Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Chu trình kinh doanh

Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 1Chương 2 – Chu trình kinh doanh 1 Chương 2 Chu trình kinh doanh 2 Mục tiêu
Nội dung tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình
Nhận biết các hoạt động trong chu trình
Mô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trình
Minh họa quy trình xử lý thủ công và máy tính
Các loại báo cáo trong chu trình
Vận dụng chu trình trong tổ chức HTTTKT 3 Chu trình kinh doanh
Tập hợp các hoạt động cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD  Quá trình trao đổi giữa các nguồn lực Bao gồm: – Chu trình doanh thu – Chu trình chi phí – Chu trình sản xuất – Chu trình nhân sự – Chu trình tài chính 4 Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán Hệ thống ghi sổ-lập báo cáo Chu trình doanh thu Bán hàng –> Thu tiền Chu trình chi phí Mua hàng – trả tiền Chu trình sản xuất NVL, NC -> SP hoàn thành Chu trình tài chính Nhận tiền – Chi tiền Chu trình nhân sự Tuyển dụng – Trả lương Sản phẩm Tiền Tiền Tiền Nhân công NVL Dữ liệuDữ liệu Dữ liệu Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 2Chương 2 – Chu trình kinh doanh 5 Các quá trình và hoạt động thực hiện trong chu trình Chu trình kinh doanh Các quá trình trao đổi nguồn lực Thực hiện Xét duyệt Ghi nhận/ theo dõi Nguồn lực đi vào Nguồn lực đi ra Quá trình điều chỉnh 6 Nội dung tiếp cận kế toán theo chu trình
Các quá trình, hoạt động trong chu trình
Yêu cầu thông tin (C1, C3)
Thu thập dữ liệu: Chứng từ, tài khoản, đối tượng chi tiết (C3)
Tổ chức xử lý: – Lập và luân chuyển chứng từ – Phương thức xử lý – Hình thức ghi sổ và hạch toán – Bộ máy kế toán
Tổ chức báo cáo
Tổ chức kiểm soát (C4) 7 Chu trình doanh thu (Revenue Cycle)
Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền. Chu trình doanh thu Khách hàng Hãng vận tải Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Ngân hàng Chu trình nhân sự Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu 8 Chu trình doanh thu (Revenue Cycle)
Các quá trình và hoạt động thực hiện – Bán hàng (Nguồn lực đi ra)  Nhận đặt hàng, xét duyệt bán hàng  Cung cấp hàng hóa dịch vụ  Ghi nhận/theo dõi – Thu tiền (Nguồn lực đi vào)  Xác nhận nội dung thu tiền  Nhận tiền  Ghi nhận/theo dõi – Điều chỉnh quá trình bán hàng (Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại):  Xét duyệt, thực hiện, ghi nhận Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 3Chương 2 – Chu trình kinh doanh 9 Bán hàng - Xử lý đặt hàng, xét duyệt (1.0) Kiểm tra HTK 1.1 Khách hàng Kiểm tra nợ KH 1.2 Lập ctừ phản hồi 1.3 HTK, KH Giao hàng Lập hóa đơn Xuất kho Chu trình Chi Phí Chu trình Sản Xuất Chu trình Nhân sự 10 Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH thủ công ĐĐH ĐĐH Xét duyệt và lập LBH ĐĐHĐĐH ĐĐHĐĐH LBH 5 liên ĐĐH NLBH Kho hàng BP lập hóa đơn BP giao hàng Tại BP xử lý ĐĐHKhách hàng Tình trạng nợ Tình trạng tồn 11 Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH bằng máy Khách hàng ĐĐH Nhập ĐĐH Ghi nhận & in LBH Dữ liệu KH, HTK Dữ liệu đơn đặt hàng PXK Kho hàng Thông báo Khách hàng LBH ĐĐH N Thông báo lỗi Tại BP xử lý ĐĐH 12 Bán hàng – Cung cấp hàng hóa (2.0) Xác nhận xuất kho 2.1 Xử lý ĐĐH Đối chiếu giao hàng 2.2 Xác nhận giao hàng 2.3 Hãng vận chuyển khách hàng Lập HĐơn Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 4Chương 2 – Chu trình kinh doanh 13 Ví dụ 1 quy trình xử lý xuất kho, giao hàng bằng thủ công PXK Phiếuđóng gói Lập phiếu giao hàng PGH N PXK BP lập hóa đơn Hãng vận tải, Khách hàng PB giao hàngKho hàng BP xử lý ĐĐH Kiểm tra và ghi nhận hàng xuất Phiếu giao hàng Phiếu đóng gói PXK 14 Ví dụ 1 quy trình xử lý xuất kho, giao hàng bằng máy Kho hàng PXK Nhập dữ liệu liên quan Ghi nhận & in ctừ GH Dữ liệu HTK Dữ liệu giao hàng PGH Khách hàng Phiếu GH BP lập hóa đơn PGH PXK N Thông báo lỗi Dữ liệu đơn đặt hàng Tại PB giao hàng 15 Bán hàng – Ghi nhận, theo dõi (3.0) Lập hóa đơn 3.1 Xử lý ĐĐH Xuất kho/ Giao hàng Khách hàng Theo dõi nợ 3.2 Nợ phải thu KH Dữ liệu bán hàng 16 LBH Ghi sổ chi tiết HTK N PXK Khách hàng Kế toán khoKtoán BH BP xử lý ĐĐH Kiểm tra, lập hóa đơn,ghi nhật kí BH Hóa đơn PXK BP giao hàng PXK PGH Hóa đơnHóa đơn PGH LBH A-2 NKBH B-2 Sổ CT HTK N Ctừ định khoản B-2 Ví dụ 1 quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng bằng thủ công Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 5Chương 2 – Chu trình kinh doanh 17 Kế toán tổng hợpKế toán phải thu Hóa đơn A-2 Ghi sổ chi tiết nợ Pthu Sổ CT khách hàng A Hóa đơn Ctừ điều chỉnhgiảm nợ NKBH B-2 Ctừ định khoản Ghi sổ cái TK Sổ cáiNKBH Ctừ địnhkhoản Số cái Ví dụ 1 quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng bằng thủ công 18 Ví dụ 1 quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng bằng máy BP giao hàng PGH Nhập dữ liệu liên quan Ghi nhận & in hóa đơn Tập tin giao hàng Khách hàng Hóa đơn PGH N Thông báo lỗi Tập tin khách hàng, HTK Tập tin đơn đặt hàng Tập tin hóa đơn Tập tin phải thu KH Hóa đơnTập tin ghi nhật kí Tại BP kế toán 19 Phương pháp lập hóa đơn, theo dõi nợ
Các hệ thống lập hóa đơn – Lập sau (Post-billing): Chỉ lập hóa đơn khi nhận đầy đủ các chứng từ chứng minh hàng đã xuất – Lập trước (Pre-billing): Lập hóa đơn sau khi lệnh bán hàng được chấp nhận
Các hệ thống theo dõi nợ – Theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn (open-invoice method): Tất cả các sự kiện làm tăng, giảm nợ đều chi tiết từng chứng từ – Theo dõi theo số dư (Balance-forward method): Chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng phải thu 20 Thu tiền (4.0) Lập chứng từ thanh toán 4.1 Khách hàng Xác nhận thanh toán 4.2 Ghi giảm nợ phải thu 4.3 Ngân hàng Nợ phải thu KH Dữ liệu kế toán Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 6Chương 2 – Chu trình kinh doanh 21 Ví dụ 1 quy trình xử lý thu tiền bằng thủ công KH Lập phiếu thu Phiếu thu Xác nhận ghi sổ Phiếu thu Phiếu thu A A Sổ quỹ Phiếu thu N Kế toán công nợ Kế toán tiền Ghi nhật kí NK Thu tiền Phiếu thu KH Thủ quỹ Kế toán tổng hợp 22 Ví dụ 1 quy trình xử lý thu tiền bằng máy Khách hàng TB trả tiền Nhập dữ liệu liên quan In phiếu thu Hóa đơn Thông báo lỗi Tập tin khách hàng Tập tin phải thu KH Phiếu thu Tập tin ghi nhật kí TB trả tiền Thủ quỹKhách hàng Phiếu thu N Tại BP kế toán 23 Đặt hàng 1.0 Giao hàng 2.0 Lập hóa đơn 3.0 Thu tiền 4.0 Khách hàng Hãngvận tải Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Ngân hàng Sổ kế toán, báo cáo Chu trình nhân sự Tổng hợp các hoạt động trong chu trình doanh thu 24 Điều chỉnh quá trình bán hàng
Hàng bán trả lại
Giảm giá hàng bán
Chiết khấu thương mại  Quy trình sẽ như thế nào?? Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 7Chương 2 – Chu trình kinh doanh 25 Báo cáo của chu trình doanh thu Hoạt động Tổng hợp nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình Bảng kê bán hàng Từ ngày…đến… SHĐ Ngày KH Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 002… Phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan Báo cáo bán hàng theo KH Từ ngày…đến… KH SHĐ Ngày Giá trị ABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn hàng, bán hàng, xuất kho, giao hàng, thu tiền Báo cáo các hoạt động theo khách hàng, nhân viên, hàng hóa… 26 Báo cáo của chu trình doanh thu (tt) Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Bảng kê hàng tồn kho Ngày:… Kho Mã HH SLtồn Giá trị A PC-03 100 1,000,000 A PC-04 50 500,000 Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10 Các bảng kê hàng hóa, khách hàng, nhân viên BH… Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ khách hàng, phân tích tuổi nợ… 27 Chu trình chi phí (Expenditure Cycle; Purchase Cycle)  Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng, dịch vụ và thanh toán tiền Chu trình chi phí Nhà cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình DT Kiểm soát HTK Các bộ phận sử dụng Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí Ngân hàng 28 Chu trình chi phí (Expenditure Cycle; Purchase Cycle)
Các quá trình và hoạt động thực hiện – Mua hàng (Nguồn lực đi vào)  Nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng  Nhận hàng hóa, dịch vụ  Ghi nhận/theo dõi – Thanh toán (Nguồn lực đi ra)  Xét duyệt thanh toán  Chi tiền  Ghi nhận/theo dõi – Điều chỉnh quá trình mua hàng (Hàng mua trả lại, giảm giá):  Xét duyệt, thực hiện, ghi nhận Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 8Chương 2 – Chu trình kinh doanh 29 Mua hàng – Nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng (1.0) BP yêu cầu Chu trình doanh thu Chu trình SX Chọn nhà cung cấp 1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Dữ liệu về NCC HTK Nợ phải trả Nhận hàng BP yêu cầu hàng Dữ liệu ĐĐH Nhà cung cấp Yêu cầu hàng Yêu cầu hàng 30 Ví dụ 1 quy trình nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng bằng thủ công Giấy YCH Giấy YCH Xét duyệt và đơn đặt hàng ĐĐHĐĐH ĐĐHĐĐH ĐĐH 5 liên Giấy YCH N BP nhận hàng KT nợ phải trả BP mua hàngBP yêu cầu Nhà cung cấp BP yêu cầu 31 Ví dụ 1 quy trình nhận yêu cầu, xét duyệt mua hàng bằng máy BP sử dụng Giấy YCH Nhập YCH Ghi nhận & in ĐĐH Tập tin NCC, HTK Tập tin đơn đặt hàng ĐĐH Nhà cung cấp Giấy YCH ĐĐH N Thông báo lỗi Tại BP mua hàng 32 Mua hàng - Nhận hàng (2.0) Kiểm hàng 2.1 Lập BC nhận hàng 2.2 Xác nhận nhập hàng 2.3 Xử lý Đặt hàng Nhà cung cấp Phiếu đónggói Đơn ĐH KT nợ phải trả Dữ liệu nhận hàng Phiếu nhận hàng KT hàng tồn kho Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 9Chương 2 – Chu trình kinh doanh 33 ĐĐH Ví dụ 1 quy trình nhận hàng bằng thủ công ĐĐH Phiếu đóng gói Nhận hàng và lập phiếu Nkho ĐĐH BC nhận hàng N BP nợ phải trả BP nhận hàng - KhoBP mua hàng Nhà CC Phiếu đóng gói Phiếu NK ĐĐH Kế toán HTK PNK Ghi sổ CT PNK N Sổ CT HTK 34 Ví dụ 1 quy trình nhận hàng bằng máy Nhập dữ liệu nhận hàng Ghi nhận & in giấy nhận hàng Tập tin Đơn đặt hàng Tập tin nhận hàng Phiếu nhận hàng Phiếu đóng gói N Thông báo lỗi Nhà CC Phiếu đóng gói 35 Mua hàng – Ghi nhận, theo dõi (3.0) Kiểm tra hóa đơn 3.1 Đặt hàng Nhà cung cấp Hóa đơn Đơn ĐH Nhận hàng BC nhận hàng Dữ liệu về NCC Ghi nhận nợ 3.2 Nợ phải trả NCC Dữ liệu kế toán 36 Ví dụ 1 quy trình nhận theo dõi bằng thủ công ĐĐH Hóa đơn Đối chiếu ghi nhận nợ phải trả A Kế toán nợ phải trả BP mua hàng Nhà CC PNK ĐĐH NK mua hàng BP nhận hàng PNK Hóa đơn Sổ chi tiết NCC Kế toán tổng hợp Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 10Chương 2 – Chu trình kinh doanh 37 Ví dụ 1 quy trình ghi nhận, theo dõi bằng máy Nhập dữ liệu hóa đơn Ghi nhận hóa đơn Tập tin Đơn đặt hàngTập tin nhận hàng Hóa đơn A Thông báo lỗi Nhà CC Hóa đơn Tập tin hóa đơn Tập tin chi tiết nợ phải trả, HTK 38 Thanh toán (4.0) Lựa chọn thanh toán 4.1 Nợ phải trả NCC Xét duyệt thanh toán 4.2 Lập ctừ thanh toán 4.3 Xác nhận thanh toán 4.4 Giảm nợ 4.5 Dữ liệu kế toán 39 Ví dụ 1 quy trình thanh toán bằng thủ công Bộ ctừ mua hàng Lựa chọn thanh toán Kế toán nợ phải trả Sổ chi tiết NCC Kế toán tiền Bộ ctừ mua hàng Lập phiếu chi Xác nhận chi Ghi nhật kí NK chi tiềnA Ghi nhận thanh toán Sổ chi tiết NCC Bộ ctừ mua hàng Bộ ctừ mua hàng Phiếu chi Phiếu chi Nhà CC Thủ quỹ Xét duyệt chi 40 Ví dụ 1 quy trình thanh toán bằng máy Nhập dữ liệu thanh toan Lựa chọn, xét duyệt thanh toán Hóa đơn A Thông báo lỗi Hóa đơnTập tin hóa đơn Tập tin chi tiết nợ phải trả Tập tin chi tiết nợ phải trả Tập tin phiếu chi Phiếu chi Nhà CC Thủ quỹ Phiếu chi Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 11Chương 2 – Chu trình kinh doanh 41 Đặt hàng 1.0 Nhận hàng 2.0 Ghi nhận, theo dõi 3.0 Thanh toán 4.0 Các BP sử dụngKiểm soát HTK Nhà cung cấp Sổ cái, báo cáo Chu trình doanh thu Chu trình SX Ngân hàng Tổng hợp các hoạt động trong chu trình chi phí 42 Điều chỉnh quá trình mua hàng
Hàng mua trả lại
Giảm giá hàng mua  Quy trình sẽ như thế nào?? 43 Báo cáo của chu trình chi phí Hoạt động Tổng hợp các nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình Bảng kê mua hàng Từ ngày…đến… SHĐ Ngày NCC Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 002… Phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan Báo cáo mua hàng theo NCC Từ ngày…đến… NCC SHĐ Ngày Giá trị ABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh toán Báo cáo các hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa… 44 Báo cáo của chu trình chi phí (tt) Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Báo cáo dư nợ NCC Ngày:… Mã NCC Nợ Nợ quá hạn NCC01 1,000,000 600,000 NCC02 500,000 200,000 Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10 Các bảng kê hàng hóa, nhà cung cấp, … Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ… Bùi Quang Hùng - Khoa KTKT, ĐH Kinh Tế TP.HCM 12Chương 2 – Chu trình kinh doanh 45 Vận dụng chu trình trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống báo cáo
Tổ chức thành phần thu thập dữ liệu – Chứng từ – Tài khoản – Đối tượng chi tiết
Tổ chức quá trình xử lý: Luân chuyển chứng từ, nhập liệu
Tổ chức các hoạt động kiểm soát 46 Tổ chức kế toán các chu trình Chu trình Xác định yêu cầu thông tin Tổ chức quy trình xử lý, lưu trữ dữ liệu Tổ chức kiểm soát Tổ chức báo cáo Tổ chức thu thập dữ liệu Tổ chức bộ máy