Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán hướng tích hợp

2/27/2014 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HƯỚNG TÍCH HỢP GV. ThS. Vũ Quốc Thông CHƢƠNG 01 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mục tiêu và nội dung • Hệ thống thông tin kế toán hƣớng tích hợp • Hệ thống kế toán trong môi trƣờng máy tính • Vai trò của ngƣời kế toán hiện đại 2 • Trình bày các quy trình kinh doanh cơ bản • Giải thích sự cần thiết của việc tích hợp hệ thống • Phân cấp mức độ tác động của CNTT đến HTTTKT • Giải thích đƣợc vai trò của ngƣời kế toán hiện đại 2/27/2014 2 Nhắc lại 3 Một số khái niệm Quan điểm về sản phẩm thông tin Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin 4 SẢN PHẨM - Quan điểm SP. thông tin cần phù hợp với người sử dụng - Quan điểm SP. thông tin bị ảnh hƣởng bởi quá trình tạo ra thông tin 2/27/2014 3 7 Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm Lưu ý Hệ thống (System) ? Hệ thống thông tin (IS) ? Hệ thống thông tin kế toán (AIS) ? Hệ thống (HT) • Một hệ thống là một tập hợp bao gồm các thành phần (hệ thống con) phối hợp với nhau để cùng thực hiện và đạt đƣợc mục tiêu chung. Ví dụ? 8 HT.1 HT.2 HT.3 HT.4 Mục tiêu 2/27/2014 4 Hệ thống thông tin • Hệ thống thông tin là hệ thống hỗ trợ thu thập các dữ liệu đầu vào; xử lý, lƣu trữ các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng. Information System (IS) 9 Xử lý, lưu trữDữ liệu Thông tin 11 • Căn cứ theo cơ cấu thông tin trong doanh nghiệp, hệ thống thống tin đƣợc phân loại: 2/27/2014 5 Hệ thống thông tin kế toán 12 15 Hệ thống thông tin kế toán tích hợp integrated into IS 2/27/2014 6 Doanh nghiệp sản xuất Dẫn nhập 17 2/27/2014 7 Kế toán Bán hàng Mua hàng Sản xuất 18 Mục tiêu của tôi là ? Quyết định của tôi là ? 19 Bài tập thảo luận 1 2/27/2014 8 20 • Nghiệp vụ kinh tế phát sinh – Việc đồng ý thực hiện trao đổi hàng hóa hay dịch vụ giữa hai đối tác; – Hoặc là những sự kiện khác có thể đo lƣờng về giá trị kinh tế bởi một tổ chức. • Ví dụ: – Bán hàng hóa cho khách hàng – Khấu hao tài sản cố định (Romney M. and SteinBart P. AIS book 12th edn.) Các quy trình kinh doanh 2/27/2014 9 • Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy tắc Cho-Nhận (Give-Get exchange) • Những nghiệp vụ cơ bản đƣợc nhóm theo các Quy trình (Q/T) kinh doanh chính: – Q/T bán hàng (Revenue cycle) – Q/T mua hàng (Purchasing cycle) – Q/T chuyển đổi (Production cycle) – Q/T nhân sự (Human resources/payroll cycle) – Q/T tài chính (Financing cycle) Các quy trình kinh doanh • Trong quy trình, tổ chức kinh doanh giao tiếp với khách hàng thông qua việc bán hàng/cung cấp dịch vụ và nhận tiền. Give Goods Get Cash Quy trình bán hàng 2/27/2014 10 Give Cash Get Goods Quy trình mua hàng • Trong quy trình, tổ chức kinh doanh giao tiếp với nhà cung cấp thông qua việc thu mua hàng/ dịch vụ và trả tiền. Give Raw Materials & Labor Get Finished Goods Quy trình chuyển đổi (sản xuất) • Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sử dụng sức lao động của nhân công thông qua việc vận hành máy móc thiết bị để chuyển đổi nguyên vật liệu sang dạng sản phẩm hoàn thành. 2/27/2014 11 Give Cash Get Labor Quy trình nhân sự / tiền lƣơng • Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sẽ giao tiếp với nhân viên thông qua các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, trả lƣơng, đánh giá và cho thôi việc. Give cash Get Cash Quy trình tài chính • Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sẽ giao tiếp với các nhà đầu tƣ và chủ nợ. Tổ chức sẽ tăng nguồn vốn thông qua mời gọi đầu tƣ hoặc đi vay (through stock or debt). Tổ chức phải hoàn trả vốn vay hoặc chia lời trên vốn góp (interest or dividends). 2/27/2014 12 • Rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mỗi quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các nghiệp vụ này có thể phân thành các loại chính trong từng quy trình. • Ví dụ, trong Q/T bán hàng – Nghiệp vụ bán hàng – thu tiền >> thuộc loại nghiệp vụ Cho – Nhận (nghiệp vụ cơ bản) Các quy trình kinh doanh • Handle customer inquiries • Take customer orders • Approve credit sales • Check inventory availability • Initiate back orders • Pick and pack orders • Ship goods • Bill customers • Update sales and Accts Rec. for sales • Receive customer payments • Update Accts Rec. for collections • Handle sales returns, discounts, & bad debts • Prepare management reports • Send info to other cycles Các loại nghiệp vụ kinh tế khác trong Q/T bán hàng? 2/27/2014 13 • Yêu cầu: SV hãy liệt kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các quy trình kinh doanh: Q/T mua hàng Q/T nhân sự Q/T chuyển đổi Q/T tài chính Bài tập thảo luận 2 • Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T mua hàng? Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Mua hàng/dịch vụ - trả tiền Các loại nghiệp vụ khác: • Requisition goods and services • Process purchase orders to vendors • Receive goods and services • Store goods • Receive vendor invoices • Update accounts payable for purchase • Approve invoices for payment • Pay vendors • Update accounts payable for payment • Handle purchase returns, discounts, and allowances • Prepare management reports • Send info to other cycles Bài tập thảo luận 2 (tt.) 2/27/2014 14 Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Thuê nhân công - trả lƣơng Các loại nghiệp vụ khác: • Recruit, hire, and train employees • Evaluate and promote employees • Discharge employees • Update payroll records • Pay employees – Process timecard and commission data – Prepare and distribute payroll • Calculate and disburse tax and benefit payments • Prepare management reports • Send info to other cycles • Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T nhân sự? Bài tập thảo luận 2 (tt.) Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Đƣa NVL, nhân công, máy móc vào sản xuất - để tạo ra thành phẩm Các loại nghiệp vụ khác: • Design products • Forecast, plan, and schedule production • Requisition raw materials • Manufacture products • Store finished goods • Accumulate costs for products • Prepare management reports • Send info to other cycles • Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T chuyển đổi? Bài tập thảo luận 2 (tt.) 2/27/2014 15 Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Chi tiền; Thu tiền (hoạt động tài chính) Các loại nghiệp vụ khác: • Forecast cash needs • Sell securities to investors • Borrow money from lenders • Pay dividends to investors and interest to lenders • Retire debt • Prepare management reports • Send info to other cycles • Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T tài chính? Bài tập thảo luận 2 (tt.) • Mỗi quy trình kinh doanh: – Đều liên quan đến các quy trình khác (VD?) – Cung cấp dữ liệu cho hệ thống Sổ cái và báo cáo kế toán để kết xuất thông tin phục vụ cho các đối tƣợng bên trong và bên ngoài tổ chức. Các quy trình kinh doanh 2/27/2014 16 H/T Sổ cái và báo cáo Q/T bán hàng Q/T mua hàng Q/T chuyển đổi Q/T nhân sự Thông tin cho bên ngoài và bên trong của tổ chức D ữ l iệ u D ữ liệu Q/T tài chính Vì sao họ tranh cãi? 37 Bài tập thảo luận 3 2/27/2014 17 Luồng thông tin trong quy trình MUA HÀNG - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ? 2/27/2014 18 Luồng thông tin trong quy trình SẢN XUẤT - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ? Luồng thông tin trong quy trình BÁN HÀNG - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ? 2/27/2014 19 Horizontal and Vertical Information Flows in Enterprise System TÍCH HỢP HỆ THỐNG THÔNG TIN 43 2/27/2014 20 TỪ TỪ GÓC NHÌN KẾ TOÁN 44 N H À C U N G C Ấ P K H Á C H H À N G 45 2/27/2014 21 46 47 IT impact levels Tác động của CNTT đến HTTTKT 2/27/2014 22 Dẫn nhập 48 Cấp độ bán thủ công với Excel 49 2/27/2014 23 Danh mục tài khoản và số dƣ 50 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 51 2/27/2014 24 52 Yêu cầu: Tính tổng phát sinh, số dƣ cuối kì [1] Tổng số phát sinh nợ [1] = sumif(TKGHINO,A4,SOTIENPS) [2] Tổng số phát sinh có [2] = sumif(TKGHICO,A4,SOTIENPS) [3] Tính số dư cuối kỳ của các tài khoản [3]=IF(D4=“N”,F4+G4-H4,F4+H4-G4) Bài tập thảo luận 4 Giá thành phân xƣởng phụ (PX2) Giá thành phân xƣởng chính (PX1) Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 2/27/2014 25 6279.PX2 6271.PX2 6272.PX2 . Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 154.PX2.B01 621.PX2.B 622.PX2.B 6279.PX2 Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 2/27/2014 26 TK 154.PX2.B01 6273.PX1 (75%) 6423 (25%) Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 6279.PX1 6271.PX1 6272.PX1 .. Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 2/27/2014 27 154.PX1.F01 621.PX1.F01 622.PX1.F01 6279.PX1 (40%) Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 154.PX1.F02 621.PX1.F02 622.PX1.F02 6279.PX1 (60%) Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 2/27/2014 28 5111 521 531 532 Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 911 5111 5151 7111 Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 2/27/2014 29 Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí 911 TK 632 TK 635 TK 641. Nhƣợc điểm ? 2/27/2014 30 Cấp độ ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng 64 Xây dựng cơ sở dữ liệu 65 Ban đầu Công cụ quản lý dữ liệu 2/27/2014 31 66 Dữ liệu danh mục Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các danh mục cơ bản: - Danh mục tài khoản - Danh mục khách hàng, ngƣời bán - Danh mục phòng ban, nhân viên - Danh mục vật tƣ, hàng hóa 67 Số dư đầu Tài khoản Ngoại tệ Dư nợ VND Dư nợ ngọai tệ Dư có VND Dư có ngoại tệ Ghi chú 1111 500.000.000 1121DAB 200.000.000 1122DAB USD 16.000.000 1.000 131 125.000.000 KH001 141 6.000.000 Nguyễn Văn Tư 1561 150.000.000 Tại kho: 156 5.000kg HH04 x 10.000 5.000kg HH05 x 20.000 311 90.000.000 331 200.000.000 NB004 4111 707.000.000 Tổng cộng 997.000.000 997.000.000 2/27/2014 32 Hàng hóa Phải thu khách hàng Tiền Phải trả ngƣời bán Mua hàng Bán hàng Thu tiền Thanh toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 69 2/27/2014 33 Nhƣợc điểm ? Cấp độ tích hợp hệ thống toàn doanh nghiệp - ERP 71 2/27/2014 34 TỪ TỪ GÓC NHÌN KẾ TOÁN 72 73 2/27/2014 35 74 Tóm gọn 2/27/2014 36 HỆ THỐNG ERP VÀ KẾ TOÁN Phần mở rộng Kế toán là một phân hệ nằm trong hệ thống ERP 2/27/2014 37 Supply Chain Management Sales Management Customer Relationship Management Human Capital Management Financial Management Phần lớn các phân hệ đều nối với chức năng ghi chép kế toán Supply Chain Management Financial Management Giao hàng Mua hàng Hàng tồn kho Nợ phải thu Nợ phải trả Tiền Các kiểm soát Sổ cái 2/27/2014 38 Some accounting tools H/T ERP không chỉ dừng lại ở các chức năng cơ bản 2/27/2014 39 Business Intelligence (BI) - A generic term that describes leveraging the organization's internal and external information assets to make better business decisions. Khai thác dữ liệu, sử dụng các công cụ của phần mềm, hiệu chỉnh vào ngữ cảnh để hình thành các báo cáo thông minh 2/27/2014 40 2/27/2014 41 EPM Content Packs A Content Pack consists of pre- packaged online analytical processing (OLAP) cubes that support over 250 predefined key performance indicators (KPIs) industry leaders use to measure enterprise performance. ETL - Extract, Transform, Load process (and the logic behind it) that pulls data from the operational database, transforms it to fit the analysis needs, and puts it to the Data Warehouse. 2/27/2014 42 Cube - A set of data that is organized and summarized into a multidimensional structure defined by a set of dimensions and measures. Canvas - A canvas (also referred as a dashboard) is an interactive web-based dashboard that provides a visual display of information. 2/27/2014 43 What we teach & What you learn ? ERP căn bản Khai thác thông tin cho phân tích Các quy trình và hệ thống Training Consulting Dicussion How to work together Kế toán Tài chính Quản trị CNTT 2/27/2014 44 92 Tham khảo: ERP_Resource.pdf Tài liệu ERP Cần trang bị gì ? 2/27/2014 45 Các mảng kiến thức của AIS 94 Tổ chức Hệ thống KT trong DN Hệ thống thông tin Kế toán Công nghệ Thông tin - CSDL Kiểm soát HTTTKT Các quy trình kế toán Kế toán máy - Ứng dụng Phần mềm kế toán Vũ Quốc Thông 2012 • SAP (www.sap.com) • Oracle (www.oracle.com) • Infor Global Solutions (www.Infor.com) • Microsoft Dynamics (www.microsoft/com/dynamics) • Epicor (www.epicor.com) 95 Một số phần mềm ERP Công ty với quy mô: nhỏ, vừa và lớn >> Gói phần mềm nào? 2/27/2014 46 96 Kế toán trong môi trường tin học hóa Accountants in CAS 97 Các nhóm người tương tác với AIS: • Viết, phát triển hệ thống AIS • Đánh giá, tƣ vấn về hệ thống AIS • Kiểm toán hệ thống AIS • Quản trị, kiểm soát hệ thống AIS • Sử dụng và khai thác chức năng của hệ thống AIS 2/27/2014 47 Công việc của kế toán Dữ liệu kinh tế Ghi chép ban đầu (Chứng từ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách) Cung cấp thông tin (Báo cáo) Thông tin From ledger to leader Với sự hỗ trợ của HTTTKT hiện đại, vai trò của ngƣời kế toán chuyển sang hƣớng trình bày, phân tích thông tin >> hỗ trợ cho nhà quản lý ra quyết định. 2/27/2014 48 100 101 2/27/2014 49 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: 102 Bài đọc: - Các tài liệu tham khảo do GV gợi ý • Trình bày các quy trình kinh doanh cơ bản • Giải thích sự cần thiết của việc tích hợp hệ thống • Phân cấp mức độ tác động của CNTT đến HTTTKT • Giải thích đƣợc vai trò của ngƣời kế toán hiện đại