Bài giảng Chức năng tổ chức trong quản trị

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm về công tác tổ chức Nội dung của công tác tổ chức Tổ chức cơ cấu Một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản Tổ chức quá trình Quyền lực và sự phân tán - tập trung quyền lực Tổ chức nhân sự Những vấn đề về xây dựng tổ chức KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều người cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC Kết hợp các nỗ lực Công việc phức tạp có thể được hoàn thành nếu các thành viên cùng nhau nỗ lực góp sức và trí tuệ để giải quyết Có mục đích chung Mục tiêu chung sẽ đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp lại Phân công lao động Phân chia có hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể. Hệ thống thứ bậc quyền lực Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người khác. Sự phối hợp nỗ lực của các thành viên sẽ trở nên rất khó khăn nếu không có hệ thống thứ bậc rõ ràng. KHÁI NIỆM VỀ CT TỔ CHỨC “…Công tác tổ chức là liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược sách lược, các kết hoạch đã đề ra…” “…Công tác tổ chức là công việc liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu (các bộ phận chức năng) và các cấp…” Hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết Xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các bộ phận MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau qua quá trình thực hiện các mục tiêu tổ chức Phân chia công việc chung tổng thể thành các việc cụ thể Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho cá nhân và bộ phận thực hiện Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc . Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và các phòng ban Thiết lập sự phân quyền chính thức Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức MỤC TIÊU CỦA CT TỔ CHỨC Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức NGUYÊN TẮC CỦA CT TỔ CHỨC Nguyên tắc Thống nhất chỉ huy: Nguyên tắc Gắn với mục tiêu Nguyên tắc Hiệu quả Nguyên tắc Cân đối Nguyên tắc Linh hoạt NỘI DUNG CỦA CT TỔ CHỨC Chức năng Tổ chức có ba nội dung chính: Tổ chức cơ cấu: xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận Tổ chức quá trình: là thiết kế quá trình quản lý, làm cho cơ cấu quản lý đã được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng các nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ Tạo mối liên hệ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rõ ràng, nhằm tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Tổ chøc cơ cấu phải thực hiện: Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận MỤC ĐÍCH CỦA CCTC Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ta quyết định và giải quyết các vấn đề về tổ chức MỘT SỐ HÌNH THỨC CẤU TRÚC CƠ BẢN Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo chức năng Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng Cơ cấu theo kiểu dự án Cơ cấu theo ma trận CƠ CẤU THEO KIÓU TRỰC TUYẾN Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN Ưu điểm Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh  dễ dàng quy trách nhiệm cho các cấp Nhược điểm Tập trung gắng nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi họ phải có những hiểu biết sâu sắc về nhiều lĩnh vực và chuyên môn khác nhau. Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát. Ứng dụng: Kiểu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG Nguyên tắc: để giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý, người ta tổ chức ra các bộ phận chức năng (phòng ban chức năng). Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc phạm vi chức năng của mình. CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG Ưu điểm Phản ánh hợp lý các chức năng nhiệm vụ tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng Tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo Tạo ra được các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất Nhược điểm Các cấp dưới nhận nhiều mệnh lệnh từ cấp trên  không có sự thống nhất về các quyết định Các bộ phận chức năng có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau  có sai lầm xảy ra thì khó quy trách nhiệm cho ai Ứng dụng: Cho các doanh nghiệp có tính đặc thù cao, khi các hoạt động giữa các bộ phận tương đối độc lập với nhau như ngân hàng, bảo hiểm, du lịch… CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG Nguyên tắc là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cao. Quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn còn có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chuyên môn. C¸c đơn vị này không ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho người quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện các quy định thuộc phạm vi chuyên môn của mình CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG Ưu điểm Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý Quy định rõ trách nhiệm cho người thực hiện Nhược điểm Nhiều tranh luận xảy ra Hạn chế một phần chuyên môn Xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Ứng dụng: Phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay CƠ CẤU THEO DỰ ÁN (MỤC TIÊU) Nguyên tắc Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm có giá trị rất lớn và thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu dự án. Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô có thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng CƠ CẤU THEO KIỂU DỰ ÁN Ưu điểm Linh hoạt trong điều động nhân sự Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin và giao tiếp Nhược điểm Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức Có khả năng có sự không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và chiều ngang Ứng dụng Phù hợp với những tổng công ty lớn được thành lập theo quyết định 90-91/CP CƠ CẤU THEO MA TRẬN Nguyên tắc Các cấp quản lý phía dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang. Các bộ phận chức năng được thiết kế để giúp người quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô toàn doanh nghiệp lớn Các bộ phận trực thuộc được tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ phận này thì cũng chỉ có các đơn vị chức năng những chỉ ở phạm vi của bộ phận đó, tuỳ theo quy mô mà tổ chức theo kiểu trực tuyến hay chức năng THÔNG TIN TRONG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Một sơ đồ tổ chức cung cấp 4 loại thông tin như sau NhiÖm vô: c¬ cÊu tæ chøc cho thÊy sù ph©n chia nhiÖm vô trong mét tæ chøc nµo ®ã. C¸c bé phËn: mçi « trong mét l­îc ®å tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm ®¶m ®­¬ng, hoµn thµnh mét phÇn ho¹t ®éng, c«ng viÖc chung cña toµn bé tæ chøc. C¸c cÊp qu¶n lý: l­îc ®å qu¶n lý còng chØ râ thø bËc qu¶n lý tõ cao nhÊt ®Õn thÊp nhÊt. C¸c tuyÕn quyÒn h¹n: c¸c ®­êng th¼ng ®øng trong c¬ cÊu tæ chøc cho thÊy quyÒn h¹n cña mét vÞ trÝ qu¶n lý ®èi víi vÞ trÝ kh¸c trong toµn bé tæ chøc. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG CCTC Quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức Xác định rõ nhiệm vụ chiến lược và các chức năng then chốt Nghiên cứu mối quan hệ giữa các hoạt động mang tính thường lệ và các hoạt động mang tính chiến lược Xác định những hoạt đọng quan trọng cần thiết phải thực hiện để đạt được mục đích, kết quả mong muốn Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức năng hình thành nên nhóm của doanh nghiệp Chọn lãnh đạo cho mỗi nhóm CĂN CỨ HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN Số lượng nhân viên Thời gian làm việc Chức năng nhiệm vụ Lãnh thổ, địa lý Sản phẩm Quy trình sản xuất, thiết bị SX Khách hàng YÊU CẦU CỦA CCTC Khi thùc hiÖn x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cÇn ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu cã tÝnh nguyªn t¾c sau ®©y: TÝnh tèi ­u cña hÖ thèng: ®ßi hái sù ph©n chia c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp ph¶i ®¹t ®­îc sù tèi ­u. NÕu chia ra qua nhiÒu bé phËn th× bé m¸y qu¶n lý sÏ cång kÒnh, cßn nÕu qu¸ Ýt th× quy m« c¸c bé phËn sÏ qu¸ lín lµm cho c¸c nhµ qu¶n lý trung gian khã kiÓm so¸t c«ng viÖc. TÝnh linh ho¹t: ®ßi hái th«ng tin qu¶n lý cã thÓ truyÒn ®i mét c¸ch nhanh nhÊt. §é tin cËy trong ho¹t ®éng: ®ßi hái khi x©y dùng c¬ cÊu qu¶n lý ng­êi ta ph¶i x©y dùng c¬ chÕ ®Ó kiÓm so¸t mçi bé phËn trong c¬ cÊu ®Ó ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng trong c¬ cÊu h­íng ®Õn môc tiªu chung còng nh­ th«ng tin do mçi bé phËn ®­a ra lµ chÝnh x¸c. TÝnh kinh tÕ: ®ßi hái c¬ cÊu ph¶i ®­îc x©y dùng sao cho chi phÝ vÒ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ nhá nhÊt. TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ Xây dựng một quá trình phối hợp các hành động giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức để đạt được mục tiêu Mục đích: xây dựng cơ cấu quyền lực trong doanh nghiệp.  Phân chia quyền lực và quy trình thực hiện công việc Với cơ cấu đã xây dựng ra thì ai là người ra quyết định cho ai? Giữa các bộ phận có ràng buộc như thế nào? TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ Quyền hạn là gì? Là quyền hành động hay đưa ra một quyết định. Ví dụ: hội đồng quản trị quyết định phát hành cổ phiếu mới… Là chất keo của cơ cấu tổ chức và nó có tác dụng gắn kết các hoạt động của doanh nghiệp. Quyền hạn trong tổ chức bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm  khi thực thi quyền hạn, các nhà quản trị nhận trách nhiệm để hành động và chịu trách nhiệm về sự phân công hay thất bại do hành động đó mang lại Trách nhiệm Nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao của nhà quản trị hay nhân viên Sự chịu trách nhiệm Là việc người thừa hành kỳ vọng sẽ nhận được công lao hay sự khiển trách do kết quả thực hiện nhiệm vụ mang lại. Còn các nhà quản lý thì chờ đợi người thừa hành báo cáo kết quả công việc của họ TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ Khi xác định cơ cấu quyền lực cho doanh nghiệp thì có hai xu hướng Phân quyền Tập quyền PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN Phân quyền là xu hướng phân chia các quyền ra quyết định trong quản lý. Nó xảy ra khi người quản lý cấp cao cho phép người quản lý cấp trung gian có thể đưa ra một số quyết định Tập quyền là xu hướng người quản lý cấp cao muốn tổ chức đi theo một đường lối thống nhất tránh suy nghĩ và quyết định phân tán trong tổ chức (tập trung – chuyên quyền)  Quyền lực tập trung vào một hoặc một số người quản lý chủ chốt PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN Không có sự phân quyền tuyệt đối vì nếu người quản lý giao phó hết quyền lực của mình thì cương vị quản lý của họ sẽ mất đi, vị trí bị loại bỏ và không có cơ cấu tổ chức Mặc dù tồn tại hai xu hướng tuy nhiên phân quyền trong quá trình quản lý có ý nghĩa hơn Không ai có khả năng làm được hết tất cả các việc do không đủ nguồn lực như sức khoẻ, thời gian và trình độ Ngoài ý nghĩa công cụ quản lý nó còn phản ánh đường lối về tổ chức, phản ánh chính sách sử dụng lao động và đào tạo người quản lý kế cận cho DN Sự phân quyền đem lại nhiều hiệu quả khác như phát huy sự chủ động, nhiệt tình và sáng tạo của cấp dưới UỶ QUYỀN (GIAO PHÓ QUYỀN LỰC) Uỷ quyền: là quá trình các nhà quản trị giao quyền hành động và ra quyết định trong những phạm vi nào đó cho cấp dưới Môc ®Ých: Sù uû quyÒn lµ lµm cho c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cã thÓ vËn hµnh ®­îc trªn thùc tÕ. Mét mÆt nã lµ c«ng cô qu¶n lý ®¾c lùc, ®ång thêi nã còng thÓ hiÖn tr×nh ®é qu¶n lý. Th«ng qua sù uû quyÒn th× c¸c môc tiªu cña tæ chøc ®­îc thùc hiÖn nhanh h¬n víi chÊt l­îng tèt h¬n Qu¸ tr×nh uû quyÒn th­êng diÔn ra theo c¸c b­íc sau ®©y: X¸c ®Þnh môc tiªu cÇn ®¹t ®­îc. Chän ng­êi uû quyÒn: giao nhiÖm vô, quyÒn h¹n ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô. Yªu cÇu ng­êi ®­îc uû quyÒn sÏ cam kÕt hoµn thµnh c«ng viÖc, ®¶m b¶o mèi liªn hÖ gi÷a c«ng viÖc ®ã víi c«ng viÖc kh¸c. UỶ QUYỀN (GIAO PHÓ QUYỀN LỰC) Nguyªn t¾c uû quyÒn: Uû quyÒn theo nguyªn t¾c bËc thang: ®ßi hái cµng xuèng cÊp qu¶n lý cµng thÊp th× sù uû quyÒn cµng ph¶i cô thÓ vµ chi tiÕt. Nguyªn t¾c vÒ tÝnh tuyÖt ®èi trong tr¸ch nhiÖm: cÊp trªn kh«ng ®­îc trèn tr¸nh tr¸ch nhiÖm b»ng c¸ch uû quyÒn cho cÊp d­íi vµ ng­îc l¹i, khi ®· nhËn ®­îc sù uû quyÒn th× cÊp d­íi ph¶i d¸m ra quyÕt ®Þnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm chø kh«ng ®­îc ®Èy l¹i cho cÊp trªn Giao quyÒn theo kÕt qu¶ mong muèn: b¶n th©n sù uû quyÒn chØ lµ mét c«ng cô qu¶n lý, nã kh«ng thÓ thay cho toµn bé qu¸ tr×nh qu¶n lý. Sù uû quyÒn tr­íc hÕt vµ chñ yÕu lµ thùc hiÖn c¸c môc tiªu cho doanh nghiÖp. Uû quyÒn theo chøc n¨ng: nh÷ng ng­êi ®­îc uû quyÒn ph¶i cã ®ñ kh¶ n¨ng thùc hiÖn sù uû quyÒn theo ®óng chøc n¨ng chuyªn m«n. V× vËy muèn uû quyÒn cã hiÖu qu¶ th× viÖc tr­íc tiªn lµ viÖc chän ®óng ng­êi ®Ó giao nhiÖm vô cho phï hîp víi c«ng viÖc. Nguyªn t¾c vÒ sù t­¬ng xøng gi÷a quyÒn h¹n vµ nhiÖm vô. Chó ý khi thùc hiÖn sù uû quyÒn Ủy quyÒn b»ng v¨n b¶n ®Ó cÊp d­íi hiÓu râ nh÷ng nhiÖm vô mµ m×nh cÇn thùc hiÖn, nh÷ng quyÒn h¹n mµ m×nh cã thÓ sö dông vµ v¨n b¶n uû quyÒn sÏ lµ c¬ së ph¸p lý ®Ó x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm trong sù uû quyÒn. Tin t­ëng vµo cÊp d­íi vµ t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó cÊp d­íi cã thÓ suy nghÜ vµ hµnh ®éng theo ý kiÕn riªng cña m×nh. ChÊp nhËn thÊt b¹i: coi ®ã lµ chi phÝ ®µo t¹o cÊp d­íi. S½n sµng chia sÎ: s½n sµng giao quyÒn cho ng­êi ®­îc ñy quyÒn CÇn thiÕt lËp hÖ thèng kiÓm tra ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña sù uû quyÒn. Kh«ng cã sù uû quyÒn vÜnh viÔn. NÕu sù uû quyÒn kh«ng cã hiÖu qu¶ th× cÊp trªn ph¶i thu håi ngay quyÒn lùc ®· giao. TẦM HẠN QUẢN TRỊ Tầm hạn quản trị là số người thừa hành mà một người quản lý có thể theo dõi và quản lý một cách có hiệu quả  tầm kiểm soát Theo các nghiên cứu, người ta thường cho rằng tầm quản trị nhỏ hơn 6 là hợp lý. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý của người quản lý. Phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như Mức độ đào tạo của nhân viên Sự đồng nhất của công việc Chuẩn hoá Hệ thống thông tin trong tổ chức Vai trò Quyết định bao nhiêu cấp và bao nhiêu nhà quản lý cần ở một doanh nghiệp Càng lớp và rộng về tầm quản trị, thì càng hiệu quả về thiết kế tổ chức  giảm chi phí và thời gian Vd: HP cắt từ 12 lớp xuống 4 lớp, IBM spc từ 6 đến 12 TỔ CHỨC NHÂN SỰ Tæ chøc nh©n SỰ Kh¸i niÖm Nh©n lùc ®­îc xem lµ tæng hîp c¸c kh¶ n¨ng vÒ thÓ lùc vµ trÝ lùc cña con ng­êi. Nh©n lùc cña tæ chøc lµ toµn bé kh¶ n¨ng lao ®éng mµ tæ chøc cÇn vµ cã thÓ huy ®éng, sö dông cho viÖc thùc hiÖn, hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô tr­íc m¾t vµ l©u dµi. Qu¶n lý nh©n sù lµ nh÷ng ho¹t ®éng nh»m t¨ng c­êng nh÷ng ®ãng gãp cã hiÖu qu¶n cña c¸ nh©n vµo môc tiªu cña tæ chøc trong khi ®ång thêi cè g¾ng ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu x· héi vµ môc tiªu c¸ nh©n. Chøc n¨ng Cñng cè vµ duy tr× ®Çy ®ñ sè l­îng & chÊt l­îng ng­êi lao ®éng phôc vô ®ßi hái vµ môc tiªu cña DN T×m kiÕm vµ ph¸t triÓn c¸c h×nh thøc, ph­¬ng ph¸t tèt nhÊt ®Ó mäi nh©n viªn cã thÓ ®ãng gãp tèt ®a cho DN T¹o c¬ héi ®Ó c¸ nh©n ph¸t triÓn vµ tù kh¼ng ®Þnh B¶N CHÊT & ý NGHÜA CHøC N¡NG QLNS Lµ qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp mµ doanh nghiÖp ®· x©y dùng ®­îc th«ng qua hµng lo¹t c¸c ho¹t ®éng nh­ tuyÓn chän, ®µo t¹o, s¾p xÕp, sö dông, ®¸nh gi¸, ®Ò b¹t c¸c c¸ nh©n trong tõng vÞ trÝ cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý. Ý nghÜa: lµ mét kh©u cña qu¸ tr×nh qu¶n lý mµ nÕu kh«ng thùc hiÖn tèt th× c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý sÏ khã cã thÓ thùc hiÖn ®­îc. Ngoµi ra viÖc thùc hiÖn tèt chøc n¨ng ®Þnh biªn sÏ lµm tiÒn ®Ò cho viÖc sö dông cã hiÖu qu¶ c¸n bé qu¶n lý ë c¸c cÊp vµ thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng vÒ l·nh ®¹o hay phèi hîp sau nµy. NỘI DUNG CỦA QLNS ChuÈn bÞ vµ tiÕp nhËn nh©n lùc Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c«ng viÖc LËp kÕ ho¹ch nh©n lùc TuyÓn dông Tæ chøc vµ sö dông cã hiÖu qu¶ nh©n lùc Ph©n c«ng, tæ chøc qu¶n lý, tr¶ c«ng lao ®éng, c¶i thiÖn ®k lao ®éng;®¸nh gi¸, cã h×nh thøc khen th­ëng, kû luËt Ph¸t triÓn nh©n lùc §¹o t¹o – t¸i ®µo t¹o; thay ®æi vÞ trÝ, chøc vô lµm viÖc C¸c ho¹t ®éng kh¸c Cung cÊp th«ng tin; c«ng ®oµn vµ gi¶i quyÕt tranh chÊp; phóc lîi vµ chia lîi nhuËn Lùa chän c¸n bé qu¶n lý X¸c ®Þnh yªu cÇu vÞ trÝ cÇn chän ViÖc lùa chän c¸n bé qu¶n lý ®ßi hái ph¶i ®­îc tiÕn hµnh thËn träng vµ cã c¨n cø khoa häc. Tr­íc tiªn cÇn x¸c ®Þnh râ yªu cÇu cña vÞ trÝ mµ doanh nghiÖp ®ang lùa chän. C¸c yªu cÇu nµy cã thÓ biÓu hiÖn b»ng c¸c chØ tiªu: Tr×nh ®é. NhËn thøc. Kü n¨ng. Quan hÖ. Tuy nhiªn còng kh«ng cã mét quy t¾c nµo thËt cô thÓ, thËt chi tiÕt gióp ng­êi qu¶n lý cÊp cao x¸c ®Þnh yªu cÇu cña vÞ trÝ cÇn lùa chän trong mäi t×nh huèng, nh­ng ng­êi ta cã thÓ ph©n theo mét sè chØ tiªu d­íi ®©y: TÇm cì c«ng viÖc ph¶i t­¬ng øng: nÕu c«ng viÖc ®­îc x¸c ®Þnh qu¸ hÑp th× ng­êi ®­îc lùa chän sÏ c¶m thÊy nhµm ch¸n vµ kh«ng sö dông hÕt tiÒm n¨ng cña hä vµ ng­îc l¹i. Mçi c«ng viÖc ph¶i cã tÝnh thö th¸ch vµ thu hót toµn bé thêi gian cña nh÷ng ng­êi ®­îc lùa chän. Nh÷ng c«ng viÖc ph¶i t¹o ®iÒu kiÖn cho ng­êi ®­îc lùa chän cã kh¶ n¨ng më réng c«ng viÖc nh»m sö dông sù s¸ng t¹o cña hä. Mçi c«ng viÖc ph¶i g¾n víi tõng kü n¨ng qu¶n lý cô thÓ. Lùa chän c¸n bé qu¶n lý Nguån c¸n bé qu¶n lý Muèn cho qu¸ tr×nh qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc diÔn ra liªn tôc th× ng­êi ta còng ph¶i dù tr÷ vµ duy tr× nguån c¸n bé cã thÓ sö dông lµm c¸n bé qu¶n lý doanh nghiÖp  ph¶i x©y dùng chiÕn l­îc còng nh­ chÝnh s¸ch vÒ ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý. Cã hai nguån nh©n sù cã thÓ ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña doanh nghiÖp: Nguån bªn trong. Nguån bªn trong cã ý nghÜa quan träng h¬n, mét mÆt nã ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh qu¶n lý ®­îc liªn tôc, nh­ng nã còng thÓ hiÖn tiÒm n¨ng qu¶n lý bªn trong doanh nghiÖp. §Ó cã thÓ duy tr× tèt nguån c¸n bé qu¶n lý bªn trong mçi doanh nghiÖp th× c¸c nhµ qu¶n lý sö dông s¬ ®å dù tr÷ nh©n lùc, ®ã lµ s¬ ®å tæ chøc ë tõng bé phËn cña doanh nghiÖp, nh­ng ë mçi vÞ trÝ qu¶n lý ng­êi ta sÏ ghi chó nh÷ng chØ tiªu vÒ b¶n th©n c¸n bé qu¶n lý ®ã vµ chØ nh×n vµo chØ tiªu nµy th× ng­êi qu¶n lý cÊp cao cã thÓ cã nh÷ng quyÕt ®Þnh tèt nhÊt mçi khi cã sù thay ®æi vÒ c¬ cÊu nh©n sù. Nguån bªn ngoµi. TuyÓn dông sinh viªn tõ c¸c tr­êng. TuyÓn dông b¹n bÌ, ng­êi th©n cña nh©n viªn. Nh©n viªn cò cña doanh nghiÖp. Nh©n viªn cña ®èi thñ c¹nh tranh. Ng­êi ch­a cã viÖc lµm hoÆc thÊt nghiÖp. Nh÷ng ng­êi hµnh nghÒ tù do. Lùa chän c¸n bé qu¶n lý Mét sè c¸ tÝnh ®Ó chän §Ó bæ sung kü n¨ng qu¶n lý, mét sè ®iÓm c¸ tÝnh cña c¸c nhµ qu¶n lý d­íi ®©y còng cÇn thiÕt ®èi víi c¸n bé qu¶n lý: ¦íc muèn ®­îc lµm c«ng viÖc qu¶n lý. §a sè c¸c nhµ qu¶n lý ®Òu cã mong muèn m·nh liÖt víi c«ng viÖc qu¶n lý. Hä muèn cã ¶nh h­ëng víi ng­êi kh¸c, ®­îc t¸c ®éng ®Õn ng­êi kh¸c vµ thu ®­îc kÕt qu¶ th«ng qua nh÷ng cè g¾ng tËp thÓ cña cÊp d­íi. Chó ý r»ng nh÷ng ng­êi muèn lµm c«ng viÖc qu¶n lý lµ do ham muèn vÒ ®Þa vÞ, quyÒn lîi, bæng léc,… mµ hä mÊt ®i nh÷ng ®éng lùc c¨n b¶n lµ muèn t¹o ra mét m«i tr­êng thuËn lîi ®Ó mäi ng­êi cã thÓ céng t¸c víi nhau nh»m thu ®­îc kÕt qu¶ tèt nhÊt. Kh¶ n¨ng quan hÖ: §a sè c¸c nhµ qu¶n lý thµnh ®¹t ®Òu cã kh¶ n¨ng quan hÖ víi nh©n viªn, kh¸ch hµng,... th«ng qua c¸c buæi trao ®æi, th­ tõ, hoÆc c¸c bµi ph¸t biÓu,... TÝnh trung thùc: Ng­êi qu¶n lý ph¶i lµ ng­êi cã tiÕng lµ trung thùc, nã ®­îc thÓ hiÖn ë nh÷ng ®iÓm d­íi ®©y: Lu«n trung thµnh víi toµn bé sù thËt. M¹nh mÏ trong c¸ tÝnh vµ quyÕt ®o¸n. Cè g¾ng th«ng tin ®Çy ®ñ cho cÊp trªn vµ cÊp d­íi. Lu«n hµnh ®éng phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn ®¹o ®øc. Kinh nghiÖm qu¶n lý: Nh÷ng ng­êi ®­îc lùa chän cã kh¶ n¨ng hoµn thµnh tèt c«ng viÖc nÕu nh­ hä ®· tÝch luü ®­îc nh÷ng kinh nghiÖm trong qu¸ khø khi cßn lµm qu¶n lý ë c­¬ng vÞ thÊp h¬n.