Nội dung tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình.
Nhận biết các hoạt động trong chu trình.
Mô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trình.
Minh họa quy trình xử lý thủ công và máy tính.
Các loại báo cáo trong chu trình.
Vận dụng chu trình trong tổ chức HTTTKT.
12 trang |
Chia sẻ: zimbreakhd07 | Lượt xem: 6909 | Lượt tải: 5
Nội dung tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Chu trình kinh doanh, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
1Chương 2 – Chu trình kinh doanh
1
Chương 2
Chu trình kinh doanh
2
Mục tiêu
Nội dung tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình
Nhận biết các hoạt động trong chu trình
Mô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trình
Minh họa quy trình xử lý thủ công và máy tính
Các loại báo cáo trong chu trình
Vận dụng chu trình trong tổ chức HTTTKT
3
Chu trình kinh doanh
Tập hợp các hoạt động cùng liên quan đến 1 nội dung của
quá trình SXKD Quá trình trao đổi giữa các nguồn lực
Bao gồm:
– Chu trình doanh thu
– Chu trình chi phí
– Chu trình sản xuất
– Chu trình nhân sự
– Chu trình tài chính
4
Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán
Hệ thống ghi sổ-lập
báo cáo
Chu trình doanh thu
Bán hàng –> Thu tiền
Chu trình chi phí
Mua hàng – trả tiền
Chu trình sản xuất
NVL, NC -> SP hoàn thành
Chu trình tài chính
Nhận tiền – Chi tiền
Chu trình nhân sự
Tuyển dụng – Trả lương
Sản phẩm
Tiền
Tiền
Tiền
Nhân công
NVL
Dữ liệuDữ liệu
Dữ liệu
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
2Chương 2 – Chu trình kinh doanh
5
Các quá trình và hoạt động thực hiện trong chu trình
Chu trình kinh doanh
Các quá trình trao
đổi nguồn lực
Thực
hiện
Xét
duyệt
Ghi
nhận/
theo dõi
Nguồn lực đi vào Nguồn lực đi ra Quá trình điều chỉnh
6
Nội dung tiếp cận kế toán theo chu trình
Các quá trình, hoạt động trong chu trình
Yêu cầu thông tin (C1, C3)
Thu thập dữ liệu: Chứng từ, tài khoản, đối tượng chi tiết (C3)
Tổ chức xử lý:
– Lập và luân chuyển chứng từ
– Phương thức xử lý
– Hình thức ghi sổ và hạch toán
– Bộ máy kế toán
Tổ chức báo cáo
Tổ chức kiểm soát (C4)
7
Chu trình doanh thu (Revenue Cycle)
Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình bán
hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền.
Chu trình
doanh thu
Khách
hàng
Hãng
vận tải
Chu trình
chi phí
Chu trình
sản xuất
Ngân
hàng
Chu trình
nhân sự
Sơ đồ dòng dữ
liệu khái quát
của chu trình
doanh thu
8
Chu trình doanh thu (Revenue Cycle)
Các quá trình và hoạt động thực hiện
– Bán hàng (Nguồn lực đi ra)
Nhận đặt hàng, xét duyệt bán hàng
Cung cấp hàng hóa dịch vụ
Ghi nhận/theo dõi
– Thu tiền (Nguồn lực đi vào)
Xác nhận nội dung thu tiền
Nhận tiền
Ghi nhận/theo dõi
– Điều chỉnh quá trình bán hàng (Hàng bán trả lại,
giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại):
Xét duyệt, thực hiện, ghi nhận
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
3Chương 2 – Chu trình kinh doanh
9
Bán hàng - Xử lý đặt hàng, xét duyệt (1.0)
Kiểm tra
HTK
1.1
Khách hàng
Kiểm tra
nợ KH
1.2
Lập ctừ
phản hồi
1.3
HTK, KH
Giao hàng
Lập hóa đơn
Xuất kho
Chu trình Chi Phí
Chu trình Sản Xuất
Chu trình Nhân sự 10
Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH thủ công
ĐĐH ĐĐH
Xét duyệt
và lập LBH
ĐĐHĐĐH
ĐĐHĐĐH
LBH
5 liên
ĐĐH
NLBH
Kho hàng BP lập hóa đơn
BP giao hàng
Tại BP xử lý ĐĐHKhách hàng
Tình trạng nợ
Tình trạng tồn
11
Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH bằng máy
Khách hàng
ĐĐH
Nhập
ĐĐH
Ghi nhận &
in LBH
Dữ liệu
KH, HTK
Dữ liệu
đơn đặt
hàng
PXK
Kho hàng
Thông báo
Khách hàng
LBH
ĐĐH
N
Thông báo lỗi
Tại BP xử lý ĐĐH
12
Bán hàng – Cung cấp hàng hóa (2.0)
Xác nhận
xuất kho
2.1
Xử lý
ĐĐH
Đối chiếu
giao hàng
2.2
Xác nhận
giao hàng
2.3
Hãng vận
chuyển
khách hàng
Lập HĐơn
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
4Chương 2 – Chu trình kinh doanh
13
Ví dụ 1 quy trình xử lý xuất kho, giao hàng
bằng thủ công
PXK Phiếuđóng gói
Lập phiếu
giao hàng
PGH
N
PXK
BP lập hóa đơn
Hãng vận tải,
Khách hàng
PB giao hàngKho hàng
BP xử lý ĐĐH
Kiểm tra và
ghi nhận
hàng xuất
Phiếu
giao hàng
Phiếu
đóng gói
PXK
14
Ví dụ 1 quy trình xử lý xuất kho, giao hàng
bằng máy
Kho hàng
PXK
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận & in
ctừ GH
Dữ liệu
HTK
Dữ liệu
giao
hàng
PGH
Khách hàng
Phiếu GH
BP lập hóa đơn
PGH
PXK
N
Thông báo lỗi
Dữ liệu
đơn đặt
hàng
Tại PB giao hàng
15
Bán hàng – Ghi nhận, theo dõi (3.0)
Lập hóa
đơn
3.1
Xử lý
ĐĐH
Xuất kho/
Giao hàng Khách hàng
Theo
dõi nợ
3.2
Nợ phải thu KH
Dữ liệu bán hàng
16
LBH Ghi sổ
chi tiết
HTK
N
PXK
Khách hàng
Kế toán khoKtoán BH
BP xử lý ĐĐH
Kiểm tra, lập
hóa đơn,ghi
nhật kí BH
Hóa đơn PXK
BP giao hàng
PXK PGH
Hóa đơnHóa đơn
PGH LBH A-2
NKBH
B-2
Sổ CT
HTK
N
Ctừ định
khoản
B-2
Ví dụ 1 quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng
bằng thủ công
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
5Chương 2 – Chu trình kinh doanh
17
Kế toán tổng hợpKế toán phải thu
Hóa đơn
A-2
Ghi sổ
chi tiết
nợ Pthu
Sổ CT
khách hàng
A
Hóa đơn Ctừ điều chỉnhgiảm nợ
NKBH
B-2
Ctừ định
khoản
Ghi sổ
cái TK
Sổ cáiNKBH Ctừ địnhkhoản
Số
cái
Ví dụ 1 quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng
bằng thủ công
18
Ví dụ 1 quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng bằng máy
BP giao hàng
PGH
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận & in
hóa đơn
Tập tin
giao
hàng
Khách hàng
Hóa đơn
PGH
N
Thông báo lỗi
Tập tin
khách hàng,
HTK
Tập tin
đơn đặt
hàng
Tập tin
hóa đơn
Tập tin
phải thu
KH
Hóa đơnTập tin
ghi nhật
kí
Tại BP kế toán
19
Phương pháp lập hóa đơn, theo dõi nợ
Các hệ thống lập hóa đơn
– Lập sau (Post-billing): Chỉ lập hóa đơn khi nhận đầy đủ các
chứng từ chứng minh hàng đã xuất
– Lập trước (Pre-billing): Lập hóa đơn sau khi lệnh bán hàng
được chấp nhận
Các hệ thống theo dõi nợ
– Theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn (open-invoice method):
Tất cả các sự kiện làm tăng, giảm nợ đều chi tiết từng chứng từ
– Theo dõi theo số dư (Balance-forward method): Chỉ theo dõi
trên số dư tổng hợp của từng đối tượng phải thu
20
Thu tiền (4.0)
Lập chứng
từ thanh
toán
4.1
Khách
hàng
Xác nhận
thanh toán
4.2
Ghi giảm
nợ phải thu
4.3
Ngân
hàng
Nợ phải thu KH
Dữ liệu kế toán
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
6Chương 2 – Chu trình kinh doanh
21
Ví dụ 1 quy trình xử lý thu tiền bằng thủ công
KH
Lập
phiếu
thu
Phiếu
thu
Xác nhận
ghi sổ
Phiếu thu
Phiếu
thu
A
A
Sổ
quỹ
Phiếu
thu
N
Kế toán
công nợ
Kế toán tiền
Ghi nhật
kí
NK
Thu tiền
Phiếu
thu
KH
Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp 22
Ví dụ 1 quy trình xử lý thu tiền bằng máy
Khách hàng
TB trả tiền
Nhập dữ liệu
liên quan
In phiếu thu
Hóa đơn
Thông báo lỗi
Tập tin
khách hàng
Tập tin
phải thu
KH
Phiếu thu
Tập tin
ghi nhật
kí
TB trả tiền
Thủ quỹKhách hàng
Phiếu thu
N
Tại BP kế toán
23
Đặt hàng
1.0
Giao hàng
2.0
Lập hóa
đơn
3.0
Thu tiền
4.0
Khách
hàng Hãngvận tải
Chu trình chi
phí
Chu trình
sản xuất
Ngân
hàng
Sổ kế toán,
báo cáo
Chu trình
nhân sự
Tổng hợp các hoạt động trong
chu trình doanh thu
24
Điều chỉnh quá trình bán hàng
Hàng bán trả lại
Giảm giá hàng bán
Chiết khấu thương mại
Quy trình sẽ như thế nào??
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
7Chương 2 – Chu trình kinh doanh
25
Báo cáo của chu trình doanh thu
Hoạt động
Tổng hợp nghiệp vụ của từng
hoạt động trong chu trình
Bảng kê bán hàng
Từ ngày…đến…
SHĐ Ngày KH Giá trị
001 12/3 ABC 1,000
002…
Phân tích các hoạt động theo đối
tượng/nguồn lực liên quan
Báo cáo bán hàng theo KH
Từ ngày…đến…
KH SHĐ Ngày Giá trị
ABC 001 12/3 1,000
002 15/3 3,000
EFG 023 20/3 4,000
Các bảng kê đơn hàng, bán
hàng, xuất kho, giao hàng, thu
tiền
Báo cáo các hoạt động
theo khách hàng, nhân
viên, hàng hóa… 26
Báo cáo của chu trình doanh thu (tt)
Các đối tượng/nguồn
lực
Danh sách các đối
tượng/nguồn lực sử dụng
Bảng kê hàng tồn kho
Ngày:…
Kho Mã HH SLtồn Giá trị
A PC-03 100 1,000,000
A PC-04 50 500,000
Báo cáo tình trạng các đối
tượng/nguồn lực
Danh mục hàng tồn kho
Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH
1 PC-03 B Cái 90
2 PC-04 C Cái 10
Các bảng kê hàng hóa, khách
hàng, nhân viên BH…
Báo cáo tình hình hàng tồn
kho, dư nợ khách hàng,
phân tích tuổi nợ…
27
Chu trình chi phí (Expenditure Cycle; Purchase Cycle)
Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng,
dịch vụ và thanh toán tiền
Chu trình
chi phí
Nhà cung
cấp
Chu trình
sản xuất
Chu trình
DT
Kiểm soát
HTK
Các bộ phận
sử dụng
Sơ đồ dòng dữ liệu
khái quát của chu trình
chi phí
Ngân hàng
28
Chu trình chi phí (Expenditure Cycle; Purchase Cycle)
Các quá trình và hoạt động thực hiện
– Mua hàng (Nguồn lực đi vào)
Nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng
Nhận hàng hóa, dịch vụ
Ghi nhận/theo dõi
– Thanh toán (Nguồn lực đi ra)
Xét duyệt thanh toán
Chi tiền
Ghi nhận/theo dõi
– Điều chỉnh quá trình mua hàng (Hàng mua trả lại,
giảm giá):
Xét duyệt, thực hiện, ghi nhận
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
8Chương 2 – Chu trình kinh doanh
29
Mua hàng – Nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng (1.0)
BP yêu cầu Chu trình
doanh thu
Chu trình
SX
Chọn nhà
cung cấp
1.1
Lập đơn
đặt hàng
1.2
Dữ liệu về NCC
HTK
Nợ phải trả
Nhận hàng
BP yêu cầu
hàng
Dữ liệu ĐĐH
Nhà cung
cấp
Yêu cầu hàng
Yêu
cầu
hàng
30
Ví dụ 1 quy trình nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng bằng thủ
công
Giấy YCH Giấy YCH
Xét duyệt
và đơn đặt
hàng
ĐĐHĐĐH
ĐĐHĐĐH
ĐĐH
5 liên
Giấy YCH
N
BP nhận hàng
KT nợ phải trả
BP mua hàngBP yêu cầu
Nhà cung cấp
BP yêu cầu
31
Ví dụ 1 quy trình nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng bằng máy
BP sử dụng
Giấy YCH
Nhập
YCH
Ghi nhận &
in ĐĐH
Tập tin
NCC,
HTK
Tập tin
đơn đặt
hàng
ĐĐH
Nhà cung cấp
Giấy YCH
ĐĐH
N
Thông báo lỗi
Tại BP mua
hàng
32
Mua hàng - Nhận hàng (2.0)
Kiểm
hàng
2.1 Lập BC
nhận
hàng
2.2
Xác nhận
nhập
hàng 2.3
Xử lý Đặt hàng
Nhà cung cấp Phiếu đónggói
Đơn ĐH
KT nợ phải trả
Dữ liệu nhận hàng
Phiếu nhận hàng
KT hàng tồn kho
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
9Chương 2 – Chu trình kinh doanh
33
ĐĐH
Ví dụ 1 quy trình nhận hàng bằng thủ công
ĐĐH
Phiếu
đóng gói
Nhận hàng
và lập phiếu
Nkho
ĐĐH
BC nhận
hàng
N
BP nợ phải trả
BP nhận hàng - KhoBP mua hàng
Nhà CC
Phiếu
đóng gói
Phiếu NK
ĐĐH
Kế toán HTK
PNK
Ghi sổ
CT
PNK
N
Sổ CT
HTK
34
Ví dụ 1 quy trình nhận hàng bằng máy
Nhập dữ liệu
nhận hàng
Ghi nhận &
in giấy nhận
hàng
Tập tin
Đơn đặt
hàng
Tập tin
nhận
hàng Phiếu nhận
hàng
Phiếu
đóng gói
N
Thông báo lỗi
Nhà CC
Phiếu
đóng gói
35
Mua hàng – Ghi nhận, theo dõi (3.0)
Kiểm tra
hóa đơn
3.1
Đặt hàng
Nhà cung cấp Hóa đơn
Đơn ĐH
Nhận hàng BC nhận hàng
Dữ liệu về NCC
Ghi nhận
nợ
3.2
Nợ phải trả NCC
Dữ liệu kế toán
36
Ví dụ 1 quy trình nhận theo dõi bằng thủ công
ĐĐH
Hóa đơn
Đối chiếu
ghi nhận nợ
phải trả
A
Kế toán nợ phải trả
BP mua
hàng Nhà CC
PNK
ĐĐH
NK mua
hàng
BP nhận
hàng
PNK
Hóa
đơn
Sổ chi tiết
NCC
Kế toán tổng
hợp
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
10Chương 2 – Chu trình kinh doanh
37
Ví dụ 1 quy trình ghi nhận, theo dõi bằng máy
Nhập dữ liệu
hóa đơn
Ghi nhận
hóa đơn
Tập tin
Đơn đặt
hàngTập tin
nhận
hàng
Hóa đơn
A
Thông báo lỗi
Nhà CC
Hóa đơn
Tập tin
hóa đơn
Tập tin chi
tiết nợ phải
trả, HTK
38
Thanh toán (4.0)
Lựa chọn
thanh toán
4.1
Nợ phải trả NCC
Xét duyệt
thanh toán
4.2
Lập ctừ
thanh toán
4.3
Xác nhận
thanh toán
4.4
Giảm nợ
4.5 Dữ liệu kế toán
39
Ví dụ 1 quy trình thanh toán bằng thủ công
Bộ ctừ mua
hàng
Lựa chọn
thanh toán
Kế toán nợ phải trả
Sổ chi tiết
NCC
Kế toán tiền
Bộ ctừ mua
hàng
Lập phiếu
chi
Xác nhận
chi
Ghi nhật
kí
NK chi
tiềnA
Ghi nhận
thanh toán
Sổ chi tiết
NCC
Bộ ctừ
mua hàng
Bộ ctừ
mua hàng
Phiếu
chi
Phiếu
chi
Nhà CC
Thủ quỹ
Xét duyệt
chi
40
Ví dụ 1 quy trình thanh toán bằng máy
Nhập dữ liệu
thanh toan
Lựa chọn,
xét duyệt
thanh toán
Hóa đơn
A
Thông báo lỗi
Hóa đơnTập tin
hóa đơn
Tập tin chi
tiết nợ phải
trả
Tập tin chi
tiết nợ
phải trả
Tập tin
phiếu chi
Phiếu chi
Nhà CC
Thủ quỹ
Phiếu chi
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
11Chương 2 – Chu trình kinh doanh
41
Đặt hàng
1.0
Nhận hàng
2.0
Ghi nhận,
theo dõi
3.0
Thanh toán
4.0
Các BP sử
dụngKiểm soát HTK
Nhà cung
cấp
Sổ cái,
báo cáo
Chu trình
doanh thu
Chu trình
SX
Ngân hàng
Tổng hợp các hoạt
động trong chu trình
chi phí
42
Điều chỉnh quá trình mua hàng
Hàng mua trả lại
Giảm giá hàng mua
Quy trình sẽ như thế nào??
43
Báo cáo của chu trình chi phí
Hoạt động
Tổng hợp các nghiệp vụ của
từng hoạt động trong chu trình
Bảng kê mua hàng
Từ ngày…đến…
SHĐ Ngày NCC Giá trị
001 12/3 ABC 1,000
002…
Phân tích các hoạt động theo đối
tượng/nguồn lực liên quan
Báo cáo mua hàng theo NCC
Từ ngày…đến…
NCC SHĐ Ngày Giá trị
ABC 001 12/3 1,000
002 15/3 3,000
EFG 023 20/3 4,000
Các bảng kê đơn đặt hàng,
mua hàng, nhập kho, thanh
toán
Báo cáo các hoạt động
theo nhà cung cấp, nhân
viên, hàng hóa… 44
Báo cáo của chu trình chi phí (tt)
Các đối tượng/nguồn
lực
Danh sách các đối
tượng/nguồn lực sử dụng
Báo cáo dư nợ NCC
Ngày:…
Mã NCC Nợ Nợ quá hạn
NCC01 1,000,000 600,000
NCC02 500,000 200,000
Báo cáo tình trạng các đối
tượng/nguồn lực
Danh mục hàng tồn kho
Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH
1 PC-03 B Cái 90
2 PC-04 C Cái 10
Các bảng kê hàng hóa, nhà
cung cấp, …
Báo cáo tình hình hàng tồn
kho, dư nợ nhà cung cấp,
phân tích tuổi nợ…
Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM
12Chương 2 – Chu trình kinh doanh
45
Vận dụng chu trình trong tổ chức hệ
thống thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống báo cáo
Tổ chức thành phần thu thập dữ liệu
– Chứng từ
– Tài khoản
– Đối tượng chi tiết
Tổ chức quá trình xử lý: Luân chuyển chứng từ,
nhập liệu
Tổ chức các hoạt động kiểm soát
46
Tổ chức kế toán các chu trình
Chu
trình
Xác định
yêu cầu
thông tin
Tổ chức
quy trình xử
lý, lưu trữ
dữ liệu
Tổ chức
kiểm soát
Tổ chức
báo cáo
Tổ chức
thu thập
dữ liệu
Tổ chức
bộ máy
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Chuong 2.pdf