Bài giảng Các vấn đề trong quản lý dự án

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 1 Bài giảng 14 1 CÁC VẤN ĐỀ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BỐN CÁCH SUY NGHĨ CƠ BẢN: ƒ Cái gì đang xảy ra? - Tiếp cận và làm rõ ƒ Cái gì đã xảy ra? - Nguyên nhân và ảnh hưởng ƒ Chúng ta nên hành động như thế nào? - Lựa chọn ƒ Cái gì đang ở phía trước? - Dự đoán BA GIAI ĐOẠN: ƒ Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề ƒ Giai đoạn 2: Phân tích quyết định ƒ Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 2 Bài giảng 14 3 GIAI ĐOẠN 1: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ + Xác định vấn đề hay là nêu những sai lệch + Mô tả vấn đề ở 4 khía cạnh: Phát hiện: Cái gì là vấn đề? (và cái gì không phải?) Địa điểm: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu) Thời gian: Khi nào nó xuất hiện Cường độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ rộng như thế nào 4 GIAI ĐOẠN 2: PHÂN TÍCH QUYẾT ĐỊNH + Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết quả mong muốn. + Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta + Đưa ra những phương án để lựa chọn + Đánh giá các phương án đó: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa chọn sơ bộ và xét những ảnh hưởng có thể của nó (ví dụ: có dễ thực hiện không, những vấn đề gì sẽ nảy sinh, ...) Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 3 Bài giảng 14 5 GIAI ĐOẠN 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CÒN TIỀM ẨN + Xác định những khu vực có nhược điểm + Xác định cụ thể những vấn đề còn tiềm ẩn + Xác định những nguyên nhân có thể của những vấn đề này và những hành động ngăn chặn không cho chúng xảy ra + Xác định những hành động dự phòng cần làm khi những biện pháp ngăn chặn thất bại, hoặc khi không thể ngăn chặn được. 6 CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI ƒ CỐ GẮNG GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TRƯỚC KHI PHÂN TÍCH CẶN KẼ ƒ PHÂN TÍCH QUÁ CHUNG CHUNG GIẢI PHÁP KHÔNG KHẢ THI ƒ KHÔNG CÓ KẾ HOẠCH CHO THỰC HIỆN GIẢI PHÁP ƒ THIẾU SỰ CAM KẾT Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 4 Bài giảng 14 7 QUẢN LÝ XUNG ĐỘT Xung đột: Hành vi ứng xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức nhằm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức khác đạt được những mục đích mong muốn. Các kiểu xung đột: Cá nhân: giữa người này với người khác Nhóm: giữa hai hoặc nhiều nhóm/tổ chức Đến từ bên trong: xung đột giữa những người hoặc nhóm người trong cùng một tổ chức Đến từ bên ngoài: xung đột giữa một người (hoặc một nhóm hoặc nhiều người) với một người (hoặc một nhóm hoặc nhiều người) khác từ bên ngoài của dự án. 8 CÁC QUAN ĐIỂM VỀ XUNG ĐỘT QUAN ĐIỂM 1 XUNG ĐỘT LÀ KẾT QUẢ CỦA NHỮNG SAI LẦM TRONG QUẢN LÝ XUNG ĐỘT LUÔN GÂY RA NHỮNG KẾT QUẢ TAI HẠI, CHẲNG HẠN NHƯ: + LÀM GIẢM HIỆU QUẢ VÀ NĂNG SUẤT + TẠO NHỮNG PHE CÁNH TRONG NỘI BỘ ĐƠN VỊ GÂY NÊN NHỮNG BẤT ỔN VÀ LÀM GIẢM LÒNG NHIỆT TÌNH + XUNG ĐỘT CÓ THỂ TRÁNH ĐƯỢC VÀ LOẠI BỎ TẤT CẢ + CÁC XUNG ĐỘT LÀ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 5 Bài giảng 14 9 CÁC QUAN ĐIỂM VỀ XUNG ĐỘT QUAN ĐIỂM 2 NHỮNG XUNG ĐỘT TÍCH CỰC + Kích thích những ý kiến, tính sáng tạo và quan tâm Khiến cho các vấn đề tiềm ẩn hiện ra bên ngoài và được giải quyết + Buộc con người phải tỏ rõ lập trường và tìm kiếm phương thức mới + Tạo điều kiện cho con người thử thách những năng lực của mình. NHỮNG XUNG ĐỘT TIÊU CỰC + Hiệu quả và năng suất bị giảm sút + Chủ nghĩa bè phái + Sự bất ổn không cần thiết 10 NHỮNG NGUYÊN NHÂN CÓ THỂ CỦA XUNG ĐỘT TRAO ĐỔI THÔNG TIN + CÁC MỤC ĐÍCH + CÁC NGUYÊN TẮC / TIÊU CHUẨN + CÁC ẢNH HƯỞNG CÁC GIÁ TRỊ + CÁ NHÂN + NGHỀ NGHIỆP + ĐỊA PHƯƠNG / QUỐC GIA / TÍN NGƯỠNG MỐI QUAN TÂM + CÁC Ý TƯỞNG VÀ NIỀM TIN KHÁC NHAU + NHỮNG MỐI QUAN TÂM ĐẾN KẾT QUẢ CON NGƯỜI + NHÂN CÁCH + TÌNH CẢM + CÁC VẤN ĐỀ / XUNG ĐỘT TRONG QUÁ KHỨ CHƯA ĐƯỢC GIẢI QUYẾT Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 6 Bài giảng 14 11 CÁC GIẢI PHÁP CHO XUNG ĐỘT ƒ RÚT LUI: Rút lui khỏi bất đồng đang có hoặc sắp xảy ra. ƒ LÀM DỊU: Làm giảm hoặc tránh tập trung vào các điểm khác biệt, và nhấn mạnh tới các điểm tương đồng. ƒ ÉP BUỘC: Áp đặt quan điểm của một người cho người khác ƒ THỎA HIỆP/ ĐIỀU ĐÌNH: Tìm những giải pháp mang lại sự hài lòng nhất định cho các bên tham gia tranh cãi. Đặc trưng hóa bởi quan điểm “cho và nhận” ƒ ĐỐI MẶT: Đối mặt trực tiếp với xung đột với phương thức giải quyết vấn đề, từ đó làm cho các bên liên quan vượt qua được những bất đồng của mình 12 THƯƠNG LƯỢNG Bốn nguyên tắc: 1. Tách con người ra khỏi vấn đề 2. Tập trung vào quyền lợi đôi bên Cách lắng nghe Cách đặt câu hỏi Cách trả lời câu hỏi 3. Sáng tạo, đưa ra cách chọn lựa có hiệu quả, có lợi cho đôi bên Ỵ đưa ra tất cả các chọn lựa 4. Dùng các tiêu chuẩn khách quan VẤN ĐỀ Nếu không có được thỏa thuậnỴ vậy có lựa chọn nào tốt hơn ? Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 7 Bài giảng 14 13 HÒA GIẢI Hòa giải giúp hai bên nhìn vào quyền lợi của nhau thay vì mỗi bên chỉ giữ lấy quyền lợi của chính mình Ỵ giải tỏa các định kiến Bên trung lập Ỵ Tìm ra giải pháp Bên được trao quyền Nhà hòa giải phải tạo được niềm tin giữa hai bên Bảo mật thông tin theo quy định của luật pháp. 14 CÁC CƠ CHẾ DÀN XẾP BẤT ĐỒNG ƒ Không làm gì (Do nothing) ƒ Thương lượng (Negotiation) ƒ Hòa giải (Mediation) ƒ Trọng tài (Arbitration) ƒ Thưa kiện (Court) ƒ Bạo lực (Violent) Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khĩa 2005-2006 Thẩm định dự án Cao Hào Thi 8 Bài giảng 14 15 CÁC CƠ CHẾ DÀN XẾP BẤT ĐỒNG XXQuan hệ giữa 2 bên XXNội bộ XXPhổ biến XXKhông chính thức XXChính thức --++Chi Phí -- / ++ +Thời gian Bên thứ ba Bên thứ ba Hai bênHai bênAi kiểm soát Bạo lựcThưa kiện Trọng tài Hòa giảiThương lượng Không Làm gì