Bài giảng Access - Chương 2: Thiết kế và cài đặt cơ sở dữ liệu

2. Cài đặt các Bảng lên đĩa thông qua Access 3. Thiết lập các mối quan hệ giữa các Bảng * 2.1 Phân tích CSDL 2.1.1 Đặt vấn đề Trong một xí nghiệp, hàng ngày người ta xuất vật tư theo phiếu xuất kho: Cùng một người nhận vật tư, nhưng ở phiếu khác thì ta phải ghi lặp lại tên và địa chỉ của họ. Nếu có thêm vật tư M3, M4, v.v.. thì cấu trúc trên bị thiếu cột, nghĩa là cấu trúc trên không phù hợp nữa, mặt khác rất lãng phí để ghi tên trường mã vật tư. Bởi vậy phải biết phân tích CSDL để đưa ra được bảng hợp lý Ta thấy cấu trúc bảng trên có những điều không hợp lý như sau: * Để phân tích tốt phải hiểu được CSDL là gì ? Đó là một môn học riêng (dành cho chuyên ngành) Ở đây ta chỉ dùng trực giác để xây dựng một cách tương đối, đáp ứng nhu cầu ứng dụng ngay của Access mà thôi. 2.1.1 Đặt vấn đề * Giả sử bạn cần quản lý một cửa hàng bán hàng hóa trong thành phố. Bạn hãy phân tích và thiết kế một CSDL nhằm thực hiện các yêu cầu quản lý thực tế. Đó là quản lý các nhân viên trong cửa hàng, các sản phẩm, các khách hàng, các hoá đơn Theo trực giác chúng ta cần gì? NHÂN VIÊN: Mỗi một nhân viên cần có thông tin gì? SẢN PHẨM: Mỗi sản phẩm cần có gì để quản lí KHÁCH HÀNG: Mỗi khách hàng cần có thông tin gì? HÓA ĐƠN: Mỗi một hóa đơn cần có những gì? CHI TIẾT HÓA ĐƠN: Một chi tiết hóa đơn cho biết gì? 2.1.1 Giải quyết vấn đề * Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất. Mỗi bản ghi có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu đó gọi là khoá cơ bản) Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này được gọi là phụ thuộc hàm) Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến mọi trường khác 4 2.1.2 Một số các quy tắc về xây dựng CSDL * Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất. Giả sử ta có một phiếu xuất kho như sau: Ta thấy mã vật tư 1 và vật tư 2 đều mô tả một loại thông tin là mã vật tư vậy tại sao ta không để chung là mã vật tư Mỗi bản ghi có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu đó gọi là khoá cơ bản) Để xây dựng bảng Nhân Viên ta xây dựng gồm: Ta thấy có hai bản ghi thông tin giống hệt nhau vậy làm cách nào để phân biệt Hãy thêm mã nhân viên sẽ giúp chúng ta khác phục điều này Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này được gọi là phụ thuộc hàm) Ta thấy Họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ liên quan đến Mã NV giúp cho thông tin nhân viên rõ ràng Ta gọi Mã NV là khóa cơ bản Không thể thêm vào một trường chẳng hạn Số lượng vào bảng này vì chẳng liên quan gì đến Mã NV cả Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến mọi trường khác Ở bảng Phiếu Kho bên cạnh nếu dòng 1 ta vô tình gõ sai tên người nhận là Lê Anh Quân thì: Địa chi Lê Anh Quân chỉ có là 13 Hàng Bài không có Lê Anh Quân nào ở 35 Tràng Thi Thực ra Địa Chỉ là phụ thuộc vào Người Nhận. Do đó ta nên tách bảng Phiếu Kho thành 2 bảng: Phiếu và Địa Chỉ như bên: Bảng Phiếu Bảng Địa Chỉ Bảng 1: Danh mục Khách Hàng (KHACHHANG): Bảng 2: Danh mục Sản Phẩm (SANPHAM): Bảng 3: Danh mục Nhân Viên (NHANVIEN): Để rõ hơn về vấn đề này chúng ta phải hiểu Bảng là gì? Hãy hình dung bài toán CSDL vừa phân tích gồm các bảng 2.2 Cài đặt dữ liệu lên các bảng trong Access * Bảng 4: Hóa đơn (HOADON): Bảng 5: Chi tiết hóa đơn (CTHD): Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý 2.2 Cài đặt dữ liệu lên các bảng trong Access * 2.3 Thiết kế các bảng và xác định mối quan hệ Dựa vào số liệu thống kê trên ta xây dựng Bảng. Tìm hiểu cấu trúc của một bảng và cách tạo một bảng trong Access *