Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Phạm Thị Hoàng (Phần 1)

ẻ lưu trữ - 19 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng Ghi chú: Lưu trữ thủ công chứng từ tài liệu:  N: Lưu trữ theo số thứ tự  A: Lưu trữ theo thứ tự Alphabet  D: Lưu trữ theo ngày c) Cách vẽ lưu đồ: Để vẽ một lưu đồ chứng từ, chúng ta cần thực hiện theo 4 bước: - Bước 1: Xác định đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống - Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột  Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ.  Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải. - Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột  Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động.  Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới. - Chú ý:  Chứng từ không thể đồng thời là điểm bắt đầu và điểm kết thúc của 1 quá trình xử lý (Nó phải được lưu lại hoặc chuyển đi).  Chứng từ đi vào của hoạt động xử lý nào thì đi ra từ hoạt động xử lý đó (nhưng khác về mặt tính chất). Trong thực tế, người ta sử dụng phần mềm Microsoft Visio để vẽ DFD và các lưu đồ chứng từ. Ví dụ: Quá trình yêu cầu mua hàng của một công ty được mô tả như sau: Phòng kinh doanh muốn đặt hàng hóa theo yêu cầu phải lập phiếu yêu cầu hàng hóa. Phiếu - 20 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng yêu cầu hàng hóa được lập thành hai liên, một liên gửi phòng cung ứng, một liên lưu tại phòng. - 21 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng CHƯƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN Mục tiêu chung:  Nhận biết các hoạt động trong mỗi chu trình kế toán.  Mô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trình.  Cách xử lý thủ công các hoạt động trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí. 1. Khái niệm và mối quan hệ của các chu trình kế toán Chu trình kế toán là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh. Chu trình kế toán còn được gọi là chu trình kinh doanh. Chu trình kế toán gồm có: - Chu trình doanh thu - Chu trình chi phí - Chu trình sản xuất - Chu trình nhân sự - Chu trình tài chính Mối quan hệ giữa các chu trình: - 22 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng Nội dung của môn học này chủ yếu nghiên cứu chu trình doanh thu và chu trình chi phí 2. Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng (hay quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền). Có 4 hoạt động chính trong chu trình doanh thu: - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng. - Giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ. - Yêu cầu thanh toán. - Nhận tiền thanh toán. a) Chứng từ sử dụng - Đơn đặt hàng của khách hàng: Do người mua lập và gửi đến cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu gồm có: tên chứng từ (đơn đặt hàng), ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá dịch vụ (loại hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng và các điều kiện khác về bảo hiểm, vận chuyển...). - Lệnh bán hàng: Do bộ phận lập lệnh bán hàng trong doanh nghiệp lập căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số đơn đặt hàng của khách hàng. - Phiếu đóng gói, phiếu xuất kho: do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã duyệt. - Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: Là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán. - Hoá đơn vận chuyển: do bên vận chuyển cung cấp - 23 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Hoá đơn bán hàng: Do nhà cung cấp lập dựa trên cơ sở kiểm tra, đối chiếu các đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng... Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua cho doanh nghiệp; là chứng từ để ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ nôp thuế của doanh nghiệp cho nhà nước. Hoá đơn phải được đánh số thứ tự để dễ kiểm soát. - Giấy báo thanh toán: có một số doanh nghiệp dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Trên giấy báo thanh toán để có thêm thông tin về thời hạn thanh toán. Ví dụ: 2/10 net 30, có nghĩa là, khách hàng có thời hạn thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ khi giao hàng, nếu thanh toán trong 10 ngày thì được hưởng chiết khấu thanh toán 2%. - Biên lai thu tiền, phiếu thu: trong các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch có giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng các biên lai thu tiền thay cho các hoá đơn bán hàng. - Giấy báo có, uỷ nhiệm chi, séc thanh toán: là các chứng từ xác nhận khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ qua ngân hàng. - Phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại): ghi nhận số lượng, quy cách, mã hàng bị khách hàng trả lại, đưa vào nhập kho. b) Sổ kế toán Sổ chi tiết các tài khoản: 131, 511, 333, 156, 155, 157, 111, 112... Sổ tổng hợp các tài khoản: 131, 511, 333, 156, 155, 157, 111, 112... Trong hình thức xử lý bằng máy tính, sẽ không có hình thức ghi sổ, mà các dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các tập tin, bảng dữ liệu. Khi cần thiết để đối chiếu, kế toán sẽ xuất các dữ liệu trên từ phần mềm. c) Báo cáo kế toán - 24 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin cần thiết theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo này, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhắm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ cho việc phân tích, lập kế hoạch và ra các quyết định thích hợp. Trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân thành 3 loại: - Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong một khoảng thời gian xử lý như một tuần, một tháng, một quý... Loại báo cáo này nhằm kiểm soát chính xác xem dữ liệu có được cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ hay không. Ví dụ: bảng kê giấy báo nợ, bảng kê giấy báo có... - Báo cáo kiểm soát: là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ. Ví dụ: báo cáo tổng doanh thu bán hàng, báo cáo chi phí sản xuất sản phẩm... - Báo cáo đặc biệt: là báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính). Ví dụ:  Báo cáo công nợ khách hàng: liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, thanh toán với từng người mua, cũng như số công nợ còn phải thu. Báo cáo này dùng để đối chiếu với người mua (để phát hiện sai sót, gian lận của kế toán) và để nhắc nhở người mua thanh toán sớm.  Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ (báo cáo phân tích tuổi nợ): là báo cáo phân tích các khoản phải thu của từng người mua theo từng mốc thời gian quá hạn nợ (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày..) để xác định uy tín của khách hàng, - 25 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng nhằm xác định có cho nợ hay không, đưa ra biện pháp đòi nợ thích hợp hoặc trong một số trường hợp để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. d) Xử lý nghiệp vụ - Xử lý đơn đặt hàng bằng thủ công - Xử lý xuất kho, giao hàng bằng thủ công - Chu trình lập hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ - 26 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Quá trình xử lý thu tiền bằng thủ công 3. Chu trình chi phí Chu trình chi phí gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp. Các hoạt động chính trong chu trình chi phí: - Lập đơn đặt hàng (gửi cho nhà cung cấp). - Nhận hàng hoá dịch vụ từ nhà cung cấp. - Xác nhận nghĩa vụ thanh toán. - Thanh toán cho người bán. a) Chứng từ sử dụng - 27 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Phiếu yêu cầu hàng hoá, dịch vụ (đơn đặt hàng). - Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc lệnh bán hàng) của nhà cung cấp. - Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng: Khi hàng được chuyển đến, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm đếm và lập báo cáo nhận hàng hoặc phiếu nhập kho ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. - Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng. - Hoá đơn bán hàng, giấy báo trả tiền (do nhà cung cấp gửi). - Phiếu xuất kho (trả lại hàng). b) Sổ kế toán Sổ chi tiết các tài khoản: 331, 133, 156, 151, 111, 112... Sổ tổng hợp các tài khoản: 331, 133, 156, 151, 111, 112... Trong hình thức xử lý bằng máy tính, sẽ không có hình thức ghi sổ, mà các dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các tập tin, bảng dữ liệu. Khi cần thiết để đối chiếu, kế toán sẽ xuất các dữ liệu trên từ phần mềm. c) Báo cáo - Báo cáo nghiệp vụ: báo cáo hoá đơn mua hàng, báo cáo các chứng từ trả tiền... - Báo cáo kiểm soát: báo cáo tổng chi phí mua hàng,... - Báo cáo đặc biệt:  Báo cáo công nợ phải trả: Liệt kê tất cả các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán với từng người bán, cũng như tổng số nợ còn phải trả. Báo cáo này có tác dụng để đối chiếu với người bán phát hiện những gian lận của kế toán.  Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Đây là báo cáo phân tích khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp nhằm giúp bộ phận thanh toán ưu tiên thanh toán những khoản nợ đến hạn. - 28 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng d) Xử lý nghiệp vụ - Đặt mua hàng bằng thủ công - Hoạt động nhận hàng bằng thủ công - Hoạt động nhận hoá đơn, ghi nhận nợ - 29 - Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Hoạt động thanh toán bằng thủ công - 30 -