Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Phạm Thị Hoàng (Phần 2)

g. Thông thường, đầu vào được dùng bao gồm các mẫu chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho người sử dụng ghi nhận những số liệu này theo tính chất của nghiệp vụ kế toán. Hệ thống sẽ chuyển đổi những dạng thông tin mà máy có thể hiểu được. Nhà phân tích hệ thống gọi nó là các số liệu nguồn. - Các chính sách trong doanh nghiệp: thông thường, để hệ thống mới thành công, các nhà quản lý thường phải thông qua những quy định hay chính sách mới. Khi hệ - 46 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng thống vận hành thủ công, những người sử dụng thường phải thực hiện nhiệm vụ phức tạp, nhưng khi chuyển sang hệ thống có sự hỗ trợ của máy tính, hoạt động của người sử dụng tuỳ thuộc vào sự vận hành của máy tính. Chính vì thế, nhà quản lý cần thông qua các quy định hay chính sách nhằm giúp việc vận hành hệ thống hiệu quả hơn. c) Yêu cầu về tài nguyên Khi thiết kế sơ bộ, bộ phận thiết kế xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để phân tích và tính toán các yêu cầu nhằm thực hiện và vận hành hệ thống, đồng thời cũng xác định các yêu cầu khác bao gồm phần mềm và các thiết bị phần cứng cần thiết. Họ cũng ước tính chi phí cần thiết để phát triển hệ thống và lập lịch trình làm việc hoàn chỉnh. Công việc này cũng bao gồm sự tính toán về giá thành và lợi nhuận mang lại từ việc sử dụng hệ thống mới, và được báo cáo cho nhà quản lý trong doanh nghiệp. - Trang bị phần mềm:  Sử dụng nhân lực tại chỗ: nhân viên của chính doanh nghiệp được sử dụng để viết phần mềm cho hệ thống. Đôi khi có sử dụng các lập trình viên làm việc theo hợp đồng. Ưu điểm của phương pháp này là có thể kiểm soát được tiến độ và sự phát triển của hệ thống, ngoài ra hệ thống còn được các người sử dụng chấp nhận hoàn toàn.  Sử dụng phần mềm trọn gói của các doanh nghiệp cung cấp phần mềm: doanh nghiệp mua một phần mềm đã được thiết kế sẵn về áp dụng cho doanh nghiệp mình. Mặc dù chi phí rẻ nhưng phương pháp này có hạn chế là không phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp. - Trang bị phần cứng: có thể mua hoặc thuê hoạt động, thuê tài chính - 47 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Các nguồn lực kinh tế: sau khi xác định được các yêu cầu về phần cứng và phần mềm cần thiết cho hệ thống mới, bộ phận thiết kế cần lập các báo cáo phân tích chi phí và lợi nhuận cho từng phương án thuê, mua hay sử dụng các dịch vụ, so sánh các kết quả và báo cáo cho nhà quản lý. d) Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới chỉ được hình thành ở những đường nét cơ bản. Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sẽ được báo cáo lên cho nhà quản lý doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo bao gồm toàn bộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, các chi tiết trong việc phân tích chi phí, lợi nhuận, các chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay không nên thực hiện các giai đoạn tiếp theo. 3. Đặc tả chi tiết Đặc tả chi tiết là giai đoạn tiếp theo của thiết kế sơ bộ, có nghĩa là mô tả bằng văn bản các chi tiết của hệ thống. Trong giai đoạn này, các nội dung trong thiết kế sơ bộ được mô tả một cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng và hệ thống được hình dung với đầy đủ các thành phần của nó. a) Xác định các yêu cầu - Đặc tả chi tiết các kết xuất: Kết xuất là sự trình bày ra mản hình hoặc ra giấy. Giai đoạn này thiết kế các mẫu báo cáo trên thiết bị xuất là màn hình hoặc máy in. Các báo cáo thiết kế theo yêu cầu của kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Đặc tả chi tiết dữ liệu: Tập hợp dữ liệu làm nguồn cho các thông tin đầu ra sẽ được mô tả chi tiết bằng cách ghi chép cụ thể thuộc tính của từng tập dữ liệu theo những phương pháp mô tả được chọn. Cũng phải nêu lên các quan hệ ràng buộc để tiến - 48 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng hành việc sao chép dữ liệu, dự phòng các trường hợp rủi ro dẫn đến việc mất mát dữ liệu. - Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào: Nhập liệu đầu vào có thể gồm các nguồn khác nhau như từ các chứng từ, các phương tiện khác như máy quét, máy đọc mã vạch Các dữ liệu đưa vào máy tính được lưu trữ theo các đặc tả của phần đặc tả dữ liệu, và phải có đầy đủ đặc điểm, cách thức lưu trữ. - Đặc tả chương trình máy tính: trước khi đặc tả chi tiết, bộ phận thiết kế xác định từng quá trình xử lý và mô tả mối quan hệ giữa các quá trình xử lý bằng cách sử dụng lưu đồ hệ thống hay sơ đồ dòng dữ liệu. III. Thực hiện và vận hành hệ thống 1. Thực hiện hệ thống Vào cuối giai đoạn thiết kế hệ thống, ban chỉ đạo dự án sẽ xét duyệt và lựa chọn một phương án thiết kế khả thi phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp để làm cơ sở cho sự bắt đầu giai đoạn thực hiện. a. Tạo lập hệ thống - Tạo lập phần cứng: Lắp đặt thiết bị phần cứng là công việc chính yếu trong giai đoạn tạo lập hệ thống và được thực hiện bởi các chuyên viên về phần cứng đảm nhiệm. Trong việc tạo lập phần cứng, vai trò của kế toán viên là kiểm tra việc lắp đặt thiết bị có tuân thủ thiết kế hay không, kiểm tra hoạt động phần cứng và có phù hợp với hoạt động của hệ thống hay không? Với lãnh đạo phòng kế toán nên xem xét vấn đề chi phí và thời gian lắp đặt. - Tạo lập phần mềm: Đối với các phương pháp phát triển hệ thống sử dụng nhân lực tại chỗ hay thuê chuyên gia viết phần mềm, hầu hết các nhóm lập trình tiến hành theo các bước sau đây. - 49 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng  Trưởng nhóm lập trình lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm nền tảng cho phát triển ứng dụng.  Dựa trên thiết kế, trưởng nhóm lập trình chia hệ thống thành các phần hành và giao cho các lập trình viên thực hiện. Thông thường công việc của các lập trình viên gồm:  Tạo lập các bảng dữ liệu và xây dựng mối quan hệ dữ liệu  Tạo các mẫu nhập liệu, hội thoại, điều khiển  Tạo các vấn tin khai thác và xử lý số liệu  Tạo các mẫu sổ, báo cáo  Viết các tài liệu cho từng phần hành  Sau khi thiết kế, mọi hệ thống đều phải được kiểm tra chặt chẽ, kiểm tra xem chuỗi xử lý dữ liệu đã được chuyển giao và tiếp nhận chính xác, đầy đủ.  Viết tài liệu của hệ thống bao gồm tài liệu hướng dẫn và tài liệu phát triển hệ thống. b. Huấn luyện Nhằm đảm bảo những người sử dụng hệ thống đã nắm chắc nguyên tắc vận hành hệ thống, cùng như các quy định, các quyền và trách nhiệm của người sử dụng đối với hệ thống. - Huấn luyện điều khiển hệ thống là công việc khá phức tạp đối với các hệ thống lớn, có nhiều trạm làm việc và cấu hình trải dài trong một không gian rộng. - Huấn luyện sử dụng phần mềm: nhằm giúp các kế toán viên hiểu rõ cách sử dụng phần mềm mới. c. Chuyển đổi hệ thống - 50 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng Sau khi hệ thống được tạo lập và người vận hành đã được huấn luyện, giai đoạn 6 thực hiện hệ thống tiếp theo là chuyển đổi hệ thống, bằng việc đưa hệ thống mới đi vào hoạt động, xóa bỏ hệ thống cũ. - Chuẩn bị: Khi chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, kế toán cần chuẩn bị các số liệu sau:  Hệ thống tài khoản: bao gồm hệ thống mã số tài khoản, phân cấp các đối tượng kế toán, xây dựng hệ thống mã số trách nhiệm thông tin về đặc tính của đối tượng kế toán chi tiết.  Sau khi chuẩn bị xong hệ thống tài khoản, kế toán phải xác định số dư tài khoản. Các thông tin này khác nhau theo từng mức độ của phần mềm. Bước chuẩn bị này là rất quan trọng, đặc biệt trong các hệ thống là số lượng kế toán chi tiết khá lớn, hoặc các đơn vị mà hệ thống cũ yếu kém, không lưu trữ đầy đủ.. thì việc chuẩn bị không phải dễ dàng. - Phương pháp chuyển đổi: có nhiều phương pháp khác nhau thường được kết hợp sử dụng:  Chuyển đổi trực tiếp: là cách chuyển đổi trong một thời gian ngắn, toàn bộ hệ thống mới đi vào hoạt động, hủy bỏ hệ thống cũ. Cách này thường thấy trong các hệ thống như hệ thống doanh thu của mạng điện thoại, hệ thống tính tiền trong mạng lưới bán lẻ hàng hóa, hệ thống bảng giá quy đổi của ngân hàng.  Chuyển đổi từng phần: là cách mà người ta chọn một phần hành kế toán hay một hệ thống con, hay một chi nhánh ổn định và có điều kiện thuận lợi nhất trong việc tiếp cận hệ thống mới để tiến hành chuyển đổi. Sau hi đã ổn định mới nhân rộng ra cho toàn hệ thống trên cơ sở đúc rút những kinh nghiệm của phần chuyển đổi trước đó. - 51 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng  Chuyển đổi song song: là cách được dùng nhiều trong các hệ thống lớn, hoặc các hệ thống mà rủi ro của chuyển đổi là không được chấp nhận. Chuyển đổi song song cho phép hệ thống cũ hoạt động đồng thời với hệ thống mới. Hai hệ thống cùng hoạt động hết một thời kỳ xác định thường là một hoặc một nửa niên độ kế toán. Sau khi xác định hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu đã định, người ta loại bỏ hệ thống cũ và vận hành hệ thống mới. - Kiểm tra chuyển đổi: Sau khi chuyển hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc kiểm tra dữ liệu đã chuyển đổi cần thiết được tiến hành nhằm đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin của hệ thống cũ đã được chuyển đổi sang hệ thống mới một cách đầy đủ, chính xác. Thông thường người ta sẽ so sánh, đối chiếu các báo cáo mà hệ thống mới cung cấp với các báo cáo có được từ hệ thống cũ. Sau khi hệ thống đã xong bước kiểm tra chuyển đổi, hệ thống được nghiệm thu chính thức và sẵn sàng cho vận hành hệ thống. 2. Vận hành hệ thống Vận hành hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong chu trình phát triển hệ thống. a. Mục tiêu - Khai thác và sử dụng hệ thống mới: đưa hệ thống mới đi vào hoạt động - Duy trì hoạt động hiệu quả của hệ thống b. Kiểm soát - Kiểm soát thực hiện thủ tục và các thay đổi hệ thống: kiểm soát thực hiện thủ tục bao gồm kiểm soát tuân thủ vận hành hệ thống, thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo trình tự một chuỗi nghiệp vụ, các thủ tục nhằm bảo vệ, bảo mật hệ thống. Kiểm soát này còn nhằm kiểm soát các thay đổi đến hệ thống. Các thay đổi thường - 52 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng được thực hiện trong suốt quá trình hệ thống vận hành là các thay đổi nhỏ về màu chữ, cỡ chữ trên các báo cáo - Kiểm soát hoạt động hệ thống: kiểm soát hoạt động nên thực hiện nhằm phát hiện, ngăn chặn các hậu quả không tốt cho hệ thống. - 53 -