Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 2: Thiết lập hệ thống thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 03/03/2018 1 THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông CHƢƠNG 2 Mục tiêu • Khai báo dữ liệu danh mục • Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục • Nhập số dƣ đầu vào hệ thống • Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống 2 Vũ Quốc Thông 03/03/2018 2 Những khai báo ban đầu 3 4 Bài tập thực hành Kiểm tra trên hệ thống: Cơ sở dữ liệu ABC đã được phục hồi từ tập tin THUCHANH_CTYABC_REF.zip Vũ Quốc Thông 03/03/2018 3 Dữ liệu danh mục (Reference data) 5 6 Bài tập thảo luận Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục khác nhau. Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các danh mục cơ bản: - Danh mục tài khoản - Danh mục khách hàng, nhà cung cấp - Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên - Danh mục kho, vật tƣ - hàng hóa Vũ Quốc Thông 03/03/2018 4 7 Khai báo dữ liệu danh mục Danh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều đƣợc phản ánh trên các tài khoản. VD1: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB) VD2: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB) Chi tiết theo 8 Khai báo dữ liệu danh mục Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên VD. Cách xây dựng mã hóa: Khách hàng  KH*** Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ  NB*** Nhân viên trong công ty  NV*** Vũ Quốc Thông 03/03/2018 5 9 Khai báo dữ liệu danh mục Danh mục khách hàng, nhà cung cấp Mã Tên KH, NCC Địa chỉ MST KH002 Cty Hoa Mộc Lan 1 Trương Định, Q.3 3700912800 KH003 Cửa hàng số 3 2 Ngũ Hành Sơn, ĐN 3700149931 KH004 Khách hàng số 2 7 Châu Văn Liêm, Q.5 3700910828 NB009 Công ty Hiệp Thành 3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 3700456675 NB010 Nhà cung cấp số 10 25 Giảng Võ, Hà Nội 3701016959 NB011 Cty vận chuyển TMA 1 Hồ Văn Huê, Q.PN 3700431977 10 Khai báo dữ liệu danh mục Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên Mã Tên đơn vị TK chi phí lương PKD Phòng Kinh doanh 6411 PHC Phòng Hành chính nhân sự 6421 Mã Tên nhân viên Thuộc đơn vị MST cá nhân NVLVH Lê Văn Hùng P. Kế toán 8053087549 NVTVC Trần Văn Chiến P. Kinh doanh 8053095526 NVNTH Nguyễn Thị Hằng P. Hành chính nhân sự 8053064317 Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABC Cấp tổ chức: Phòng ban Vũ Quốc Thông 03/03/2018 6 11 Khai báo dữ liệu danh mục Danh mục vật tư - hàng hóa Mã Tên hàng hóa Tính chất Nhóm VTHH Đơn vị tính HH06 Hàng hóa 06 Vật tư hàng hóa Hàng hóa KG HH07 Hàng hóa 07 Vật tư hàng hóa Hàng hóa KG Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH) TK kho: 1561 TK doanh thu: 5111 TK chi phí GVHB: 632 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tạo tài khoản ngân hàng 12 Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ) b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền USD) Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM Vũ Quốc Thông 03/03/2018 7 13 Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục Xây dựng hệ thống mã hóa • Hệ thống mã hóa Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong HTTTKT 14 VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA? Vũ Quốc Thông 03/03/2018 8 • Vì sao phải mã hóa thông tin? – Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách hàng; mỗi tài khoản kế toán – Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn hơn để mô tả thông tin. Vì sao? – Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx 15 Xây dựng hệ thống mã hóa Bài tập thảo luận Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. 16 Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. Yêu cầu: Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm Vũ Quốc Thông 03/03/2018 9 17 Một số lưu ý khi xây dựng hệ thống mã hóa 18 Khai báo dữ liệu danh mục Tầm quan trọng của thiết lập – chi tiết đối tƣợng kế toán Ví dụ: TK 131 chi tiết theo ? TK 141 chi tiết theo ? TK 331 chi tiết theo ? Vũ Quốc Thông 03/03/2018 10 Số dư đầu (Initial Balance) 19 Chọn thời gian làm việc – kì kế toán! 20 Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC Ngày bắt đầu: 01/01/20XX Kì kế toán: QUÝ Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX Vũ Quốc Thông 03/03/2018 11 21 Nhập số dƣ ban đầu công ty TNHH TM ABC Tài khoản Ngoại tệ Dư nợ VND Dư nợ ngọai tệ Dư có VND Dư có ngoại tệ Ghi chú 1111 500.000.000 1121DAB 200.000.000 1122DAB USD 16.000.000 1.000 Chọn hạch toán đa tiền tệ (Hệ thống / tùy chọn) 131 125.000.000 KH001 141 6.000.000 Nguyễn Văn Tư 1561 150.000.000 - Tại kho: Hàng hóa 5.000kg HH04 x 10.000 5.000kg HH05 x 20.000 - Cập nhật số dư TK 1561 3411 90.000.000 - Bỏ hạch toán ngoại tệ 331 200.000.000 NB004 41111 707.000.000 Tổng cộng 997.000.000 997.000.000 22 Ghi chú Vũ Quốc Thông 03/03/2018 12 23 2. Thiết lập – 02 nhóm dữ liệu ? 1. Khởi tạo Ghi chú 24 Bài tập thực hành In bảng cân đối số phát sinh đầu kì / Xuất ra Excel Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.zip Vũ Quốc Thông 03/03/2018 13 Sao lƣu và phục hồi dữ liệu 25 Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành! Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống 26 Vũ Quốc Thông 03/03/2018 14 27 Quản lý phát hành hóa đơn - Những trƣờng hợp có phát hành hóa đơn từ hệ thống PMKT của công ty? - Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống PMKT đƣợc quản lý nhƣ thế nào? Quy định quản lý phát hành HĐ 28 Thông tƣ 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi Thông tƣ 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thông tƣ 39/2014/TT-BTC hƣớng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ động trong việc quản lý phát hành hóa đơn. Thông tƣ 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung TT 39/2014/TT-BTC. Vũ Quốc Thông 03/03/2018 15 Các bƣớc thực hiện việc quản lý HĐ 29 Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơn Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn Bước 3. Thông báo phát hành hóa đơn Khởi tạo mẫu hóa đơn 30 Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau: - Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng - Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in - Số liên: 3 - Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 - Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T Dựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên) Vũ Quốc Thông 03/03/2018 16 Đăng ký sử dụng hóa đơn 31 Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau: - Ngày đăng ký: 01/01/20XX - Số ĐKKD: 010001120 - Về việc: xuất hóa đơn tự in - Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in Thông báo phát hành hóa đơn 32 Thông báo phát hành - Ngày: 01/01/20XX - Số: TBPH00001 - Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCM Các loại HĐ phát hành - Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Số lượng: 1000 - Từ số: 0000001, đến số: 0001000 - Ngày bắt đầu sử dụng: 06/01/20XX Vũ Quốc Thông 03/03/2018 17 33 Bài tập thực hành Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV.zip Bài tập thực hành 34 Vũ Quốc Thông 03/03/2018 18 35 * Bài tập thiết lập HTTTKT Thiết lập dữ liệu danh mục và nhập số dƣ đầu cho công ty Kim Long Sao lưu cơ sở dữ liệu Kim Long, đặt tên: THUCHANH_CTYKIMLONG_INV.zip 36 ** Bài tập thực hành tổng hợp BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 – Thiết lập hệ thống kế toán máy Công ty TNHH TM XYZ Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ, đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV.zip Vũ Quốc Thông 03/03/2018 19 Tóm lại 37 • Khai báo dữ liệu danh mục • Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục • Nhập số dƣ đầu vào hệ thống • Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống