Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 6: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

2/9/2014 1 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông CHƢƠNG 06 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 1 Chân thành cám ơn sự góp ý của các đồng nghiệp cho chuyên đề này • Cô Nguyễn Bích Liên, GV. TS. Bộ môn HTTTKT, Khoa KT-KT, ĐH Kinh Tế Tp.HCM • Thầy Nguyễn Vinh Phát, GV. ThS. Bộ môn HTTTKT, Khoa KT-KT, ĐH Kinh Tế Tài Chính (UEF) Tp.HCM • Anh Vũ Thành, Chuyên viên quản trị HTTTKT, Cty TNHH Indochina Land Vietnam • Anh Phạm Hoàng Anh, Chuyên viên tƣ vấn và triển khai HTTTKT, Cty TNHH TRG International Vietnam 2 2/9/2014 2 Mục tiêu và nội dung • Trình bày công việc phân tích, thiết kế hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa • Giải thích công việc triển khai và vận hành hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa • Phân tích hệ thống • Thiết kế hệ thống • Triển khai hệ thống • Vận hành và bảo trì hệ thống 3 Organizing AIS 4 Phân tích tính khả thi Tìm hiểu yêu cầu H/T Thiết kế H/T Triển khai H/T Kiểm nghiệm H/T Vận hành và bảo trì H/T 2/9/2014 3 Vòng đời của HTTTKT 5 Phân tích HTTTKT 6 • Mục tiêu của phân tích H/T • Khảo sát sơ bộ • Đánh giá tính khả thi • Báo cáo kết quả phân tích 2/9/2014 4 Vì sao phải phân tích hệ thống? 7 Sales reports Expense reports Financial reports Mục tiêu của phân tích hệ thống - Đạt đƣợc sự hiểu biết về hệ thống hiện tại - Nhận dạng vấn đề hệ thống cần giải quyết - Nhận dạng thông tin tổ chức cần thiết - Đƣa ra các yêu cầu cho hệ thống mới - Thiết lập mối quan hệ với ngƣời sử dụng 8 2/9/2014 5 Khảo sát sơ bộ Phƣơng thức để nhận dạng vấn đề cần giải quyết (Problem identification) Nội dung tìm hiểu: - Dòng dữ liệu - Các kiểm soát nội bộ hiện hành - Đánh giá mức độ hữu hiệu và hiệu quả của H/T - Đề xuất giải pháp 9 Khảo sát sơ bộ Các công việc: - Tìm hiểu và đánh giá chung: đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, yêu cầu về thông tin và định hƣớng phát triển của tổ chức - Khảo sát hệ thống kế toán - Đề xuất các giải pháp 10 2/9/2014 6 Khảo sát hệ thống kế toán - Hạch toán ban đầu - Xử lý dữ liệu - Cung cấp thông tin kế toán - Hệ thống máy tính và thiết bị tin học hỗ trợ - Phần mềm kế toán và các phần mềm hỗ trợ - Khảo sát bộ máy kế toán 11 Khảo sát hệ thống kế toán Hạch toán ban đầu - Đối tƣợng kế toán – đối tƣợng quản lý chi tiết - Hệ thống chứng từ kế toán – quy trình lập và luân chuyển chứng từ - Khai báo ban đầu: dữ liệu danh mục và số dƣ - Nhập liệu trên phần mềm hiện hành (nếu có) 12 2/9/2014 7 Khảo sát hệ thống kế toán Xử lý dữ liệu Mục đích: đánh giá khả năng xử lý chính xác, và kịp thời các dữ liệu kế toán Nội dung cần tìm hiểu: - Phƣơng pháp kế toán hiện đang áp dụng - Khả năng xử lý của phần mềm hiện tại (nếu có) - Quy trình xử lý / nhập liệu của hệ thống - Kiểm soát xử lý / nhập liệu trên hệ thống 13 Khảo sát hệ thống kế toán Cung cấp thông tin kế toán Mục đích: đánh giá hệ thống báo cáo kế toán hiện tại có đánh ứng đƣợc nhu cầu thông tin kế toán của tổ chức hay không Nội dung cần tìm hiểu: - Khảo sát hệ thống báo cáo tài chính - Khảo sát hệ thống báo cáo quản trị - Khảo sát các báo cáo nội bộ khác 14 2/9/2014 8 Khảo sát hệ thống kế toán Hệ thống máy tính và thiết bị tin học hỗ trợ - Đánh giá năng lực, công suất, sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống máy tính và các thiết bị tin học hỗ trợ - Đánh giá an ninh hệ thống máy tính - Đánh giá khả năng nâng cấp đối với các thiết bị phần cứng 15 Khảo sát hệ thống kế toán Phần mềm kế toán và các phần mềm hỗ trợ - Đánh giá mức độ đánh ứng yêu cầu của ngƣời dùng (end-users’satisfaction) - Đánh giá tính kiểm soát - Lƣu ý các đề xuất thay đổi từ ngƣời sử dụng 16 2/9/2014 9 Khảo sát hệ thống kế toán Khảo sát bộ máy kế toán - Cơ cấu bộ máy kế toán - Phân quyền, phân chia trách nhiệm - Trình độ, năng lực của nhân viên - Các kiến thức và kỹ năng về hệ thống / CNTT - Chính sách nhân sự của tổ chức 17 Khảo sát sơ bộ Cách tiếp cận: - Theo phần hành (phân hệ) kế toán - Theo quy trình kinh doanh Công cụ: - Phỏng vấn - Bảng câu hỏi - Thu thập tài liệu hiện hành - Tài liệu hóa H/T hiện hành - 18 2/9/2014 10 Khảo sát sơ bộ - Thu thập, tổ chức và quản lý dữ liệu kế toán - Quy trình xử lý và kiểm soát trên H/T: I-P-O - Form/mẫu của các chứng từ, báo cáo liên quan - Các giới hạn của hệ thống - 19 Các đề xuất cho H/T mới Đánh giá tính khả thi H/T mới không thể thành công nếu giải pháp đề ra không khả thi - Khả thi về công nghệ - Khả thi về thời gian thực hiện - Khả thi về tổ chức vận hành H/T - Khả thi về chi phí 20 2/9/2014 11 Báo cáo kết quả phân tích H/T Báo cáo phân tích hệ thống bao gồm: - Tổng quan - Phạm vi của dự án - Hiện trạng và các hạn chế của H/T hiện hành - Các yêu cầu mới của H/T - Đánh giá tính khả thi - Nhận định tổng hợp và kết luận - Phần phụ lục (các tài liệu H/T, bảng câu hỏi) 21 Báo cáo kết quả phân tích H/T Kết luận của ban lãnh đạo - Giữ nguyên hệ thống - Cải tiến hệ thống - Thiết kế hệ thống mới 22 2/9/2014 12 Thiết kế HTTTKT 23 • Mục tiêu của thiết kế hệ thống • Thiết kế sơ bộ • Thiết kế chi tiết • Báo cáo thiết kế hệ thống (System Design Document SDD) Thiết kế - Design 24 HTTTKT = Ngôi nhà 2/9/2014 13 Mục tiêu của thiết kế hệ thống - Mô tả, trình bày hệ thống trƣớc khi tổ chức thực hiện (bản vẽ hệ thống) - Chọn lựa cách thức sẽ triển khai hệ thống Cân nhắc việc phát triển, tùy chỉnh và chỉnh sửa mở rộng với ngân sách - Đánh giá tính kiểm soát trên hệ thống - Tài liệu hóa hệ thống tƣơng lai 25 Thiết kế sơ bộ Khái lƣợc qua các yêu cầu của hệ thống mới dựa trên phân tích ban đầu: - Đầu ra (output) - Dữ liệu và nhập liệu (input) - Quá trình xử lý trên hệ thống (process) - Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán (control) 26 2/9/2014 14 Lựa chọn cách thức sẽ triển khai hệ thống 27 Tự viết phần mềm Thuê viết phần mềm Mua phần mềm đóng gói Lựa chọn cách thức sẽ triển khai hệ thống 28 2/9/2014 15 Thiết kế chi tiết Cụ thể các yêu cầu của thiết kế hệ thống: - Thiết kế chi tiết đầu ra (các báo cáo) - Thiết kế chi tiết nhập liệu (các forms/mẫu) - Thiết kế chi tiết quá trình xử lý - Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm soát Lựa chọn và đánh giá phần mềm 29 Thiết kế chi tiết đầu ra - Tính hữu dụng và mục đích sử dụng: AI sẽ sử dụng kết xuất (báo cáo), tại sao cần đến kết xuất, có thể ra quyết định từ các kết xuất ??? - Phƣơng thức lƣu trữ và phƣơng thức trình bày kết xuất: trên giấy in hay trên màn hình - Định dạng và hình thức trình bày: con số, câu chữ, bảng biểu, đồ thị, hình ảnh - Có đƣợc in ra mẫu trắng hay không? VD. 30 2/9/2014 16 Bài tập thảo luận 1 • Doanh nghiệp có yêu cầu: cần quản lý chặt chẽ công nợ phải thu • Báo cáo cần đƣợc thiết kế: báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ Thiết kế ? 31 POLDebtor_POLRPT.xls Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu - Nơi gửi, nơi nhận, nơi lƣu trữ cần đƣợc quy định rõ - Truy cập và kiểm soát: ngƣời lập, ngƣời duyệt, ngƣời truy cập, số liên lƣu chuyển, in ấn - Các nội dung chi tiết trên forms / mẫu phải đầy đủ, rõ ràng, dễ nhập liệu, truy xuất và dễ kiểm tra 32 2/9/2014 17 Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu 33 Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu 34 2/9/2014 18 Thiết kế chi tiết quá trình xử lý - Mô tả và trình bày các phương pháp, chính sách kế toán sẽ được khởi tạo ban đầu - Xây dựng hệ thống tài khoản - Kiểm soát quá trình nhập liệu - Xây dựng danh mục các đối tượng cần quản lý chi tiết. VD. 35 36 Bài tập thực hành 2 Trên PMKT, thiết lập dữ liệu kế toán THUCHANH_CTYXYZ Mô tả? 2/9/2014 19 Bài tập thảo luận 3 • Hệ thống tài khoản kế toán – Thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho mục đích báo cáo cấp địa phƣơng và cấp tập đoàn - HTTK Cty Polysius Vietnam (www.thyssenkrupp.com) - HTTK Cty PPF Vietnam ( Kiểm soát trên màn hình nhập liệu 38 2/9/2014 20 Xây dựng hệ thống mã hóa • Hệ thống mã hóa – Mã hóa: là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong HTTTKT 39 VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA? • Vì sao phải mã hóa thông tin? – Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách hàng; mỗi tài khoản kế toán – Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn hơn để mô tả thông tin. Vì sao? – Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx 40 Xây dựng hệ thống mã hóa 2/9/2014 21 Bài tập thảo luận 4 Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. Yêu cầu: Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm41 Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm soát - Chính sách, quy định về kiểm soát chung: liên hệ việc áp dụng các chính sách, quy định của kiểm soát chung đối với các tính năng kiểm soát chung trên phần mềm. VD. tạo tài khoản, phân quyền tiếp cận các phân hệ / chức năng - Chi tiết về các kiểm soát ứng dụng - Kỹ thuật hỗ trợ: kiểm soát CSDL, phần mềm chống virus, firewalls khi hệ thống nối mạng Internet 42 2/9/2014 22 Lựa chọn – đánh giá PMKT - Tiêu chí chung khi đánh giá phần mềm - Nội dung cần chuẩn bị từ phía công ty - khi trao đổi với nhà cung cấp phần mềm - Quy trình đánh giá phần mềm kế toán 43 Lựa chọn – đánh giá PMKT: Một chủ đề với nhiều quan điểm chia sẻ >> Một số bài đọc từ GV Lựa chọn – đánh giá PMKT Một số lƣu ý khi xem xét PMKT: - Tính kiểm soát - Tính linh hoạt - Tính phổ biến - Tính ổn định - Giá phí (CP triển khai và CP duy trì) 44 2/9/2014 23 Lựa chọn – đánh giá PMKT Tiêu chí chung khi đánh giá PMKT 45 Lựa chọn – đánh giá PMKT Cung cấp dữ liệu – yêu cầu NCC chuẩn bị demo: - Chuẩn bị dữ liệu kế toán đã hoàn chỉnh cho nhiều hơn một kỳ kế toán >> Yêu cầu đi từ khâu nhập liệu, xử lý, kiểm soát và ra các kết xuất cơ bản - Yêu cầu thiết lập một số các forms/mẫu, báo cáo kế toán đặc thù của doanh nghiệp - Đánh giá tính kiểm soát của PMKT - Xem xét kết quả demo – trao đổi với NCC 46 2/9/2014 24 Báo cáo kết quả thiết kế H/T - Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống - Trình bày kết quả thiết kế và điều chỉnh nội dung thiết kế theo yêu cầu của ban quản lý (nếu cần) 47 Triển khai HTTTKT 48 • Mua sắm trang thiết bị • Viết hoặc mua, tùy chỉnh PMKT • Cài đặt PMKT • Huấn luyện ngƣời dùng • Kiểm tra • Chuyển đổi hệ thống 2/9/2014 25 49 Mua sắm và cài đặt trang thiết bị Công việc Một số lƣu ý - Về phần cứng, thiết bị mạng - Về phần mềm - Hợp đồng mua phần mềm trọn gói - Cài đặt phần mềm: tự cài đặt hoặc nhà cung cấp hỗ trợ cài đặt 50 Huấn luyện ngƣời dùng - Huấn luyện sử dụng phần mềm - Huấn luyện vận hành, quản trị hệ thống - Lƣu ý 2/9/2014 26 51 Kiểm tra hệ thống - Kiểm tra dung lƣợng và khả năng xử lý - Kiểm tra tính tƣơng thích - Đánh giá kiểm soát hệ thống 52 Chuyển đổi hệ thống Chuyển đổi dữ liệu (Data migration) - Khai báo thông tin chung, thông số hệ thống, các chính sách kế toán - Khai báo dữ liệu danh mục: danh mục TK, danh mục các đối tƣợng chi tiết - Nhập số dƣ đầu - Kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi 2/9/2014 27 53 Chuyển đổi hệ thống Phân quyền truy cập - Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán, các phần hành kế toán, bảng mô tả công việc và năng lực của nhân viên - Thực hiện phân quyền theo chức năng, theo đối tƣợng hoặc kết hợp - Chú ý: nguyên tắc bất kiêm nhiệm 54 Chuyển đổi hệ thống Thử nghiệm H/T (User-acceptance testing) - Thay đổi dần hệ thống làm việc - Chuyển đổi trực tiếp - Vận hành song song - Chuyển đổi từng giai đoạn - Thao tác trên H/T mới theo hƣớng quy trình - Chuẩn hóa tài liệu H/T - Nghiệm thu 2/9/2014 28 Vận hành HTTTKT 55 • Xem xét và đánh giá H/T mới • Sử dụng H/T mới • Bảo trì – cải thiện và tái phát triển H/T 56 Xem xét và đánh giá H/T mới Những yếu tố cần xem xét và đánh giá - Mục tiêu và đối tƣợng của hệ thống - Sự hài lòng của người sử dụng - Chi phí phát triển hệ thống - Tính hữu ích và đáng tin cậy của thông tin - Khả năng kiểm soát của H/T - Tài liệu hệ thống 2/9/2014 29 57 Sử dụng H/T mới Những lƣu ý trong quá trình sử dụng H/T mới: - Ghi chú các nhƣợc điểm, lỗi hệ thống - Ghi chú các yêu cầu mới phát sinh - Huấn luyện nhân viên mới - Sắp xếp bộ máy kế toán trong quá trình vận hành 58 Bảo trì – cải tiến và tái phát triển Nguyên nhân: - Lỗi hệ thống - Thay đổi nhu cầu thông tin - Phiên bản phần mềm mới cần nâng cấp Lƣu ý: - Đánh giá tính cấp thiết - Đánh giá chi phí - Lựa chọn giải pháp mới thích hợp 2/9/2014 30 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: 59 Bài đọc: - Các tài liệu tham khảo do GV gợi ý • Trình bày công việc phân tích, thiết kế hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa • Giải thích công việc triển khai và vận hành hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa