Bài giảng Access

+ Go to First record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi ®Çu + Go to Last record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi cuèi + Go to Next record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi tiÕp + Go to Previous record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi tr−íc ®ã - Record Operations : gåm c¸c hμnh ®éng + Add new record : Thªm b¶n ghi míi + Delete Record: Xo¸ b¶n ghi hiÖn thêi + Duplicate record: nh©n ®«i b¶n ghi + Save Record: Ghi b¶n ghi hiÖn thêi + Print Record: In b¶n ghi hiÖn thêi. - Form Operations : gåm c¸c hμnh ®éng víi Form: + Open Form : Më mét Form + Close Form : §ãng Form ..... - Report Operations : gåm c¸c hμnh ®éng víi Report: + Preview Report : Xem tr−íc khi in + Print Report: In Report. ..... - Applications : lμm viÖc víi c¸c øng dông Bμi gi¶ng Access 64 + Quit Applications : tho¸t khái øng dông + Run Applications : ch¹y mét øng dông + Run excel: ch¹y excel + Run Word: ch¹y word - Miscellaneous : nh÷ng hμnh ®éng kh¸c + Print Table + Run Query + Run Macro. IV. MÉU BiÓU TR£N NHiÒU B¶NG PhÇn nμy tr×nh bÇy c¸ch tæ chøc nhËp d÷ liÖu ®ång thêi trªn nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi nhau, trong ®ã cã mét b¶ng chÝnh vμ c¸c b¶ng phô. Quan hÖ gi÷a b¶ng chÝnh vμ mçi b¶ng phô lμ quan hÖ mét - nhiÒu. C¸ch tæ chøc nh− sau: 1. X©y dùng cho mçi b¶ng mét mÉu biÓu. MÉu biÓu øng víi b¶ng chÝnh gäi lμ mÉu biÓu chÝnh, c¸c mÉu biÓu cßn l¹i gäi lμ mÉu biÓu phô. 2. Trªn mÉu biÓu chÝnh, t¹o c¸c ®iÒu khiÓn kiÓu SubForm buéc vμo c¸c mÉu biÓu phô. Sö dông c¸c thuéc tÝnh cña ®iÒu khiÓn SubForm ®Ó thiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a mÉu biÓu chÝnh vμ m©ò biÓu phô, sao cho trªn ®iÒu khiÓn SubFo¬n chØ thÓ hiÖn c¸c b¶n ghi cña mÉu biÓu phô cã liªn quan ®Õn b¶n ghi ®ang xÐt trªn mÉu biÓu chÝnh. IV.1. C«ng dông. Dïng ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu ®ång thêi cho nhiÒu b¶ng, truy vÊn: - MÉu biÓu chÝnh thÓ hiÖn th«ng tin cña mét b¶ng/truy vÊn. - MÉu biÓu phô thÓ hiÖn th«ng tin cña mét b¶ng/truy vÊn kh¸c cã liªn quan ®Õn b¶n ghi ®ang xÐt trong mÉu biÓu chÝnh. IV.1. Quan hÖ gi÷a c¸c mÉu biÓu chÝnh vμ phô C¸c b¶ng d÷ liÖu cÇn cã quan hÖ mét - nhiÒu. - MÉu biÓu chÝnh thÓ hiÖn b¶ng/truy vÊn bªn mét. - MÉu biÓu phô thÓ hiÖn b¶ng/truy vÊn bªn nhiÒu. * Giíi h¹n c¸c mÉu biÓu chÝnh vμ phô: - Trong mét mÉu biÓu chÝnh cã thÓ cã nhiÒu mÉu biÓu phô (gäi lμ mÉu biÓu phô cÊp mét). - Sè mÉu biÓu phô cÊp mét lμ kh«ng h¹n chÕ. - Trong mçi mÉu biÓu phô cÊp mét cho phÐp ®Æt c¸c mÉu biÓu phô kh¸c (gäi lμ mÉu biÓu phô cÊp hai). Bμi gi¶ng Access 65 - Access chØ cho phÐp tæ chøc ®Õn c¸c mÉu biÓu phô cÊp hai. V.3. C¸ch tæ chøc mÉu biÓu chÝnh vμ mÉu biÓu phô. • Tr×nh tù thùc hiÖn: 1. T¹o mét mÉu biÓu chÝnh vμ c¸c mÉu biÓu phô mét c¸ch ®éc lËp. Lóc ®ã gi÷a chóng cßn ch−a cã quan hÖ g× víi nhau. 2. Sö dông c¸c thuéc tÝnh (cña mÉu biÓu): View Allowed vμ Default View ®Ó qui ®Þnh d¹ng tr×nh bμy cña c¸c mÉu biÓu phô, ý nghÜa cña c¸c thuéc tÝnh nμy ®−îc cho trong b¶ng sau: View Allowed Default View D¹ng tr×nh bμy cña mÉu biÓu Datasheet Datasheet D¹ng b¶ng Form Single/Continuos Form Dang biÓu Both Datasheet hoÆc C¶ hai d¹ng trªn Single/Continuos Form Chó ý: §èi víi c¸c mÉu biÓu phô ta th−êng ®Æt gi¸ trÞ sau cho c¸c thuéc tÝnh: View Allowed: Datasheet vμ Default View: Datasheet 3. Më mÉu biÓu chÝnh trong chÕ ®é Design. BÊm phÝm Fl1 ®Ó xuÊt hiÖn ®ång thêi cöa sæ Databse. 4. KÐo mét mÉu biÓu phô tõ cöa sæ Database vμo trong cöa sæ thiÕt kÕ cña mÉu biÓu chÝnh. KÕt qu¶: Access t¹o mét ®iÒu khiÓn kiÓu SubForm buéc vμo mÉu biÓu phô vμ mét nh·n ®i kÌm Tªn(thu«c tÝnh Name) cña ®iÒu khiÓn SubForm ®−îc ®Æt mÆc ®Þnh lμ tªn cña mÉu biÓu phô ®−îc kÐo. Tiªu ®Ò (thuéc tÝnh Caption) cña nh·n ®i kÌm còng ®−îc ®Æt mÆc ®Þnh lμ tªn cña mÉu biÓu phô ®−îc kÐo. Ta cã thÓ söa l¹i c¸c thuéc tÝnh trªn nÕu muèn. Chó ý. §Ó söa thiÕt kÕ cña mÉu biÓu phô, ta bÊm ®óp nót tr¸i chuét.t¹i ®iÒu khiÓn SubForm t−¬ng øng. Khi ®ã sÏ nhËn ®−îc cöa sæ thiÕt kÕ cña mÉu biÓu phô . 5. T¹o sù liªn kÕt gi÷a mÉu biÓu chÝnh vμ mÉu biÓu phô. Dïng c¸c thuéc tÝnh (cña ®iÒu khiÓn kiÓu Subform ®−îc t¹o trong b−íc 4) lμ LinkChildFields vμ LinkMasterFields ®Ó ®iÒn c¸c tr−êng liªn kÕt gi÷a mÉu biÓu chÝnh vμ mÉu biÓu phô. Nãi mét c¸ch cô thÓ h¬n: + Trong dßng thuéc tÝnh LinkmasterFields ta ghi c¸c tr−êng liªn kÕt cña mÉu biÓu chÝnh. + Trong dßng thuéc tÝnh LinkchildFields ta ghi c¸c tr−êng liªn kÕt cña mÉu biÓu phô. Bμi gi¶ng Access 66 CH¦¥NG 6 B¸O BIÓU B¸o biÓu lμ mét kiÓu biÓu mÉu ®Æc biÖt ®−îc thiÕt kÕ cho kh©u in Ên, trong b¸o biÓu, Access tæ hîp d÷ liÖu trong b¶ng vμ truy vÊn ®Ó cã thÓ in theo nh÷ng yªu cÇu cô thÓ. I. X©y dùng b¸o biÓu b»ng hép c«ng cô I.1. C¸c vÊn ®Ò th−êng gÆp khi x©y dùng b¸o biÓu Khi t¹o b¸o biÓu ta th−êng ph¶i gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò sau: 1. X©y dùng ®Çu biÓu (th−êng ®Æt ë ®Çu trang) . 2. X©y dùng th©n biÓu (ë th©n b¸o biÓu) vμ chØnh lý ®Ó th©n biÓu khíp víi ®Çu biÓu. 3. T¹o nÒn mê cho mét ®o¹n v¨n b¶n cÇn nhÊn m¹nh. 4. Chän Font ch÷, cì ch÷, kiÓu in (®Ëm, nghiªng), c¨n lÒ. 5. §¸nh sè thø tù cho b¸o biÓu. 6. Ng¾t trang theo yªu cÇu (chuyÓn sang trang míi). 7. §¸nh sè trang I.2. C¸c c«ng cô th−êng sö dông 1. §iÒu khiÓn Line, Rectangle ®Ó vÏ ®−êng th¼ng vμ h×nh ch÷ nhËt. 2. Chøc n¨ng Duplicate cña menu Edit dïng ®Ó nh©n b¶n mét nhãm ®iÒu khiÓn ®−îc chän. 3. C¸c chøc n¨ng Align vμ Size cña menu Format ®Ó chØnh lý c¸c « ®iÒu khiÓn t¹o nªn ®Çu biÓu vμ th©n biÓu. 4. Sö dông tæ hîp phÝm Ctrl + c¸c phÝm mòi tªn ®Ó di chuyÓn c¶ khèi c¸c ®iÒu khiÓn ®−îc chän theo c¸c b−íc ng¾n. 5. Sö dông thanh c«ng cô Formatting (Form/report)®Ó chän c¸c tr×nh bμy cho « ®iÒu khiÓn. 6. §Ó t¹o cét sè thø tù, ta lμm nh− sau: - T¹o mét ®iÒu khiÓn Text box kiÓu Unbound. G¸n sè 1 cho ®iÒu khiÓn b»ng c¸ch ®Æt = 1 vμo thuéc tÝnh Control Source hoÆc gâ trùc tiÕp =1 vμo « ®iÒu khiÓn. - §Æt thuéc tÝnh Running Sum lμ: i. Over Group nÕu muèn ®¸nh sè thø tù cho tõng nhãm. ii. Over All nÕu muèn ®¸nh sè thø tù cho toμn b¸o biÓu. Bμi gi¶ng Access 67 7. Sö dông ®iÒu khiÓn Page Break trªn hép c«ng cô ®Ó thùc hiÖn ng¾t trang 8. §Ó in sè trang ta dïng mét hép v¨n b¶n kiÓu tÝnh to¸n (trong ®ã ghi c«ng thøc =Page). Hép nμy cã thÓ ®Æt ë ®Çu trang, hoÆc cuèi trang. I.3. C¸c b−íc x©y dùng b¸o biÓu 1. Tõ cöa sæ Database, chän môc Report, råi chän New. KÕt qu¶ xuÊt hiÖn cöa sæ New Report 2. Chän mét b¶ng hoÆc truy vÊn nguån trong hép Choose the table... hoÆc kh«ng chän b¶ng/truy vÊn nguån. Cã thÓ bá qua viÖc chän b¶ng/truy vÊn nÕu kh«ng cÇn sö dông nguån d÷ liÖu hoÆc chän nguån d÷ liÖu sau nμy nhê dïng thuéc tÝnh Record Source. - ë ®©y, còng gièng nh− víi mÉu biÓu, ta thÊy cã c¸ch t¹o b¸o biÓu øng víi 3 lùa chän: Design View, nh÷ng lùa chän tù ®éng (cã tõ AutoForm) vμ nh÷ng lùa chän dïng c«ng cô Wizard (nh÷ng lùa chän cã tõ Wizard). - NÕu chän dïng c«ng cô Wizard th× b¸o biÓu ®−îc x©y dùng b»ng c«ng cô Wizards cña Access vμ ta chØ viÖc tr¶ lêi c¸c c©u hái mμ Access yªu cÇu. - NÕu chän Design View th× b¸o biÓu ®−îc thiÕt kÕ theo ý cña ng−êi sö dông b»ng c¸ch sö dông hép c«ng cô (Tool Box). - NÕu lùa chän tù ®éng th× khu«n d¹ng cña b¸o biÓu sÏ ®−îc t¹o tù ®éng. Trong tr−êng hîp nμy ta lu«n ph¶i chän b¶ng/truy vÊn nguån cho b¸o biÓu. Tr−íc hÕt ta chän c¸ch thiÕt b¸o biÓu theo ý cña ng−êi sö dông, b»ng c¸ch chän Design View, råi bÊm OK. KÕt qu¶ nhËn ®−îc thiÕt kÕ b¸o biÓu Bμi gi¶ng Access 68 3. Sö dông hép c«ng cô ®Ó t¹o c¸c ®iÒu khiÓn trªn b¸o biÓu. 4. Sö dông c¸c c«ng cô ®Ó thùc hiÖn c¸c yªu cÇu khi x©y dùng b¸o biÓu nh− kÎ ®Çu biÓu, th©n biÓu, chän font ch÷, kiÓu in, ®¸nh sè thø tù, ng¾t trang, . . . . 5. Sau khi hoμn tÊt thiÕt kÕ, ta ghi vμ ®Æt tªn cho b¸o biÓu, råi trë vÒ cöa sæ Database. I.4. Thùc hiÖn in b¸o biÓu §Ó in kÕt qu¶ cña b¸o biÓu ra m¸y in, ta lμm nh− sau. - Chän b¸o biÓu cÇn thùc hiÖn in tõ cöa sæ Database - Chän chøc n¨ng Print tõ menu File. - Chó ý: NÕu b¸o biÓu ®ang ë chÕ ®é Print Preview hoÆc Design, th× ta còng cã thÓ in kÕt qu¶ cña nã b»ng c¸ch chän File Æ Print. II. S¾P XÕP Vμ TËP HîP D÷ LIÖU THEO NHãM II.1. S¾p xÕp d÷ liÖu Khi x©y dùng b¸o biÓu ta cã thÓ s¾p xÕp ®Ó kÕt qu¶ in ra theo mét tr×nh tù nμo ®ã. Do vËy ta cã thÓ kh«ng cÇn sö dông truy vÊn ®Ó s¾p xÕp tr−íc d÷ liÖu cho b¸o biÓu. • Kh¶ n¨ng s¾p xÕp: o Cã thÓ s¾p xÕp theo tr−êng o Cã thÓ s¾p xÕp theo mét biÓu thøc chøa c¸c tr−êng o Cã thÓ s¾p xÕp tèi ®a trªn 10 tr−êng hoÆc biÓu thøc Bμi gi¶ng Access 69 • Muèn s¾p xÕp d÷ liÖu trªn b¸o biÓu ta lμm nh− sau: o Më b¸o biÓu trong chÕ ®é Design View o Chän môc Sorting And Grouping tõ men View ®Ó hiÖn cöa sæ o §−a c¸c tr−êng vμ biÓu thøc dïng ®Ó s¾p xÕp vμo cét Field/expression (mçi tr−êng hoÆc biÓu thøc ®Æt trªn mét dßng). o Chän thø tù s¾p xÕp (t¨ng - Ascending hoÆc gi¶m - Descending) trong cét Sort Order. NÕu s¾p xÕp theo nhiÒu tr−êng hoÆc biÓu thøc, th× thø tù −u tiªn lÊy tõ trªn xuèng. II.2. Ph©n nhãm d÷ liÖu • Cã thÓ ph©n nhãm trªn bÊt kú tr−êng hay biÓu thøc nμo ®· ®−îc s¾p thø tù (®· ®−a vμo cét Field/expression). • Thø tù ph©n nhãm: Gi¶ sö ta s¾p xÕp vμ ph©n nhãm theo ba tr−êng theo thø tù tõ trªn xuèng d−íi lμ Field 1 , Field2, Field3. Khi ®ã d÷ liÖu ®−îc ph©n nhãm nh− sau: o Tr−íc hÕt c¸c b¶n ghi ®−îc ph©n nhãm theo Fieldl . Ta nhËn ®−îc c¸c nhãm cÊp 1. o Trong mçi nhãm cÊp 1, c¸c b¶n ghi l¹i ®−îc ph©n nhãm theo Field2. Ta nhËn ®−îc c¸c nhãm cÊp 2. o Trong mçi nhãm cÊp 2, c¸c b¶n ghi l¹i ®−îc ph©n nhãm theo Field3. Ta nhËn ®−îc c¸c nhãm cÊp • C¸ch nhãm d÷ liÖu theo tr−êng ph©n nhãm o C¸ch nhãm d÷ liÖu ®−îc quy ®Þnh b»ng c¸c thuéc tÝnh Group On vμ Group Interval cña tr−êng ph©n nhãm trong cöa sæ Sorting And Grouping. VÝ dô nÕu ®Æt thuéc tÝnh Group On lμ Each Value vμ thuéc tÝnh Group Interval lμ 1 , th× d÷ liÖu ®−îc ph©n nhãm theo gi¸ trÞ cña tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm. Khi ®ã c¸c b¶n ghi cã cïng gi¸ trÞ trªn tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm sÏ d−îc nhãm l¹i. II.3. §Çu nhãm vμ cuèi nhãm II.3.1. T¹o ®Çu nhãm vμ cuèi nhãm trªn b¸o biÓu. Mçi nhãm (bÊt kú cÊp nμo) còng cã thÓ thªm phÇn ®Çu nhãm vμ phÇn cuèi nhãm trªn mÉu biÓu. C¸ch thªm hoÆc huû chóng nh− sau: - Më cöa sæ Sorting And Grouping - Chän tr−êng hay biÓu thøc ph©n nhãm - §Æt thuéc tÝnh Group Header lμ Yes ®Ò thªm phÇn ®Çu nhãm hoÆc No ®Ó huû phÇn ®Çu nhãm. Bμi gi¶ng Access 70 - §Æt thuéc tÝnh Group Footer lμ Yes ®Ó thªm phÇn cuèi nhãm hoÆc No ®Ó huû phÇn cuèi nhãm. II.3.2. §Æt c¸c « ®iÒu khiÓn trªn phÇn ®Çu/cuèi nhãm. Trªn c¸c phÇn ®Çu nhãm vμ cuèi nhãm ta cã thÓ ®Æt bÊt kú ®iÒu khiÓn.nμo cña b¸o biÓu. II.3.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn tõng nhãm T¹i ®Çu/cuèi nhãm, ta cã thÓ sö dông mét sè hμm chuÈn cña Access ®Ó thùc hiÖn viÖc tæng hîp d÷ liÖu cña mçi nhãm. VÝ dô dïng hμm Sôm ®Ó tÝnh tæng c¸c gi¸ trÞ cña mét tr−êng sè trªn c¸c b¶n ghi cña mçi nhãm, dïng hμm Count ®Ó ®Õm sè b¶n ghi cña nhãm. II.3.4. In theo nhãm Thuéc tÝnh Keep Together trong cöa sæ Sorting and Grouping cho 2 kh¶ n¨ng in ®õ hÕu cña nhãm nh− sau: - NÕu Keep Together: Whole Group th× nhãm sÏ b¾t ®Çu in tõ trang míi nÕu phÇn cßn l¹i cña trang kh«ng chøa næi tÊt c¶ c¸c b¶n ghi cña nhãm. - NÕu , Keep Together: With First Detail th× . trªn mçi trang, tiªu ®Ò nhãm sÏ ®−îc in kÌm víi Ýt nhÊt mét b¶n ghi. III. NhãM D÷ LIÖU THEO TR¦êng PH¢N NHãM III.1. C¸ch ph©n nhãm ®èi víi tr−êng/biÓu thøc kiÓu sè Cã hai c¸ch ph©n nhãm: Theo gi¸ trÞ vμ theo miÒn gi¸ trÞ. III.1.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ. §Ó ph©n nhãm theo gi¸ trÞ ta ®Æt: Group On: Each Value. Khi ®ã c¸c b¶n ghi ®−îc s¾p xÕp theo thø tù t¨ng hoÆc gi¶m cña tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm, sau ®ã c¸c b¶n ghi cã cïng gi¸ trÞ trªn tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm sÏ ®−îc ®−a vμo mét nhãm. III.1.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ §Ó ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ ta ®Æt: - Thuéc tÝnh Group On lμ Interval - Thuéc tÝnh Group Interval lμ mét gi¸ trÞ Khi ®ã miÒn ph©n nhãm lμ c¸c ®o¹n cã ®é dμi b»ng gi¸ trÞ ®−a vμo thuéc tÝnh Group Interval vμ mèc lμ gi¸ trÞ 0. Ch¼ng h¹n, nÕu ®Æt c¸c thuéc tÝnh: Group On: Interval vμ Group Interval: 5 th× miÒn ph©n nhãm lμ c¸c ®o¹n cã ®é dμi 5 vμ mèc lμ 0. §ã lμ c¸c ®o¹n: [-10 –6], [-5,-1], [0,4], [5,9], [l0,14], . . C¸c b¶n ghi cã gi¸ trÞ cña tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm r¬i vμo cïng mét ®o¹n sÏ ®−îc ®−a vμo mét nhãm. Bμi gi¶ng Access 71 Chó ý: C¸c b¶n ghi ®−îc s¾p xÕp theo nhãm. Nh−ng trong cïng mét nhãm th× c¸c b¶n ghi ch−a h¼n ®· ®−îc s¾p xÕp theo gi¸ trÞ cña trõ−êng/biÓu thøc ph©n nhãm III.2. C¸ch ph©n nhãm ®èi víi tr−êng/biÓu thøc kiÓu Date/time Cã hai c¸ch ph©n nhãm: Theo gi¸ trÞ vμ theo miÒn gi¸ trÞ. III.2.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ. §Ó ph©n nhãm theo gi¸ trÞ ta ®Æt: Group On: Each Value Khi ®ã c¸c b¶n ghi ®−îc s¾p xÕp theo thø tù t¨ng hoÆc gi¶m cña tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm, sau ®ã c¸c b¶n ghi cã cïng gi¸ trÞ trªn tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm sÏ ®−îc ®−a vμo mét nhãm. III.2.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ MiÒn gi¸ trÞ cã thÓ nh− theo mét trong c¸c ®¬n Year, Qtr (quÝ), Month, Week, Day §Ó ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ ta ®Æt: - Thuéc tÝnh Group On lμ mét trong c¸c ®¬n vÞ trªn. - Thuéc tÝnh Group Interval lμ mét biÓu thøc sè Khi ®ã miÒn ph©n nhãm ®−îc x¸c ®Þnh b»ng hai thuéc tÝnh trªn. Ch¼ng h¹n, nÕu ®Æt c¸c th−íc tÝnh: ' Group On: Month Group Interval: 6 th× miÒn ph©n nhãm lμ c¸c kho¶ng thêi gian 6 th¸ng mét b¾t ®Çu tÝnh tõ th¸ng thø nhÊt trong n¨m. III.3. C¸ch ph©n nhãm ®èi víi tr−ßng/biÓu thøc kiÓu Text III.3.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ §Ó ph©n nhãm theo gi¸ trÞ ta ®Æt: Group On: Each Value. Khi ®ã c¸c b¶n ghi ®−îc s¾p xÕp theo thø tù t¨ng hoÆc gi¶m cña tr−êng/biÓu thøc ph©n nhãm vμ ®−a vμo mét nhãm. III.3.2. Ph©n nhãm theo c¸c ký tù ®Çu §Ó ph©n nhãm theo c¸c ký tù ®Çu ta ®Æt: - Thuéc tÝnh Group On lμ Prefix Charcter - Thuéc tÝnh Group Interval lμ mét gi¸ trÞ nguyªn n Khi ®ã c¸c b¶n ghi trïng nhau trªn n ký tù ®Çu ®−îc ph©n nhãm vμ ®−a vμo mét nhãm IV. TæNG HîP D÷ LIÖU TR£N B¸O BIÓU IV.1. C¸c hμm dïng ®Ó tæng hîp d÷ liÖu. Cho phÐp tæng hîp d÷ liÖu trªn c¸c nhãm vμ trªn toμn bé mÉu biÓu b»ng c¸ch sö dông c¸c hμm sau: - Sum TÝnh tæng Bμi gi¶ng Access 72 - Avg TÝnh gi¸ trÞ trung b×nh Min T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt Max T×m gi¸ trÞ lín nhÊt Count §Õm sè b¶n ghi First Cho b¶n ghi ®Çu tiªn Last Cho b¶n ghi cuèi cïng IV.2. Tæng hîp d÷ liÖu trªn mçi nhãm. §Ó tæng hîp d÷ liÖu cña c¸c b¶n ghi trong nhãm, ta t¹o c¸c ®iÒu khiÓn Unbound t¹i ®Çu hoÆc cuèi nhãm vμ ®Æt vμo « ®iÒu khiÓn c¸c hμm nãi trªn. VÝ dô: Khi x©y dùng b¶ng tæng hîp l−¬ng cho mét c«ng ty, ta cÇn tÝnh tæng l−¬ng vμ sè ng−êi cña mçi ®¬n vÞ thuéc c«ng ty. Muèn vËy ta x©y dùng mét b¸o c¸o vμ nhãm d÷ liÖu theo tr−êng DV (®¬n vÞ). T¹i ®Çu hoÆc cuèi nhãm DV ta ®−a vμo c¸c ®iÒu khiÓn sau: Sè ng−êi: =Count([HT]) Tæng l−¬ng: =Sum([NC]*[ML]) Trong ®ã HT (hä tªn), NC (ngμy c«ng) vμ ML (møc l−¬ng) lμ c¸c tr−êng cña b¶ng/truy vÊn nguån cña b¸o biÓu. IV.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn toμn b¸o biÓu §Ó tæng hîp d÷ liÖu trªn c¸c b¶n ghi cña toμn bé b¸o biÓu, ta còng lμm nh− c¸ch trªn, nh−ng c¸c ®iÒu khiÓn ®−îc ®Æt t¹i ®Çu hoÆc cuèi b¸o biÓu. IV.4. So s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn c¸c phÇn cña b¸o biÓu Khi x©y dùng c¸c b¸o biÓu th−êng ph¶i so s¸nh, ®èi chiÕu sè liÖu tæng hîp gi÷a c¸c phÇn víi nhau. VÝ dô khi tæng hîp l−¬ng cña c«ng ty cÇn biÕt tæng l−¬ng cña mçi ®¬n vÞ chiÕm bao nhiªu phÇn tr¨m tæng l−¬ng cña toμn c«ng ty. §Ó so s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn c¸c phÇn cña b¸o biÓu ta lμm nh− sau: . 1. T¹o c¸c « ®iÒu khiÓn t¹i ®Çu hoÆc cuèi mçi phÇn ®Ó nhËn d÷ hÕu tæng hîp trªn c¸c phÇn. Dïng thuéc tÝnh Nam ®Æt tªn cho c¸c « ®iÒu khiÓn. 2. Sö dông c¸c « ®iÒu khiÓn nãi trªn ®Ó thùc hiÖn c¸c phÐp so s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn c¸c phÇn kh¸c nhau cña b¸o biÓu. C¸ch lμm nh− sau: T¹o c¸c « ®iÒu khiÓn míi (t¹i bÊt kú vÞ trÝ nμo trªn b¸o biÓu), råi ®Æt vμo ®ã c¸c biÓu thøc chøa tªn c¸c « ®iÒu khiÓn ®· x©y dùng ë b−íc 1 . IV.5. Kh«ng in mét sè « ®iÒu khiÓn cña b¸o biÓu. NÕu ®Æt thuéc tÝnh Visible cña « lμ No th× néi dung cña « ®ã kh«ng in trªn giÊy, nh−ng vÉn cã kho¶ng trèng ®óng b»ng kÝch th−íc cña « ®iÒu khiÓn. NÕu ®Æt thuéc tÝnh Height cña ®iÒu khiÓn lμ 0 th× néi dung hoμn toμn bÞ bá qua trªn kÕt qu¶ in cu¶ b¸o biÓu. Bμi gi¶ng Access 73 V. B¸o biÓu chÝnh vμ b¸o biÓu phô C¸ch tæ chøc b¸o biÓu chÝnh vμ b¸o biÓu phô hoμn toμn gièng nh− viÖc tæ chøc mÉu biÓu chÝnh, phô ®· tr×nh bμy trong phÇn mÉu biÓu. Tr×nh tù thùc hiÖn nh− sau: 1. T¹o b¸o biÓu chÝnh vμ phô hoμn toμn ®éc lËp. Lóc nμy chóng ch−a cã quan hÖ g× víi nhau 2. Më b¸o biÓu chÝnh trong chÕ ®é Design View, bÊm phÝm F11 ®Ó ®ång thêi më cöa sæ Databbse. 3. KÐo mét b¸o biÓu phô tõ cöa sæ Database vμo trong cöa sæ thiÕt kÕ cña b¸o biÓu chÝnh. KÕt qu¶ Access t¹o mét ®iÒu khiÓn kiÓu SubReport buéc vμo b¸o biÓu phô vμ mét nh·n ®i kÌm. Tªn (thuéc tÝnh name) cña b¸o biÓu phô ®−îc ®Æt mÆc ®Þnh cho b¸o biÓu phô ®−îc kÐo. Ta cã thÓ söa nÕu muèn. 4. T¹o sù liªn kÕt gi÷a b¸o biÓu chÝnh vμ b¸o biÓu phô. Dïng c¸c thuéc tÝnh cña SubReport nh− sau: LinkChildFields: Tr−êng liªn kÕt cña b¸o biÓu phô LinkMasterFields: Tr−êng liªn kÕt cña b¸o biÓu chÝnh * T¸c dông cña liªn kÕt: trªn b¸o biÓu phô chØ hiÖn c¸c b¶n ghi cïng gi¸ trÞ liªn kÕt víi c¸c b¶n ghi hiÖn hμnh (®ang xÐt) cña b¸o biÓu chÝnh. Hay nãi c¸ch kh¸c chØ c¸c b¶n ghi cña b¸o biÓu phô cã liªn quan ®Õn b¸o biÓu chÝnh míi ®−îc in trªn b¸o biÓu chÝnh. * Chó ý: NÕu kh«ng t¹o liªn kÕt th× toμn bé b¶n ghi cña b¸o biÓu phô sÏ hiÖn trªn b¸o biÓu chÝnh. VI. X©y dùng b¸o biÓu tù ®éng b»ng Wizard 1. Tõ cöa sæ Database chän môc Report råi bÊm nót New. KÕt qu¶ hiÖn cöa sæ New Report. 2. Chän mét b¶ng hoÆc truy vÊn lμm nguån d÷ liÖu cho b¸o biÓu t¹i môc Choose the Table or Query... . 3 . Chän mét trong hai kiÓu b¸o biÓu tù ®éng (cã tõ AutoReport) hoÆc chän Report Wizard trong danh s¸ch trªn d−íi ®©y sÏ tr×nh bÇy mét sè c¸ch chän trªn. T¹o b¸o biÓu tù ®éng kiÓu Columnar Chän môc AutoReport: Columnar trong cöa sæ New Report, råi bÊm OK. KÕt qu¶ nhËn ®−îc cöa sæ Report. NÕu muèn thay ®æi l¹i th× chän View - -> Design View ®Ó thay ®æi. T¹o b¸o tù ®éng kiÓu Tabular Bμi gi¶ng Access 74 Chän môc AutoReport: Tabular trong cöa sæ New Report, råi bÊm OK. KÕt qu¶ nhËn ®−îc cöa sæ Report. NÕu muèn thay ®æi l¹i th× chän View --> Design View ®Ó thay ®æi. T¹o b¸o tù ®éng b»ng c«ng cô Wizard 1. Chän môc AutoReport: Tabular trong cöa sæ New Report råi bÊm OK. 2. Chän c¸c tr−êng ®−a vμo b¸o biÓu --> bÊm Next 3. Chän c¸c tr−êng dïng ®Ó ph©n nhãm --> bÊm Next 4. Chän c¸c tr−êng ®Ó s¾p xÕp nÕu muèn --> bÊm Next. 5. Chän c¸c d¹ng hiÕn thÞ t¹i môc Layout, chän h−íng in t¹i Orientation (VD chän Portrait), --> bÊm Next. 6. Chän mét trong c¸c mÉu trang trÝ --> bÊm Next (ë ®©y ta chän Bold), råi bÊm Next. 7. Söa l¹i tiªu ®Ò cho b¸o biÓu (tiªu ®Ò mÆc ®Þnh lμ tªn b¶ng/truy nguån) --> bÊm Finish. 8. Cã thÓ chän View, Design View ®Ó chuyÓn vÒ cöa sæ thiÕt kÕ, råi tiÕn hμnh ®æi l¹i font ch÷ vμ tiÕn hμnh c¸c chØnh söa kh¸c nÕu muèn Bμi gi¶ng Access 75 c¸c bμi tËp thùc hμnh Bμi thùc hμnh sè 1 1-T¹o 2 b¶ng sau: BanHang Tªn cét KiÓu d÷ liÖu STT Auto Number NgayBan Date/Time MaHang Text SoLuong Number TongTien Currency LoaiHang Tªn cét KiÓu d÷ liÖu MaHang Text TenHang Text DonGia Currency 2-NhËp d÷ liÖu cho 2 b¶ng trªn. Mçi b¶ng kho¶ng 5 b¶n ghi. 3-ThiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a 2 b¶ng th«ng qua MaHang. 4-Trong b¶ng BanHang h·y: -ChÌn tr−íc cét TongTien mét cét míi cã tªn lμ NguoiBan(Text) -ChÌn sau cét NguoiBan mét cét míi cã tªn lμ DaThanhToan(yes/No) -Di chuyÓn cét NgayBan xuèng phÝa sau cét SoLuong. -§Æt 3 ch÷ sè thËp ph©n cho cét TongTien. 5-Më b¶ng BanHang ra: -T×m nh÷ng b¶n ghi cã MaHang lμ M1. -§Æt chiÒu cao cña hμng lμ 15. -§Æt ®é réng cña cét lμ Best Fit. -Di chuyÓn cét NguoiBan ra phÝa sau cét DaThanhToan. -giÊu 2 cét NguoiBan vμ TongTien. -HiÖn l¹i 2 cét. -ChØ hiÖn c¸c ®−êng l−íi däc, Èn ®i c¸c ®−êng l−íi ngang. -§Æt mμu nÒn cña b¶ng mμu xanh, cßn c¸c ®−êng l−íi mμu vμng. -§Æt font ch÷ cho d÷ liÖu trong b¶ng lμ .Vntime cì 14. -S¾p xÕp t¨ng dÇn cét MaHang, s¾p xÕp gi¶m dÇn cét NgayBan. -Läc ra nh÷ng b¶n ghi cã MaHang lμ M1. -ChÌn thªm 1 b¶n ghi. -Xo¸ b¶n ghi ®Çu tiªn. Bμi thùc hμnh sè 2 1, khëi ®éng Access vμ t¹o b¶ng sau (danh sach) Stt Hä tªn Sè b¸o danh Ngμy sinh 1 TrÇn ThÞnh 99A001 12/12/78 2 M¹nh Vò 99A002 09/09/78 3 Träng Minh 99A003 01/09/77 2, Söa a, Ngμy sinh ng−êi sè 2 lμ 20/08/80 Bμi gi¶ng Access 76 b, Hä tªn ng−êi thø 3 lμ “NguyÔn V¨n Phó” c, Thªm mét ng−êi míi sau 4 Träng Sü 99A004 01/09/76 3, T¹o b¶ng míi sau tªn lμ(Ket Qua) Sè b¸o danh To¸n Lý Ho¸ 99A001 6 8 9 99A002 7 7 8 99A003 8 8 7 99A004 8 8 8 4, H·y t¹o mèi quan hÖ gi÷a hai b¶ng (Danh Sach vμ Ket qua) Qua tr−êng Sè b¸o danh 5, T¹o b¶ng sau tªn lμ (§ia Chi) Sè b¸o danh ®Þa chØ 99A001 166- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m- Hμ néi 99A002 Sè 10- Hoμng Quèc ViÖt -Hμ néi 99A003 193-Mai dÞch -Hμ néi 99A004 Sè 234- Hoμng Quèc ViÖt -Hμ néi 6, T¹o mèi Quan hÖ gi÷a 3 b¶ng Danh sach - ket qua -®ia chi 7,S¾p xÕp cét to¸n t¨ng dÇn 8, S¾p xÕp cét ngμy sinh gi¶m dÇn 9,T×m ng−êi cã Sè b¸o danh 99A003 10,T×m ng−êi cã §ia chi (193-Mai dÞch -Hμ néi) 11,Läc d÷ liÖu. a. Ng−êi cã To¸n>=6 b. Ng−êi cã Lý>=5 vμ Ho¸ >=7 c. Ng−êi cã Ngμy sinh=01/09/77 d. Ng−êi cã To¸n,Lý,Ho¸>=4 bμi thùc hμnh sè 3 1. T¹o B¶ng 1 tªn lμ (§¬n ®Æt hμng) M· ®¬n ®Æt hμng Ngμy ®Æt hμng M· vËt t− Vt001 12/12/99 T01 Vt002 11/11/99 T02 Vt003 10/10/99 T03 Vt004 02/02/99 T04 Vt005 03/03/98 T05 Vt006 02/06/99 T06 2. B¶ng 2 (Danh môc vËt t−) M· vËt t− Tªn vËt t− T01 Ti vi T02 Tñ l¹nh T03 §iÒu hoμ T04 M¸y tÝnh T05 Tói s¸ch Bμi gi¶ng Access 77 T06 Tñ t−êng 3. B¶ng 3 (Sè l−îng) M· ®¬n ®Æt hμng Sè l−îng Vt001 500 Vt002 200 Vt003 400 Vt004 100 Vt005 300 Vt006 600 4. B¶ng 4 (§¬n gi¸) M· vËt t− §¬n gi¸ T01 5000 T02 6000 T03 4000 T04 6000 T05 8000 T06 5000 5. T¹o mèi Quan hÖ Sau -B¶ng1 vμ B¶ng 2 -B¶ng1 vμ B¶ng 3 -B¶ng2 vμ B¶ng 4 -B¶ng1 vμ B¶ng 2,3,4 6.läc ra nh÷ng m· vËt t− lμ T01 vμ T02 7.läc ra víi ®iÒu kiÖn Sè l−îng >300 8.Xo¸ mèi Quan hÖ trªn gi÷a 3 B¶ng Bμi thùc hμnh sè 4 1, T¹o B¶ng cã tªn lμ (Danh s¸ch) MNV Hä ®Öm Tªn Quª Qu¸n Ngμy sinh Giãi tÝnh M01 TrÇn V¨n §øc Hμ nam 02/02/78 1 M02 Hoμng V¨n Tó Hμ néi 03/03/77 1 M03 NguyÔn Nh− Tïng Hμ néi 05/05/81 1 M04 TrÇn Thu Nga Hμ néi 05/06/77 0 M05 NguyÔn Nh− Träng H¶i phßng 02/02/78 1 2, B¶ng 2 cã tªn lμ (§¬n vÞ c«ng t¸c) MNV Tªn phßng ban Chøc vô N¨m c«ng t¸c M01 Hμnh chÝnh Tp 12 M02 Tμi vô PP 13 M03 KÕ ho¹ch Tp 12 M04 Kü thuËt Tp 11 M05 §êi sèng Nv 10 3, T¹o B¶ng 3 cã tªn lμ (TiÒn l−¬ng) MNV L−¬ng c¬ b¶n T¹m øng M01 500 100 M02 600 200 Bμi gi¶ng Access 78 M03 200 100 M04 300 200 M05 500 250 4. Liªn kÕt c¸c b¶ng trªn vμ t¹o c¸c query sau ®Ó truy vÊn d÷ liÖu tõ CSDL: 4.1.QryDanhsach gåm c¸c th«ng tin sau :hä ®Öm, tªn, quª qu¸n, Ngμy sinh, giíi tÝnh, chøc vô, n¨m c«ng t¸c, l−¬ng c¬ b¶n, phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, ®−îc lÜnh, phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, ®−îc lÜnh. Trong ®ã: + Phô cÊp =15% L−¬ng c¬ b¶n + B¶o hiÓm X· héi=5% L−¬ng c¬ B¶n + B¶o hiÓm Y TÕ=2% L−¬ng c¬ B¶n + §−îc LÜnh=(L−¬ng c¬ b¶n+Phô cÊp)-(B¶o hiÓm X· héi+B¶o hiÓm Y tÕ +T¹m øng). 4.2. T¹o query2 gåm nh÷ng ng−êi lμ nam giíi vμ quª ë Hμ néi, víi c¸c th«ng tin nh− QryDanhsach. 4.3. T¹o query3 gåm c¸c th«ng tin: hä ®Öm, tªn, tªn phßng ban, chøc vô, ®−îc lÜnh. C¨n cø vμo n¨m c«ng t¸c ®Ó thªm tiÒn vμo cét ®−îc lÜnh nh− sau: >=10 n¨m : thªm 50000® >=5 vμ <10 n¨m: thªm 30000® <5 n¨m: thªm 20000® 4.4. T¹o query4 §−a ra danh s¸ch nh÷ng ng−êi cã n¨m c«ng t¸c >=10 vμ ë phßng hμnh chÝnh hoÆc phßng tμi vô (víi c¸c th«ng tin nh− Query3). Bμi thùc hμnh sè 5 T¹o CSDL sau B¶ng 1: cã tªn (Kh¸ch hμng) Sè m¸y Hä ®Öm Tªn §Þa chØ 5635465 TrÇn V¨n §øc 193-Mai dÞch -Hμ néi 9271726 Hoμng V¨n Tó 166- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m- HN 8237901 NguyÔn Nh− Tïng Sè 10- Hoμng Quèc ViÖt –HN 7655194 TrÇn Ngäc Hïng 168- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m- HN 8390233 NguyÔn Nh− Träng Sè 234- Hoμng Quèc ViÖt -HN B¶ng 2 cã tªn lμ Danh s¸ch gäi Sè m¸y Sè m¸y bÞ gäi Thêi gian gäi(phót) 5635465 04-7655194 12 9271726 08-7655412 3 9271726 034-8810073 11 5635465 04-8837219 5 8237901 08-7584343 14 8237901 030-768596 6 8390233 04-7655194 14 7655194 04-7985654 18 7655194 030-8832599 6 C¨n cø vμo c¸ch tÝnh tiÒn sau