Bài giảng Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản - Bài IV: Tổng quan về tổ chức sử dụng văn bản trong hoạt động của các cơ quan - Lưu Kiếm Thanh

8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC1ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN Xin kính chào Anh Chị Em học viên! TS. Lưu Kiếm ThanhKhoa Văn bản và Công nghệ hành chínhHọc viện Hành chính Quốc gia77 Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiĐT: (04)8357083; (04)8359290NR: (04)8636227; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC2Bài IVTổng quan về tổ chức sử dụng văn bản trong hoạt động của các cơ quan (10 tiết)1.Khái niệm về tổ chức sử dụng2.Các mục tiêu của tổ chức SD3.Các nguyên tắc tổ chức SD4.Các chủ thể tổ chức sử dụng5.Các giai đoạn tổ chức sử dụng8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC31. Khái niệm về TCSDVB1.1. Sử dụng và tổ chức SD là gì?Sö dông lµ “dïng trong mét c«ng viÖc”Tæ chøc sö dông lµ “®­a vµo nÒn nÕp viÖc dïng trong mét c«ng viÖc”(Tõ ®iÓn V¨n T©n, 1977)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC41. Khái niệm về TCSDVBSử dụng cần phân biệt với:áp dụng (“đem dùng vào việc thích hợp” – VT-77)vận dụng (“dùng vào việc gì” – VT-77)ứng dụng (“đem dùng vào việc thực tế” – VT-77)sung dụng, bổ dụng...dùng = sử dụng 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC51. Khái niệm về TCSDVB“áp dụng (application) – thực hiện một nhiệm vụ, một nghị quyết, một văn bản do cấp trên quyết định. Những biện pháp áp dụng bao gồm: giải thích, bổ sung, chính xác hoá một văn bản hành chính mang tính cách chung về một lĩnh vực hành chính nào đó” – TđGTTNHC-2002; TđPVPLHC-1992.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC61. Khái niệm về TCSDVBTổ chức “được xem như là một chức năng quản lý”, “thể hiện ở việc thực hiện các chức năng nhất định, chủ yếu là kế hoạch hoá, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra” – TđGTTNHC-2002.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC71. Khái niệm về TCSDVBVăn bản là phương tiện và sản phẩm của hoạt động quản lý, do đú tổ chức sử dụng văn bản quản lý nhà nước được hiểu theo nghĩa rộng và hẹp:+ Theo nghĩa rộng là sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý.+ Theo nghĩa hẹp là sử dụng văn bản như một sản phẩm.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC81. Khái niệm về TCSDVBNhư vậy, tổ chức sử dụng văn bản là một quá trình thu thập, nghiên cứu, đánh giá và áp dụng những nội dung của chúng vào một mục đích quản lý nhất định.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC91. Khái niệm về TCSDVB1.2. Bản chất của TCSDVB1.2.1. Tổ chức sử dụng văn bản là một quá trình “giải mã” các tài liệu.“Giải mã” là một giai đoạn quan trọng trong hoạt động giao tiếp thông tin.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC101. Khái niệm về TCSDVBGiao tiếp (communication) là quá trình trao đổi dữ kiện, ý tưởng, ý kiến hoặc tình cảm giữa hai hoặc nhiều người. Sự trao đổi đó chỉ có kết quả khi các bên tham gia giao tiếp hiểu được lẫn nhau. Có thể ai đó không chấp thuận ý kiến người khác, song một trong các bên đối giao hiểu được bên kia muốn truyền đạt gì thì quá trình giao tiếp đã hoàn thành.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC11Giao tiếp là một hoạt động đa mục tiêu:Thiết lập quan hệ (to establish rapprochement);Thoả mãn bản tính hướng tập thể (to indulge the gregarious instinct);Học tập (to learn);Phản xạ và phản hồi (to elicit reaction an feedback);Giảng giải và giáo dục (to explain and educate);Quy định và /hoặc thay đổi chính kiến (to condition and/or convert);Ra lệnh (to order); định hướng (to give directions);Thuyết phục phục tùng (to win compliance);Ngăn ngừa, bác bỏ hay (nói cách khác) phủ nhận sự phê phán bất lợi (to prevent, refute or otherwise negate adverse criticism):Phản công sự đối lập (to attack opposition);để tránh né (to stall);Kiềm chế hoặc thúc đẩy tư tưởng hay hành động (to slow down or speed up thought or action);Làm trệch hướng quan tâm đối với vấn đề (to divert consideration away from a subject);Gây chú ý đối với vấn đề mới (to turn attention onto new subject);Gây bối rối (to confuse);Gây chú ý đối với người đối giao (to call attention to the communicator); hoặc làm nổi bật vai trò người đối giao (to spotlight the communicant).(Theo Administrative strategy and Decision Making, tr. 373)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC121. Khái niệm về TCSDVB1.2.2. Giao tiếp văn bản là một bộ phận của quá trình tư duy.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC131. Khái niệm về TCSDVB1.2.3. Tổ chức sử dụng văn bản là một trong những phương pháp (method) hay kỹ thuật (technique) cơ bản, quan trọng nghiên cứu vấn đề và đưa ra quyết định quản lý. Có những phương pháp (= kỹ thuật) khác nhau như thử nghiệm (experiment), nghiên cứu thực tế (survey), thống kê (statistic), tình huống (case study), v.v.. 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC14Ra quyết định Không quyết định có nghĩa là quyết định.Harvey CoxViệc không quyết định tự bản thân nó là một quyết định – thường là một quyết định tồi. 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC151. Khái niệm về TCSDVBCác phương pháp nghiên cứu đều có ba giai đoạn:Thu thập và lựa chọn thông tin phục vụ giải quyết vấn đề.Phân tích và hệ thống hoá theo trật tự lô-gic các dữ liệu thông tin.Giải mã thông tin tiến tới giả thuyết ban đầu nhằm tiến tới kiểm tra và khẳng định nó.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC161. Khái niệm về TCSDVBVấn đề: Văn bản và “khẩu lệnh”.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC171. Khái niệm về TCSDVB1.2.4. Tổ chức sử dụng văn bản là hoạt động nhận thức hành vi ngôn ngữ từ phương diện ngữ dụng học.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC181. Khái niệm về TCSDVB1.2.5. Tổ chức sử dụng văn bản là một nét đặc trưng của văn hoá quản lý, mà việc hoàn thiện văn hoá quản lý sẽ dẫn tới nâng cao hiệu quả quản lý.Quy trỡnh ISO, tối ưu hoỏ tổ chức sử dụng văn bản 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC19Tối ưu hoá cơ cấu tổ chức Xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả;TƯH điều hành các đơn vị, bộ phận;TƯH các chức năng kế hoạch hoá và kiểm tra;Mô hình hoá và hoàn thiện dòng thông tin;TƯH công tác văn thư;Xây dựng cơ chế quản lý hiệu quả và linh hoạt.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC20Tối ưu hoá TƯH thành phần hệ thống văn bản bằng các quy chế;Phân loại văn bản theo chức năng và nhiệm vụ quản lý (hoặc theo cơ cấu tổ chức);Thống nhất hoá thành phần và hình thức văn bản quản lý, tối thiểu hoá hình thức, loại bỏ các chỉ số trùng lắp; Thống nhất hoá và pháp điển hoá quy trình dự thảo (hoặc những bước quan trọng nhất) văn bản quản lý;Trật tự hoá việc đảm bảo văn bản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng IT và TƯH chu trình văn bản.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC21Nhiệm vụ văn thưXác lập quy trình văn thư thống nhất; Xử lý văn bản đến, đi;Đăng ký, thống kê văn bản đến, đi; Kiểm soát việc thực hiện văn bản; Lập hồ sơ, lưu giữ và tổ chức sử dụng hồ sơ; Tổ chức giải quyết đơn thư; Đảm bảo lưu giữ và bảo vệ thông tin. 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC221. Khái niệm về TCSDVB1.2.6. Tổ chức sử dụng văn bản có tính phổ biến trong tổ chức (organizational universality), với những thuộc tính nhất định:Tæ chøc sö dông v¨n b¶n lµ cã thÓ lµ tù gi¸c hoÆc b¾t buéc. Tæ chøc sö dông v¨n b¶n lµ cã thÓ lµ chñ ý (vonluntary) hoÆc kh«ng chñ ý (involuntary).8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC231. Khái niệm về TCSDVB1.2.7. Việc nghiên cứu hoạt động tổ chức sử dụng văn bản thuộc nhiều ngành khoa học khác nhau:Các khoa học quản lý;Điều khiển học; điều khiển học pháp lý;Khoa học pháp lý;Tư liệu học (documentation);Ngôn ngữ học; ngữ dụng học;Thông tin học;Văn bản hành chính học; v.v..8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC242. Các mục tiêu TCSDVB1.1. Sử dụng và tổ chức SD là gì?Sö dông lµ “dïng trong mét c«ng viÖc”Tæ chøc sö dông lµ “®­a vµo nÒn nÕp viÖc dïng trong mét c«ng viÖc”(Tõ ®iÓn V¨n T©n, 1977)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC252. Các mục tiêu TCSDVBHai người mù dẫn nhau đi thì thế nào cả hai cũng sa xuống rãnh(Kinh Thánh)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC262. Các mục tiêu TCSDVB2.1. Môc tiªu lµ g×?Mục tiêu – “cái mốc trước mắt để đạt tới” – VT-77.Mục đích – “Chỗ người ta nhằm tiến tới, cái mà người ta nhằm thực hiện cho được ” – VT-77.“Mục đích – việc cảm thấy trước trong ý thức cái kết quả mà các hành động hướng vào để đạt đến”; mục đích có thể là xa, gần và trực tiếp; chung và cục bộ; trung gian và cuối cùng – TđTH-1975.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC272. Các mục tiêu TCSDVB2.1. Môc tiªu lµ g×?Các loại mục tiêu của tổ chức:Mục tiêu ban đầu (primary) và mục tiêu phái sinh (secondary);Chính (major) và phụ (minor);Lâu dài (long-run) và trước mắt (short-run);...8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC282. Các mục tiêu TCSDVB2.2. Môc tiªu tổ chức Các phương diện của mục tiêu tổ chức (aspects of organization aims):+ Pháp lý (Legal)+ Chức năng (Functional)+ Kỹ thuật (Technical) + Hiệu quả (Profit making)+ Cá nhân (Personal)+ Công cộng (Public)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC292. Các mục tiêu TCSDVB2.2. Môc tiªu tổ chức "Các mục tiêu và nhiệm vụ quản lý được chứa đựng trong các văn bản luật và quy phạm dưới luật, các quyết định cá biệt của các cơ quan bảo vệ pháp luật, cũng như trong các văn bản khác, đồng thời trong đó cũng chỉ ra những con đường và phương tiện để đạt tới, thời hạn thực hiện những mục tiêu nhất định, những chi phí, cá nhân có trách nhiệm và nhiều vấn đề khác. Từ đó cho thấy, tác động pháp lý đến các mối quan hệ xã hội là hình thức đặc thù của tác động quản lý, có bản chất pháp lý, song cũng chịu sự chi phối của những yêu cầu và quy luật quản lý xã hội nói chung". (UIP, 11)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC302. Các mục tiêu TCSDVB2.2. Môc tiªu tổ chức Không thể xem xét pháp luật như một hệ thống biệt lập, mà phải như một tiểu hệ thống của hệ thống quản lý xã hội rộng lớn.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC312. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.3.1. Thực hiện chức năng của văn bản 2.3.2. Nghiên cứu, tìm hiểu8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC322. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶n Ba giai đoạn của văn minh nhân loạiTin học hoá(sản xuất thông tin)Sản xuất nông nghiệpthủ côngSản xuất cơ khí8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC332. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶n a) Thông tin Quản lý nhà nước là một trong những ngành sản xuất ra thông tin, một khu vực trọng yếu trong nền kinh tế, mang tính điều phối đối với thị trường thông tin.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC342. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nVai trò của thông tin Lµ nguån lùc ph¸t triÓn cña mçi quèc gia; ®ã lµ nguån tµi nguyªn cã nh÷ng thuéc tÝnh: + Lan truyÒn tù nhiªn; + Kh«ng c¹n ®i khi sö dông, mµ ®­îc t¸i t¹o, trë nªn phong phó h¬n; + Cã thÓ ®­îc chia sÎ mµ kh«ng mÊt ®i trong giao dÞch.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC352. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nVai trò của thông tin Trong kinh tÕ lµ bé phËn cÊu thµnh chu tr×nh “Khoa häc-Kü thuËt-S¶n xuÊt”Trong khoa häc gi÷ vai trß hµng ®Çu cho sù ph¸t triÓn (§Çu t­ vËt chÊt + Th«ng tin khoa häc  Ho¹t ®éng nghiªn cøu khoa häc  S¶n phÈm khoa häc (th«ng tin khoa häc míi) .Th«ng tin lµ c¬ së cña l·nh ®¹o vµ qu¶n lý.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC362. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nVai trò của thông tin Trong gi¸o dôc vµ ®êi sèng: + VÒ ph¸p luËt vµ hµnh chÝnh ®em l¹i trËt tù, an ninh x· héi, gióp ng­êi d©n thùc hiÖn quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña m×nh; + Th«ng tin kinh tÕ lµm æn ®Þnh thÞ tr­êng. + Th«ng tin vÒ chÝnh trÞ vµ thêi sù t¹o ®Þnh h­íng vµ g©y dùng th¸i ®é x· héi ®óng ®¾n; v.v...8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC372. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nVai trò của thông tin Lµ nguån lùc ph¸t triÓn cña mçi quèc gia; ®ã lµ nguån tµi nguyªn cã nh÷ng thuéc tÝnh: + Lan truyÒn tù nhiªn; + Kh«ng c¹n ®i khi sö dông, mµ ®­îc t¸i t¹o, trë nªn phong phó h¬n; + Cã thÓ ®­îc chia sÎ mµ kh«ng mÊt ®i trong giao dÞch.Trong kinh tÕ lµ bé phËn cÊu thµnh chu tr×nh “Khoa häc-Kü thuËt-S¶n xuÊt”Trong khoa häc gi÷ vai trß hµng ®Çu cho sù ph¸t triÓn (§Çu t­ vËt chÊt + Th«ng tin khoa häc  Ho¹t ®éng nghiªn cøu khoa häc  S¶n phÈm khoa häc (th«ng tin khoa häc míi) .Th«ng tin lµ c¬ së cña l·nh ®¹o vµ qu¶n lý.Trong gi¸o dôc vµ ®êi sèng: + VÒ ph¸p luËt vµ hµnh chÝnh ®em l¹i trËt tù, an ninh x· héi, gióp ng­êi d©n thùc hiÖn quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña m×nh; + Th«ng tin kinh tÕ lµm æn ®Þnh thÞ tr­êng. + Th«ng tin vÒ chÝnh trÞ vµ thêi sù t¹o ®Þnh h­íng vµ g©y dùng th¸i ®é x· héi ®óng ®¾n; v.v...8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC38“Bùng nổ” thông tin SỰ GIA TĂNG MẠNH MẼ CÁC SẢN PHẨM THÔNG TIN CỨ 50 NĂM TRI THỨC KHOA HỌCTĂNG LÊN10 LẦNCỨ 03 NĂM TRI THỨC QUẢN LÝ TĂNG LÊN02 LẦNTÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BỐNHANH LỖI THỜIPHÁT TRIỂN KỸ THUẬT THÔNG TIN 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC39VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN NGUỒN LỰC PHÁT TRIỂN KINH TẾ & SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN KHOA HỌC LÃNH ĐẠO & QUẢN LÝ GIÁO DỤC & ĐỜI SỐNG 01%8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC40CÁC THUỘC TÍNH CỦA THÔNG TIN CHẤT LƯỢNG KHỐI LƯỢNG GIAO LƯU LAN TRUYỀN;HÌNH THỨC HỮU HẠN/NỘI DUNG VÔ HẠNTÍN HIỆU = THÔNG TIN  VẬT MANG TINXÁC THỰC; DỄ HIỂU # SAI LẠC; TÙ MÙ- CHÍNH XÁC- PHẠM VI BAO QUÁT- TÍNH CẬP NHẬT- TẦN SỐ SỬ DỤNGGIÁ TRỊ- RIÊNG BIỆT & DỰ BÁO- QUYỀN LỰC TỔ CHỨC- LAO ĐỘNG TRÍ TUỆ- YÊÚ TỐ VẬT CHẤTGIÁ THÀNH8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC412. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶n Văn bản dùng để ghi chép thông tin, đặc biệt là thông tin quản lýVăn bản là một trong những vật mang tin, là một dạng tư liệu (document) cơ bản dùng ngôn ngữ tự nhiên.Văn bản khác với tài liệu không văn bản.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC422. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶n Tài liệu có thể là cấp 1, cấp 2 và cấp 3. Tất cả chúng có thể là được công bố hoặc không công bố.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC43MỨC ĐỘ CHẤT LƯỢNG CỦA THÔNG TIN THÔNG TIN NGUYÊN LIỆUDỮ LIỆU (DATA) THÔNG TIN GIÁ TRỊ GIA TĂNG TRI THỨC KẾT QUẢ QUẢN LÝ, KHOA HỌC, CHUYÊN MÔNDỮ LIỆU QUAXỬ LÝ, PHÂN TÍCH,TỔNG HỢPDỮ LIỆU QUAĐIỀU TRA, KHẢO SÁT8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC44Đặc điểm của thông tin trong quản lý Lượng thông tinĐộ tin cậyTính thời sựTính mới Nguồn gốc thông tin Tính khách quanTính chủ quan8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC45Vai trò của thông tin trong quản lý Cung cấp dữ liệu để ban hành và kiểm tra thực hiện quyết định Góp phần gợi mỏ đối với tư duy lãnh đạo thông qua dự báo vấn đề nhằm đạt hiệu quả tối ưuGóp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý:CLTT = CLQL8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC46Phân loại thông tin GIÁ TRỊ &QUY MÔSỬ DỤNG CHIẾN LƯỢC TÁC NGHIỆP THƯỜNG THỨC VĂN HÓA - XH NỘI DUNGTHÔNG TIN KHOA HỌC-KT KINH TẾ PHÁP LUẬT ĐỐI TƯỢNGSỬ DỤNG ĐẠI CHÚNG KHOA HỌC MỨC ĐỘXỬ LÝNỘI DUNG CẤP I CẤP 2 CẤP 3 MULTIMEDIA HÌNH THỨCTHỂ HIỆNTHÔNG TIN NÓI VIẾT HÌNH ẢNHTIẾNG NÓI HỘI THẢO GIẢNG BÀI GẶP GỠ CHỮ VIẾT HÌNH ẢNH SÁCH TẠP CHÍ LUẬN ÁN ẢNH BẢN VẼ SƠ ĐỒTHƯ MỤC CHỈ DẪN TÓM TẮT TỔNG KẾT TỔNG LUẬN NGÂN HÀNG TT 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC472. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nb) Pháp lý - Làm cơ sở cho hoạt động sáng tạo pháp luật.- Làm cơ sở cho hoạt động áp dụng pháp luật. 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC482. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nc) Quản lý - Làm cơ sở cho hoạt động điều hành quản lý. - Làm cơ sở kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC492. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.1. Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶nd) Văn hóa-xã hội và các chức năng khác- Nâng cao tính văn hóa của hoạt động quản lý.- Thúc đẩy các tiến trình xã hội; tác động vào hành vi các thành viên của xã hội; tạo lập ý thức xã hội.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC502. Các mục tiêu TCSDVB2.3. Môc tiªu TCSDVB2.2.2. Nghiªn cøu, t×m hiÓuCác VBQLNN là tài liệu chính thức (official records) cùng với báo chí, sách vở, sự kiện chứng kiến trực tiếp (eye-witness acounts of events), v.v... là các đối tượng của hoạt động nghiên cứu .Các tài liệu (documents) được nghiên cứu để: + Hiểu chúng; + Khám phá những dữ kiện; + Tìm hiểu về các chủ thể tạo lập ra chúng. + Tổng quát hoá về chúng.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC51Tóm lạiĐể quản lý, kiểm tra công việc trong cơ quan.Phục vụ tuyên truyền giới thiệu pháp luật.Phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội. 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC52Tóm lạiSử dụng trong: Quản lý (bên trong) Giao tiếp (bên ngoài) Tìm hiểu (công cộng)8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC533. Các nguyên tắc TCSDVB3.1. Pháp chếa) Bảo đảm đúng tinh thần pháp luật b) Thẩm quyềnc) Hình thứcd) Thủ tục và nguyên tắc áp dụnge) đúng hiệu lựcg) Bảo mật8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC543. Các nguyên tắc TCSDVB3.2. Trung thực, chính xác3.3. Hệ thống, nhất quán, đồng bộ3.4. Khách quan, thực tiễn, sáng tạo3.5. Kịp thời; nhanh chúng; thuận lợi3.6. Đỳng mục tiờu; cú hiệu quả 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC554. Các chủ thể TCSDVBNGƯỜI DÙNG TIN8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC564. Các chủ thể TCSDVB1) Cơ quan nhà nước 2) Tổ chức3) Cán bộ, công chức4) Công dân Các chủ thể tổ chức sử dụng văn bản là một bộ phận tạo nên người dùng tin.Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời là người sản sinh ra thông tin mới.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC57CÁC TIỂU HỆ THỐNG QUẢN LÝCƠ QUAN NHÀ NƯỚC, TỔ CHỨC Xà HỘICÁC TIỂU HỆ THỐNG BỊ QUẢN LÝHÀNH VI CÁC CHỦ THỂ QUAN HỆ PHÁP LUẬT Khách thể: các hệ thống pháp luật; các tiểu hệ thống, yếu tố của nóCác kênh thông tin trực tiếp và gián tiếp (công chức; phương tiệnthông tin đại chúng; bưu chính viễn thông.. TTtTính chất dòng thông tin Cấu trúc quan hệ các chủ thể tổ chức sử dụng văn bản 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC585. Các giai đoạn TCSDVBTổ chức sử dụng văn bản là một quá trình.Quá trình đó bao gồm những giai đoạn khác nhau. Trong mỗi giai đoạn lại có những bước tương ứng.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC595. Các giai đoạn TCSDVB5.1. Các bước của quá trình quản lý:Xác định mục tiêu (tác động của quản lý đến các mối quan hệ xã hội thực tiễn);Lập chương trình (kế hoạch) hoạt động của chủ thể điều chỉnh;Xác định những nhu cầu phát triển xã hội-pháp lý;Thu thập, xử lý và đánh giá thông tin;Xác định mối quan hệ tương tác của tác động pháp lý;Vận hành hệ thống trên cơ sở thông tin đã có;Chuẩn bị dự thảo và ban hành quyết định quản lý;Tổ chức thực hiện quyết định.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC605. Các giai đoạn TCSDVB5.2. Các giai đoạn tổ chức sử dụng văn bản: Xác định mục tiêu (văn bản liên quan đến vấn đề nào? Dùng để giải quyết việc gì? Cần cho lâu dài hay trước mắt?v.v..);Lập chương trình (kế hoạch) nghiên cứu;Xác định những nội dung chính của văn bản;Thu thập, xử lý và đánh giá thông tin có liên quan;Đánh giá tính hiệu quả của văn bản;áp dụng văn bản vào thực tiễn quản lý hoặc đưa vào lưu trữ.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC61Luồng thông tin VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY VĂN PHÒNG CÔNG TY BAN LÃNH ĐẠO CÁC ĐƠN VỊ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐẾN CHIẾN LƯỢC NGHỊ QUYẾT QUYẾT ĐỊNH MỆNH LỆNH KIỂM TRA BÁO CÁO KẾ HOẠCH NHÂN SỰ THƯ TÍN GIAO DỊCH VĂN BẢN ĐẾNHỌP; TRAO ĐỔIXỬ LÝXỬ LÝ8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC62Quy trình thông tin tư liệuCHỌN LỌC &BỔ SUNG MÔ TẢTHƯ MỤCTÌM,PHỔ BIẾN LƯU TRỮB/QUẢN MÔ TẢNỘI DUNG THĂM DÒNGUỒNTÀI LIỆU LỰA CHỌNTÀI LIỆU THỦ TỤCBỔ SUNG LẬP PHIẾU:- TÁC GIẢ- TÊN TLIỆU-NGUỒN GỐC- DẠNG TLIỆU - NGÔN NGỮ- NHÀ XB- NĂM XBSƠ CẤP:CHỦ ĐỀ CHỈ SỐTỪ KHÓA TÓM TẮT MỤC LỤC,PHIẾUPHIẾU LỖ SOI BĂNG, ĐĨA TỪ HỒI CỐ(HIỆN CÓ)CHỌN LỌC(THEOYÊU CẦU) 8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC635. Các giai đoạn TCSDVBMỗi giai đoạn kế tiếp nhau, giai đoạn trước là tiền đề cho giai đoạn sau.8/8/2021DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC64Xin trân trọng cảm ơn!TS. Lưu Kiếm ThanhHỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiĐT: 04.8357083;NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com