Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 - Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 10/16/2015 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Dẫn nhập Nghề kế toán 1.Bạn tạo ra sản phẩm là gì? 2.Ai sử dụng sản phẩm? 3.Công cụ làm việc? 2 1 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Nghề kế toán Công cụ làm việc? 3 Mục tiêu • Trình bày về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) • Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán • Trình bày những nghề nghiệp liên quan • Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính 4 2 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 5 Hệ thống thông tin kế toán Một lĩnh vực riêng biệt nhưng kết hợp (Poston and Grabski, 2000; Bagranoff et al., 2008) 6 3 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Hệ thống thông tin kế toán Accounting Information System (AIS) + Là hệ thống thông tin; + Các thành phần: con người, thiết bị máy móc + Hỗ trợ xử lý dữ liệu trở thành thông tin kế toán. (Romney and Steinbart , 2012; James Hall, 2013) 7 Hệ thống thông tin kế toán (*) Phần mềm Phần cứng /Phương tiện Dữ Thông liệu tin (chứng Con (báo từ) người cáo kế toán) Tổ chức Thao tác dữ liệu xử lý / thủ tục HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8 4 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 HTTTKT dưới tác động của CNTT 9 Dẫn nhập Từ thao tác bằng tay, người kế toán mong muốn? 10 5 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 1. Tính toán nhanh chóng với những dãy số? 2. Được hỗ trợ thao tác định khoản kế toán? 3. Không phải nhập liệu tất cả các nghiệp vụ? 11 Các cấp độ ứng dụng CNTT Hệ thống quản lý doanh nghiệp Phần mềm kế toán Bảng tính Excel 12 6 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Kế toán và CNTT Tài liệu AIS and Accountant.pdf (trang 14) “ The accounting industry has always been paper- driven. Now, it is becoming technology driven.” Maureen Link (CPA Journal 2003) 13 Kế toán và CNTT (tt.) • đ/v Kế toán tài chính – Mục đích ? – Báo cáo theo thời gian thực – Dữ liệu tương tác (ngôn ngữ XBRL) • đ/v Kế toán quản trị – Mục đích ? – Kế toán chi phí (cost accounting) – Hoạch định và phân tích ngân sách (budgeting / variance analysis) 14 7 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Kế toán và CNTT (tt.) • đ/v Kiểm toán – Mục đích ? – Mở rộng kiểm toán trên môi trường tin học / H/T kế toán máy (AIS evaluation and audit) • đ/v Kế toán thuế – Mục đích ? – Ứng dụng phần mềm hỗ HTKK – Khuyến khích DN kê khai thuế trực tuyến (online) 15 Quan điểm đúng về kế toán máy: + Tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ; + Hướng trình bày và phân tích thông tin. Phần mềm ứng dụng không thể thay thế con người trong kế toán. 16 8 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Nghề nghiệp liên quan đến HTTTKT 17 Sự phát triển nghề nghiệp Nhà tư Nhà quản trị hệ vấn H/T thống kế toán Nhà thiết kế H/T Kiểm toán viên Người trình bày thông tin kế toán 18 9 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Accounting Information System (AIS) Nghề kế toán với HTTTKT (AIS) • Viết, phát triển AIS • Đánh giá, tư vấn AIS • Kiểm toán AIS • Quản trị, kiểm soát AIS • Sử dụng các chức năng của AIS (www.acs.org.au) 19 Môi trường kế toán máy Bảng tính + Microsoft Excel + Apache OpenOffice Calc + Kingsoft Spreadsheets Free 20 10 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Danh mục tài khoản 21 Nghiệp vụ phát sinh 22 11 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Bảng tính và kế toán • Các kiểu dữ liệu trong Excel • Các hàm hỗ trợ xử lý • Một số công cụ thường dùng Sử dụng tập tin: Ch1_ontapExcel_v2.2.xls 23 CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL VD: số hiệu, tên tài khoản Kiểu chuỗi (1311.001, tiền mặt, rỗng “”) VD: số tiền nghiệp vụ phát sinh Kiểu số học (con số, số 0) VD: ngày tháng giao dịch Kiểu ngày tháng (11/01/2014 >> tùy định dạng) VD: lập công thức excel Kiểu công thức =IF(LEFT();;.) 24 12 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm IF Truy xuất dữ liệu Hàm OR theo yêu cầu Hàm AND 25 CÁC HÀM TRONG EXCEL SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121 Tên tài khoản Tiền gởi ngân hàng Việt Nam TK đối Ngày CT Số CT Nội dung Số tiền nợ Số tiền có ứng Số dư đầu kì 260.763.105 - Lãi thu được từ tiền cho 01/01/2014 GBC 515 [1] [2] vay Lấy dữ liệu cho ô [1] 26 13 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL D/L nghiệp vụ Hàm IF A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung 2 Năm 2014 3 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền Lãi thu được từ tiền 5 1 GBC 1 01/01/2014 1121 515 1.200.000 cho vay 6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 [1] =IF(SOKTMAY!G5=“1121”,SOKTMAY!I5,0) 27 CÁC HÀM TRONG EXCEL Truy xuất phần bên trái của 1 Hàm LEFT chuỗi, 1 hoặc nhiều ký tự Truy xuất dữ liệu của 1 chuỗi, tại Hàm MID 1 vị trí xác định Hàm LEN Đếm số ký tự trong 1 chuỗi 28 14 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL D/L nghiệp vụ Hàm IF Hàm LEFT A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung 2 Năm 2014 3 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền Phiếu 5 1 1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 thu 6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 [1] =IF(LEFT(SOKTMAY!G5,3)=“111”,SOKTMAY!I5,0) 29 CÁC HÀM TRONG EXCEL Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô [3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 1121 30 15 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet SC, hãy thiết lập công thức cho ô [3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 112 31 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm VLOOKUP - Dò tìm dữ liệu Hàm HLOOKUP - Liên kết dữ liệu giữa các sổ kế toán Hàm MATCH 32 16 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL Lấy dữ liệu cho ô [1] SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121 Tên tài khoản [1] TK đối Ngày CT Số CT Nội dung Số tiền nợ Số tiền có ứng Số dư đầu kì 260.763.105 - Lãi thu được từ tiền cho 01/01/2014 GBC 515 3.000.000 - vay 33 CÁC HÀM TRONG EXCEL A B C 1 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 2 Mã TK Tên TK BÊN SỐ DƯ 3 111 Tiền mặt N 4 1111 Tiền mặt việt nam N 5 1112 Ngoại tệ N 6 1113 Vàng bạc, Kim khí quý, Đá quý N 7 112 Tiền gởi ngân hàng N 8 1121 Tiền gởi ngân hàng Việt Nam N [1] =VLOOKUP(“1121”,DMTK!A3:C219,2,0) 34 17 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô [A] để tìm tên của tài khoản 1121. 35 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm SUM - Tính toán các số Hàm SUMIF liệu kế toán tổng hợp. - Kiểm tra giá trị Hàm DSUM các số liệu kế toán. Hàm SUBTOTAL 36 18 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL A B C D E F G H BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 01/01/2014 Phát Phát 31/12/2014 1 TK Tên tài khoản sinh sinh Dư Dư nợ Dư có Nợ Có Dư nợ có 2 111 Tiền mặt 520.406.313 [1] [2] 721.656.767 - - 3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 963.144.937 - - Lấy dữ liệu cho ô [1] 37 CÁC HÀM TRONG EXCEL D/L nghiệp vụ Hàm SUMIF A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung 2 Năm 2014 3 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền Phiếu 5 1 1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 thu 6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 [1] =SUMIF(SOKTMAY!G5:G1700,CDPS!A2&“*”, SOKTMAY!I5:I1700) 38 19 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet CDSPS CT, hãy thiết lập công thức cho ô [1] và ô [2] để tính tổng số phát sinh của Tài khoản 111. 39 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm SUBTOTAL Tính tổng giá trị danh sách đã lọc A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung 2 Năm 2014 3 [1] Loại Số 4 STT Tháng Ngày CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền CT CT Hóa Bán bàn họp CN 64 59 1 04/01/2014 131 511 55.000.000 đơn 80x130x300 Hóa Bán bàn họp ovan 65 60 1 04/01/2014 131 511 97.500.000 đơn 80x130x300 [1] =SUBTOTAL(9,SOKTMAY!A5:I1700) 40 20 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm SUBTOTAL Tính cả giá trị ẩn Hàm 1 AVERAGE() 2 COUNT() 3 COUNTA() 4 MAX() 5 MIN() 6 PRODUCT() 7 STDEV() 8 STDEVP() 9 SUM() 10 VAR() 11 VARP() 41 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm MAX Trả về giá trị lớn nhất Hàm MIN Trả về giá trị nhỏ nhất 42 21 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL A B C D E F G H BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 01/01/2014 31/12/2014 1 TK Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2] 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179 3 - Tính số dư cuối kỳ bên Nợ tại ô [1] 43 CÁC HÀM TRONG EXCEL SDCK = SDĐK + SPS tăng – SPS giảm SDĐK có 2 bên Nợ hoặc Có SDCK bên nợ = SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS giảm – SDĐK bên có Tránh trường hợp SDCK âm SDCK bên nợ = MAX(0, SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS giảm – SDĐK bên có) 44 22 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC HÀM TRONG EXCEL A B C D E F G H BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 01/01/2014 31/12/2014 1 TK Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2] 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179 3 - [1] = MAX(0, C2 + E2 – F2 – D2) 45 CÁC HÀM TRONG EXCEL Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet CDSPS CT, Anh/chị hãy thiết lập công thức cho ô [3] và ô [4] để tính tổng số dư cuối kỳ của Tài khoản 111. 46 23 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL • Data Filter • Pivot Table • Paste Special • 47 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL Dựa vào sheet SOKTMAY, Yêu cầu: - Hãy xác định các tài khoản có phát sinh liên quan đến TK 112 - Tính tổng số tiền phát sinh giữa các TK này và TK 112 48 24 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL Insert/Pivot table 49 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 50 25 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL Bên tay Phải, có Pivot table List, - Row: TK_CO 1 TK_NO 1 -Value: Sum of Số tiền 51 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL Lọc và phân tích dữ liệu Kiểm tra tổng phát sinh trong kỳ 55 26 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL Yêu cầu: Copy số dư cuối kỳ của một số TK kế toán trên bảng cân đối số phát sinh sang sheet khác. (Lưu ý: các số liệu này là dạng công thức) 56 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL - Dùng để sao chép nhưng không cần phải sao chép tất cả các định dạng của dữ liệu ban đầu. Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy, bấm Copy Bước 2: Bấm chuột phải, chọn Paste special 57 27 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 58 SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân:  Sử dụng được  Không nhiễm virus  Dung lượng trống > 500 MB 59 28 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 Tóm lại • Trình bày về hệ thống thông tin kế toán • Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán • Trình bày những nghề nghiệp liên quan • Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính Bài đọc + Bài tập: - hướng dẫn SV tự tìm hiểu HTTTKT - Hoàn thành các bài thực hành Ch 1 (*) Chuẩn bị tập tin tổ chức dữ liệu cho Ch 2: - tập tin “Ch2-6_GiangHT1CQ-1516.xls” 60 29