Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Hệ thống thông tin

CHƯƠNG 2Hệ Thống Thông TinNội dungHệ thốngHệ thống thông tinMô hình biểu diễn hệ thống thông tinHiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lý 1. Hệ thốngHT là 1 nhóm các thành phần có liên quan cùng làm việc với nhau hướng về mục tiêu chung bằng cách tiếp nhận Input và sản xuất Output trong 1 quá trình biến đổi có tổ chức1. Hệ thống (tt)Hệ thống thường có tính phân cấp: Hệ thống hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn, Sự hoạt động của hệ thống: thể hiện 2 mặtSự tiến triển: tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi.Sự hoạt động: tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện 1 mục đích chung của hệ thống.Mục đích của hệ thống: thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành cái ra nhất định.1. Hệ thống (tt)Các đặc trưng của hệ thốngMục tiêu: Lý do của sự tồn tại của nó và là cơ sở để đánh giá / đo lường sự thành công của HT. Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong HT & cái gì nằm ngoài HT.Môi trường: là mọi cái tác động vào HT hoặc bị tác động bởi HT, nhưng nằm ngoài ranh giới HT.Đầu vào: Các đối tượng vật lý & thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để vào HT.Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ HT ra môi trường.1. Hệ thống (tt) Các thành phần của hệ thốngPhần tử: là chất liệu cơ bản của HT, được định tính bởi các vật, các bộ phận, các đơn vị, các thành viên, các thành phần... Thuộc tính của phần tử: là tính chất / đặc trưng của phần tử. Quan hệ giữa các phần tử: có tầm quan trọng sống còn & tạo ra cho HT các đặc trưng & các điều kiện vận hành. Vị trí / chức năng của 1 phần tử trong HT phụ thuộc vào thuộc tính lẫn quan hệ của nó với các phần tử khác.Thực thể: là những phần tử xác định có chứa thông tin.Dữ liệu là tập hợp các dấu hiệu hay các quan sát được ghi lại tại thời điểm không gây nên các tác động đến hành vi, đến việc ra quyết định.Thông tin: là sự hiểu biết có được từ số liệu, là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết.2. Hệ thống thông tinĐặc điểm của thông tin tốt:Thông tin phải thích hợpThông tin phải kịp thờiThông tin phải chính xácThông tin làm giảm điều chưa rõThông tin chứa yếu tố gây bất ngờ 2. Hệ thống thông tin2. Hệ thống thông tinTiến trình biến đổi dữ liệu thành thông tin2. Hệ thống thơng tinHTTT là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin.HTTT gồm: con người, quy trình và dữ liệu.Hệ thống thông tin - một hệ thống xử lý thông tin để hỗ trợ cho các hệ thống công việcThu thập thông tinTruyền thông tinLưu trữPhục hồiXử lýHiển thị2. Hệ thống thơng tin (tt)Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông.HTTT tin học hóa: là HT bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và 1 hay nhiều máy tínhChương trình là các chỉ thị cho máy tính.Các quy trình là các chỉ thị cho con người.2. Hệ thống thơng tin (tt)Vai trò của máy tính trong việc tạo ra thông tinMáy tính phục vụ như 1 kho dữ liệu và công cụ truy xuấtMáy tính cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tinMáy tính phục vụ như 1 công cụ giao tiếp để thu nhận dữ kiện hay thông tin từ các máy tính khácMáy tính trình bày thông tin (bằng bảng biểu, báo cáo, biểu đồ, đồ thị, các tài liệu đã được định dạng)2. Hệ thống thông tin2. Hệ thống thông tinHệ thống tin họcHệ thống thông tinHệ thông tin tin học hóaQuan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức2. Hệ thống thông tinHTTTHệ điều khiểnHệ tác nghiệpDữ liệu vàoMối quan hệ giữa 3 phân hệ trong một hệ tổ chứcDữ liệu vàoDữ liệu raDữ liệu ra2. Hệ thống thông tinHệ thống thông tin là một giao diện giữa hệ tác nghiệp và hệ điều khiển giữa hệ thống và môi trường.2. Hệ thống thông tinHệ thống thông tin (HTTT): là một tập hợp và kết hợp của các thành phần sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức.Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông.Hệ thống thông tin tin học hóa: Một phần của hệ thống thông tin sử dụng hệ tin học để vận hành gọi là hệ thông tin tin học hóa. Hệ thông tin tin học hóa là hệ thống bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và một hay nhiều máy tính. Chương trình là các chỉ thị cho máy tính, cũng như các qui trình là các chỉ thị cho con người. 2. Hệ thống thông tinTổ chứcHệ thông tinYếu tố trung gianMôi trườngVăn hóaCấu trúcThủ tục chuẩnTiến trình kinh doanhChính trịCác quyết định quản lý Cơ hộiẢnh hưởng qua lại giữa tổ chức và Hệ thống thông tin qua một số nhân tố trung gianQuan hệ giữa thông tin và quản lý 2. Hệ thống thông tinVai trò của HTTT trong tổ chứcHỗ trợ quá trình kinh doanh và nghiệp vụHỗ trợ nhà quản lý ra quyết địnhHỗ trợ chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh2. Hệ thống thông tinPhân loại hệ thống thông tin quản lýPhân loại theo cấp sử dụng2. Hệ thống thông tinPhân loại hệ thống thông tin quản lýPhân loại theo cấp sử dụng2. Hệ thống thông tinPhân loại hệ thống thông tin quản lýPhân loại theo chức năng nghiệp vụ2. Hệ thống thông tinHTTTBán hàng & Tiếp thịHTTTSản xuấtHTTT Tài chínhHTTT Kế toánHTTT Qlý Nguốn nhân lựcLập KH và phát triển sản phẩmLập KH tài nguyên sản xuất Quản lý danh mục đầu tưPhân tích tỷ sốDự báo về nhân sựXúc tiến bán hàngHoạch định năng lực sản xuấtQuản lý vốnPhân tích chi phíPhân tích sự bồi hoànHướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại Sử dụng tài nguyên sản xuấtQuản lý tiền mặtXử lý tiền lươngĐánh giá kỹ năng nhân viên3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tinKhi ý niệm hóa HTTT, có nhiều vấn đề khác nhau cần giải quyết. Ví dụ như: Mô tả sự vận hành của hoạt động,Định nghĩa các quy tắc quản lý,Định nghĩa các thông tin,Phân bố các xử lý giữa người và máy,Tổ chức vật lý các tập tin,Phân rã thành các giao dịch,Chọn lựa kỹ thuật,Phân công trách nhiệm trong tổ chức.3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tinNhững vấn đề này dẫn đến các lựa chọn với các đặc tính khác nhau (quản lý, tổ chức, kỹ thuật, thiết bị, ...) Do vậy, cần phải phân cấp hóa (hierachisation) tập họp các mối quan tâm theo các mức “lợi ích” đồng nhất.3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tinĐầu vào (Input)Tiến trình xử lý (Process)Đầu ra (Output)3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin4. Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lýPhân tích chi phí-lợi ích (Cost-benefit analysis): xác định tất cả các chi phí & lợi nhuận liên quan đến dự ánLợi nhuận hữu hình & vô hìnhChi phí hữu hình & vô hìnhChi phí 1 lần và chi phí lặp lạiLợi nhuận hữu hình (Tangible Benefits)Lợi nhuận có thể đo được bằng tiền & chắc chắnLợi nhuận vô hình không thể đo được bằng tiền hay không chắc chắnCác loại chi phíHữu hình (Tangible): có thể đo được bằng tiền & chắc chắn Vô hình (Intangible): không thể dễ dàng đo được bằng tiền hay không chắc chắn1 lần (One-time): chi phí liên quan đền việc khởi động & phát triển dự án hay khởi động HTLặp lại (Recurring): chi phí liên quan đến việc đổi mới & sử dụng HTChi phí 1 lần (One-time Costs)Chi phí lặp lại (Recurring Costs)Đo lường tài chính cho tính khả thi kinh tếGiá trị hiện tại thuần (Net Present Value-NPV)Dùng tỉ suất chiết khấu để xác định giá trị hiện hành của dòng tiềnLãi trên vốn (Return on Investment-ROI)Tỉ lệ lợi nhuận trên tiền đầu tưPhân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis-BEA)Số thời gian cần để tích lũy đủ dòng tiền thu hồi vốn đã bỏ raCác thuật ngữGiá trị hiện tại (Present value): giá trị hiện thời của dòng tiền trong tương laiTỉ suất chiết khấu (Discount rate): tỉ suất sinh lợi được dùng để tính giá trị hiện tại của dòng tiền trong tương laiGiá trị thời gian của tiền tệ (Time value of money - TVM): so sánh dòng tiền hiện thời với giá trị trả về tương laiGiá trị hiện tại thuần (Net Present Value)PVn = Giá trị hiện tại của Y dollars trong năm n dựa trên tỉ suất chiết khấu i.NPV = Tổng của tất cả các PV qua các năm.Phân tích Điểm hòa vốn (Break-Even Analysis)Nghề nghiệp trong ngành HTTT