Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 5: Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán

2/26/2014 1 CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN CHƢƠNG 05 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Mục tiêu và nội dung • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính • Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán • Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán • Mô hình liên kết thực thể • Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy • Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán 2 2/26/2014 2 TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN (CSDL) 3 4 Toå chöùc döõ lieäu trong CSDL Kyù töï Vuøng DL Maåu tin Taäp tin CSDL  Cô sôû döõ lieäu: Taát caû caùc döõ lieäu (DL) ñöôïc löu tröõ vaø ñöôïc söõ duïng bôûi doanh nghieäp taïo thaønh CSDL cuûa doanh nghieäp.  Toå chöùc DL logic  Tay:  Maùy: 2/26/2014 3 5 Ví duï toå chöùc logic taäp tin döõ lieäu Taäp tin khaùch haøng 2 maåu tin Vuøng döõ lieäu Maõ KH Teân KH Ñòa chæ giôùi haïn Soá baùn chòu dö Giaù trò döõ lieäu 301 ABC Co. Box 5 1,000 400 555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000 6 So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy • Tay Phaûi thu khaùch haøng KH Tieàn Thöïc hieän A 10.000.000 HÑ 35 • Tình huoáng: Ngaøy 2/1/20X1, coâng ty kyù hôïp ñoàng soá 01 baùn chòu cho khaùch haøng A 300 kg haøng hoùa CC, vôùi soá tieàn 10 trieäu ñoàng. Ngaøy 4/1/20X1, coâng ty thöïc hieän hôïp ñoàng vaø ñaõ phaùt haønh hoùa ñôn soá 35 göûi ñeán khaùch haøng A. Baùn haøng Keá toaùn Theo doõi hôïp ñoàng HÑ KH Tieàn Thöïc hieän 01 A 10.000.000 HÑ 35 Soå nhaät kyù baùn haøng Soå caùi TK 131 H.Ñoàng H oaù ñôn Ghi cheùp Ghi cheùp Ghi cheùp Ghi cheùp Ghi cheùp 2/26/2014 4 7 BAÙN HAØNG HÑ H.ÑÔN KH MH SL 01 35 A CC HÔÏP ÑOÀNG HÑ KH MH TIEÀN 01 A CC KHAÙCH HAØNG KH Dö A Baùn haøng Keá toaùn Nhaäp lieäu Nhaäp lieäu HAØNG HOÙA MH SL SOÅ CAÙI TK SOÁ DÖ 131 Maùy So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy H oaù ñôn H.Ñoàng 8 • Tay • Maùy  Ghi cheùp döõ lieäu nhieàu laàn  Löu tröõ truøng laép, Coù theå daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu  Khoâng chia seû döõ lieäu  Ghi cheùp moät laàn  Löu tröõ khoâng truøng laép, khoâng daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu  Chia seû döõ lieäu Khaùc nhau cô baûn laø do phöông phaùp toå chöùc caùc taäp tin trong cô sôû döõ lieäu và cách ghi trên các sổ giấy. So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy 2/26/2014 5 9 Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu Cô sôû döõ lieäu (Data base) Heä quaûn trò CSDL (DBMS) Chöông trình öùng duïng 1 Chöông trình öùng duïng 2 Chöông trình öùng duïng n Ngöôøi söû duïng 10 Hệ quản trị CSDL CSDL Kế Toán 2/26/2014 6 11 Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu Heä quaûn trò CSDL: laø moät phaàn meàm quaûn lyù DL với caùc chöùc naêng:  Toå chöùc döõ lieäu: Ñònh nghóa DL; Taïo caáu truùc DL  Quaûn trò döõ lieäu: Thay ñoåi döõ lieäu (caäp nhaät, theâm, boû maãu tin; thay ñoåi caáu truùc DL) Truy vaán döõ lieäu, taïo thoâng tin, baùo caùo theo yeâu caàu ngöôøi söû duïng 12 Giao diện kế toán (Accounting Interface) - hoạt động đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở dữ liệu bên trong: - Form/Mẫu nhập liệu (Forms): nhập dữ liệu kế toán. - Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ liệu kế toán từ CSDL. - Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thông tin đƣợc kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn. Giao diện kế toán 2/26/2014 7 13 Giao diện kế toán 14 Form/Mẫu nhập liệu 2/26/2014 8 15 Bài tập thảo luận 1 Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu trên các phân hệ: 1. Phân hệ Mua hàng 2. Phân hệ Kho 3. Phân hệ Bán Hàng 4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi 5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp 16 Định dạng báo cáo Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục vụ cho: - Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức - Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức - Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc 2/26/2014 9 17 Định dạng báo cáo 18 Định dạng báo cáo 2/26/2014 10 19 Định dạng báo cáo 20 Bài tập thảo luận 2 Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo trên phân hệ: 1. Phân hệ Mua hàng 2. Phân hệ Kho 3. Phân hệ Bán Hàng 4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi 5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp 6. Phân hệ Thuế 2/26/2014 11 21 Câu lệnh truy vấn 22 Bài tập thảo luận 3 Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào? 1. Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận? 2. Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu? 3. Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì? SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date FROM Customer, Sales Order WHERE Customer No = “3099”; 2/26/2014 12 MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ 23 MÔ HÌNH REA 24 MInh hoïïa. caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu truùc quan heä - moâ hình lieân keát thöïc theå Thu tieàn Thuû quyõ Khaùch haøng Ngöôøi baùn Haøng toàn kho Tieàn Baùn haøng Nguoàn löïc Söï kieän Ñoái töôïng tham gia Moâ hình bao goàm 02 noäi dung: Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà maët logic 2/26/2014 13 25 Moâ hình lieân keát thöïc theå  Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc theå  Thuoäc tính nhaän bieát Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy nhaát Coøn goïi laø khoaù chính  Thuoäc tính moâ taû. Caùc moâ taû veà thöïc theå  Thuoäc tính lieân keát Theå hieän moái lieân keát giöõa caùc thöïc theå Coøn goïi laø khoaù lieân keát (khoaù ngoaïi)  Thöïc theå laø moät ñoái töôïng, moät söï kieän cuï theå caàn ghi nhaän DL trong heä thoáng. Coù theå coù 03 loaïi:  Nguoàn löïc (Resources)Laø taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi DN, thuoäc sôû höõu DN vaø ñöôïc DN söû duïng.  Söï kieän (Events). Laø nhöõng hoaït ñoäng maø DN muoán thu thaäp thoâng tin cho vieäc laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt  Ñoái töôïng tham gia vaøo söï kieän (Agents) 26 Ví duï toå chöùc döõ lieäu kieåu quan heä 2/26/2014 14 27 Lieân keát giöõa caùc thöïc theå • KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu) • ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, ng ÑH, ng GH) • CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG baùn, soá löôïng) • HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL toàn, giaù trò toàn) Các khái niệm lưu trữ dữ liệu - CSDL (Database) – một bộ các tệp/tập tin (table/file) - Mỗi tệp/tập tin (Table) – một bộ các bản ghi (record) - Mỗi bản ghi (Record) – một bộ các trường dữ liệu (field) - Mỗi trường dữ liệu (Field) – một bộ các bytes - Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits 28 * 2/26/2014 15 29 quay lại Câu lệnh truy vấn Bài tập thảo luận 4 • Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng dữ liệu, các khóa chính (primary keys) và khóa ngoại (foreign keys) để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. 30 2/26/2014 16 31 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy Bài tập thảo luận 5 Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu. 32 Yêu cầu sinh viên: 1. Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng (Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary Key); Khóa ngoại (Foreign Key)? 2. Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa các Bảng (Tables) dữ liệu? Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb 2/26/2014 17 Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel và CSDL trên ứng dụng? 33 Xử lý dữ liệu trên môi trƣờng máy tính 34 2/26/2014 18 35 Thu thaäp döõ lieäu  Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu:  Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp  Chöùng töø  Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn  Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng  Nguoàn löïc bò aûnh höôûng  Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng  Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu tröõ phuïc vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng  Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù 36 Xöû lyù döõ lieäu Coù caùc kieåu xöû lyù cô baûn:  Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính  Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû. Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng; giôùi haïn baùn chòu  Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo theâm moät khaùch haøng  Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät maãu tin veà khaùch haøng do hoï khoâng coøn giao dòch vôùi doanh nghieäp Coù caùc phöông phaùp xöû lyù  Xöû lyù theo loâ  Xöû lyù theo thôøi gian thöïc 2/26/2014 19 37 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu treân moâi tröôøng maùy Coù 02 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu:  Xöû lyù theo loâ:  Batch Processing  On-line Batch Processing  Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On-line / Real-time Processing 38 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ -Batch Processing Nhaäp loâ chöùng töø Saép xeáp taäp tin Löu DL trong taäp tin taïm •Xöû lyù taát caû caùc loâ •Caäp nhaät taäp tin chính •In baùo caùo = 8 5 / •TT chính Taäp hôïp caùc chöùng töø thaønh loâ 2/26/2014 20 39 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ On-line Batch Processing Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xaåy ra Löu DL trong taäp tin taïm Xöû lyù taäp tin taïm Caäp nhaät taäp tin chính • In baùo caùo •TT chính = 8 5 / 40 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc On- line Real time Processing Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xaåy ra Xöû lyù döõ lieäu ngay khi xaåy ra Caäp nhaät taäp tin chính •In baùo caùo •TT chính 8 5 / 2/26/2014 21 ẢNH HƢỞNG CỦA CNTT ĐẾN CSDL KẾ TOÁN 41 42 AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 1. Döõ lieäu löu tröõ Tay  DL taøi chính  Phaân taùn, khoâng chia xeû  Theo töøng ñoái töôïng KT ñaày ñuû soá PS, soá dö  Maâu thuaãn DL, khoù thay ñoåi phaùt trieån H/T Maùy  DL taøi chính & phi taøi chính  Taäp trung deã daøng chia xeû chia xeû DL  Löu tröõ rieâng bieät soá dö theo ñoái töôïng KT vaø soá PS theo nghieäp vuï  Khoâng maâu thuaãn DL 2/26/2014 22 43 2. Thoâng tin cung caáp Tay  Thoâng tin taøi chính  Chaäm, coù theå maâu thuaãn thoâng tin  Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ, xöû lyù DL laäp theo maãu ñònh saün Maùy  Thoâng tin taøi chính & phi taøi chính (hoaït ñoäng)  Nhanh choùng, Khoâng bò maâu thuaãn DL  Baùo caùo coù theå do chính ngöôøi söû duïng laäp neáu ñöôïc pheùp truy caäp DL khoâng caàn theo maãu ñònh saün AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 44 3. Thao taùc Tay  Caàn söû duïng nhaät kyù chung vaø nhaät kyù ñaëc bieät  Coù theå khai baùo ñoái töôïng ngay khi ghi cheùp, löu tröõ DL phaùt sinh môùi cho ñoái töôïng Maùy  Chæ caàn löu tröõ ban ñaàu DL nghieäp vuï, (Khoâng caàn söû duïng nhaät kyù ñaëc bieät )  Caàn khai baùo ñoái töôïng tröôùc khi nhaäp lieäu, löu tröõ DL phaùt sinh cho ñoái töôïng AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 2/26/2014 23 45 4. Kieåm soaùt döõ lieäu keá toaùn Tay  Kieåm soaùt hoaït ñoäng kinh doanh  Nguoàn soá lieäu  Kieåm soaùt hoaït ñoäng heä thoáng keá toaùn Maùy  Kieåm soaùt hoïat ñoäng kinh doanh  KS öùng duïng  KS Chung: thieát laäp, truy caäp, löu tröõ Ghi keùp  Kieåm keâ  Baûng caân ñoái taøi khoaûn, baûng keâ chi tieát  Kieåm soaùt hoïat ñoäng heä thoáng keá toaùn  Kieåm soaùt ñöôïc laäp trình töï ñoäng AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 46 5. Nguyeân taéc ghi cheùp keá toaùn Một vài trƣờng hợp - Cách xử lý TK không theo kế toán thủ công Hệ thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm soát nghiệp vụ; ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng biệt. - Cách thức ghi nhận hạch toán, đôi khi không giữ khái niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế toán chi phí sản xuất, hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P SXKDDD” - AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 2/26/2014 24 Bài tập thảo luận 6 • Xây dựng mô hình liên kết thực thể của doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp thương mại, buôn bán các loại hàng hóa mỹ phẩm BTCSDL_Costic.pdf 47 48 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính • Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán