Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Các loại hệ thống thông tin

Chương II CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Bản chất của hệ thống thông tin đó chỉ ra; 2. Vấn đề đặt ra cho mỗi loại hệ thống thông tin đó hỗ trợ; phục vụ . 3. So sánh sự khác biệt giữa chúng . I- Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS- transactions processing systems) • Mục đích : • TPS giúp cho tổ chức / doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày ( các giao dịch ) Vấn đề TPS hỗ trợ ; phục vụ. • TPS được xây dựng nhằm giúp cho các nhà quản lý xử lý các giao dịch tự động ; • Truy vấn tiếp các thông tin liên quan đến các giao dịch đã xử lý, • ví dụ : • TPS sử dụng trong giao dịch bán hàng : xử lý tự động đơn đặt hàng và có thể truy vấn các vấn liên quan đến khách hàng và số lượng , giá trị đặt hàng của từng khách hàng • TPS thường sử dụng ở các bộ phận sau trong doanh nghiệp : • Bộ phận bán hàng : xử lý đơn hàng • Bộ phận nhân sự : tính lương • Bộ phận sản xuất : theo dõi tồn kho • Bộ phận kế toán : theo dõi các giao dịch hàng ngày như thu, chi TM, • Có hai dạng TPS : • Xử lý giao dịch trực tuyến ( on-line) : các giao dịch được xử lý ngay và cho kết quả tức thời . • Xử lý giao dịch theo lô ( batch) • Tất cả các giao dịch được tập hợp lại và được xử lý chung một lần • Xử lý giao dịch trực tuyến ( on-line) : các giao dịch được xử lý ngay và cho kết quả tức thời . • thí dụ : TPS bán hàng cho kết quả ngay bán hàng hay không bán hàng cho khách hàng khi nhận được đơn hàng của khách hàng . • TPS ở bộ phận kế toán thu chi TM sẽ có kết quả tồn quỹ ngay khi thu hay chi một khoản tiền mặt .. • Xử lý giao dịch theo lô ( batch) • Tất cả các giao dịch được tập hợp lại và được xử lý chung một lần • Thí dụ : TPS ở bộ phận kế toán xử lý sec chẳng hạn ; tất các các séc tập hợp trong một khoản thời gian nào đó ( một ngày , 3 ngày, tuần ) sau đó được sắp xếp lại và xử lý cùng một lúc . Đặc điểm các thành phần của TPS Thaønh phaàn Ñaëc ñieåm Con ngöôøi Caùc nhaân vieân vaø caùc nhaø quaûn lyù caáp thaáp Thuû tuïc Coù caáu truùc vaø ñöôïc chuaån hoaù Döõ lieäu-thoâng tin Caùc giao dòch haøng ngaøy vaø caùc quyeát ñònh (keát quaû) Thieát bò Phaàn cöùng : maùy tính khoâng caàn caáu hình maïnh Phaàn meàm: foxbase;foxpro,MS-Excel, fortran, Sơ đồ cấu trúc TPS trực tuyến Caùc söï kieän/giao dòch Giao dieän Bieåu (form) Baùo caùo (reports) Cô sôû döõ lieäu cuûa TPS Ñònh kyø II- Hệ thống thông tin quản lý (management information system - MIS) • Mục đích : • Tạo báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động của các bộ phận nội bộ trong doanh nghiệp hoặc của các đối tượng giao dịch với doanh nghiệp . Vấn đề MIS hỗ trơ; phục vụ • MIS hỗ trợ nhà quản lý trong cả 3 quá trình của công tác quản lý : – Lập kế hoạch; – Thực hiện kế hoạch ( công tác tổ chức-điều phối;phân bổ tài nguyên; hạch tốn ) – Kiểm soát sự thực hiện so với kế hoạch . • MIS không quan tâm dến các hoạt động giao dịch hàng ngày ( thuộc hệ TPS hỗ trợ ) mà chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp để có các biện pháp ứng xử và phân bổ nguồn lực hợp lý; • • Đoái vôùi caùc ñoái töôïng beân trong doanh nghieäp MIS quan taâm ñeán hieäu quaû söû duïng caùc nguoàn löïc, taøi nguyeân (nhö voán,tieàn, ngöôøi, thôøi gian, trang thieát bò ) • Đoái vôùi ñoái töôïng beân ngoaøi MIS quan taâm ñeán hieäu quaû ñoùng goùp vaøo doanh thu; haï thaáp chi phí . Đặc điểm các thành phần của MIS • Thaønh phaàn Ñaëc ñieåm Con ngöôøi Caùc nhaø quaûn lyù caáp trung Thuû tuïc Coù caáu truùc . Döõ l ieäu Töø 2 nguoàn : töø TPS vaø töø nhaø quaûn lyù . Thoâng tin taïo ra laø caùc baùo caùo( toùm taét;theo yeâu caàu; ngoaïi leä ) Thieát bò Phaàn cöùng : maùy tính coù caáu hình ñuû maïnh Phaàn meàm : foxbase;foxpro,MS-Excel, Access Sô ñoà caáu truùc MIS Nhaø quaûn lyù caáp trung Bieåu (form) Baùo caùo (reports) Cô sôû döõ lieäu cuûa MIS - Ñònh kyø (b/c toùm taét) - Theo yeâu caàu - Ngoaïi leä Truy vaán (queries) Cô sôû döõ lieäu cuûa TPS Đặc điểm của MIS 1. Hỗ trợ TPS trong xử lý và lưu trữ dữ liệu 2. MIS sử dụng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng khác trong tổ chức . 3. MIS tao được lớp vỏ an toàn cho hệ thống và phân quyền cho việc truy cập hệ thống . 4. MIS cung cấp thông tin có cấu trúc cho các nhà quản lý ( theo thời gian, theo lĩnh vực (field) 5. Chú ý đến hiệu quả giải quyết vấn đề MIS có nhiều ưu việt hơn so với TPS 1. MIS cho phép cung cấp thông tin linh hoạt hơn cho nhà quản lý . 2. MIS hỗ trợ được nhiều chức năng quản lý trong tổ chức ; còn TPS có khuynh hướng chỉ hỗ trợ một chức năng. 3. MIS cung cấp thông tin cho các nhà quản lý các cấp còn TPS chỉ cung cấp cho mức tác nghiệp . III-Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (Decission support system - DSS) • Theo Keen và Scort-Morton [ năm 1978 ] đã đưa ra định nghĩa về DSS như sau : • " DSS - Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định -là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của máy tính để cải thiện chất lượng quyết định. Nó là một hệ thống thông tin hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết những vấn đề bán cấu trúc . • ( quyết định bán cấu trúc - khi "tiêu chuẩn ra quyết định " hoặc " dữ liệu cần thu thập và thủ tục xử lý " là không rõ ràng ) định nghĩa khác • " DSS là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý giải quyết về các vấn đề bán cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên " Vấn đề DSS hỗ trợ; phục vụ • DSS thường dùng để trả lời những câu hỏi bất thường như : Để doanh thu đạt đúng 15 tỷ đồng thì năng suất phải là bao nhiêu trong khi các yếu tố khác không đổi ? Hay để doanh thu đạt đúng 15 tỷ đồng thì giá bán phải là bao nhiêu trong khi các yếu tố khác không đổi ? Hay gia trị sản lượng ; tổng doanh thu; tổng thu nhập sẽ như thế nào nếu như giá bán; định mức tiêu dùng vật tư; tỷ lệ thuế;năng suất lao động có sự thay đổi ? Hay để đạt được lợi tức tối đa thì nên phân công những người bán hàng ở các khu vực như thế nào ? nếu doanh số bán của học ở từng khu vực là có khác nhau . Hoặc ảnh hưởng của giá thu mua đến doanh thu, mức thuế và thu nhập như thế nào ? Hoặc thu nhập sẽ ra sao khi năng suất và già thu mua thay đổi trong phạm vi nào đó ?. • Tóm lại, đặc điểm của vấn đề( quyết định ) mà DSS hỗ trợ giải quyết là tính bán cấu trúc của nó. • ((Có thể mục tiêu không rõ hoặc có nhiều mục tiêu; có thể số liệu thu thập được không chính xác ( nhất là số liệu ngoài ) hoặc quá trình xữ lý số liệu không chặt chẽ ; hoặc yêu cầu số liệu giả định; biến thiên )) • DSS không thay thế người ra quyết định mà chỉ hỗ trợ , cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề tốt nhất mà thôi Sô ñoà caáu truùc chung cuûa DSS Nhaø quaûn lyù (ngöôøi söû duïng DSS) Quaûn lyù ñoái thoaïi Quaûn lyù döõ lieäu Caùc moâ hình cuûaDSS Quaûn lyù moâ hình Cô sôû döõ lieäu cuûa MIS (vaø Cô sôû döõ lieäu cuûa TPS) CTrình DSS Cô sôû döõ lieäu beân ngoaøi -Khaùch haøng -ñoái thuû -ngaønh -neàn kinh teá Đặc điểm của DSS • Linh động • Tương tác giữa người và máy • Không thay thế người ra quyết định. • Thời gian sống ngắn . • Có khả năng dựa vào dữ kiện quá khứ - hiện tại để dự báo tương lai • Chỉ chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề 1. Linh động Cho phép tạo mô hình giải quyết một vấn đề phức tạp , không dự tính trước . 2. Tương tác giữa người và máy DSS chỉ cung cấp thông tin và trả lời câu hỏi; còn nhà quản lý muốn có nhiều câu hỏiđể làm sáng tỏ những ngờ vực ( what if ) của mình ; cho nên DSS thường được thiết kế có nhiều câu hỏi liên tục . 3. Không thay thế người ra quyết định DSS chỉ cung cấp thông tin gợi ý hỗ trợ, tham khảo còn chính bản thân nhà quản lý là người ra quyết định. 4. Thời gian sống ngắn .Do DSS chỉ tạo ra nhằm giải quyết một vấn đề bất thường và rất ít khi lặp lại 5. Có khả năng dựa vào dữ kiện quá khứ - hiện tại để dự báo tương lai Thông qua các mô hình hồi quy; phân tích thống kê. 6. Chỉ chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề Caùc coâng cuï (moâ hình, chöùc naêng ) cuûa DSS Coâng cuï ( moâ hình ) Phaàn meàm thöôøng söû duïng 1- truy vaán ( queries) Excel,Eccess, Foxbase,Foxpro 2-Ngôø vöïc ( what if) Excel ( tool-Goalseek; tool- Solver ) (trò ñaït muïc tieâu -- tìm giaûi phaùp toái öu ) 3- Phaân tích ñoä nhaïy (Sensitivity analysis) Excel( Data-Table ; Tool- Scenario Managers) ( so saùnh bieán thieân ( 1,2 )-giaû ñònh tình huoáng) 4-Phaân tích thoáng keâ (Statictical Analysis) Excel ( caùc haøm Tkeâ-döï baùo ); phaàn meàm xöû lyù thoáng keâ -SPSS 5-Ñoà hoaï ( graphics) Excel( Tools- Options- Chart - Chartwizard 6-Moâ phoûng ( simulation ) Phaàn meàm chuyeân bieät @Risk/Risk master chay treân neàn Excel 7-Giaûi quyeát toái öu ( Optimization ) Excel ( Tools - Solver ) 8 - Hoã trôï q ñònh nhoùm Taát caû Caùc coâng cuï (moâ hình, chöùc naêng ) cuûa DSS Coâng cuï ( moâ hình ) Phaàn meàm thöôøng söû duïng 1- truy vaán ( queries) Excel,Eccess, Foxbase,Foxpro 2-Ngôø vöïc ( what if) Excel ( tool-Goalseek; tool- Solver ) (trò ñaït muïc tieâu -- tìm giaûi phaùp toái öu ) 3- Phaân tích ñoä nhaïy (Sensitivity analysis) Excel( Data-Table ; Tool- Scenario Managers) ( so saùnh bieán thieân ( 1,2 )-giaû ñònh tình huoáng) 4-Phaân tích thoáng keâ (Statictical Analysis) Excel ( caùc haøm Tkeâ-döï baùo ); phaàn meàm xöû lyù thoáng keâ -SPSS 5-Ñoà hoaï ( graphics) Excel( Tools- Options- Chart - Chartwizard 6-Moâ phoûng ( simulation ) Phaàn meàm chuyeân bieät @Risk/Risk master chay treân neàn Excel 7-Giaûi quyeát toái öu ( Optimization ) Excel ( Tools - Solver ) 8 - Hoã trôï q ñònh nhoùm Taát caû Đặc điểm thành phần của DSS Thaønh phaàn Ñaëc ñieåm Con ngöôøi Caùc nhaø quaûn lyù caùc caáp Thuû tuïc Caùc moâ hình /coâng cuï cuûa DSS .Thoâng tin taïo ra laø ñoä nhaïy vaø daïng thöùc/quan heä Döõ lieäu Töø 2 nguoàn:beân trong (TPS,MIS); ø töø beân ngoaøi (ngcöùu thò tröôøng, thoáng keâ,dvuï thoâng tin ) Thieát bò Phaàn cöùng : maùy tính coù caáu hình ñuû maïnh Phaàn meàm : MS-Excel, Access,@risk, Risk - Master, SPSS,Foxbase,Foxpro • IV-HỆ THỐNG THÔNG TIN TỰ ĐỘNG VĂN PHÒNG (Office Automation System –OAS ) • Mục đích : • Giúp tạo, lưu trữ; trình bày các hoạt động giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp và truyền thông . các công cụ 1. Các phần mềâm tạo và trình bài văn bản đẹp như Winword; Wordperfect; các phương tiện truyền thông xa như điện thoại, E-mail, Fax 2. Network (mạng ) : Cục bộ ( mạng diện hẹp - LAN);mạng diện rộng (WAN ). Mạng ( máy tính ). Nó cho phép trao đổi dữ liệu nội bộ dưới dạng E- mail hoặc E-board ( bảng điện tử ) ; Nó còn cho phép nhiều người sử dụng chung tài nguyên của mạng như : chương trình; các máy in.CD-ROM 3. Siêu văn bản ( hypertext . Thư viện trong Internet là một dạng siêu văn bản điển hình .(Word Wide Web - WWW.) 4. Hội nghị từ xa ( Video teleconference) • 3- Cấu trúc : • Chủ yếu dựa vào cấu trúc mạng và hệ thống điện thoại, cáp dẫn quan trọng bậc nhất là tính nối kết , tương ứng và thông suốt . 4- Đặc điểm thành phần của OAS Thaønh phaàn Ñaëc ñieåm Con ngöôøi Taát caû moïi ngöôøi ( moïi ñoái töôïng söû duïng ) Thuû tuïc Giao tieáp vaø truyeàn thoâng Döõ lieäu Raát ña daïng nhö : vaên baûn; tieáng noùi ; hình aûnh; chöông trình Thieát bò Phaàn cöùng :tuyø möùc ñoä söû duïng Phaàn meàm : ña daïng, nhieàu V-Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo ( Exexultive Support System - ESS) • Mục đích: • Cung cấp thông tin cho quản trị cấp cao nhằm mục đích cuối cùng là hoạch định và kiểm soát chiến lược Vấn đề ESS hỗ trợ cho lãnh đạo : 1. Những vấn đề liên quan đến sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp 2. Những thông tin hỗ trợ hoạt động hàng ngày của nhà quản lý cấp cao 1. Những vấn đề liên quan đến sự tồn tạivà phát triển lâu dài của doanh nghiệp như : tình hình hoạt động của các bộ phân trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?doanh nghiệp phải chuẩn bị nguồn lực hiện tại như thế nào trong tương lai khi mà môi trường kinh doanh đã có sự thay đổi ? 2. Những thông tin hỗ trợ hoạt động hàng ngày của nhà quản lý cấp cao như :lên lịch làm việc; các báo báo quan trọng nhất về tài chính ( tiền mặt; vốn; doanh thu ..) • ESS cần đđược cung cấp các thông tin bên trong doanh nghiệp như : các báo cáo đánh giá những mặt manh hay yếu của các bộ phận quản lý ; các nguồn lực về tài chính , nhân sự, sản xuất,Các thông tin bên ngoài như : hành vi của khách hàng,nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh , các quy định, luật lệ của chính phủ, rộng hơn nữa là môi trường kinh tế - xã hội . Đặc điểm các thành phần của ESS Thaønh phaàn Ñaëc ñieåm Con ngöôøi Caùc nhaø quaûn lyù caáp cao Thuû tuïc Caùc ñoà thò,baûng toång hôïp tình hình Döõ lieäu Töø 2 nguoàn:beân trong (TPS,MIS,DSS); töø beân ngoaøi(ngcöùu thò tröôøng, thoáng keâ,dvuï thoâng tin ) .Thoâng tin laø xaùc ñònh ñieåm maïnh, yeáu, cô hoäi, nguy cô Thieát bò Phaàn cöùng :caáu hình ñuû maïnh ñeå bieåu dieãn hình aûnh ñoà hoïa(bieåu ñoà 2 chieàu; 3 chieàu ) Phaàn meàm : thöôøng ñöôïc thieát keá rieâng Sơ đồ cấu trúc chung của ESS Nhaø quaûn lyù caáp cao CHÖÔNG TRÌNH ESS Cô sôû döõ lieäu veà moâi tröôøng/ beân ngoaøi Cô sôû döõ lieäu OAS Cô sôû döõ lieäu MIS Caùc moâ hình DSS Ñoà thò Baùo caùo Ngöôøi quaûn lyù chöông trình 6- Hệ chuyên gia (Expert System - ES ) • 1-Định nghĩa • Là một hệ thống thông tin máy tính thực hiện nhiệm vụ / vai trò của một chuyên gia . • Ý tưởng của ES rất đơn giản - Kiến thức / chuyên môn của chuyên gia ( người ) được chuyển / lưu trữ sang máy tính ( máy ) sau đó người sử dụng gọi chúng trên mát tính để nhận những lời tư vấn khi cần; nó cũng có thể cho lời khuyên đối với người không chuyên hoặc cũng có thể giải thích phương pháp nằm sau lời khuyên . • 2-Các vấn đề mà ES có thể giải quyết : 1.Quản lý tài sản 2.Tư vấn thuế 3.Tư vấn đặt giá thầu 4.Quản lý tài chính 5. • Ví dụ : Một hệ ES quản lý tài chính . • Người sử dụng ( User) yêu cầu : đánh giá khả năng tài chính của một công ty . • Máy : Hỏi tài sản lưu động và nợ của công ty ? • User : 200 .tr đồng / 150. tr đồng • Máy : Khả năng thanh toán của công ty có vấn đề . • User : Làm sao để cải thiện ? • Máy : Tăng cường quản lý vốn lưu động : tăng tài sản lưu động hoặc giảm nợ lưu động . • User Xin cho biết thêm . 3-Lợi ích của hệ ES: 1. Bảo tồn được tri thức của chuyên gia 2. Giúp cho nhiều người cùng có " kiến thức chuyên gia " để ra quyết định . 3. Tăng hiệu qủa quá trình ra quyết định; các quyết định nhất quán ; ít phụ thuộc ý chủ quan . 4. Dùng làm công cụ huấn luyện rất tốt . 5. 4-caáu truùc chung cuûa ES Kieán thöùc chuyeân gia Heä thoáng thu thaäp kieán thöùc Ñieàu kieän keát luaän ( maùy suy luaän ) -Kieán thöùc -caùc söï kieän cuï theå cuûa chuyeân gia ( CSDL ) Giao dieän ngöôøi söû duïng Nhaø quaûn lyù ( ngöôøi söû duïng Hệ thống hệ thống giải thích 7-Mạng tính toán Nơron ( ANN - Artificial Neural Network ) • So với tất cả các kỹ thuật trước thì mạng ANN có khả năng học ( ghi nhận những tình huống; kinh nghiệm xử lý ,..; từ đó nhận biết nhanh chóng và chính xác tình huống mới tương tự cho dù không chính xác lập lại tình huống trước đó và đưa ra kết luận ). • Sự phân loại HỆ THỐNG THÔNG TIN trên không có nghĩa là một hệ thống thông tin trong thực tế phải thuộc về một loại duy nhất ; mà việc phân loại trên chỉ cho biết hệ thống thông tin có thể giúp ích gì cho việc thực hiện các chức năng trong doanh nghiệp , trong tổ chức . • Trên thực tế, để giải quyết các vấn đề quản lý trong doanh nghiệp các hệ thống thông tin trên có thể kết hợp, tổng hợp, và tương tác qua lại . • thứ nhất : Kỹ thuật hay công nghệ thông tin ( phần cứng , phần mềm, xử lý ..) thứ hai : những ứng dụng chức năng ( quản lý nhân sự; lập kế hoạch sản xuất; quản lý kho, hoạch định nhu cầu vật tư - MRP - ..) • Cần chú ý Mục tiêu của hệ thống thông tin là nhằm giúp/hỗ trợ cho nhà quản lý đưa ra giải pháp tốt để giải quyết thành công cho vấn đề quản ly;ù • Do vậy, bất kỳ hệ thống thông tin trên máy tính nào ứng dụng cũng phải nằm trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp( cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp ); • Mặt khác vấn đề cần nhấn mạnh là đưa ra giải pháp tốt giải quyết vấn đề chứ không phải là kỹ thuật hay công cụ sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề • cho nên các hệ thống thông tin tin trên có thể sử dụng riêng lẻ hoặc cũng có thể phối hợp nhau, nhưng hay hơn cả là nên phối hợp; kết hợp nhiều hệ thống thông tin với nhau để có kết quả tốt hơn .