Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 5: Tổ chức dữ liệu kế toán

Vũ Quốc Thông 6/29/2016 1 Chương 5 TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Thông tin (báo cáo kế toán) Hệ thống thông tin kế toán (*) Dữ liệu (chứng từ) Phần cứng Phần mềm /Phương tiện Tổ chức dữ liệu Thao tác xử lý / thủ tục HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 Con người Vũ Quốc Thông 6/29/2016 2 Mục tiêu Trình bày các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán Giải thích cơ sở dữ liệu liên kết (Relational Database) Thực hành truy vấn thông tin với ngôn ngữ CSDL SQL 3 Các khái niệm 4 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 3 Các khái niệm - CSDL (Database) – tập hợp các tệp/tập tin - Mỗi tệp/tập tin (File / Table) – tập hợp các bản ghi - Mỗi bản ghi (Record) – tập hợp các trường dữ liệu - Mỗi trường dữ liệu (Field) – tập hợp các Bytes - Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits * 5  Field (column)  Attributes about an entity  Record (row)  Related group of fields  File (table)  Related group of records  Database  Related group of files 6 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 4 A sample of file (table) R o w ( R e c o rd ) Column (Field) Each row contains multiple attributes describing an instance of the entity. In this case, inventory. 7 Tóm lại 8 ? ? ? Vũ Quốc Thông 6/29/2016 5 Vì sao không lưu trữ D/L ở các tập tin riêng lẻ ? 9 Những thuận lợi của hệ CSDL Dữ liệu được tập trung Dữ liệu được tập hợp và tiếp cận bởi nhiều ứng dụng / phân hệ Dữ liệu được chia sẻ Với dữ liệu được tập trung, nhiều người sử dụng được ủy quyền có thể tiếp cận chung một nguồn dữ liệu Hạn chế nhập liệu và lưu trữ trùng lắp, không đồng nhất về định dạng dữ liệu Giảm thiểu việc nhập liệu và lưu trữ trùng lắp (nhóm D/L danh mục) và nâng cao tính đồng nhất của dữ liệu hệ thống Phân tích đa chiều Khai thác và phân tích dữ liệu theo nhu cầu của từng đơn vị (phòng ban) 10 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 6 Cô sôû döõ lieäu (Data base) Heä quaûn trò CSDL (DBMS) Chöông trình öùng duïng 1 Chöông trình öùng duïng 2 Chöông trình öùng duïng n Ngöôøi söû duïng Tổ chức D/L theo hệ cơ sở dữ liệu 9 12 Hệ quản trị CSDL CSDL Kế Toán Vũ Quốc Thông 6/29/2016 7 Cơ sở dữ liệu liên kết 13 Thu tieàn Thuû quyõ Khaùch haøng Ngöôøi baùn Haøng toàn kho Tieàn Baùn haøng Nguoàn löïc (R) Söï kieän (E) Ñoái töôïng tham gia (A) Moâ hình bao goàm 02 noäi dung: Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà maët logic Mô hình liên kết thực thể (REA) 14 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 8 Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết  Caùc thuoäc tính cuûa thöïc theå  Thuoäc tính nhaän bieát  Ñeå phaân bieät - phaûi laø duy nhaát  Coøn goïi laø khoaù chính  Thuoäc tính lieân keát  Theå hieän moái lieân keát giöõa caùc thöïc theå  Coøn goïi laø khoaù lieân keát (khoaù ngoaïi)  Thöïc theå laø moät ñoái töôïng, moät söï kieän cuï theå caàn ghi nhaän D/L trong heä thoáng. Coù theå coù 03 loaïi:  Nguoàn löïc (Resources). Laø taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi DN, thuoäc sôû höõu DN vaø ñöôïc DN söû duïng.  Söï kieän (Events). Laø nhöõng hoaït ñoäng maø DN muoán thu thaäp thoâng tin cho vieäc laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt  Ñoái töôïng tham gia vaøo söï kieän (Agents) 15 Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 16 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 9 Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 17 Bài tập thảo luận Bạn được giao nhiệm vụ thiết kế phân hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ. 1. Hãy nhận biết các bảng dữ liệu (tables) mà bạn nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng. 2. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng dữ liệu 3. Xác định các khóa chính (primary keys) để nhận biết và các khóa ngoại (foreign keys) để tạo liên kết giữa các bảng dữ liệu. 18 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 10 Truy vấn thông tin với ngôn ngữ SQL 19 Đề bài: Debai_AcctSalesRDB_TV1.0.pdf Thực hành với: Chap04_AcctSalesRDB.accdb Các loại ngôn ngữ CSDL  Data Definition Language (DDL)  Builds the data dictionary  Creates the database  Describes the subschema  Specifies record or field security constraints  Data Manipulation Language (DML)  Changes the content in the database  Updates, insertions, and deletions Structure (Data) Query Language (SQL) Enables the retrieval, sorting, and display of data from the database 20 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 11 Microsoft Access Query #1 21 Microsoft Access Query #2 22 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 12 Microsoft Access Query #3 23 Microsoft Access Query #4 20 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 13 Microsoft Access Query #5 25 26 Vũ Quốc Thông 6/29/2016 14 Tóm lại Thực hành: File Microsoft Access Chap05_AcctSalesRDB.accdb Trình bày các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán Giải thích cơ sở dữ liệu liên kết (Relational Database) Thực hành truy vấn thông tin với ngôn ngữ CSDL SQL 27