Bài giảng Access

Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 1 Chương 1 CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 1.1 . CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU (Database) Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực nghiên cứu về các mô hình, nguyên lý và phương pháp tổ chức dữ liệu trên các vật lưu trữ thông tin. Nghiên cứu về cơ sở dữ liệu giúp cho người dùng quản lý các thông tin như: Lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, tính toán… Một mô hình dữ liệu được được sử dụng rộng rãi hiện nay là mô hình dữ liệu quan hệ (Relation Database). Các khái niệm cơ bản trong mô hình dữ liệu quan hệ: Bảng, thuộc tính, khoá (key), các kiểu quan hệ, tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity). § Quan hệ (bảng/ table): Dùng để quản lý các đối tượng có cùng thuộc tính (Field)/ các cột (columns). Khi quản lý các đối tượng ta sưu tập các thuộc tính nhằm mô tả các đối tượng Các mẫu tin/ bản ghi (record)/ các dòng (rows) lưu trữ theo từng đối tượng Ví dụ về bảng: bảng PHONG trong quản lý nhân sự PHONG MAPHONG TENPHONG DIACHI SODT DTNC ĐÀO TAO-NGHIÊN CỨU KH TẦNG 2 812934 HC HÀNH CHÍNH TẦNG 1 812933 TT TT BỒI DƯỠNG TẦNG 2 812937 § Khoá chính (Primary Key): Là một hay nhiều thuộc tính trong một bảng dùng để xác định duy nhất một đối tượng. Ví dụ, trong quản lý nhân sự mã nhân viên (MANV) là một khoá. Để quản lý công dân trên toàn thế giới, số chứng minh nhân dân( SOCMND) và mã quốc gia (MAQG) tạo thành một khoá. § Các kiểu quan hệ: Thông thường một cơ sở dữ liệu thiết kế để quản lý một công việc nào đó luôn bao gồm nhiều bảng (tránh sự dị thường về dữ liệu), mỗi bảng mô tả cho một tập các đối tượng khác nhau, ví dụ như ta có hai bảng NHANVIEN và PHONG trong quản lý nhân sự. Bảng NHANVIEN như sau: NHANVIEN MANV TENNV NGAYSINH NGAYNANGLUONG TRINHDO NU MAPHONG MACHUCVU HSL A01 NGUYỄN THỊ HỒNG 01/01/1968 03/02/2005 SDH Yes DTNC CV 2.34 A02 NGUYỄN THÔNG 01/01/1968 03/09/2001 DH No DTNC PTP 4.00 A03 NGUYỄN THỊ NGA 01/02/1967 01/01/2003 TC Yes HC CV 3.00 A04 LÊ VĂN HÙNG 01/01/1980 03/02/2003 SDH No HC TP 5.00 A05 NGUYỄN MINH TRÍ 12/07/1985 01/10/2003 TC No TT TP 2.00 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 2 NHANVIEN MANV TENNV NGAYSINH NGAYNANGLUONG TRINHDO NU MAPHONG MACHUCVU HSL A06 LÊ VĂN THÀNH 01/01/1970 01/07/2006 DH No HC NV 3.00 Giữa hai bảng có một mối quan hệ thông qua thuộc tính chung, ví dụ mã phòng (MAPHONG) Các bảng dữ liệu được lưu trữ tương đối độc lập nhau, song ta có thể liên kết giữa chúng lại với nhau để có một thông tin thống nhất. Chẳng hạn: Tìm phụ cấp chức vụ của nhân viên có tên “NGUYEN VAN AN”. Quan hệ 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại; Ví dụ liên kết 1-1: Mô tả dữ liệu 2 bảng này như sau: Quan hệ 1-n là: mỗi bản ghi của bảng thứ nhất (gọi là bảng phía 1/ bảng chính) sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của bảng 2 (bảng phía n/ bảng quan hệ). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 thuộc tính của bảng 1. Ví dụ liên kết 1-n: Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 3 Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau: Hoặc xem theo một kiểu khác: § Tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity) được thể hiện: Ràng buộc khi nhập liệu: Mỗi thuộc tính phải có một kiểu dữ liệu thích hợp, các kiểu dữ liệu như văn bản (text), kiểu số (number), ngày tháng/ thời gian (Date/time)…, các giá trị của thuộc tính khoá không thể trùng nhau hoặc rỗng (null). Ngoài ra, khi nhập liệu còn qui định thêm một số tính chất (properties) như giới hạn vùng nhập liệu, ví dụ hệ số lương phải nằm trong đoạn từ 1.86 đến 10, hoặc qui định cách hiển thị dữ liệu. Ràng buộc tham chiếu: Đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu khi thêm hoặc xoá một mẫu tin, ví dụ khi thêm một nhân viên thì mã phòng của nhân viên đó phải có trong những mã phòng đã được lưu trữ, hoặc không thể xoá một phòng khi còn có những nhân viên thuộc phòng đó. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 4 1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU (DBMS-DataBase Management System) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một loại hệ thống phần mềm thực hiện các chức năng chính: § Quản lý dữ liệu: - Sử dụng mô hình quan hệ (quản lý theo các đối tượng): dạng bảng - Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu § Khai thác dữ liệu: - Truy vấn dữ liệu - Tính toán, tổng hợp dữ liệu để thực hiện chức năng báo cáo § Các công cụ (nút điều khiển, macro, mã chương trình) để tạo ra một một ứng dụng Các quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến hiện nay: Access, Foxpro, SQL Server 2000, Oracle… Các tính năng của Access: § Đảm bảo các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu § Giao diện gần gũi § Công cụ thông minh Wizard § Trao đổi các ứng dụng khác: Excel, Word § Kiểu dữ liệu OLE § Tạo ra một ứng dụng trong một tập tin .mdb Trong Access có các đối tượng cơ bản sau: § Bảng (table): Dùng để tạo lập và lưu trữ dữ liệu theo mô hình quan hệ § Truy vấn (queries): Trích dữ liệu, tính toán, tổng hợp theo một điều kiện của người dùng § Mẫu biểu (forms): Dùng cho việc nhập liệu và điều khiển ứng dụng § Báo biểu (reports): In ấn dữ liệu § Lệnh vĩ mô (Macro): Các hành động được thiết kế sẵn để đáp ứng các biến cố (Event) xảy ra trên ứng dụng. § Module: Viết các chương trình để điều khiển ứng dụng Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 5 1.3. CÁC VÍ DỤ VỀ THIẾT KẾ MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU Quản lý sinh viên Quản lý bán hàng Quản lý cán bộ Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 6 Quản lý vật tư Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 7 Chương 2 BẢNG (Tables) 2.1. KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1.1. Khởi động Khởi động Access theo nhiều cách: § Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window § Hoặc biểu tượng chiếc chìa khoá trên màn hình nền: màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc: § Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp) § Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này) § Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp. 2.1.2. Tạo mới tệp cơ sở dữ liệu Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở hình vẽ trên, tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn thư mục để lưu trữ và đặt tên tệp Access: Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 8 Hãy chọn thư mục để lưu trữ ở hộp Save in, gõ vào tên tệp ở mục File Name. nhấn nút để lưu cơ sở dữ liệu Một c ơ s ở dữ l i ệ u ( C S D L ) c ủ a Access đ ư ợ c l ư u t r ữ b ằ n g m ộ t t ậ p t i n c ó phần mở rộng *.MDB, có 5 thành phần chính trong một CSDL: § Tables: nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu § Queries: nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế § Forms: nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm § Reports: nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế § Macro: nơi chứa các Macro gồm các hành động để phục vụ ứng dụng 2.1.3. Cửa sổ Access Sau khi một tệp Access được mở, cửa sổ làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 9 (1) Thanh thực đơn (menu) (2) Thanh công cụ (Toolbar) (3) Cửa sổ cơ sở dữ liệu của Access: gồm 7 thành phần (đối tượng ) chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Mỗi thành phần có các chế độ làm việc: Thiết kế (Design), Mở để xem kết quả (Open), tạo mới đối tượng(New). Ví dụ đối tượng bảng có hai chế độ thiết kế và mở như sau: 2.1.4. Mở tệp đã tồn tại Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được mở ra làm việc và ghi lại trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như sau: Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút Open) trên thanh công cụ hộp thoại Open xuất hiện: Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 10 Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách: § Tìm đến thư mục, nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in § Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter. Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm việc. 2.1.5. Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: § Mở thực đơn File | Exit § Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4 § Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 2.2. BẢNG DỮ LIỆU 2.2.1. Bảng dữ liệu trong Access Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các thuộc tính / trường (field), thuộc tính khoá và các tính chất (Properties) nhằm ràng buộc dữ liệu (kích thước, định dạng, vùng nhập liệu…) Một bảng dữ liệu sau khi được thiết kế (trạng thái Design view) ta tiến hành nhập, xem, sửa dữ liệu (trạng thái Datasheet view): Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc): Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 11 Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet view : § Tên bảng Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc của bảng, tuy nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên tệp dữ liệu trên cửa sổ Windows Explorer: Chọn bảng\ấn phải chuột\Rename Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng. § Thuộc tính (Field) Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một thuộc tính. Mỗi thuộc tính sẽ có một tên gọi và một kiểu dữ liệu (Data Type) tương ứng. Trong Access, thuộc tính có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau: Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên thuộc tính. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 12 § Mẫu tin (Record) Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một mẫu tin. Mỗi bảng có một con trỏ mẫu tin. Con trỏ mẫu tin đang nằm ở mẫu tin nào, người dùng có thể sửa được dữ liệu mẫu tin đó. Đặc biệt, mẫu tin trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF. § Thuộc tính khoá (Primary key) thuộc tính khoá có tác dụng phân biệt giá trị các mẫu tin trong cùng một bảng với nhau. Thuộc tính khoá có thể chỉ 01 thuộc tính, cũng có thể được tạo từ tập hợp nhiều thuộc tính (gọi bộ thuộc tính khoá). Ví dụ: (1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, thuộc tính khoá là SoBaoDanh. Vì mỗi thí sinh có thể nhiều thuộc tính có giá trị hệt nhau, nhưng SoBaoDanh thì duy nhất. (2) bảng CANBO thuộc tính MaCanBo sẽ là thuộc tính khoá vì không thể tồn tại 2 cán bộ nào trong bảng này trùng MaCanBo (3)-bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 thuộc tính hangID và hoadonID là một bộ thuộc tính khoá. 2.2.2. Xây dựng cấu trúc bảng Minh hoạ này hướng dẫn cách tạo cấu trúc bảng HANG bao gồm các thuộc tính: hangID, tenhang, donvi, dongia. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 13 Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK Hoặc nhấn t r ê n t h ẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất hiện: Bước 2: Khai báo danh sách tên các thuộc tính của bảng: bằng cách gõ danh sách tên các thuộc tính lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế. Chú ý: tên thuộc tính không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu. Sau khi gõ vào danh sách tên các thuộc tính của bảng HANG, hộp thoại thiết kế sẽ có dạng: Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 14 Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các thuộc tính của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng thuộc tính ở cột Data Type tương ứng. Sau khi chọn xong kiểu dữ liệu cho các thuộc tính, hộp thoại thiết kế sẽ có dạng: Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả, mặt khác cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị đến ô Data Type cần làm việc. Ví dụ: Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 15 Bước 4: Thiết lập thuộc tính khoá cho bảng (những bảng không có thuộc tính khoá có thể bỏ qua bước này). § Chọn các thuộc tính muốn thiết lập khoá bằng cách: dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng các thuộc tính muốn thiết lập khoá § Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các thuộc tính vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên thanh công cụ. Sau khi thiết lập khoá, những thuộc tính khoá sẽ có biểu tượng như sau: Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng. Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ, hộp thoại yêu cầu ghi tên cho bảng xuất hiện: Hãy gõ tên bảng và nhấn OK. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 16 2.2.3. Qui định các tính chất (Properties) của thuộc tính § Field size Để thiết lập kích thước dữ liệu. Chỉ áp dụng cho các thuộc tính có kiểu dữ liệu Number và Text. Đối với các thuộc tính kiểu số, Field size cho biết thuộc tính đó nhận giá trị loại số nào. Đối với các thuộc tính kiểu Text, thuộc tính này cho biết chiều dài tối đa của xâu ký tự. Ví dụ: Với thuộc tính Hoten thì Field size khoảng 30. § Format Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị. Thuộc tính này áp dụng cho hầu hết các kiểu dữ liệu trừ ra kiểu: Memo, OLE, Yes/No Định dạng Thể hiện General Date Ngày giờ đầy đủ Long Date Thứ, tháng, ngày, năm Medium Date Ngày-tháng-năm Short Date Ngày-tháng-năm Long Time Gìơ-phút-giâyAM/PM Medium Time Gìơ phút AM/PM Short Time Gìơ phút Number General Number Đúng số đã nhập vào Currency Có phần cách hàng ngàn Fixed Có dấu phân cách hàng ngàn, làm tròn theo tính chất Decimal place Standard Có dấu phân cách hàng ngàn, số lẻ Percent Dữ liệu nhập vào được nhân với 100 và định dạng thêm dấu % Scientific Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 17 § Input Mark Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các thuộc tính. Kiểu này có thể áp dụng cho các loại thuộc tính kiểu Text, Number, Datetime, Currency. Các ký tự dùng trong mặt nạ nhập liệu Ký tự Ý nghĩa cho việc nhập 0 Ký số 0®9 không cho phép nhập dấu vào 9 Ký số 0®9 và khoảng trắng không cho phép nhập dấu vào # Ký số 0®9 và khoảng trắng cho phép nhập dấu vào L Ký tự A®Z bắt buộc nhập dữ liệu ? Ký tự A®Z không bắt buộc nhập dữ liệu A Ký tự và số bắt buộc nhập dữ liệu a Ký tự và số không bắt buộc nhập dữ liệu & Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng bắt buộc nhập dữ liệu C Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng không bắt buộc nhập dữ liệu < Chuyển đổi dữ liệu dạng chuỗi sang chữ thường > Chuyển đổi dữ liệu dạng chuỗi sang chữ in § Default Value Để thiết lập giá trị ngầm định cho thuộc tính mỗi khi ra lệnh thêm mới một mẫu tin. Ví dụ: Thuộc tính số lượng mỗi khi thêm một mẫu tin mới, giá trị thuộc tính này tự động là 1. Khi đó phải thiết lập thuộc tính Default Value của thuộc tính này là 1. § Caption Thiết lập tiêu đề cột mà thuộc tính đó hiển thị. Tên thuộc tính không nên chứa dấu cách và chữ Việt có dấu, nhưng Caption của các thuộc tính thì nên gõ bằng tiếng Việt có dấu sao cho dễ đọc và nhận biết. Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption nếu có sẽ được sử dụng làm tiêu đề cho các thuộc tính tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form Wizard hay Report Wizard sau này sẽ rất tiện lợi. § Validation Rule Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào. Ví dụ: thuộc tính NgaySinh của học sinh phải nhập vào những ngày >= 1/1/1980 chẳng hạn. Khi đó ở thuộc tính Validation Rule của thuộc tính Ngaysinh hãy gõ vào >=#1/1/1980# § Required Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho thuộc tính này (nếu thiết lập Yes) khi bắt đầu một mẫu tin mới hoặc không nếu thiết lập No. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 18 2.2.4. Thiết lập quan hệ Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship.. Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship | Show table): Cách đưa các bảng lên cửa sổ thiết lập quan hệ (Database) như sau: § Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ (thường thì chọn tất cả) § Nhấn nút Add § Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ. Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, cách làm như sau: Dùng chuột kéo (Drag) thuộc tính cần liên kết của bảng này (ví dụ thuộc tính hangID của bảng HANG) thả (Drop) lên thuộc tính cần liên kết đến của bảng kia (ví dụ thuộc tính hangID của bảng HANGBAN). Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện: Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau: để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, không thể xoá một mẫu tin Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 19 của bảng chính nếu còn có những mấu tin có liên quan ở bảng quan hệ, không thể thêm một mẫu tin ở bảng quan hệ nếu không tìm thấy mẫu tin đối chiếu ở bảng chính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng liên quan. Khi đó, nếu giá trị thuộc tính khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị thuộc tính khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo. đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng liên quan. Khi đó, nếu một mẫu tin ở bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các mẫu tin có quan hệ với mẫu tin hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập: § One – To – One: Kiểu 1-1 § One – To – Many: Kiểu 1-n § Indeterminate: Không xác định được kiểu liên kết 2.2.5. Nhập dữ liệu Có 2 bước để có thể nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng: Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng cần nhập dữ liệu, hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút Open Bước 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở bằng bàn phím Nhập dữ liệu cho thuộc tính kiểu OLE : Có hai hình thức để đưa một đối tượng OLE vào bảng: § Nhúng vào (Embed): dùng một bản sao của đối tượng đưa vào bảng. bản sao này trở thành một đối tượng hoàn toàn độc lập với đối tượng nguồn. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 20 § Liên kết (Link): Access duy trì một mối liên kết giữa đối tượng nguồn với đối tượng dược đưa vào bảng. Nếu đối tượng nguồn thay đổi thì tất cả các đối tượng có liên kết với nó sẽ thay đổi theo. Phương pháp nhúng § Di chuyển mẫu tin và đến thuộc tính OLE cần nhập đối tượng vào. § Bấm phím phải chuột rồi chọn Insert Object hoặc chọn menu Insert chức năng Object... từ thanh thực đơn của Access. § Bấm vào nút Create From File trong hộp hội thoại xuất hiện. § Nếu nhớ chính xác tên của đối tượng muốn chèn thì đưa vào hộp File, nếu không thì dùng nút Browse để tìm đến nơi đặt đối tượng đó. § Chọn Link nếu muốn thiết lập một liên kết với đối tượng nguồn. Nếu không chọn, xem như đối tượng sẽ được nhúng thẳng vào bảng. § Bấm OK. Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Biên soạn: Nguyễn Văn Khương 21 Chú ý: ü Vì đang ở chế độ nhập dữ liệu của bảng, chỉ có một dòng mô tả ngắn gọn cho đối tượng chèn vào đó mà thôi. ü Nếu đối tượng là một hình ảnh và muốn thay đổi nội dung hình ảnh đó, nhấp đúp vào dòng mô tả cho đối tượng rồi thực hiện việc thay đổi. ü Nếu đối tượng là âm thanh hay video, nhấp đúp vào dòng mô tả sẽ “chơi” (play) nó. Thông qua Clipboard của Windows, nhúng đối tượng hay một phần của đối tượng vào bảng. § Đưa đối tượng hay một phần đối tượng vào Clipboard (ví dụ đối tượng là một hình ảnh đang hiển thị trong PaintBrush, cắt phần hình rồi thực hiện Edit Copy). § Chuyển sang làm việc với Access (có thể dùng Alt + Tab), chuyển đến mẫu tin và thuộc tính OLE. § Nếu muốn nhúng đối tượng vào thì chọn menu Edit chức năng Paste trên thanh thực đơn hay Ctrl + V. § Nếu muốn liên kết đối tượng thì chọn Edit chức năng Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại Paste Special. § Bấm vào Paste Link. § Bấm OK để hoàn tất. 2.2.6. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng a. Xoá mẫu tin Xoá mẫu tin là thao tác xoá bỏ một số mẫu tin ra khỏi bảng. Với bảng dữ liệu đang mở có thể thực hiện 2 bước sau để xoá các mẫu