5 yếu tố mang tới một dịch vụ hoàn hảo

5 yếu tố mang tới một dịch vụ hoàn hảo Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay thường vấp phải không ít sự cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, yếu tố để thành công trong quá trình cạnh tranh lại là điều mà không nhiều doanh nghiệp quan tâm. Một trong các yếu tố mang lại hiệu quả và thành công cho một doanh nghiệp chính là bộ phận dịch vụ khách hàng. Điều này khá dễ hiểu bởi một khi thỏa mãn được tất cả các yêu cầu của khách hàng, bạn có thể duy trì và phát triển hơn nữa sự tôn trọng, lòng trung thành và mối quan hệ dài lâu với họ. Để làm được điều này, bạn có thể tham khảo 5 yếu tố dưới đây; từ đó tự rút ra cho mình những kinh nghiệm riêng để củng cố vững chắc vị trí của doanh nghiệp mình trên thương trường đầy khắc nghiệt hiện nay. Phản hồi một cách kịp thời Nếu một khách hàng nào đó gọi điện hoặc gửi email để yêu cầu về một vấn đề, bạn nên sắp xếp thời gian để phúc đáp cho họ ngay trong vòng 12-24 tiếng. Nếu bạn không thể đưa ra được một câu trả lời đầy đủ và toàn diện cho vấn đề của khách hàng, hãy tự đưa ra thời hạn để cung cấp đầy đủ thông tin cho họ. Bạn sẽ đánh mất sự tôn trọng và lòng tin ở khách hàng một cách dễ dàng nếu vô tình hoặc hữu ý bỏ qua các cuộc gọi, email hoặc thậm chí để khách hàng phải chờ đợi quá lâu phản hồi của bạn cho vấn đề cấp bách của họ. Tuân thủ đúng những gì đã cam kết Nếu đã cam kết làm gì, bạn nên thực hiện chúng một cách nghiêm túc. Đố với khách hàng, phương pháp quan trọng nhất để duy trì được lòng tin của họ chính là làm đúng những gì đã hứa. Thực hiện mọi việc đúng thời hạn Nếu bạn không thể đáp ứng được thời hạn đã cam kết với khách hàng, bạn nên thông báo ngay cho khách hàng và cùng đàm thảo để đưa ra một thời hạn khác phù hợp với cả hai bên. Việc đáp ứng đúng thời hạn là một điều khá khó khăn với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, bởi trong cùng một thời điểm họ phải giải quyết rất nhiều yêu cầu của nhiều khách hàng khác nhau. Tuy nhiên, khách hàng thường sẵn sàng gia hạn nếu bạn thông báo kịp thời cho họ, đồng thời cũng đưa ra phương án để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng đúng theo thời gian đã được gia hạn. Giao tiếp bằng tên riêng Khi bạn gọi điện, gửi thư hoặc email cho khách hàng, hãy sử dụng tên riêng của họ. Việc sử dụng tên riêng của khách hàng sẽ mang lại cảm giác là bạn thực sự quan tâm tới vấn đề của họ, bạn biết rõ họ là ai. Khi đó, bạn không chỉ giành được sự tôn trọng của khách hàng, mà còn dễ dàng xoa dịu đi những sự cáu giận (nếu có) của họ. Ứng xử một cách thân thiện Thân thiện là một từ rất quen thuộc trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Bởi một khi bạn đã xây dựng được quan hệ tốt đẹp với khách hàng bằng sự thân thiện, mọi vấn đề khó khăn đều dễ dàng được giải quyết một cách nhanh chóng. Điều quan trọng là bạn cần luôn duy trì nụ cười bất kể giao tiếp dưới hình thức nào: qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp.