Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Tổ chức thu thập thông tin ban đầu - Nguyễn Hữu Cường

ộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.  Tuân thủ về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD  Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được, như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán.  Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Lưu trữ tối thiểu 5 năm PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD  Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.  Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định  Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành. Lưu trữ tối thiếu 10 năm PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD  Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.  Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó  Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ chức kiểm toán độc lập. Lưu trữ tối thiếu 10 năm PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD  Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.  Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Lưu trữ vĩnh viễn PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD  Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.  Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết. Lưu trữ chứng từ điện tử PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ  Thiết lập đường đi cho tất cả các chứng từ kế toán nhằm chuyển tải thông tin nghiệp vụ đã được phản ánh trên các chứng từ kế toán đến các bộ phận có liên quan và phục vụ cho công tác lưu trữ. Khái niệm Yêu cầu  Đảm bảo tính ổn định, khoa học và hợp lý.  Phải đáp ứng được yêu cầu về tính hiệu quả. PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Nội dung kế hoạch luân chuyển chứng từ  Lập hoặc tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán  Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt  Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản & ghi sổ kế toán  Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán  Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán.  Thực trạng về tổ chức hệ thống thông tin kinh tế ở đơn vị  Yêu cầu quản lý của đơn vị  Đặc thù của từng loại chứng từ kế toán Cơ sở xác định nội dung KHLCCT PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Cách thức thiết lập KH LCCT  Luân chuyển chứng từ kiểu liên tiếp PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Cách thức thiết lập KH LCCT  Luân chuyển chứng từ kiểu song song PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu TM Người nộp tiền Kế toán tiền mặt KTT, Giámđốc Kế toán liên quan Thủ quỹ (1) (2) (3a) Thu tiền (4) Nộp tiền (8a) Sổ quỹ (7a) (10) Yêu cầu nộp tiền Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu (5b) (5c) (5a) (6a) Phiếu thu (Liên 2) (3b) Phiếu thu (Liên 1) Phiếu thu (Liên 2, 3) (6b) Phiếu thu(Liên 3)(7b) Sổ kế toán TM Phiếu thu (Liên 3) Sổ kế toán có liên quan (9) (8b) Lưu chứng từ (6c) Phiếu thu (Liên 3) Phiếu thu (Liên 2, 3) Phiếu thu (Liên 2, 3) PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt Người nhận tiền Bộ phận duyệt chi Bộ phận kế toán liên quan Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng,Giám đốc Thủ quỹ (1) (9) Phiếu chi (Liên 1) (6) (4b) Phiếu chi (3) (4a) - Hoá đơn mua hàng; - Giấy đề nghị t/ ứng; - Giấy đề nghị t/toán; - Giấy nộp tiền; .. Nhận tiền (5d) Phiếu chi (Liên 2, 3) Chi tiền (2) (4c) (5b) Sổ quỹ (7c) Lưu chứng từ (5a) (5f) (7a) - Hoá đơn mua hàng; - Giấy đề nghị t/ ứng; - Giấy đề nghị t/toán; - Giấy nộp tiền; ... Phiếu chi Phiếu chi Phiếu chi (Liên 2, 3) Phiếu chi (Liên 2, 3) (5e) Phiếu chi (Liên 3) Phiếu chi (Liên 2) (5c) Phiếu chi (Liên 2) Sổ kế toán tiền Phiếu chi (Liên 2) Sổ kế toán liên quan (8) (7b) PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày khái niệm và ý nghĩa của tổ chức thu thập thông tin ban đầu. 2. Phân tích các nguyên tắc tổ chức thu thập thông tin ban đầu. 3. Trình bày các loại chứng từ kế toán sử dụng để thu thập thông tin ban đầu. 4. Trình bày nội dung tổ chức thu thập thông tin ban đầu. 5. Thế nào là kế hoạch luân chuyển chứng từ? Xây dựng kế hoạch luân chuyển cho một loại chứng từ cụ thể. PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. Tài liệu tham khảo 1. Luật kế toán (Luật số 03/2003/QH11, 88/2015/QH13) các Nghị định số 128/2004/NĐ-CP và 129/2004/NĐ-CP. 2. Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 20/12/2014. 3. Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002. 4. TS. Hoàng Tùng, ThS. Đường Nguyễn Hưng, ‘Bàn về quy trình xử lý thông tin trong các hình thức kế toán hiên nay’, Tạp chí nghiên cứu tài chính kế toán, Số 1(54) – 2008 5. PGS-TS Đoàn Xuân Tiên, Giáo trình tổ chức công tác kế toán, Nxb Thống Kê, 2006. 6. TS. Trần Đình Khôi Nguyên (Chủ biên), Nguyên lý kế toán, Nxb Giáo Dục, 2007 PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang. © Copyright 2015 Nguyen Huu Cuong. All rights reserved. No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author. The EndChương 2