Bài giảng 5: đánh giá thành quả quản lý

Minh Long * Bài giảng 5: ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ QUẢN LÝ Kế toán quản trị ThS Võ Minh Long Minh Long * Mục tiêu Sau khi học xong bài giảng này, Học viên có thể: - Giải thích vai trò của kế toán trách nhiệm trong việc khuyến khích hướng đến mục tiêu chung của các bộ phận. - Xác định các trung tâm trách nhiệm như: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư… - Hiểu rõ các công cụ được sử dụng để đánh giá thành quả quản lý của các trung tâm trách nhiệm. - Phương pháp lập hoàn chỉnh báo cáo bộ phận. - Phân tích các báo cáo bộ phận để đánh giá thành quả hoạt động và quản lý của bộ phận. Minh Long * Kế toán trách nhiệm Hầu hết các tổ chức được chia thành các đơn vị nhỏ hơn với trách nhiệm riêng biệt: khu vực, đơn vị kinh doanh, bộ phận…. => sự phân cấp quản lý nhằm đạt mục tiêu chung là hiệu quả nhất. Các lợi ích đạt được: + Trao quyền ra quyết định cho từng cấp quản lý => nhà quản trị cấp cao sẽ giảm giải quyết công việc hàng ngày và tập trung vào các kế hoạch dài hạn. + Tạo điều kiện cho các nhà quản trị cấp thấp trở thành nhà quản trị cấp cao trong tương lai. + Thực hiện các quyết định do chính các cấp hoạch định. + Là cơ sở hình thành các trung tâm trách nhiệm…. Minh Long * - Thông tin và qui trách nhiệm: hệ thống nên chỉ ra cá nhân trong tổ chức, người có trách nhiệm giải thích từng sự kiện hoặc các kết quả tài chính. - Khả năng kiểm soát: cần phân biệt giữa chi phí hoặc doanh thu có thể kiểm soát được và không thể kiểm soát được nhằm quản trị tốt doanh nghiệp. Những ảnh hưởng về thái độ của kế toán trách nhiệm Minh Long * - Trung tâm trách nhiệm: một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản trị của nó chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính của các hoạt động của đơn vị phụ thuộc. - Trung tâm chi phí: là một bộ phận mà các nhà quản trị chỉ có quyền ra quyết định đối với các chi phí phát sinh trong bộ phận đó. - Trung tâm doanh thu: là một bộ phận mà các nhà quản trị chỉ có quyền ra quyết định đối với doanh thu phát sinh trong bộ phận đó. - Trung tâm lợi nhuận: là một bộ phận mà các nhà quản trị chỉ có quyền ra quyết định đối với lợi nhuận đạt được trong bộ phận đó. Và nó cũng chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí. - Trung tâm đầu tư: là một bộ phận mà các nhà quản trị chỉ có quyền ra quyết định đối với lợi nhuận và vốn đầu tư của bộ phận đó. Các trung tâm trách nhiệm Minh Long * Đánh giá thành quả quản lý của trung tâm chi phí - Nó được đánh giá qua báo cáo thành quả được lập cho từng trung tâm chi phí riêng biệt. - Các thông tin đưa vào báo cáo để đánh giá thành quả lý của các nhà quản trị ở trung tâm chi phí chỉ là chi phí có thể kiểm soát bởi từng nhà quản trị ở từng trung tâm chi phí. - Phương pháp: so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán => nhà quản trị đưa ra chênh lệch nào là thuận lợi (F), chênh lệch nào là bất lợi (U). Chênh lệch nào do biến động của sản lượng, chênh lệch nào do thành quả kiểm soát chi phí mang lại. Minh Long * Ví dụ: Báo cáo thành quả quản lý chi phí Minh Long * Chú thích: dự toán linh hoạt Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng cho những mức độ hoạt động khác nhau trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp => cần xác định phạm vi phù hợp về hoạt động cho doanh nghiệp. Minh Long * Đánh giá thành quả quản lý của trung tâm lợi nhuận - Nó được đánh giá qua báo cáo thành quả được lập cho từng trung tâm lợi nhuận riêng biệt. - Các thông tin đưa vào báo cáo để đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm lợi nhuận chỉ là lợi nhuận có thể kiểm soát bởi từng nhà quản trị ở từng trung tâm lợi nhuận. - Phương pháp: + Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo dạng số dư đãm phí nhưng chỉ bao gồm doanh thu và chi phí có thể kiểm soát bởi các nhà quản trị của trung tâm lợi nhuận. + So sánh thông tin thực tế với thông tin dự toán => nhà quản trị đưa ra chênh lệch nào là thuận lợi (F), chênh lệch nào là bất lợi (U). Chênh lệch nào do biến động của sản lượng, chênh lệch nào do thành quả kiểm soát doanh thu và chi phí mang lại. Minh Long * Ví dụ: Báo cáo thành quả quản lý lợi nhuận Minh Long * Đánh giá thành quả quản lý của trung tâm đầu tư - Mục tiêu: + Tối đa hóa lợi nhuận. + Sử dụng vốn càng hiệu quả càng tốt. - Thước đo: + Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI: Return On Investment). + Thu nhập thặng dư (RS: Residual Income). Minh Long * Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư Sơ đồ cấu trúc ROI Minh Long * Từ công thức trên, các biện pháp có thể làm tăng ROI: - Tăng doanh thu bán hàng. - Giảm chi phí hoạt động. - Giảm vốn hoạt động bình quân. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư Minh Long * Ví dụ minh họa Có tài liệu về công ty Thương Mại như sau: 10% x 1,6 = 16% = Minh Long * Ví dụ minh họa (tt) Biện pháp 1 Biện pháp 1: Tăng doanh thu. - Doanh thu có vai trò trung gian nhưng nó là nhân tố cấu thành nên hai chỉ tiêu cơ cấu xác định ROI. - Sự gia tăng doanh thu bán hàng trong điều kiện các nhân tố khác không đổi sẽ là điều kiện tăng thêm về lợi nhuận. Ví dụ: Giả sử trong kỳ công ty có các biện pháp làm tăng doanh thu thêm 100trđ. Biết rằng tỷ lệ biến phí so với doanh thu là 72%. Vốn hoạt động không đổi. Hãy xác định ROI trong trường hợp này? Minh Long * Ví dụ minh họa (tt)Biện pháp 1 Kết quả của công ty Thương Mại như sau: Minh Long * Ví dụ minh họa (tt) Biện pháp 2 Biện pháp 2: Giảm chi phí hoạt động. Biện pháp quan trọng nhất để tăng tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là giảm các khoản chi phí và đặc biệt là giảm biến phí => cần thực hiện quá trình tự động hóa sản xuất kinh doanh. Ví dụ: Giả sử trong kỳ công ty ứng dụng các biện pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật nên giảm được 4 trđ chi phí; doanh thu và vốn hoạt động không đổi. Hãy xác định ROI trong trường hợp này? Minh Long * Ví dụ minh họa (tt)Biện pháp 2 Kết quả của công ty Thương Mại như sau: Minh Long * Ví dụ minh họa (tt) Biện pháp 3 Biện pháp 3: Giảm vốn hoạt động. - Biện pháp quan trọng nhất giảm vốn phải đặt trọng tâm là giảm tài sản ngắn hạn: sử dụng tiền có hiệu quả, có mức tồn kho hợp lý nhất, giảm các khoản phải thu bằng giải giáp tích cực thu hồi nợ đến hạn thật nhanh. => tăng vòng quay vốn. Ví dụ: Giả sử trong kỳ công ty đã áp dụng các biện pháp tích cực trong kinh doanh và đã làm tăng vòng quay vốn => giảm vốn đưa vào kinh doanh là 30 trđ với điều kiện doanh thu và lợi nhuận thuần không thay đổi. Hãy xác định ROI trong trường hợp này? Minh Long * Ví dụ minh họa (tt)Biện pháp 3 Kết quả của công ty Thương Mại như sau: Minh Long * Một số hạn chế của chỉ tiêu ROI - Có khuynh hướng chú trọng đến quá trình sinh lời ngắn hạn hơn là quá trình dài hạn => có thể bỏ qua nhiều dự án có hiệu quả trong tương lai. - Không phù hợp với mô hình vận động của dòng tiền (dòng thu và dòng chi) khi sử dụng trong phân tích vốn đầu tư. Minh Long * Giải pháp giải quyết hạn chế của chỉ tiêu ROI Các nhà quản trị thường dùng các chỉ tiêu khác ngoài ROI để đánh giá bổ sung: - Sự tăng trưởng của thị phần. - Sự tăng trưởng của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Sự tăng lên của lợi nhuận thuần. - Số vòng quay khoản phải thu và tồn kho…. Minh Long * Thu nhập thặng dư (RS) Thu nhập thặng dư: thu nhập thuần túy hoạt động mà một trung tâm đầu tư có khả năng đạt được do tỷ lệ hoàn vốn cao hơn tỷ lệ hoàn vốn tối thiểu tính trên vốn hoạt động. Công thức: Minh Long * Ví dụ minh họa Có tài liệu về bộ phận A của công ty Thương Mại như sau: Giả sử bộ phận này yêu cầu tỷ lệ hoàn vốn tối thiểu: 15%. Minh Long * So sánh phương pháp ROI và RS Có tài liệu về bộ phận A của công ty Thương Mại như sau: đvt: trđ. Giả sử: bộ phận này có cơ hội đầu tư thêm 500trđ vào dự án mới và sẽ đem lại lợi nhuận thuần là 90trđ. Minh Long * So sánh phương pháp ROI và RS (tt) - Nếu theo phương pháp ROI thì nhà quản trị sẽ cảm thấy dự án mới không hấp dẫn do ROI tổng bị giảm xuống. - Nếu theo phương pháp RS thì nhà quản trị sẽ cảm thấy dự án mới rất hấp dẫn do RS tăng lên (tất cả dự án có tỷ lệ hoàn vốn lớn hơn tỷ lệ hoàn vốn tối thiểu 15% đều hấp dẫn). - Tuy nhiên, nếu nhà quản trị xem xét các dự án có tỷ lệ hoàn vốn lớn hơn tỷ lệ hoàn vốn tối thiểu (15%) thì chọn phương pháp nào cũng được chấp nhận. Minh Long * Một số hạn chế của chỉ tiêu rs - Không thể so sánh các thành quả của các trung tâm đầu tư có quy mô khác nhau. - Trong so sánh nếu lựa chọn RS lớn nhất đôi lúc là sai lầm => có thể bóp méo sự so sánh của các trung tâm có quy mô khác nhau. => Nhiều công ty đã sử dụng cả 2 phương pháp để đo lường để đánh giá thành quả bộ phận. Minh Long * Ví dụ minh họaSo sánh thu nhập thặng dư (RS) - Ví dụ: Có tài liệu về 2 bộ phận của công ty Thương Mại: vốn đầu tư bộ phận A lớn hơn bộ phận B như sau: đvt: trđ. - Kết luận: thu nhập thặng dư của của bộ phận A lớn hơn so với bộ phận B do vốn đầu tư của A lớn hơn B. Minh Long * phân tích báo cáo bộ phận - Phương pháp lập hoàn chỉnh báo cáo bộ phận. - Phân tích các báo cáo bộ phận để đánh giá thành quả hoạt động và quản lý của bộ phận. Minh Long * Một số vấn đề về báo cáo bộ phận Minh Long * - Bộ phận: bất kỳ thành phần hoặc hoạt động nào liên quan đến một tổ chức mà có thể xác định được riêng biệt thu nhập và chi phí. Bộ phận có thể là từng nhà máy, từng phân xưởng, từng địa bàn kinh doanh, từng loại sản phẩm, từng khách hàng… - Báo cáo bộ phận: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập chi tiết cho từng bộ phận. Một số vấn đề về báo cáo bộ phận (tt) Minh Long * - Hình thức số dư đảm phí: các báo cáo này được trình bày theo hình thức số dư đảm phí. - Số dư bộ phận là phần còn lại của số dư đảm phí do bộ phận tạo ra sau khi trang trãi các định phí bộ phận. Số dư bộ phận góp phần bù đắp các định phí chung và đóng góp vào lợi nhuận chung. - Định phí bộ phận và định phí chung được trình bày riêng biệt để tính số dư bộ phận. + Định phí bộ phận: định phí liên quan trực tiếp đến bộ phận cụ thể và khi bộ phận không tồn tại thì định phí bộ phận cũng biến mất. + Định phí chung: định phí không liên quan trực tiếp đến bất kỳ bộ phận cụ thể nào và nó luôn tồn tại trong doanh nghiệp. Các tính chất quan trọng của báo cáo bộ phận Minh Long * 1 số ví dụ về báo cáo bộ phận Bảng 1: Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận hàng tháng (đvt: trđ) Bộ phận: khu vực Minh Long * 1 số ví dụ về báo cáo bộ phận (tt) Bảng 2: Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận hàng tháng (đvt: trđ) Bộ phận: sản phẩm Minh Long * Định phí chung không phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo bộ phận - Định phí chung cho các bộ phận chưa không phân bổ thường bao gồm: tiền lương của chủ tịch hội đồng quản trị và các nhân viên đứng đầu khác, chi phí nghiên cứu và phát triển, một số các chi phí khác liên quan đến cộng đồng và quảng cáo của công ty… - Nếu phân bổ định phí chung cho các bộ phận: + Kết quả phân bổ có thể làm sai lệch thành quả của bộ phận. + Cơ sở phân bổ định phí chung có thể không phản ánh đúng mối quan hệ nhân quả giữa định phí chung với các đối tượng chịu chi phí: các bộ phận. Minh Long * Bảng 3: Báo cáo kết quả kinh doanh theo bộ phận năm 200X đvt: triệu đồng Định phí chung không phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo bộ phận (tt) Minh Long * Giả sử phân bổ 90 triệu đồng định phí chung cho các sản phẩm A và B theo doanh thu. Kết quả phân bổ được thể hiện ở bảng 4. Sau khi phân bổ chúng ta có nên tiếp tục kinh doanh sản phẩm B? Điều gì sẽ xảy ra nếu như ngừng kinh doanh sản phẩm B? Chúng ta xem tiếp minh họa ở bảng 5. Định phí chung phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo bộ phận Minh Long * Bảng 4: báo cáo kết quả kinh doanh năm 200X đvt: triệu đồng Trường hợp 1: Định phí chung phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo bộ phận (tt) Minh Long * Bảng 5: báo cáo kết quả kinh doanh năm 200X đvt: triệu đồng Trường hợp 2: Định phí chung phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo bộ phận - Công ty Y khi ngừng kinh doanh sản phẩm B (tt) Minh Long * Đánh giá thành quả bộ phận Thông qua phân tích báo cáo bộ phận, các nhà quản trị có thể đánh giá khả năng sinh lời ngắn hạn và khả năng sinh lời dài hạn của từng bộ phận để đưa ra các quyết định thích hợp. 1/ Đánh giá khả năng sinh lời ngắn hạn: Các chỉ tiêu liên quan đến số dư đảm phí, dư đảm phí đơn vị, tỷ lệ số dư đảm phí thích hợp cho việc đánh giá khả năng sinh lời trong ngắn hạn của từng bộ phận. Do trong ngắn hạn các giả thiết rằng không có thay đổi trong giá bán, định phí, và biến phí biến động trong mới liên hệ với khối lượng đơn thuần. Ngoài ra, nó rất có ích nhất đối với những quyết định liên quan đến định giá những đơn đặt hàng đặc biệt và sử dụng năng lực hiện có. Minh Long * 2/ Đánh giá khả năng sinh lời dài hạn: số dư bộ phận có thể được xem như là một chỉ tiêu kinh tế phản ánh thành quả của việc đầu tư vào một bộ phận và số dư bộ phận có ích nhất đối với những quyết định dài hạn như thay đổi tiềm lực, định giá bán trong dài hạn… Đánh giá thành quả bộ phận (tt)