Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 4: Các quy trình liên quan đến kế toán

2/27/2014 1 CÁC QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông CHƢƠNG 04 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Mục tiêu và nội dung • Trình bày các quy trình liên quan đến kế toán - Quy trình bán hàng - Quy trình mua hàng 2 • Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn của từng quy trình • Các quy trình liên quan đến kế toán • Thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn của từng quy trình 2/27/2014 2 Quy trình bán hàng 3 • Khái lƣợc quy trình bán hàng • Các hoạt động cơ bản trong quy trình • Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra • Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình Quy trình bán hàng 4 2/27/2014 3 Khái lƣợc về quy trình * 5 QUY TRÌNH BÁN HÀNG Mô hình hoạt động 6 2/27/2014 4 Quy trình doanh thu (bán hàng): tập hợp các hoạt động thƣơng mại và thông tin đƣợc xử lý từ các giao dịch bao gồm: • Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng • Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng Quy trình doanh thu (bán hàng) (M. B. Romney and P. Steinbart, Accounitng Informaton Systems 12e.) 7 • Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng. • Chức năng cụ thể: - Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu - Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu: khả năng thu hồi các khoản phải trả >> thiết kế mức độ mua chịu cho khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi - Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho - Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, quá trình trả nợ của khách hàng (chức năng hoạch định) HTTTKT - Quy trình bán hàng 8 2/27/2014 5 • Nhóm A – Cty cung cấp văn phòng phẩm An Bình • Nhóm B – Cty Bình An là đơn vị đặt mua thiết bị văn phòng phẩm trong tháng 9 Bài tập thảo luận 0 • Nhóm B – Tiếp cận nhóm A để đặt hàng? • Nhóm A – Xử lý yêu cầu mua hàng của nhóm B?  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng Các hoạt động cơ bản trong quy trình 10 2/27/2014 6 • Lập đơn hàng cho khách hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận bán hàng (Sales) của doanh nghiệp • Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:  Nhận đơn hàng (1.1)  Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)  Kiểm tra hàng tồn kho (1.3)  Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng về đơn hàng (1.4) 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 11 • Thông tin chung • Số đơn hàng (Sales Order number) • Thông tin khách hàng • Điều khoản bán hàng • Thông tin chi tiết • Danh mục hàng hóa khách hàng đặt • Số lƣợng cho từng mặt hàng • Giá của từng mặt hàng • Nhận Đơn hàng (1.1), tập tin điện tử hay trên giấy; bao gồm: 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 12 2/27/2014 7 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 13 • Dữ liệu đặt hàng có thể đƣợc nhận qua các hình thức: • Tại cửa hàng, qua thƣ điện tử (email), qua điện thoại, qua trang web, hay qua nhân viên bán hàng lƣu động • Dữ liệu bán hàng khi đƣợc lƣu trữ trong hệ thống phải: • Hợp lệ (Validity) • Hoàn thành và trọn vẹn (Completeness) • Để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hệ thống bán hàng có xu hƣớng thiết kế hỗ trợ khách hàng tự nhập đơn hàng: • Nhập qua trang web (web order) • Quét thông tin bằng công nghệ OCR • Chọn danh mục thông qua bấm nút điện thoại (telephone menu) 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 14 2/27/2014 8 • Kiểm duyệt tổng quát • Kiểm duyệt cụ thể Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2) phải đƣợc thực hiện trƣớc khi đơn hàng tiếp tục đƣợc xử lý, bao gồm: • Sự hỗ trợ của hệ thống - công nghệ thông tin:  Tự động kiểm tra và nêu cảnh báo về mức độ bán chịu  Email hay tin nhắn tự động đến trƣởng bộ phận xét duyệt bán chịu khi có trƣờng hợp cần kiểm duyệt 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 15 • Số lƣợng hàng tồn • Số lƣợng hàng đã bị chiếm giữ bởi mục đích khác (ví dụ cho đơn hàng khác) • Số lƣợng hàng đang đặt thêm bên nhà cung cấp Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) là đảm bảo đủ hàng hóa có sẵn để có thể thông báo cho khách ngày giao hàng. Chức năng hàng tồn kho thƣờng hỗ trợ kiểm tra: 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 16 Kiểm tra hàng tồn 2/27/2014 9 • Nếu có đủ hàng để giao cho đơn hàng:  Hoàn thành đơn đặt hàng (sales order)  Cập nhật tình trạng hàng hóa có trong hệ thống  Báo cho bộ phận giao hàng / kho và bộ phận xuất HĐ  Thông báo cho khách hàng biết về thông tin giao hàng dự kiến • Nếu không có đủ hàng, thực hiện: (khởi tạo back order)  Đối với công ty sản xuất, gửi “yêu cầu sản xuất” cho bộ phận phụ trách sản xuất  Đối với công ty thƣơng mại, gửi “yêu cầu mua hàng” cho bộ phận mua hàng 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 17 Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng (1.4) diễn ra trong giai đoạn lập đơn đặt hàng cho khách hàng, có thể trƣớc hay sau khi đơn hàng đƣợc đặt • Chất lƣợng dịch vụ truy vấn thông tin cho khách hàng là quan trọng, và có thể quyết định sự thành công của việc bán hàng • Nhiều công ty sử dụng hệ thống CRM – hệ thống quản lý khách hàng -- tổ chức dữ liệu khách hàng để hỗ trợ dịch vụ truy vấn cụ thể. Ví dụ: về tình trạng một đơn đặt hàng 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 18 2/27/2014 10  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng Các hoạt động cơ bản trong quy trình 19 • Tiến hành giao hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận giao hàng - kho (Shipping/delivery - warehouse) của doanh nghiệp • Các bƣớc trong giai đoạn 2.0 bao gồm:  Lấy hàng và đóng gói (2.1)  Chuyển hàng đến khách hàng (2.2) 2.0 Tiến hành giao hàng 20 2/27/2014 11 • Chứng từ lấy hàng (picking ticket) đƣợc in ra từ đơn đặt hàng; khởi tạo bƣớc lấy hàng và đóng gói (2.1) • Chứng từ lấy hàng (picking ticket) nhận biết: • Lấy mặt hàng nào? Số lƣợng bao nhiêu? • Số lƣợng lƣợng lấy ra đƣợc nhân viên kho ghi chú trên chứng từ lấy hàng • Hàng lấy ra đƣợc đóng gói và chuẩn bị chuyển đến khách hàng thông qua chứng từ đính kèm là phiếu giao hàng (packing slip) 2.0 Tiến hành giao hàng 21 • Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc quản lý kho theo phƣơng pháp kiểm kê thƣờng xuyên (perpetual inventory system) là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong quản lý kho (RFID in Inventory Management) Đối với các doanh nghiệp quản lý số lƣợng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ thống siêu thị WalMart, Hoa Kì). Kĩ thuật RFID hỗ trợ: Quản lý hàng trong kho; cho phép theo dõi sự di chuyển của hàng hóa trong kho hiệu quả >> làm giảm chi phí quản lý kho cho doanh nghiệp 2.0 Tiến hành giao hàng 22 2/27/2014 12 • Chứng từ trong bƣớc chuyển hàng đến khách hàng (2.2) bao gồm: • Phiếu giao hàng đính kèm (packing slip) • HĐ vận tải ~ hợp đồng vận chuyển (bill of lading):  Đơn vị vận chuyển *  Phƣơng thức vận chuyển  Điểm đi / điểm đến  Ghi chú vận chuyển  Ngƣời chi trả vận chuyển (bên mua hay bên bán) 2.0 Tiến hành giao hàng 23  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng Các hoạt động cơ bản trong quy trình 24 2/27/2014 13 • Xuất hóa đơn bán hàng đƣợc tiến hành bởi bộ phận lập hóa đơn / kế toán • Các bƣớc trong giai đoạn 3.0 bao gồm:  Xuất hóa đơn (3.1)  Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2) 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng 25 Xuất hóa đơn (3.1), yêu cầu chính xác và kịp lúc! • Giai đoạn xuất hóa đơn là một hoạt động “tóm tắt”, xử lý thông tin từ quá trình lập đơn đặt hàng đến tiến hành giao hàng. Do đó, việc xuất hóa đơn đòi hỏi thông tin về số lƣợng, giá bán, điều khoản mua hàng trên đơn đặt hàng và thông tin về số lƣợng thực chuyển trong phiếu giao hàng • Chứng từ đƣợc tạo ra là hóa đơn bán hàng (sales invoice)* nhằm thông báo đến khách hàng:  Số tiền phải trả (có diễn giải chi tiết)  Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng 26 2/27/2014 14 27 Môi trƣờng kinh doanh VN, - NĐ 51/2010/NĐ-CP - TT 64/2013/TT-BTC Cập nhật công nợ phải thu khách hàng (3.2) • Tài khoản (TK) công nợ phải thu, đƣợc sử dụng:  Ghi Nợ TK khách hàng số tiền trên HĐ bán hàng  Ghi Có TK khách hàng số tiền khách hàng đã trả • Hai phƣơng pháp để cập nhật và kiểm soát tài khoản công nợ:  Dựa trên theo dõi chi tiết từng hóa đơn(invoice method): kiểm soát tình trạng thanh toán qua từng hóa đơn  Dựa trên theo dõi số dƣ tích lũy (balance forward method): kiểm soát tình trạng thanh toán theo thời kỳ/giai đoạn 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng * 28 2/27/2014 15 Bài tập thảo luận 1 • Từ những hiểu biết về các phƣơng pháp cập nhật và kiểm soát công nợ, Anh (/Chị) hãy trình bày ƣu và nhƣợc điểm của từng phƣơng pháp? Nêu nhận xét? 29 Liên hệ với cách cập nhật số dƣ ban đầu đối với TK công nợ phải thu trên PMKT  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng Các hoạt động cơ bản trong quy trình 30 2/27/2014 16 • Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp với doanh nghiệp bằng tiền mặt • Khách hàng có thể thanh toán cho doanh nghiệp qua phƣơng thức chuyển khoản (bank transfer, EFT, credit card) Thu tiền - giải trừ công nợ cho KH >> Báo cáo công nợ 4.0 Thu tiền từ khách hàng 31 Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra Dữ liệu đầu vào (chứng từ) • Đơn đặt hàng (sales order), hồ sơ khách hàng, thông báo chuyển/giao hàng (picking ticket, packing slip, bill of lading), hóa đơn bán hàng (sales invoice), phiếu thu tiền (cash receipt), giấy báo có từ ngân hàng Thông tin đầu ra (báo cáo) • Báo cáo phân tích bán hàng theo kì (sales analysis reports), báo cáo công nợ khách hàng (aging report), dự định dòng tiền thu (cash budget), thông tin doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) 32 2/27/2014 17 2/27/2014 18 Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình • Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn: 35 Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro Thủ tục kiểm soát 1.0 Lập đơn đặt hàng cho khách hàng 1. Rủi ro 01 ? 2. Rủi ro 02 ? 2.0 Tiến hành giao hàng 1. Rủi ro 01 ? 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng 1. Rủi ro 01 ? 2. Rủi ro 02 ? 4.0 Thu tiền từ khách hàng 1. Rủi ro 01 ? Bài tập thảo luận 2 36 2/27/2014 19 Bài tập thảo luận 3 • Thiết kế quy trình bán lẻ tại cửa hàng của Công ty TNHH Tin Học Quận 10 Tham khảo: Baitap_QuytrinhBanHang.pdf 37 Bài tập thảo luận 4 • Giới thiệu về AMIS – ứng dụng phần mềm quản trị DN hợp nhất của Cty CP Misa • Ứng dụng đƣợc tích hợp từ các phần mềm quản trị quan trọng là Kế toán, Bán hàng, Nhân sự • Ứng dụng sử dụng kỹ thuật điện toán đám mây (cloud computing) 38 2/27/2014 20 Bài tập thảo luận 4 (tt.) • SV sử dụng Internet, thao tác qua 02 đƣờng link: https://demo.amis.vn/ • Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình tƣơng tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS 39 Quy trình mua hàng 42 2/27/2014 21 • Khái lƣợc quy trình mua hàng • Các hoạt động cơ bản trong quy trình • Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra • Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình Quy trình mua hàng 43 Khái lƣợc về quy trình * 44 QUY TRÌNH MUA HÀNG 2/27/2014 22 Mô hình hoạt động 45 Quy trình mua hàng: tập hợp các hoạt động thƣơng mại và thông tin đƣợc xử lý từ các giao dịch bao gồm: • Thu mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp • Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp Quy trình mua hàng (M. B. Romney and P. Steinbart, Accounitng Informaton Systems 12e.) 46 2/27/2014 23 • Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc mua hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp, hoàn tất việc nhận hàng, theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. • Chức năng cụ thể: - Lập đơn đặt hàng, thực hiện nhận hàng hóa, ghi nhận chi phí mua hàng và các khoản phải trả nhà cung cấp - Theo dõi danh sách nhà cung cấp: tình trạng các khoản nợ phải thanh toán, lịch sử cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ đó lập mức độ ƣu tiên đặt hàng (đối với nhà cung cấp) cho từng loại mặt hàng - Ghi nhận việc nhận hàng và kiểm soát tồn kho - Phân tích mức độ tồn kho kết hợp khả năng cung ứng của nhà cung cấp từ đó xác định mức độ đặt hàng (chức năng hoạch định) HTTTKT - Quy trình mua hàng 47 • Đã tham khảo qua bài đọc: PurchasingProcess_HTTTKT.pdf Theo sự hiểu hiểu biết tổng quan, Anh (/Chị) điền vào sơ đồ 48 Bài tập thảo luận 0 Nhập yêu cầu mua hàng vào hệ thống Kiểm tra ngân sách Xét duyệt mua hàng B ? Lập đơn đặt hàng , gửi cho nhà cung cấp đƣợc chọn Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và xét duyệt thanh toán A ? C ? 2/27/2014 24  1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp  2.0 Tiến hành nhận hàng  3.0 Thực hiện thanh toán Các hoạt động cơ bản trong quy trình 49 • Lập đơn mua hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận mua hàng (Purchasing) của doanh nghiệp • Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:  Xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ (1.1)  Khởi tạo đơn mua hàng (1.2) *1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp 50 2/27/2014 25 Yêu cầu mua hàng phát sinh (Purchase Request – PR) sẽ đƣợc tiếp nhận và xử lý bởi bộ phận mua hàng (1.1) Chứng từ mua hàng (PR), ở bƣớc này thƣờng chứa các dữ liệu cơ bản: - Bộ phận nào yêu cầu mua hàng ? - Hàng hóa mua về sẽ nhận tại địa điểm nào ? - Khi nào thì hàng hóa cần đƣợc giao ? - Mô tả của các mặt hàng cần mua ? - Gợi ý đặt từ nhà cung cấp nào ? Những thông tin về mặt hàng; nhà cung cấp thƣờng đƣợc truy vấn từ tập tin chính (tham chiếu) trong hệ thống thông tin 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp 51 Quyết định chính trong bƣớc xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ là lựa chọn nhà cung cấp Các yếu tố để cân nhắc khi lựa chọn: - Giá mua - Chất lƣợng hàng hóa / dịch vụ - Độ tin cậy của nhà cung cấp (ví dụ: khả năng giao hàng) Khi nhà cung cấp đƣợc lựa chọn cho mặt hàng cụ thể, thông tin của nhà cung cấp nên đƣợc lƣu giữ trong tập tin chính (tham chiếu của hệ thống), để thuận tiện cho việc đặt hàng những lần tiếp theo Tham khảo: SupplierSelection_ISO9000QMS.pdf 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp 52 2/27/2014 26 Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (Purchase Order - PO) là chứng từ gửi đến nhà cung cấp, yêu cầu bán hàng và giao hàng đối với những sản phẩm cụ thể với mức giá đƣợc thông báo từ nhà cung cấp (1.2) Chứng từ đơn đặt hàng (PO) thƣờng bao gồm: - Chi tiết nhà cung cấp - Ngày đặt hàng và ngày yêu cầu giao hàng - Địa điểm giao hàng đến - Phƣơng cách vận chuyển hàng - Chi tiết của các mặt hàng đặt mua 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp * 53 Đơn đặt hàng (PO) 54 2/27/2014 27 • Kĩ thuật hỗ trợ cho việc đặt hàng Kĩ thuật EDI (Electronic Data Inter-exchange) để gửi đơn hàng đến nhà cung cấp Kĩ thuật VMI (Vendor-managed Inventory) Doanh nghiệp để cho các nhà cung cấp chịu trách nhiệm về việc xác định khi nào đặt hàng và đặt bao nhiêu. Doanh nghiệp cấp thông tin điểm bán hàng, các mức hàng hóa, ngƣỡng thấp nhất để nhập kho Tham khảo: thuongmaidientu_EDI.pdf 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp 55  1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp  2.0 Tiến hành nhận hàng  3.0 Thực hiện thanh toán Các hoạt động cơ bản trong quy trình 56 2/27/2014 28 • Bộ phận nhận hàng (kho) sẽ tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp • Các bƣớc trong giai đoạn 2.0 bao gồm:  Kiểm tra hàng nhận (2.1)  Chuyển hàng vào kho (2.2) 2.0 Tiến hành nhận hàng 57 Khi hàng hóa đƣợc giao đến nhân viên nhận hàng (nhân viên kho) sẽ so sánh đơn đặt hàng (PO number) và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp (supplier’s delivery note): - Đếm số hàng hóa đƣợc giao - Kiểm tra chất lƣợng hàng, xác định xem có bị phá hủy, hƣ hỏng không, trƣớc khi chuyển hàng vào kho chứa Khả năng có thể xảy ra trong bƣớc kiểm tra hàng nhận (2.1): - Số lƣợng hàng nhận khác với số lƣợng trên đơn đặt hàng - Hàng nhận bị hƣ hỏng (một phần hay toàn bộ) - Hàng nhận bị kém chất lƣợng (một phần hay toàn bộ) 2.0 Tiến hành nhận hàng Xử lý? * 58 2/27/2014 29 Hàng chính thức đƣợc chuyển vào kho (2.2) sẽ phát sinh ra phiếu nhận hàng (Goods Receipt Notes – GRN), ghi nhận: - Ngày hàng hóa đƣợc nhận, do ai chuyển, từ nhà cung cấp nào, trên đơn đặt hàng số bao nhiêu ? - Chi tiết của mặt hàng, mã hàng, đơn vị tính, và số lƣợng thực nhận mỗi mặt hàng - Có chữ kí của ngƣời giao hàng, ngƣời nhận hàng, xác nhận của ngƣời kiểm tra và ngƣời thủ kho trực tiếp tiếp nhận hàng vào kho * Nhận dịch vụ, sẽ phải có xác nhận trực tiếp của thủ trƣởng, ngƣời nhận dịch vụ và ngƣời cung cấp dịch vụ 2.0 Tiến hành nhận hàng 59 • Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc nhận hàng và quản lý kho là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong quản lý kho (RFID in Inventory Management) Đối với các doanh nghiệp quản lý số lƣợng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ thống siêu thị WalMart, Hoa Kì). Kĩ thuật RFID hộ trợ quản lý hàng trong kho; cho phép theo dõi sự di chuyển của hàng hóa trong kho hiệu quả >> làm giảm chi phí quản lý kho cho doanh nghiệp 2.0 Tiến hành nhận hàng 60 2/27/2014 30  1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp  2.0 Tiến hành nhận hàng  3.0 Thực hiện thanh toán Các hoạt động cơ bản trong quy trình 61 3.0 Thực hiện thanh toán • Bộ phận kế toán sẽ tiếp hóa đơn (Purchase Invoice – PI) từ nhà cung cấp và tiến hành thủ tục thanh toán • Các bƣớc trong giai đoạn 3.0 bao gồm:  Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1)  Chi trả cho hóa đơn (3.2) 62 2/27/2014 31 63 Lƣu đồ lƣu chuyển chứng từ ? Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1) thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận kế toán công nợ sau khi đã thu thập hết các hồ sơ: - Đơn đặt hàng (PO) - Phiếu nhận hàng (GRN) - Hóa đơn từ nhà cung cấp (Purchase Invoice from Supplier) - Giấy đề nghị thanh toán từ bộ phận mua hàng >> Bộ hồ sơ xét duyệt thanh toán Kế toán công nợ sẽ kiểm tra, xét duyệt và ghi nhận công nợ cho nhà cung cấp sau khi đã so khớp hết các chứng từ trên * Thực hiện một số thao tác điều chỉnh (nếu có) trong quy trình mua hàng (trƣờng hợp hàng mua bị trả lại cho nhà cung cấp và giảm giá) 3.0 Thực hiện thanh toán 64 2/27/2014 32 • 02 cách tiếp cận để thực hiện xét duyệt HĐ từ nhà cung cấp: • Xét duyệt trên từng hóa đơn riêng lẻ (Non- voucher system): xét duyệt từng hóa đơn; sau khi chi trả cho hóa đơn, kế toán đánh dấu hóa đơn đã chi trả • Xét duyệt chi trả theo đợt (Voucher system): nhóm các hóa đơn thuộc cùng nhà cung cấp, thực hiện chi trả trên số tổng (dễ theo dõi và cập nhật công nợ cho nhà cung cấp; thuận tiện cho việc lập kế hoạch chi trả) 3.0 Thực hiện thanh toán 65 Chi trả hóa đơn (3.2) có thể đƣợc thực hiện bởi kế toán tiền, sau khi nhận các chứng từ hóa đơn đã có xác nhận chi trả. Sau khi tiến hành chi trả, kế toán (?) sẽ thực hiện giải trừ công nợ (Account Allocation) trên hệ thống cho nhà cung cấp để thực sự xóa/giảm công nợ của nhà cung cấp (clearing/deducting supplier credit amount) 3.0 Thực hiện thanh toán 66 2/27/2014 33 Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra Dữ liệu đầu vào (chứng từ) • Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (purchase order), hồ sơ nhà cung cấp, phiếu nhận hàng (GRN), hóa đơn từ nhà cung cấp (purchase invoice), phiếu chi tiền (cash payment), giấy báo nợ từ ngân hàng Thông tin đầu ra (báo cáo) • Báo cáo chênh lệch nhập kho và đặt hàng, báo cáo công nợ nhà cung cấp (aging report), báo cáo các đơn đặt hàng chƣa nhận hàng 67 Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình • Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn: 68 2/27/2014 34 Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro Thủ tục kiểm soát 1.0 Lập đơn mua hàng hóa /dịch vụ đến nhà cung cấp 1. Rủi ro 01 ? 2. Rủi ro 02 ? 2.0 Tiến hành nhận hàng 1. Rủi ro 01 ? 2. Rủi ro 02 ? 3.0 Thực hiện thanh toán 1. Rủi ro 01 ? 2. Rủi ro 02 ? 3. Rủi ro 03 ? Bài tập thảo luận 4 69 Bài tập thảo luận 5 • Mô tả bằng sơ đồ hệ thống mua hàng hiện tại của công ty TYPFY Tham khảo: Baitap_QuytrinhMuaHang.pdf 70 2/27/2014 35 Bài tập mở rộng 71 Bài tập thảo luận 6 • Khảo sát quy trình kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng từ KH 72• Các ký hiệu sử dụng trên sơ đồ dòng dữ liệu DFD? 2/27/2014 36 Bài tập thảo luận 6 (tt.) Yêu cầu: đặt các nút kiểm soát thuộc 1 trong 2 loại: kiểm soát ngăn ngừa (P.) hoặc kiểm soát phát hiện (D.) lên các hoạt động xử lý của sơ đồ DFD. 73 Bài tập thảo luận 6 (tt.) 74 Yêu cầu: giải thích về các nút kiểm soát? 2/27/2014 37 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: • Trình bày các quy trình liên quan đến kế toán: Quy trình bán hàng Quy trình mua hàng • Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn của từng quy trình 75