Bài giảng Chức năng tổ chức - Hoàng Thị Thúy Hằng

Chương 5CHỨC NĂNG TỔ CHỨCThS. Hoàng Thị Thúy HằngCÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNChức năng tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.VÍ DỤNHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨCPHÂN CẤP QUẢN TRỊQUYỀN HÀNH QUẢN TRỊTẦM HẠN QUẢN TRỊ Là sự phân cấp hay uỷ thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp trên cho các nhà quản trị cấp dưới. Là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên hay bộ phận trực thuộc mà một người quản trị có thể kiểm soát hay điều khiển một cách hữu hiệu nhất. Là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mìnhTHIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨCYÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨCTính mục tiêu:Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Tính tin cậy:Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.Tính hiệu quả:Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨCNguyên tắc xác định theo chức năngNguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốnNguyên tắc bậc thangNguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệmNguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệmNguyên tắc thống nhất mệnh lệnhNguyên tắc quyền hạn theo cấp bậcNguyên tắc quản trị sự thay đổi Nguyên tắc cân bằngCÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨCCHIẾN LƯỢCMÔI TRƯỜNGCÔNG NGHỆTHÁI ĐỘ CỦA LÃNH ĐẠOQUAN ĐIỂM THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨCKhi phân chia các bộ phận trong cơ cấu tổ chức người ta thường dựa vào những cách phân chia cơ bản sau:- Phân chia theo tầm hạn quản trị: Tầm quản trị tốt nhất thông thường là từ 3 - 10 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, có thể tăng lên đến 12, 15 người nếu nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và giảm xuống 2,3 người nếu nhân viên cấp dưới phải làm những công việc phức tạp.- Phân chia theo thời gian: Đây là một hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất. Hình thức này thường áp dụng đối với cấp thấp nhất trong tổ chức, đó là việc tổ chức hoạt động theo ca, kíp. - Phân chia theo chức năng: Đây là sự phân bố các bộ phận chuyên môn theo chức năng hoạt động. - Phân chia theo lãnh thổ địa lý: Sự phân chia này căn cứ vào sự hoạt động của doanh nghiệp trên nhiều địa bàn khác nhau. - Phân chia theo sản phẩm: Đây là cách tổ chức của một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau, do đó phải thành lập nhiều bộ phận chuyên kinh doanh theo từng loại sản phẩm.- Phân chia theo khách hàng: Căn cứ vào các nhóm khách hàng mà phân chia các bộ phận cho phù hợp.- Phân chia theo quy trình công nghệ và thiết kế kỹ thuật: Một xí nghiệp chia việc sản xuất của mình theo qui trình công nghệ sản xuất.CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN YÊU CẦU: Nghiên cứu các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản từ trang 95-100 và trả lời câu hỏi:Phân tích nội dung, ưu điểm, nhược điểm của các loại cơ cấu đó?Trường hợp áp dụng cơ cấu tổ chức đó? Lấy ví dụ minh họa.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾNNhà lãnh đạoNhà lãnh đạoNhà lãnh đạoCƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNGabcdCƠ CẤU TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNGNgười lãnh đạoChức năng 1Chức năng 2Nhóm aNhóm bVÍ DỤCƠ CẤU MA TRẬNCƠ CẤU TỔ CHỨC THEO ĐỊA LÝTổng giám đốcGiám đốc chi nhánh miền namGiám đốc chi nhánh miền bắcGiám đốc chi nhánh miền trungCƠ CẤU TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨMTổng giám đốcDãy sản phẩm aDãy sản phẩm bDãy sản phẩm cSỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰCQuyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một người thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các mệnh lệnh chỉ thị.Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức.Ủy quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định.THẢO LUẬNYÊU CẦU: Phân tích ủy quyền:Ủy quyền nên dựa trên các nguyên tắc nào? Phân tích các nguyên tắc đó?Để ủy quyền có hiệu quả, nhà quản trị cần lưu ý những vấn đề gì (nghệ thuật ủy quyền)?Những trở ngại và biện pháp khắc phục trong quá trình ủy quyền.TỰ HỌC Yêu cầu: 1. Đọc mục 5.4. Quản lý sự thay đổi của tổ chức, và trả lời câu hỏi: a. Vì sao cần có sự thay đổi trong tổ chức? b. Phân tích nội dung của những thay đổi đó? Lấy ví dụ minh họa 2. Phân biệt ủy thác và ủy quyền?