. Xác định các ràng buộc và kế hoạch dự án: Ước lượng và phác thảo sơ lược dự án. Bao gồm việc xem xét kích cỡ và độ phức tạp của dự án để xác định ngân sách và thời gian 9 1.3 Lý do của việc khởi tạo HTTT o Mở rộng khả năng o Tiết kiệm chi phí o Tăng cường luồng thông tin nội bộ o Tăng cường luồng thông tin bên ngoài o Tăng cường dịch vụ khách hàng o Môi trường pháp lý thay đổi o Năng lực phản ứng o Tiếp nhận o Điều khiển o Lợi thế cạnh tranh 2011-2012 4 2. Nghiên cứu tính khả thi của Hệ thống thông tin 2.1 Khả thi về tổ chức 2.2 Khả thi về kinh tế 2.3 Khả thi về kỹ thuật 2.4 Khả thi về vận hành 2.5 Rủi ro trong dự án 10 11 2.1 Khả thi về tổ chức • Định nghĩa: Đánh giá giải pháp có đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp và giải quyết được các vấn đề trước đó hay không (ví dụ như sự chống đối đối với hệ thống mới nếu huấn luyện không kỹ, xem xét ảnh hưởng của sự thay đổi lên văn hóa và các chính sách của công ty như thế nào) • Trả lời các câu hỏi: o Liệu hệ thống có đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp và giúp nâng cao hiệu suất ? • Các kỹ thuật dùng để điều khiển: o Các hệ số đánh giá thành công then chốt (CSF - Critical success factors) o Các chỉ dẫn đánh giá thực hiện chủ chốt (KPI - Key performance indicators) o Quản lý sự thay đổi (Change management). 12 2.2 Khả thi về kinh tế • Định nghĩa: Đánh giá chi phí và lợi nhuận của các giải pháp khác nhau để lựa chọn phương án mang lại giá trị tốt nhất (Chi phí của hệ thống mới có vượt qua giá trị lợi nhuận hay không ?) • Trả lời các câu hỏi: oChi phí có cao hơn lợi nhuận ? • Các kỹ thuật dùng để điều khiển: oPhân tích chi phí, lợi nhuận. oLợi nhuận đầu tư (ROI) và tính toán thời gian hoàn vốn (Payback Period). 2011-2012 5 13 Chi phí và lợi nhuận • Chi phí hữu hình. • Chi phí vô hình. • Lợi nhuận hữu hình. • Lợi nhuận vô hình. 14 Các chi phí hữu hình của HTTT • Chi phí mua phần mềm và phần cứng. • Chi phí cho nhân viên khi tự phát triển hay hiệu chỉnh phần mềm. • Chi phí cài đặt bao gồm chi phí kéo dây, vận chuyển thiết bị, mua sắm bàn ghế. • Chí phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới hay chi phí vận hành song song 2 hệ thống cho cũ và mới cho đến khi hệ thống mới hoạt động ổn định. 15 Các chi phí hữu hình của HTTT (tt) • Chi phí hoạt động. o Chi phí bảo dưỡng phần cứng hay nâng cấp lên phiên bản mới của phần mềm. o Chi phí cho nhân viên trong việc bảo dưỡng phần cứng và phần mềm cũng như giải quyết các sự cố. o Chi phí điện và các chi phí tiêu thụ khác. • Chi phí huấn luyện. • Chi phí mở rộng tổ chức. 2011-2012 6 16 Lợi ích của Hệ thống thông tin • Lợi ích hữu hình: Parker và Benson(1988) đề xuất so sánh chi phí hệ thống hiện hành với chi phí của hệ thống mới sau khi triển khai. • Lợi ích vô hình:
Tăng tính chính xác.
Tăng tính đáp ứng và tính kịp thời.
Tăng tính sử dụng (dễ hiểu và hành động trên thông tin).
Tăng cường an toàn thông tin. 17 2.3 Khả thi về kỹ thuật • Định nghĩa: đánh giá mức độ của các giải pháp trong dự án sẽ thực hiện theo yêu cầu và có hay không các nguồn nhân lực và công cụ sẵn sàng cho việc thực hiện các giải pháp đó. • Trả lời câu hỏi: o Liệu nó có hoạt động hiệu quả (hiệu suất, tính đáp ứng, tính ổn định) ? • Các kỹ thuật dùng để kiểm soát: o Phân tích rủi ro. o Phân tích tính đáp ứng. o Phân tích hiệu suất. 18 2.4 Khả thi về vận hành • Định nghĩa: Đánh giá hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày bên trong tổ chức như thế nào. • Trả lời các câu hỏi: o Hệ thống có khả năng hoạt động theo qui trình hàng ngày hay không ? o Liệu hệ thống có được chấp nhận bởi người dùng cuối hay không ? • Các kỹ thuật dùng để kiểm soát: o Phân tích rủi ro. o Quản trị sự thay đổi. o Phân tích tính khả dụng. 2011-2012 7 19 2.5 Rủi ro trong dự án • Nhận diện rủi ro là nhằm đoán trước các rủi ro trong tương lai của dự án hệ thống thông tin. Từ đó thiết lập các cơ chế đo lường nhằm ngăn chặn hay loại trừ các rủi ro. • Baccarini, Salm và Love(2004) đã đưa ra 7 nhóm rủi ro trong dự án CNTT. o Mối quan hệ thương mại và pháp luật. o Các điều kiện kinh tế. o Hành vi của con người. o Các điều kiện chính trị. o Công nghệ và các vấn đề về kỹ thuật. o Các hoạt động quản trị và điều khiển. o Các hoạt động cá nhân. 3. Phương pháp lựa chọn Hệ thống thông tin 3.1 Bản mời thầu (RFP) 3.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống 3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống 20 21 • Bản mời thầu (Request for proposals - RFP): là một đặc tả giúp cho việc chọn lựa nhà cung cấp và phần mềm. o Khả thi về mặt kinh tế, kỹ thuật và vận hành cần được đánh giá cho mỗi nhà cung cấp sau khi một bản mời thầu được gởi đến cho các nhà cung cấp. 3.1 Bản mời thầu (RFP) 2011-2012 8 22 3.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống  Có ba phương pháp cơ bản được sử dụng để đánh giá nhà cung cấp và sản phẩm: oDanh sách các tính năng. • Sơ loại đầu tiên. oDanh sách các tính năng. • Xem xét chi tiết trọng số. oChọn lựa cuối cùng. • Sử dụng benchmarking. 23 3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống i. Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng theo yêu cầu của doanh nghiệp ? ii. Dễ sử dụng: Dễ dàng cài đặt, quản trị và sử dụng cho người dùng cuối. iii. Hiệu suất: Cho các tính năng khác nhau như nhận về dữ liệu và hiển thị trên màn hình. Đối với các tính năng giao tiếp trực tiếp với khách hàng, đây là yêu cầu rất quan trọng. iv. Tính tương thích: Giải pháp có tương thích tốt với các sản phẩm khác hay không ? Điều này bao gồm các sản phẩm đang sử dụng và các sản phẩm sẽ sử dụng ở mức cơ bản theo định hướng chiến lược của doanh nghiệp. 24 v. Tính bảo mật: phân quyền và kiểm soát khả năng truy cập thông tin cho các loại người dùng khác nhau. vi. Tính ổn định và tin cậy: Các phiên bản đầu tiên thường xảy ra lỗi. vii. Triển vọng về khả năng hỗ trợ dài hạn của sản phẩm. viii.Khả năng mở rộng: Các thành phần khác nhau của hệ thống dễ dàng mở rộng và tương tác với nhau theo nhu cầu trong tương lai. 3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống (tt) 2011-2012 9 TÓM TẮT CHƯƠNG • Đọc Giáo trình Trang 155 25 • ? • ? • ? CÂU HỎI