Bài giảng Excel 2010 - Chương 4: Các tùy chọn hữu ích

Click to edit Master title styleti Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› CHƯƠNG 4 CÁC TÙY CHỌN HỮU ÍCH 1 4.1. ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ a. Sử dụng lệnh Zoom View  Zoom group Trở về kích cỡ mặc định: 100% Phóng to kích cỡ lên 400% 4.1. ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ a. Sử dụng lệnh Zoom View  (Zoom) Zoom: điều chỉnh kích cỡ hiển thị theo các chế độ cho sẵn Chọn kích cỡ hiển thị Tự nhập kích cỡ (giá trị nằm trong khoảng từ 10%  400% b. Sử dụng thanh Zoom Di chuyển con trượt đến kích thước cần thiết. Hoặc click chọn vào dấu + để phóng to và dấu – để thu nhỏ tùy ý. 4 4.1. ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ Thu nhỏ Phóng to Con trượt c. Lưu lại các chế độ hiển thị View  (Workbook Views) Custom Views  Add Nhập tên chế độ  OK 5 4.1. ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ 4.2. CHỨC NĂNG FREEZE PANES Là chức năng cho phép view mà vẫn giữ lại hàng, cột (nào đó) trên tất cả các trang màn hình (khi số lượng bản ghi nhiều hơn một trang). Các bước thực hiện: B1: Chọn hàng dưới (hoặc cột bên phải) của hàng cột cần giữ lại. B2: Chọn View/Freeze Panes. Hủy: Chọn View/Unfreeze Panes. 6 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN 4.3.1. Hiển thị trang in View  Workbook Views group Normal: hiển thị chế độ thông thường (mặc định) Page Layout: hiển thị chế độ trang in Page Break Preview: hiển thị các đường phân cách trang. Custom Views: hiển thị chế độ xem do người dùng đặt Full Screen: hiển thị toàn màn hình 7 4.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in Page Layout Page Setup group Margins: Định dạng lề trang in Orientation: chiều trang in Size: Định dạng khổ giấy Print Area: Thiết lập vùng in Breaks: Tạo ngắt trang Background: Tạo hình nền Print Titles: Thiết lập các thông số cho trang in theo yêu cầu người dùng 8 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN 4.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại a. Tab Page (Điều khiển hướng in) Portrait: hướng in trang dọc. Landscape: hướng in trang ngang. Adjust to: đặt tỷ lệ % khi in. Fit to…page(s)… : tự điều chỉnh tỷ lệ rộng, cao thích hợp số trang yêu cầu). Page size: chọn khổ giấy in Print quality: đặt chất lượng in First page number: số trang đầu tiên 9 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN 4.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại b. Tab Margins (Điều chỉnh kích thước lề) Top: khoảng cách lề trên Left: khoảng cách lề trái Bottom: khoảng cách lề dưới Right: khoảng cách lề phải Header: khoảng cách lề trên đến tiêu đề Footer: khoảng cách dưới trên đến tiêu đề Horizontally: căn giữa trang theo chiều ngang Vertically: căn giữa trang theo chiều dọc 10 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN 4.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) Custom Header: thiết lập tiêu đề trên Custom Footer: thiết lập tiêu đề dưới Different odd and even page: tiêu đề trang lẻ và trang chẵn khác nhau Different first page: tiêu đề trang đầu khác các trang sau Scale with document: tỷ lệ giống trang in Align with page margins: căn lề theo trang in 11 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN 4.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) 12 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN   Chọn Font chữ   Chèn tổng số trang   Chèn ngày tháng   Chèn giờ   Chèn ảnh     Chèn tên bảng tính   Chèn tên tệp   Chèn đường dẫn tệp     Chèn số trang 4.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại d. Tab Sheet (Thiết lập trên bảng tính) Print area: chọn vùng in Rows to repeat at top: in lặp lại tiêu đề trên Columns to repeat at left: in lặp lại tiêu đề trái Gridlines: in các đường lưới của bảng tính Black and White: in đen trắng Draft quality: chất lượng in Comments: ghi chú Cell errors as: không hiển thị ô lỗi Row and column headings: in tiêu đề hàng và cột Down, then over: thứ tự in dọc Over, then down: thứ tự in ngang 13 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN 4.3.3. In bảng tính File  Print 14 4.3. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN IN Tên máy in Số bản sao chép Chọn vùng in Thực hiện lệnh in Chọn trang in Thứ tự in Hướng in Cỡ giấy in Kích thước trang in 4.4. TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG IN Insert  (Text) Header & Footer Header: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề trên Footer: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề dưới Page Number: chèn số trang Number of Pages: chèn tổng số trang Current Date: chèn ngày tháng hiện tại Current Time: chèn giờ hiện tại File Path: chèn đường dẫn tệp File Name: chèn tên tệp Sheet Name: chèn tên bảng tính Picture: chèn ảnh 15 4.3. TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG IN Insert  (Text) Header & Footer Go to Header: nhảy đến tiêu đề trên Go to Footer: nhảy đến tiêu đề dưới Different First Page: tiêu đề trang đầu tiên khác các trang sau Different Odd & Even Pages: tiêu đề trang lẻ khác tiêu đề trang chẵn Scale with Document: tỷ lệ giống trang in Align with Page Margins: Căn chỉnh theo kích thước trang in 16 4.5. LƯỚI VÀ CÁC TÙY CHỌN KHÁC Page Layout  Scale to Fit group Width: tự điều chỉnh tỷ lệ rộng Height: tự điều chỉnh tỷ lệ cao Scale: đặt tỷ lệ % khi in Page Layout  Sheet Options group View (Gridlines): hiển thị đường lưới của bảng tính Print (Gridlines): in đường lưới của bảng tính View (Headings): hiển thị tiêu đề hàng và cột của bảng tính Print (Headings): in tiêu đề hàng và cột của bảng tính 17 4.6. THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN AUTOCORRECT File  Option  Proofing  Chọn AutoCorrect Options 18 Sửa lỗi, tự viết hoa đầu đoạn Sửa lỗi hai ký tự viết hoa, tự chuyển một Viết hoa tên các ngày Hiển thị nút tùy chọn AutoCorrect Sửa lỗi do sử dụng phím Caps Lock Thay thế từ viết tắt bằng chuỗi văn bản 4.7. ĐIỀU KHIỂN TÍNH TOÁN Theo mặc định, khi nhập một công thức, Excel sẽ tự động tính toán kết quả. Khi sửa dữ liệu thì kết quả sẽ tự động cập nhật và sửa lại kết quả. Tuy nhiên việc tự động này có thể điều khiển được như sau: Cách 1: Formulas  Calculation group Cách 2: File  Options  Formulas  Calculation Options 19 4.7. ĐIỀU KHIỂN TÍNH TOÁN Automatic: chế độ tự động tính toán Automatic Except for Data Tables: tự động tính toán trừ bảng dữ liệu Manual: tính toán do người dùng quyết định Calculate Now (F9): thực hiện tính toán(thực hiện khi tắt chế độ tự động) Calculate Sheet (Ctrl+F9): thực hiện tính toán trên bảng tính hiện tại (chỉ thực hiện khi tắt chế độ tự động) 20