Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý Trường Cao Đẳng Nghề Số 8 Khoa Tài Chính – Kế Toán Lớp: Quản trị C Tên: MSSV: CĐQT09CQT.. • môn học Hệ thống thông tin quản lý không phải là môn học về máy tính ; • Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là • làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý ( như : quá trình lập kế hoạch, tổ chức , hạch toán và kiểm soát) Theo quan điểm của nhà quản lý 1. Phải biết nhiều về các hệ thống thông tin ; các hệ thống thông tin này làm được gì?được tạo thành từ những gì ?ø hệ thống thông tin được triển khai như thế nào? 2. Biết loại vấn đề nào có thể giải quyết bằng hệ thống thông tin ; loại vấn đề nào không thể; ; loại vấn đề nào cần giải quyết bằng một hệ thống thông tin đặc thù 3. Biết làm thế nào để thành lập một hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ cho nhà quản lý và tổ chức của mình đạt được các mục tiêu đề ra hiệu quả nhất. Nội dung gồm các vấn đề sau 1. Bản chất của thông tin và việc sử dụng thông tin trong các quyết định về quản lý 2. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp 3. Cách thức thu thập; tổ chức ; lưu trữ và xử lý thông tin bằng công nghệ thông tin hiện đại 4. Các hệ thống thông tin chuyên môn trong một doanh nghiệp 5. Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp . TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN • I)- KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN • 1)- HỆ THỐNG LÀ GÌ ? • Hệ thống là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn nhau để đạt được một mục đích . • Đặc trưng của hệ thống: 1. Mục tiêu 2. Ranh giới 3. Môi trường 4. Đầu vào 5. Ranh giới 6. Đầu ra : Heä thoáng quaûn lyù Chuû theå quaûn lyù Ñoái töôïng quaûn lyù Ñaàu ra Ñaàu vaøo 1. Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở để đánh giá/ đo lường sự thành công của hệ thống. 2. Ranh giới : xác định cái gì nằm trong hệ thống; cái gì nằm ngoài hệ thống . 3. Môi trường : là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động tới nhưng nằm ngoài ranh giới hệ thống . 4. Đầu vào : Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để vào hệ thống 5. Đầu ra : Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ hệ thống xuyên qua ranh giới để ra môi trường . Ví duï : Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù : "xöû lyù ñôn haøng " Khaùch haøng Khaùch haøng Boä phaän baùn haøng Xöû lyù ñôn haøng Göûi haøng hoaëc töø choái Ñôn haøng cuûa khaùch haøng • Một hệ thống nào đó luôn là một phân hệ của một hệ thống lớn hơn nó và nó lại là một tập cácphân hệ thực hiện các phần khác nhau của hệ thống. 2)- THOÂNG TIN LAØ GÌ ? • a)- khaùi nieäm : • Theo ñònh nghóa coå ñieån thì " thoâng tin laø söï hieåu bieát coù ñöôïc töø tín hieäu " • tín hieäu ôû ñaây laø caùc söï kieän, soá lieäu , cöû chæ, aâm thanh, .ñöôïc ghi nhaän ñöôïc . Tuy nhieân khaùi nieäm naøy chöa roõ ôû choå söï hieåu bieát laø gì ? coù ñöôïc laø gì ? • khái niệm rộng hơn về thông tin như sau : • • " Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp ta đưa ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết ". Có nhiều quan niệm khác nhau về thông tin 1. Theo các nhà kỹ thuật : Thông tin là bất kỳ một thông báo nào được tạo thành bởi một số lượng dấu hiệu nhất định. 2. Theo các nhà thống kê : thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện biến cố nào đó ; thông tin chỉ chứa những dữ liệu làm giảm tính bất định tức là những thông tin mới . 3. Theo các nhà quản lý : thông tin là những thông báo; số liệu dùng làm cơ sở cho việc ra quyết định . Theo trên có thể chia thông tin ra thành 4 loại : 1. Thông tin có ích : phục vụ cho việc ra quyết định 2. Thông tin dự trữ: phục vụ cho việc ra quyết định sau này 3. Thông tin thừa : không phục vụ cho việc ra quyết định 4. Thông tin nhiểu : do đối thủ cạnh tranh tung ra để làm sai lệch quyết định của mình . Quaù tr ình hình thaønh thoâng tin DAÁU HIEÄU THOÂNG TIN HÌNH THAØNH TAØI LIEÄU THOÂNG TIN SÖÛ DUÏNG b)- Phân loại thông tin : • Theo mối quan hệ đối với một tổ chức : • * Thông tin bên ngoài: • các văn bản pháp chế. • Các chỉ thị , mệnh lệnh của cấp trên • Các hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định mức kỹ thuật, an toàn . • *Thông tin bên trong:. • các số liệu về kế toán;tài chính;thống kê;cung ứng; biên chế • Theo chức năng thể hiện : • Thông tin chỉ đạo : mang các chủ trương , mệnh lệnh , nhiệm vụ mục tiêu của tổ chức , tác động đến hoạt động của đối tượng quản lý. • Thông tin thực hiện : phản ảnh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức . • Theo cách truyền tin : • *- Thông tin có hệ thống : truyền đi theo nội dung va thủ tục đã định trong thời hạn nhất định ; gồm : • các báo cáo thống kê được duyệt . • thông tin về tình hình hoạt động hàng ngàyhoặc 10 ngày của tổ chức . • *-Thông tin không có tổ chức : truyền đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động, ngẫu nhiên, tạm thời, cần có sự can thiệp của cấp trên . Theo phương thức thu nhận và xử lý : – Thông tin khoa học kỹ thuật – Thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản xuất kinh doanh • Theo hướng chuyển động • Thông tin chiều ngang : nối các chức năng quản lý của một cấp • Thông tin lên : hướng từ cấp dưới lên theo cách tổng hợp dần. • Thông tin xuống : hướng từ trên xuống dưới theo cách chi tiết hóa dần • Theo số lần gia công : 1. Thông tin sơ cấp : có sự theo dõi; ghi chép trực tiếp. 2. Thông tin thứ cấp : được chế biến từ thông tin ban đầu và thông tin trung gian. • Theo ý định của đối thủ • Thông tin giả • Thông tin thật • Thông tin phóng đại . 3)- KHÁI NIỆM THÔNG TIN QUẢN LÝ • Thoâng tin quaûn lyù laø nhöõng tín hieäu môùi, ñöôïc thu nhaän, ñöôïc caûm thuï vaø ñöôïc ñaùnh giaù laø coù ích trong vieäc ra quyeát ñònh hoaëc giaûi quyeát moät nhieäm vuï naøo ñoù trong quaûn lyù . QUÁ TRÌNH THÔNG TIN QUẢN LÝ Tín hieäu Thu nhaän Caûm thuï Ñaùnh giaù Söû duïng thoâng tin 4)- Đặc điểm của thông tin quản lý : 1. Thông tin không phải là vật chất, nhưng không tồn tại ngoài vật chất tức là vật mang tinđó là tài liệu, số liệu, sách , báo, hình ảnh 2. Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ ; vì vậy mỗi người, mỗi hệ thống đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin . 3. Thông tin phản ảnh trật tự và cấp quản lý . 4. Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu xa lộ thông tin; các mạng thông tin lớn của các nước; tập đoàn . Thôøi gian möùc chi tieát nguoàn chaéc chaén taàn soá Chieán löôïc Chieán thuaät Quaûn lyù Taùc nghieäp Daøi haïn toùm taét ngoaøi Φ chaéc baát thöôøng Hieän taïi chi tieát trong chaéc chaén th xuyeân 5)- Yêu cầu của thông tin quản lý : 1. Thích hợp : 2. Kịp thời 3. Chính xác 4. Hệ thống; tổng hợp; đầy đủ; cô đọng và logic. 5. Có yếu tố bất ngờ 6. Có tính kinh tế 6)- Vai troø cuûa thoâng tin quaûn lyù : 1. Thơng tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng 2. Thông tin quản lý là công cụ quản lý 3. Thông tin là dấu hiệu phản ảnh cấp độ của hệ thống quản lý. thoâng tin töø ngoaøi thoâng tin quyetá ñònh ñaàu vaøo nhieãu ñaàu ra MOÁI LI EÂN HEÄ THOÂNG TIN TRONG HEÄ THOÁNG CHUÛ THEÅ QUAÛN LYÙ ÑOÁI TÖÔÏNG QUAÛN LYÙ II- HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP • 1.Khái niệm hệ thống thông tin • Hệ thống thông tin là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin • Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm : con người; quá trình và dữ liệu • Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin • Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát; dữ liệu được xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiển nào đó . 2)-hệ thống thông tin quản lý : • laø heä thoáng thoâng tin nhaèm cung caáp thoâng tin cho caùc nhaø quaûn lyù ra quyeát ñònh • Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là : 1. dữ liệu-thông tin ; 2. quá trình quản lý; 3. nhà quản ly • dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin cung cấp cho nhà quản lý ra quyết định ; để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức . Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích cực; là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản lý đề ra • Trước đây không có máy tính ( máy tính, máy vi tính, công nghệ thông tin) cũng đã có hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp . • Tuy nhiên, trong thời đại của công nghệ thông tin ngày nay việc lưu, truyền, xử lý dữ liệu không phải trên máy tính chắc chắn không có hiệu quả bằng có máy tính. • Nên ngày nay khi đề cập đến hệ thống thông tin - hệ thống thông tin quản lý thì mọi người đều cho rằng phải là hệ thống thông tin trên máy tính thì mới thích hợp. có thể phát biểu : • " hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống gồm các thiết bị(phần cứng, phần mềm, ); con người ( người chuyên môn về hệ thống thông tin , nhà quản lý ,) ; dữ liệu - thông tin và các qui trình; tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định " hay có thể nói : • " hệ thống thông tin quản lý trên máy tính ( hay hệ thống thông tin quản lý tin học hoá ) là hệ thống thông tin bao gồm con người, các quy trình, dữ kiện, chương trình và các máy tính nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định " • Các quy trình là các chỉ thị cho con người • còn chương trình là các chỉ thị cho máy tính . Vai trò của máy tính trong việc tạo ra thông tin : 1. là một kho dữ kiện và công cụ truy xuất - theo cách này máy tính hoạt động như một người quản thủ thư viện dữ kiện. 2. Có thể cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin 3. Là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ kiện hay thông tin từ các máy tính khác . 4. Trình bày thông tin theo ý đồ của nhà quản lý ( bảng , biểu đồ, báo cáo ) 3)- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp • Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý . 3)- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Hệ thống điều khiển Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thực hiện Môi trường Vào Ra Ba hệ thống trong một tổ chức Như vậy hệ thống thông tin quản lý là một yếu tố cấu thành của một tổ chức • Nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp cho các nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý • Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin , dữ liệu cần thiết, giúp các nhà quản lý lập kế họach; tổ chức bố trí việc sử dung các nguồn lực đang và sẽ có • một cách tối ưu nhất; thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm ra , kiểm sóat các họat động của tổ chức . • Ngòai ra nó còn trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp, kỹ thuật mới rong xử lý,phân tích và đánh giá. Hệ thống thông tin quản lý trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức ; giữ vai trò quan trọng trong thành công của họat động quản lý điều hành của một tổ chức Vai trò của HTTTQL thể hiện: 1.Trong giai đoạn lập kế hoạch 2.Trong quá trình tổ chức 3.Trong quá trình kiểm soát • Trong giai đoạn lập kế hoạch : • Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu; xác định các nguồn lực và cách thức đạt được mục tiêu đó . Muc tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được. • Để đạt được mục tiêu dài hạn đo,ù nhà lãnh đạo cần có nhiều thông tin về tương lai và những thông tin hiện tại ; thông tin tương lai phụ thuộc vào kiến thức , trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý còn hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hiện tại ( chủ yếu từ công ty,doanh nghiệp , một phầøn ít từ bên ngoài ) và dựa vào đó có thể dự báo cho tương lai . • Hệ thống thông tin quản lý còn có thể giúp lập kế hoạch tối ưu làm thế nào để đạt được các mục tiêu . • Trong quá trình tổ chức : • Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu. Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức phân công công việc cho các nhóm người và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tối ưu nhất . • Trong quá trình kiểm soát : • Kiểm soát là quá trình quan sát hoạt động công việc , so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu dự tính ( kết quả dự định đã lượng hoá) và sửa chữa khi cần thiết. Như vậy, Vấn đề kiểm soát liên quan đến : • * mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra • * quan sát và đo lường hoạt động của công việc • ( thu thập số liệu trong quá trình tổ chức thực hiện ) • *phải có cách sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch.