Bài giảng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP, Enterprise Resource Planning)

1Hệ thống hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp(ERP, Enterprise Resource Planning)2Nội dungGiới thiệu ERPQuá trình phát triển ERPCác lý do tại sao ERP phổ biếnCác lý do tại sao thực hiện ERP thất bạiTriển vọng tương lai của ERPMục đích của ERPCác đặc điểm của ERPCấu trúc của ERPTriển khai ERPThời gian triển khai ERPCác tiêu chuẩn chọn ERPThiết kế lạiERP không có thiết kế lạiERP có thiết kế lạiChuẩn bị nền tảng cho ERPThuận lợi và bất lợi của ERPTình hình triển khai ERP tại một số công tyKết luận và các lời khuyên3Giới thiệu ERPERP là phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô đun, nhằm giúp công ty quản lý các phần quan trọng trong công việc kinh doanh.ERP xuất hiện trên thị trường vào những năm 1980.ERP có thể diễn tả khác nhau tùy theo những người khác nhau.ERP không chỉ là phần mềm, mà là phong cách quản lý mới.4Quá trình phát triển ERPMRP (Material Requirements Planning)MRP có chu trình đóng (Closed-Loop MRP)MRP II (Manufacturing Resource Planning)ERP (Enterprise Resource Planning)ERPMRP IIMRP có chu trình đóngMRP5Quá trình phát triển ERP (tiếp theo)MRP (Material Requirements Planning): Nhằm nâng cao hiệu quả trong cơng việc quản lý nguyên vật liệu Sản xuất cái gì?Để sản xuất những cái đĩ thì cần những gi?Hiện nay đã cĩ trong tay nhưng gì?Những gì cần phải cĩ nữa để sản xuất?MRP cĩ chu trình đĩng (Closed-Loop MRP)chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệuhỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đĩ. MRP II (Manufacturing Resource Planning)Thêm 3 chức năng mới: Lập kế hoạch kinh doanh và vận hành, Giao diện tài chính và Mô phỏngERP (Enterprise Resource Planning): Mục tiêu của ERP là giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thơng qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.6Mục đích của ERPTích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong 1 phần mềm máy tính duy nhất, mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau.Kết hợp tất cả các HT trong 1 phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng 1 CSDL duy nhất, để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau.7Các đặc điểm của ERP (5 đặc điểm)ERP là 1 HT Tích hợp quản trị sản xuất kinh doanhDo con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tínhHoạt động theo quy tắcVới các trách nhiệm được xác định rõ ràngLiên kết giữa các phòng ban trong công ty8Cấu trúc của ERPKế toán tài chínhHậu cầnSản xuấtQuản lý dự ánDịch vụDự đoán và lập kế hoạchCông cụ lập báo cáo9Cấu trúc của ERP - 1. Kế toán tài chínhSổ cáiSổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàngCSDL khách hàngĐơn đặt hàng và các khoản phải thuMua hàng và các khoản phải trảLươngNhân sựTài sản cố định10Cấu trúc của ERP - 2. Hậu cầnQuản lý kho và tồn khoQuản lý giao nhậnQuản lý nhà cung cấp11Cấu trúc của ERP - 3. Sản xuấtLập kế hoạch sản xuất (MPS, Master Production Schedule)Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP, Material Requirements Planning)Lập kế hoạch phân phối (DRP, Distribution Requirements Planning)Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP, Capability Requirements Planning)Công thức sản phẩm (BOM, Bill of Material)Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)Quản lý mã vạch (Bar Coding)Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)12Cấu trúc của ERP - 5. Dịch vụQuản lý dịch vụ khách hàngQuản lý bảo hành bảo trì13Triển khai ERPChiến lược - Big BangTriển khai từng bộ phận – Franchising: phù hợp với các công ty lớn và đa dạng về lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà không chia sẻ các quy trình chung xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp Tập trung vào các qui trình chủ đạo - Slam dunk: áp dụng đối với các công ty nhỏ mong muốn phát triển vào hệ thống ERP Theo yêu cầu - On-Demand Nibble 14Chu trình triển khai ERP15Chu trình triển khai ERPThực hiện tiền đỊnh giá (pre-evaluation screening): để giới hạn con số của package vốn phải được định giá bởi Ban đánh giá, loại bỏ các ERP package không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty Định giá trọn gói (package evaluation): quan trọng nhất, Mục tiêu đó là tìm được một package đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty. cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau.16Chu trình triển khai ERPLập kế hoạch dự án (project planning): quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Phân tích sự khác biệt (gap analysic): tiến trình qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai  Tái cấu trúc qui trình kinh doanh.17Chu trình triển khai ERPCấu hình hệ thống (configuration): có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng 18Thời gian triển khai ERPNgười bán phần mềm ERP cho thời gian thực hiện ERP trung bình là 3-6 tháng, đối với công ty có phạm vi nhỏ.Thực tế, để thực hiện ERP đúng nghĩa, cầnThay đổi cách thức kinh doanhThay đổi cách thức thực hiện các công việc Do đó, thời gian trung bình để thực hiện dự án ERP thành công khoảng 1-3 năm.19Các tiêu chuẩn chọn ERPCó tất cả các chức năng kinh doanh không?Tất cả các quá trình và chức năng kinh doanh có tích hợp được không?Có tất cả các xu hướng IT gần đây nhất không?Người bán phần mềm ERP có làm theo đơn đặt hàng và thực hiện tất cả các khả năng không?Tính sẵn sàng các lựa chọn dịch vụVí tiền và tính ROI (Return on investment)20Thiết kế lạiNghiên cứu các quá trình và HT hiện tạiThiết kế và phát triển các HT mớiĐịnh nghĩa quá trình, cấu trúc tổ chức và các thủ tụcPhát triển/Đặt hàng phần mềmHuấn luyện con ngườiThực hiện HT mới21ERP không có thiết kế lạiThuận lợiKhông có những thay đổi rõ ràng về chức năngNgười sử dụng nhận thấy có thể chấp nhận hơnCó thể hoàn thành theo khung thời gianCó thể kiểm soát được chi phíẢnh hưởng đến tổ chức vừa phảiBất lợiBỏ qua các thực tế kinh doanh tốt nhấtKhông có tính ổn định của HT trong thời gian dàiKhông thể tích hợp các HT trong đoàn thểTự nghiên cứu các kỹ thuật mớiCó thể bỏ sót tính năng nào đó22ERP có thiết kế lạiThiết kế lại quá trình trước khi thực hiện ERPThiết kế lại trong khi thực hiện ERPThiết kế lại sau khi thực hiện ERPThiết kế lại liên tục thông qua ERP23Chuẩn bị nền tảng cho ERPKhông bắt đầu mà không có cam kết từ ban QLCấp quỹ đầy đủXác định nhóm dự án cốt lõiChọn các chuyên gia từ tất cả các lĩnh vựcĐánh giá và chọn gói phần mềm ERPĐánh giá đối tác thực hiệnLập kế hoạch thực hiệnTrình bày kế hoạch cho hội đồng quản lý phê chuẩnTrình bày kế hoạch cho các nhóm nhân viên, để xem khả năng chấp nhận và phản hồi từ họLập kế hoạch huấn luyện người sử dụngLập kế hoạch những nâng cấp cần thiết trong tương lai24Thuận lợi của ERPTăng hơn về doanh thu kho (Giảm chi phí kho, vận chuyển, lưu trữ, và chi phí vận hành kho)Cải tiến dịch vụ khách hàng (Cải tiến tỷ lệ đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng, sự thỏa mãn của khách hàng)Làm tốt hơn độ chính xác kho (Tăng độ chính xác, và giảm nhu cầu kiểm toán kho thường xuyên)Nâng cao hơn chất lượng, ít làm lại (Nhận dạng các vấn đề trước khi sản phẩm được sản xuất, định vị chính xác các vấn đề chất lượng)Thu thập lợi nhuận hàng năm chính xác, cải tiến dòng tiền mặt (Cho các nhà sản xuất sức mạnh để khảo sát các tài khoản phải thu trước khi các vấn đề lớn xảy ra)Lợi ích từ ERP(Giảm các tài liệu giấy, đáp ứng nhanh hơn và theo dõi khách hàng, cung cấp CSDL khách hàng đồng nhất cho tất cả các ứng dụng, )25Bất lợi của ERPNhiều chi phí cao khi thiết lập HT ERP (Thời gian và tiền bạc)Thực hiện ERP rất khó (Phải thay đổi cách thức kinh doanh)Mức độ riêng tư trong HT ERPTốn thời gian để nhận ra các lợi ích của ERP(Khoảng 8 tháng sau khi thực hiện)Đào tạo tốn rất nhiều chi phíVấn đề kiểm soát nhân viên (Chia sẽ thông tin, RQĐ, chống đối, dư thừa, lỗi)Khoảng 1/2 HT ERP thực hiện đều thất bại26Các lý do tại sao thực hiện ERP thất bạiCác nhân viên thường phản đối phần mềm ERP mới.Đào tạo và huấn luyệnLập kế hoạch và cam kếtKhi thực hiện ERP, yêu cầu có những thay đổi lớn các quá trình kinh doanh, văn hóa và tổ chức.Nhiều điều làm khác đi, và sự thay đổi này không dễ thực hiện.Tốn rất nhiều chi phí Chi phí phần mềmCác chi phí chìm (Chi phí tích hợp, chuyển dữ liệu, kiểm tra, lập tài liệu, huấn luyện và tư vấn)27Triển vọng tương lai của ERP (4 xu hướng)Cải tiến tính uyển chuyển và tích hợpĐưa thêm các ứng dụng kinh doanh điện tử (E-business Applications)Sales Force Automation (SFA): xử lý các công việc kinh doanh thường xuyên và lập lịch hẹnCustomer Relationship Management (CRM): thu thập và tổ chức dữ liệu khách hàngE-procurement: tập trung tăng hiệu quả các hoạt động thu muaSupply Chain Management (SCM): tư động hoạch định, phối hợp và tinh giản việc quản lý cung cấp của công tyBusiness Intelligence: cung cấp các trợ giúp ra quyết địnhPhạm vi khách hàng rộng hơnNhững người sử dụng tự phục vụ (self-service users)Những người sử dụng di động (mobile users)Những công ty khác (Other companies)Tương thích với Internet28Tình hình triển khai ERP tại một số công tyDigiNet Corporation có sản phẩm LEMON3® LEMON3® là HT quản trị doanh nghiệp (ERP) hiện đại, đã ứng dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.LEMON3® giúp doanh nghiệp quản lý:Ngân sách, doanh thu, chi phí, lợi nhuậnKế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ tồn khoVốn, nhân lực, tài sản, công nợ (Các nguồn lực của doanh nghiệp được quản lý một cách thông minh và linh hoạt)LEMON3® còn kèm theo dịch vụ tư vấn chuyển giao, đào tạo và chăm sóc hậu mãi chuyên nghiệp --> Hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả.29Tình hình triển khai ERP tại một số công ty (tt 1)Effect có sản phẩm EFFECT-ERP (Tin học hóa tổng thể doanh nghiệp) EFFECT-ERP có các đặc điểmQuaûn lyù khaùch haøngQuaûn lyù ñôn ñaët haøngQuaûn lyù nhaân söïQuaûn lyù trang thieát bòQuaûn lyù coâng vaên giaáy tôøQuaûn lyù saûn xuaátQuaûn trò dòch vuïKieåm tra nhaân vieânVisual Effect SQL 3.0Cô sôû döõ lieäu baùo caùoQuaûn lyù baûo haønh30Tình hình triển khai ERP tại một số công ty (tt 2)Fast có sản phẩm ERP Fast Business 2005.Net (Hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp) (đã hoàn thành tháng 06-2004)Fast Business cho phép tự động hóa điều hành và quản lý doanh nghiệp từHiện nay, Fast Business gồm: Fast Financial (QL tài chính kế toán) và Fast Distribution (QL phân phối). Đầu năm 2005, Fast Business thêm: Fast HRM (QL nhân sự) và Fast CRM (QL quan hệ khách hàng).Quaûn lyù mua haøngQuaûn lyù baùn haøngQuaûn lyù haøng toàn khoTính giaù thaønh saûn phaåmQuaûn lyù taøi chính keá toaùnPhaân tích keát quaû saûn xuaát kinh doanh31Tình hình triển khai ERP tại một số công ty (tt 3)LAC VIET Computing Corp có sản phẩm Intuitive ERPIntuitive ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp): QL toàn diện và tích hợp các quy trình nghiệp vụ tài chính, QL vật tư, QL sản xuất, lập kế hoạch giúp giảm giá thành, tăng năng suất, chất lượng và kiểm soát tốt hơn trong điều hành doanh nghiệp.Intuitive ERP có các đặc điểm:Hoạch địnhQuản lý kho và vật tưQuản lý mua hàngQuản lý bán hàngQuản lý sản xuấtKế toán tài chính32Kết luận và các lời khuyênThực hiện ERP có lợi ích cho tổ chức, bằng cách cung cấp tích hợp môi trường làm việc tốt hơn, tự động hơn, và uyển chuyển hơn trong việc truy xuất thông tin và vận hành.Tuy nhiên, thực hiện ERP cần nhiều vốn, nhân sự và nguồn lực kỹ thuật.Đào tạo là nhân tố quan trọng để thực hiện HT ERP thành công (Đào tạo từ quản lý cấp cao đến cấp trung rồi đến cấp thấp).