106 thủ thuật với Microsoft Office ­ Phần 1

106 thủ thuật với Microsoft Office ­ Phần 1 - 19/7/2005 17h:11 Microsoft đã r t c g ng nh m hoàn thi n và b sung thêm nhi u tính năngấ ố ắ ằ ệ ổ ề m i ti n d ng h n cho b ph n m m Microsoft Office. Nh ng ph n l nớ ệ ụ ơ ộ ầ ề ư ầ ớ “s c m nh ti m n” c a MS Office - nh ng l a ch n n, nh ng tính năngứ ạ ề ẩ ủ ữ ự ọ ẩ ữ ch a h đ c bi t đ n hay nh ng shortcuts - đ u g n nh không đ cư ề ượ ế ế ữ ề ầ ư ượ bi t đ n hay không đ c s d ng.ế ế ượ ử ụ Thông qua bài vi t này chúng tôi mong mu n đ c gi i thi u đ n b n nh ng thế ố ượ ớ ệ ế ạ ữ ủ thu t đ n gi n và hi u qu cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có th nóiậ ơ ả ệ ả ể nh ng th thu t này s giúp b n s d ng hi u qu h n b ph n m m văn phòngữ ủ ậ ẽ ạ ử ụ ệ ả ơ ộ ầ ề này, khai thác nh ng kh năng ti m tàng ho c tuỳ bi n theo phong cách riêng c aữ ả ề ặ ế ủ mình. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý b n là h u h t nh ng th thu t sau đây sạ ầ ế ữ ủ ậ ẽ v n hành r t t t đ i v i phiên b n Microsoft Office XP và 2003.ậ ấ ố ố ớ ả Th thu t chungủ ậ Phóng to hay thu nhỏ N u b n đang s h u m t mouse (con chu t máy tính) có thanh cu n gi aế ạ ở ữ ộ ộ ộ ở ữ (scroll button) thì b n hoàn toàn có th phóng to hay thu nh văn b n c a mìnhạ ể ỏ ả ủ trong c a s MS Office c c kì nhanh chóng b ng cách gi phím Ctrl và xoayử ổ ự ằ ữ thanh cu n – xoay lên phía tr c là phóng to và v phía sau là thu nh l i.ộ ướ ề ỏ ạ Đ nh d ng nhanh chóngị ạ M t trong nh ng “viên ng c n” trong MS Office chính làộ ữ ọ ẩ Format Painter – có hình dáng nh chi c ch i s n trênư ế ổ ơ thanh công c chu n (Standard toolbar). N u ch a có b nụ ẩ ế ư ạ có th vào Tool | Commands, tìm đ n m c Format và kéoể ế ụ bi u t ng c a công c th vào thanh công c chu n.ể ượ ủ ụ ả ụ ẩ Khi b n nh p chu t vào bi u t ng chi c ch i s n, công c s copy l i đ nhạ ắ ộ ể ượ ế ổ ơ ụ ẽ ạ ị d ng văn b n t i n i con tr chu t xu t hi n. N u b n l a ch n c m t đo nạ ả ạ ơ ỏ ộ ấ ệ ế ạ ự ọ ả ộ ạ (paragraph) hay m t ô (cell) r i m i nh p chu t vào bi u t ng công c thì đ nhộ ồ ớ ắ ộ ể ượ ụ ị d ng c a đo n hay ô đó s đ c sao chép l i. Sau đó b n ch c n kéo chu t l aạ ủ ạ ẽ ượ ạ ạ ỉ ầ ộ ự ch n đo n văn b n b n mu n “dán” đ nh d ng gi ng nh đo n ngu n là xong.ọ ạ ả ạ ố ị ạ ố ư ạ ồ B ng cách nh p đúp chu t lên bi u t ng c a Format Painter, b n có th ápằ ắ ộ ể ượ ủ ạ ể d ng đ nh d ng đã đ c sao chép liên t c cho đ n khi b n n phím Esc.ụ ị ạ ượ ụ ế ạ ấ Thêm nhi u l a ch n h nề ự ọ ơ N u b n gi nguyên phím Shift sau đó ch n File trong ngế ạ ữ ọ ứ d ng Word ho c trong c a s so n e-mail m i c aụ ặ ử ổ ạ ớ ủ Outlook, b n s th y s thay đ i trong menu File. V iạ ẽ ấ ự ổ ớ Word và Outlook b n s th y có thêm l a ch n Save All vàạ ẽ ấ ự ọ Close All còn trong Excel b n s ch th y có Close All.ạ ẽ ỉ ấ Xu ng dòng không t o ch m cố ạ ỉ ụ Trong m t đo n có ch m c n u b n mu n xu ng dòng mà không mu n dòng đóộ ạ ỉ ụ ế ạ ố ố ố có ch m c thì b n ch c n n t h p phím Shift-Enter. L n t i b n n Enter đỉ ụ ạ ỉ ầ ấ ổ ợ ầ ớ ạ ấ ể xu ng dòng và ti p t c theo danh sách ch m c.ố ế ụ ỉ ụ Riêng trong Excel đ xu ng dòng trong m t ô b n hãy n Alt-Enter.ể ố ộ ạ ấ Các Smart Tags Smart Tags - b t đ u xu t hi n trong phiên b n Microsoft Office XP – chính làắ ầ ấ ệ ả nh ng bi u t ng ng d ng công ngh XML nên có th xu t hi n ngay l p t cữ ể ượ ứ ụ ệ ể ấ ệ ậ ứ trên ho c d i các d li u phù h p v i tính năng c a Smart Tags. Đ kíchở ặ ở ướ ữ ệ ợ ớ ủ ể ho t các Smart Tags b n hãy vào Tools | AutoCorrect Options r i chuy n sangạ ạ ồ ể m c Smart Tags và l a ch n nh ng lo i tags mà b n mu n kích ho t.ụ ự ọ ữ ạ ạ ố ạ L y ví d v Paste Options Smart Tags:ấ ụ ề Paste options: Sau khi b n dán (paste) d li u trong b t kì ng d ng Office nàoạ ữ ệ ấ ứ ụ b n có th ch n Smart Tag (xu t hi n ngay bên c nh đo n d li u v a dán cóạ ể ọ ấ ệ ạ ạ ữ ệ ừ hình gi ng nh m t clipboard) v i nh ng l a ch n đ nh d ng phong phú - Matchố ư ộ ớ ữ ự ọ ị ạ Destination Formatting (chuy n đ nh d ng d li u v a dán gi ng v i đ nh d ngể ị ạ ữ ệ ừ ố ớ ị ạ c a c văn b n) và Keep Source Formatting (gi nguyên đ nh d ng c a đo n dủ ả ả ữ ị ạ ủ ạ ữ li u v a dán).ệ ừ 106 thủ thuật với Microsoft Office ­ Phần 2 - 20/7/2005 15h:45 Microsoft Word Truy c p nhanh đ n các văn b n th ng s d ngậ ế ả ườ ử ụ Cách nhanh nh t và thôngấ d ng nh t đ truy c p đ n các t p tin văn b n th ngụ ấ ể ậ ế ệ ả ườ s d ng trong Microsoft Word hi n nay là vào File r i tìm đ n văn b n c n mử ụ ệ ồ ế ả ầ ở ra. Đi m b t l i c a cách này là s l ng t p tin l u trong danh sách này t ngể ấ ợ ủ ố ượ ệ ư ươ đ i h n ch , cho dù ng i s d ng đã vào Tools | Options | General đ ch nhố ạ ế ườ ử ụ ể ỉ thông s “Recent used file list” lên m t con s l n h n.ố ộ ố ớ ơ Nh ng MS Word l i có m t tính năng n khác c c kì h u d ng trong vi c nhanhư ạ ộ ẩ ự ữ ụ ệ chóng tìm đ n các văn b n th ng s d ng. B n hãy s d ng cách sau đây.ế ả ườ ử ụ ạ ử ụ B n vào View | Toolbars | Customize ho c b n có th nh pạ ặ ạ ể ắ chu t ph i vào b t kì đâu trên các thanh công c toolbarsộ ả ấ ụ r i ch n Customize. Khi c a s Customize m ra b nồ ọ ử ổ ở ạ chuy n sang tab Commands.ể Trong c a s Customize | Commands, bên m c Categories b n kéo xu ng và ch nử ổ ụ ạ ố ọ Built-in Menus và trong danh sách hi n ra bên tay ph iệ ả (commands) ch n Work. Nh p và gi nguyên chu t trái vàọ ắ ữ ộ kéo Works ra th vào b t c thanh công c nào thu n ti nả ấ ứ ụ ậ ệ v i b n. V y là b n đã t o ra đ c thanh công c riêngớ ạ ậ ạ ạ ượ ụ cho mình v i tên là Work. Đ đ i tên menu này b n hãyớ ể ổ ạ m c a s Customize ra r i nh p chu t ph i vào tên c a menu Work, trong ôở ử ổ ồ ắ ộ ả ủ Name b n gõ tên vào đó.ạ Bây gi b n có th s d ng menu m i này đ l u tên vàờ ạ ể ử ụ ớ ể ư đ ng d n đ n nh ng t p tin văn b n b n th ng sườ ẫ ế ữ ệ ả ạ ườ ử d ng b ng cách sau đây. B n m nh ng văn b n th ngụ ằ ạ ở ữ ả ườ s d ng sau đó ch n Work | Add to work menu. Th là tênử ụ ọ ế văn b n đã có trong đó s n sàng cho b n truy c p đ n b t c lúc nào. ả ẵ ạ ậ ế ấ ứ Đ g b tên c a văn b n nào đó trong danh sách trên menu Work b n hãy n vàể ỡ ỏ ủ ả ạ ấ gi Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím d u tr (-) ngay c nh phím s 0). Lúcữ ấ ừ ở ạ ố này con tr s bi n thành d u tr , b n hãy click vào menu Work r i tìm đ n tênỏ ẽ ế ấ ừ ạ ồ ế văn b n c n b đi và nh p chu t trái m t l n vào đó.ả ầ ỏ ắ ộ ộ ầ M văn b n đ c s d ng l n cu i cùngở ả ượ ử ụ ầ ố Đ yêu c u MS Word m i l n kh i đ ng đ u m t p tinể ầ ỗ ầ ở ộ ề ở ệ văn b n mà b n s d ng l n cu i cùng tr c khi t t Wordả ạ ử ụ ầ ố ướ ắ b n hãy th dùng cách sau đây.ạ ử B n hãy tìm đ n t p tin Winword.exe – thông th ng t p tin này có đ ng d nạ ế ệ ườ ệ ườ ẫ nh sau C:\Program Files\Microsoft Office và n m trong th m c Office 10 đ iư ằ ư ụ ố v i phiên b n XP và Office 11 v i phiên b n 2003. Tìm đ c b n hãy nh pớ ả ớ ả ượ ạ ắ chu t ph i vào t p tin ch n Send to | Desktop (create shortcut).ộ ả ệ ọ Ho c b n có th nh p chu t ph i lên desktop ch n New | Shortcut r i tìm đ nặ ạ ể ắ ộ ả ọ ồ ế t p tin Winword.exe theo đ ng d n nh trên.ệ ườ ẫ ư Sau đó b n ra desktop và nh p chu t ph i vào shortcut v a t o ra và ch nạ ắ ộ ả ừ ạ ọ Properties. Trong c a s Properties b n chuy n đ n m c Target và gõ vàoử ổ ạ ể ế ụ “/mFile1” vào cu i cùng đ ng d n trong tr ng này, click OK.ố ườ ẫ ườ S d ng l nh Paste Specialử ụ ệ Khi b n copy văn b n trên web ho c t các t p tin Wordạ ả ặ ừ ệ khác và dán tr c ti p vào Word thì ng d ng s v n giự ế ứ ụ ẽ ẫ ữ nguyên đ nh d ng g c - t font ch , màu s c, b ng bi u…ị ạ ố ừ ữ ắ ả ể gây phi n ph c r t nhi u trong vi c ch nh s a l i nh ng văn b n đó. Đ tránhề ứ ấ ề ệ ỉ ử ạ ữ ả ể nh ng đi u này b n hãy s d ng l nh Paste Special. Cách s d ng nh sau:ữ ề ạ ử ụ ệ ử ụ ư Sau khi đã copy văn b n t ngu n, b n chuy n vào Word và ch n Edit | Pasteả ừ ồ ạ ể ọ Special. Trong c a s Paste Special b n hãy ch n Unformatted Text ho cử ổ ạ ọ ặ Unformatted Unicode Text. S p x p l i các đo n nhanh chóngắ ế ạ ạ B n đang mu n s p x p l i v trí các đo n trong văn b n c a mình? Đ tránhạ ố ắ ế ạ ị ạ ả ủ ể m t th i gian kéo th hay copy-paste b n hãy s d ng cách sau đây.ấ ờ ả ạ ử ụ L a ch n đo n văn b n mà b n mu n thay đ i v trí lên ho c xu ng, n và giự ọ ạ ả ạ ố ổ ị ặ ố ấ ữ phím Shift-Alt r i dùng phím mũi tên lên ho c xu ng đ đi u ch nh l i v trí c aồ ặ ố ể ề ỉ ạ ị ủ đo n văn b n.ạ ả Xoá thông tin cá nhân Các t p tin văn b n c a MS Word có ch a nh ng thông tin n có th ti t lệ ả ủ ứ ữ ẩ ể ế ộ thông tin v b n. Microsoft cũng đã cho ra công c xoá b nh ng thông tin n nàyề ạ ụ ỏ ữ ẩ Remove Hidden Data trên trang web c a mình. Tuy nhiên công c này h i khó sủ ụ ơ ử d ng. V y đ xoá b nh ng thông tin n này b n hãy làm theo cách sau đây.ụ ậ ể ỏ ữ ẩ ạ Tr c khi ph bi n t p tin văn b n, b n hãy dùng ng d ng WordPad (Start | Allướ ổ ế ệ ả ạ ứ ụ Programs | Accessories) m văn b n đó ra tr c và l u l i văn b n đó d i d ngở ả ướ ư ạ ả ướ ạ Rich Text Format (.rtf). Cu i cùng b n ch vi c đ i ph n m r ng c a t p tin vănố ạ ỉ ệ ổ ầ ở ộ ủ ệ b n tr l i d ng Word. L y ví d b n l u t p tin đó thành “test.rtf”, đ đ i l iả ở ạ ạ ấ ụ ạ ư ệ ể ổ ạ sang d ng Word b n dùng l nh rename chuy n l i thành “test.doc”.ạ ạ ệ ể ạ 106 thủ thuật với Microsoft Office ­ Phần 3 - 22/7/2005 8h:15 Microsoft Word V m t đ ng th ngẽ ộ ườ ẳ B n hoàn toàn có th d dàng k m t đ ng th ng ngang văn b n c a mình m tạ ể ễ ẻ ộ ườ ẳ ả ủ ộ cách r t đ n gi n nh sauấ ơ ả ư - B n gõ liên ti p 3 d u g ch ngang (-) r i n Enter b n s có m t đ ng kạ ế ấ ạ ồ ấ ạ ẽ ộ ườ ẻ đ n.ơ - B n gõ liên ti p 3 d u g ch d i (_) r i n Enter b n s có m t đ ng kạ ế ấ ạ ướ ồ ấ ạ ẽ ộ ườ ẻ đ mậ - B n gõ liên ti p 3 d u b ng (=) r i n Enter b n s có m t đ ng k đôi.ạ ế ấ ằ ồ ấ ạ ẽ ộ ườ ẻ Máy tính có s n trong Wordẵ B n có bi t là b n hoàn toàn có th b sung thêm m t máy tính vào trong Wordạ ế ạ ể ổ ộ không? Đúng hoàn toàn có th và s giúp b n thêm ph n thu n l i trong côngể ẽ ạ ầ ậ ợ vi c h n r t nhi u.ệ ơ ấ ề Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize ho c b n có th nh p chu tặ ạ ể ắ ộ ph i lên b t kì thanh công c (toolbar) nào r i ch n Customize. Trong c a sả ấ ụ ồ ọ ử ổ Customize - b n đã có c h i làm quen v i c a s này trong ph n tr c c a bàiạ ơ ộ ớ ử ổ ầ ướ ủ vi t - b n hãy ch n Tools bên khung Categories bên tay trái và ch n bi u t ngế ạ ọ ở ọ ể ượ Tool Calculate trong khung Commands bên tay ph i. B n nh p và gi chu t tráiả ạ ắ ữ ộ lên bi u t ng c a Tools Calculate r i kéo và th lên b t kì thanh công c nào màể ượ ủ ồ ả ấ ụ b n thích.ạ Bây gi b n có d dàng th c hi n các phép tính trong Word b ng cách gõ vàoờ ạ ễ ự ệ ằ phép tính c a r i l a ch n toàn b phép tính, nh p chu t vào Tools Calculate r iủ ồ ự ọ ộ ắ ộ ồ n Ctrl-V đ dán k t qu vào.ấ ể ế ả Tu n hoá Smart Tags và Spelling, Track changesầ B n đã bao gi b các dòng g ch chân lo ng ngo ng màu xanh màu đ làm phi nạ ờ ị ạ ằ ằ ỏ ề ch a? B n ch a bi t là nó t đâu xu t hi n? Nó chính là tính năng ki m tra l iư ạ ư ế ừ ấ ệ ể ỗ chính t và ki m tra l i ng pháp trong MS Word. Tính năng này ch có hi u quả ể ỗ ữ ỉ ệ ả đ i v i các văn b n ti ng Anh còn đ i v i các văn b n ti ng Vi t thì th t là m tố ớ ả ế ố ớ ả ế ệ ậ ộ đi u vô cùng phi n ph c. Đ lo i b phi n ph c này b n hãy vào Tools | Optionsề ề ứ ể ạ ỏ ề ứ ạ r i chuy n sang m c Spelling & Gammar. Trong m c này b n b d u ki mồ ể ụ ụ ạ ỏ ấ ể tr c Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok làướ xong. Smart Tags có th nói là m t trong nh ng tính năng m i t ng đ i hi u qu trongể ộ ữ ớ ươ ố ệ ả các phiên b n Word m i đây. Tuy nhiên nhi u lúc ng i s d ng cũng th y khóả ớ ề ườ ử ụ ấ ch u v các tag ngày, s đi n tho i, copy-paste… liên t c hi n ra. N u b n khôngị ề ố ệ ạ ụ ệ ế ạ a Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuy n sang m c Smartư ể ụ Tags trong c a s AutoCorrect Options và b d u ki m trong nh ng lo i Smartử ổ ỏ ấ ể ữ ạ Tag b n không mu n hi n ra.ạ ố ệ Còn m t tính năng n a trong Word cũng có nh ng dòng k màu đ lo ng ngo ngộ ữ ữ ẻ ỏ ằ ằ gây khó ch u r t nhi u đó là Track changes. Tính năng này th c s có hi u quị ấ ề ự ự ệ ả khi b n đ ng i khác s a văn b n c a b n. Nh ng thay đ i đó s đ c Trackạ ể ườ ử ả ủ ạ ữ ổ ẽ ượ changes ghi nh n và li t kê ngay trong văn b n. Đ b đi b n hãy vào View r iậ ệ ả ể ỏ ạ ồ b đánh d u tr c Markup là xong.ỏ ấ ướ Status Bar có gì cho b n?ạ B n đã bao gi đ ý đ n thanh tr ng thái (Status bar) trong Word ch a? Nóạ ờ ể ế ạ ư cũng có khá nhi u đi u thú v đó. Nh ng n u Word c a b n ch a h cóề ề ị ư ế ủ ạ ư ề Status bar thì b n hãy vào Tools | Options chuy n sang m c View. Trong m cạ ể ụ ụ này b n đ ý đ n ph n Show và đánh d u ki m vào Status bar là xong.ạ ể ế ầ ấ ể Thanh tr ng thái đúng nh tên g i c a nó cho b n th y thông tin v văn b n c aạ ư ọ ủ ạ ấ ề ả ủ b n, th t trang hi n th i c a b n, ph n, dòng, to đ con tr chu t …. Nh pạ ứ ự ệ ờ ủ ạ ầ ạ ộ ỏ ộ ắ đúp chu t lên S th t c a trang b n s g i đ c menu Go to.ộ ố ứ ự ủ ạ ẽ ọ ượ Bên c nh đó, trên thanh tr ng th y b n còn th y có REC – TRK – EXT – OVR.ạ ạ ấ ạ ấ Nh p đúp chu t lên b t c m c nào b n s b t tính năng đó lên. Nh p đúp chu tắ ộ ấ ứ ụ ạ ẽ ậ ắ ộ lên REC b n s b t tính năng ghi macro – hay còn g i là thao tác t đ ng, TRKạ ẽ ậ ọ ự ộ s giúp b n theo dõi ghi nh n m i thay đ i mà b n đã s a lên văn b n g c, EXTẽ ạ ậ ọ ổ ạ ử ả ố cho phép b n có th l a ch n văn b n mà ch c n dùng phím mũi tên lên xu ngạ ể ự ọ ả ỉ ầ ố sang ph i sang trái và OVR s b t tính năng ghi đè – t c là m i kí t b n gõ vàoả ẽ ậ ứ ỗ ự ạ s thay th cho kí t li n k nó thay vì xu t hi n ngay bên c nh.ẽ ế ự ề ề ấ ệ ạ Tuỳ bi n AutoTextế Ch c h n là b n đã đ ý th y nhi u khi Word t đ ng thay th và g i ý giúp b nắ ẳ ạ ể ấ ề ự ộ ế ợ ạ nh ng c m t ki u nh "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năngữ ụ ừ ể ư AutoText c a Word. B n hoàn toàn có th t mình tuỳ bi n danh sách các t MSủ ạ ể ự ế ừ Word t đ ng thay th giúp b n. B n hãy vào Tools | AutoCorrect Options r iự ộ ế ạ ạ ồ chuy n sang m c AutoText. Trong c a s AutoText b n hãy gõ c m t mà b nể ụ ử ổ ạ ụ ừ ạ mu n Word t đ ng giúp b n chèn vào m c Enter autotext entries here r i nh pố ự ộ ạ ụ ồ ắ chu t vào Add. Mu n g b b t c autotext nào b n hãy ch n nó r i nh p chu tộ ố ỡ ỏ ấ ứ ạ ọ ồ ắ ộ vào Delete. 106 thủ thuật với Microsoft Office ­ Phần 4 - 25/7/2005 16h:57 (Bài này đ c c p nh t cách đây 2 gi )ượ ậ ậ ờ Microsoft Word Track changes - So sánh các văn b nả B n có 2 văn b n gi ng h t nhau và b n mu n so sánh xem chúng gi ng và khácạ ả ố ệ ạ ố ố nhau đi m nào? Thay vì ph i ng i so sánh t ng dòng m t, th thu t sau đây cóở ể ả ồ ừ ộ ủ ậ th s giúp b n th c hi n công vi c này m t cách nhanh chóng.ể ẽ ạ ự ệ ệ ộ N u b n đã bi t s d ng tính năng Track changes trong Word thì th t là ti nế ạ ế ử ụ ậ ệ d ng. Tính năng này s giúp b n theo dõi và ghi l i rõ ràng m i s thay đ i trongụ ẽ ạ ạ ọ ự ổ văn b n c a b n. Đ b t tính năng Track changes b n hãy vào Tool | Trackả ủ ạ ể ậ ạ Changes ho c s d ng phím t t Ctrl-Shift-E.ặ ử ụ ắ Còn n u b n đã không b t Track changes t tr c thì làm th nào đ có th tìmế ạ ậ ừ ướ ế ể ể ra m i thay đ i khác bi t trong 2 văn b n đây. V n có cách, v n là Trach changesọ ổ ệ ả ẫ ẫ giúp b n gi i quy t m i vi c.ạ ả ế ọ ệ Trong Word 2000, b n hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khiạ h p tho i b t ra b n hãy l a ch n văn b n b n c n đem ra so sánh v i văn b nộ ạ ậ ạ ự ọ ả ạ ầ ớ ả hi n th i c a b n. Word s giúp b n b sung nh ng gì đã đ c thay đ i vàoệ ờ ủ ạ ẽ ạ ổ ữ ượ ổ trong văn b n c a b n.ả ủ ạ Trong Word XP và 2003 thì có khác h n m t chút, b n vào Tools | Compare andơ ộ ạ Merge Documents. Trong h p tho i b t ra b n hãy đánh d u vào Legal blacklineộ ạ ậ ạ ấ (ngay c nh tr ng File name) đ kích ho t tính năng so sánh văn b n; n u khôngạ ườ ể ạ ả ế Word s giúp b n h p nh t 2 văn b n. Quá trình còn l i là gi ng v i Word 2000.ẽ ạ ợ ấ ả ạ ố ớ Split – So sánh nhi u ph n c a văn b nề ầ ủ ả Văn b n c a b n dài hàng ch c hàng trăm trang mà b n l i mu n so sánh nhi uả ủ ạ ụ ạ ạ ố ề ph n c a trong văn b n đó v i nhau - ch ng h n ph n m đ u v i ph n k tầ ủ ả ớ ẳ ạ ầ ở ầ ớ ầ ế lu n? Split s giúp b n gi i quy t khó khăn này.ậ ẽ ạ ả ế B n vào Windows | Split. Ngay l p t c con tr s bi n thành m t đ ng kạ ậ ứ ỏ ẽ ế ộ ườ ẻ ngang cho phép b n ch đ nh kho ng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đ tạ ỉ ị ả ặ sao cho th t d nhìn r i nh p chu t trái 1 l n. Word đã b chia làm 2 c a s riêngậ ễ ồ ắ ộ ầ ị ử ổ bi t và b n có th duy t văn b n d dàng h n. Đ b tính năng này b n l i vàoệ ạ ể ệ ả ễ ơ ể ỏ ạ ạ Windows và ch n Remove Split.ọ B o v văn b n c a b nả ệ ả ủ ạ Có nhi u cách đ b o v văn b n c a b n – ngăn ch n ng i khác m văn b nề ể ả ệ ả ủ ạ ặ ườ ở ả c a b n ho c ngăn ch n ng i khác s a đ i văn b n c a b n.ủ ạ ặ ặ ườ ử ổ ả ủ ạ Có nh ng cách sau đây đ b o v văn b n c a b n.ữ ể ả ệ ả ủ ạ B n vào Tools | Options r i chuy n sang m c Security - B n nh p m t kh u vàoạ ồ ể ụ ạ ậ ậ ẩ m c Password to open đ đ t m t kh u ngăn ch n ng i khác m văn b n c aụ ể ặ ậ ẩ ặ ườ ở ả ủ b n. Nh p m t kh u vào m c Password to modify đ ngăn ch n ng i khác s aạ ậ ậ ẩ ụ ể ặ ườ ử đ i văn b n c a b n.ổ ả ủ ạ B n vào Tools | Protect Document đ có thêm tính năng b o m t văn b n. Trongạ ể ả ậ ả c a s Protect Document b n s th y 3 l a ch n Track changes (ch ng m i thayử ổ ạ ẽ ấ ự ọ ố ọ đ i v i Track changes, ng i khác v n có th đ c và s a văn b n c a b nổ ớ ườ ẫ ể ọ ử ả ủ ạ nh ng m i thay đ i đó s đ c ghi l i và menu Tools | Track Changes s b vôư ọ ổ ẽ ượ ạ ẽ ị hi u hoá), Comment (ch cho phép ng i khác đ c đ c văn b n c a b n và bệ ỉ ườ ượ ọ ả ủ ạ ổ sung thêm nh ng nh n xét g i ý – comment – vào ch không đ c thay đ i vănữ ậ ọ ứ ượ ổ b n) và Form (ngăn ch n m i thay đ i trong văn b n ch cho phép thay đ i trongả ặ ọ ổ ả ỉ ổ nh ng ph n văn b n không đ c b o v ho c trong các form ho c tr ng)ữ ầ ả ượ ả ệ ặ ặ ườ Đ t đ ng d n m c đ nh đ l u và m văn b nặ ườ ẫ ặ ị ể ư ở ả Thông th ng Word luôn ch n th m c My Documents là th m c m c đ nh đườ ọ ư ụ ư ụ ặ ị ể l u và m các văn b n c a ng i s d ng. Tuy nhiên, Word cũng cho phépư ở ả ủ ườ ử ụ ng i s d ng có th thay đ i m c đ nh.ườ ử ụ ể ổ ặ ị B n vào Tools | Options r i chuy n sang m c File locations. Trong c a s nàyạ ồ ể ụ ử ổ b n nh p chu t vào m c c n thay đ i. Ví d đây là thay đ i đ ng d n m vàạ ắ ộ ụ ầ ổ ụ ở ổ ườ ẫ ở l u văn b n m c đ nh thì b n nh p chu t vào m c Documents sau đó nh p chu tư ả ặ ị ạ ắ ộ ụ ắ ộ vào Modify và ch đ n th m c riêng c a b n. Nh p ok là xong.ỏ ế ư ụ ủ ạ ắ Đ t font ch m c đ nhặ ữ ặ ị B n quen s d ng m t lo i font ch nh t đ nh và mu n l n nào m Word ra thìạ ử ụ ộ ạ ữ ấ ị ố ầ ở đã s n sàng font ch đó cho b n r i. R t đ n gi n, b n hãy th th thu t sauẵ ữ ạ ồ ấ ơ ả ạ ử ủ ậ đây. B n m b t kì m t văn b n nào cũng đ c, vào Format | Font. Trong c a s Fontạ ở ấ ộ ả ượ ử ổ hi n ra b n hãy ch n l a đúng ki u font ch b n quen dùng r i nh p chu t vàoệ ạ ọ ự ể ữ ạ ồ ắ ộ Default góc cu i bên tay trái c a c a s font, Word h i b n có mu n đ t fontở ố ủ ử ổ ỏ ạ ố ặ ch m c đ nh không, ch n Yes là xong.ữ ặ ị ọ Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao  tác nhanh hơn - 25/7/2005 8h:52 (Bài này đ c c p nh t cách đây 10 gi )ượ ậ ậ ờ Khi so n th o văn b n v i Microsoft Word, nhi u khi b n ph i c n thêmạ ả ả ớ ề ạ ả ầ vào văn b n các bi u t ng (symbol) ho c nh ng ký t đ c bi t (specialả ể ượ ặ ữ ự ặ ệ character) đ trang trí thêm cho văn b n. V i các ký t đ c bi t thì đã đ cể ả ớ ự ặ ệ ượ gán s n các phím t t và b n có th dùng nh ng phím t t đ chèn các ký tẵ ắ ạ ể ữ ắ ể ự đ c bi t vào văn b n.ặ ệ ả Còn v i các bi u t ng thì ch a đ c gán s n các phím t t. Do đó, b n có thớ ể ượ ư ượ ẵ ắ ạ ể t o các phím t t cho các bi u t ng mà b n th ng s d ng đ có th nhanhạ ắ ể ượ ạ ườ ử ụ ể ể chóng chèn các bi u t ng c n thi t vào văn b n. ể ượ ầ ế ả Cách t o các t h p phím t t cho các bi u t ng nh sau:ạ ổ ợ ắ ể ượ ư - Trong c a s làm vi c c a Microsoft Word, b n b m vào menu “Insert” r iử ổ ệ ủ ạ ấ ồ ch n “Symbol...”.ọ - H p tho i “Symbol” đ c m ra, trong tab “Symbols”, b n b m ch n bi uộ ạ ượ ở ạ ấ ọ ể t ng c n thi t đ gán phím t t.ượ ầ ế ể ắ - B n b m vào nút “Shortcut Key...” đ m ra h p tho i “Customize Keyboard”.ạ ấ ể ở ộ ạ - Trong h p tho i “Customize Keyboard”, b n b m ch n vào ô “Press newộ ạ ạ ấ ọ shortcut key”. Sau đó, b n b m t h p phím mà b n mu n dùng làm phím t t choạ ấ ổ ợ ạ ố ắ bi u t ng này.ể ượ - Ti p theo, b n b m nút “Assign”. B m nút “Close”.ế ạ ấ ấ - V i cách làm t ng t , b n có th gán các phím t t cho các bi u t ng khác.ớ ươ ự ạ ể ắ ể ượ Sau này, n u b n không mu n s d ng phím t t cho bi u t ng nào đó n a thìế ạ ố ử ụ ắ ể ượ ữ b n làm nh sau: ạ ư - Trong c a s làm vi c c a Microsoft Word, b n b m ch n vào menu “Insert” >ử ổ ệ ủ ạ ấ ọ “Symbol...” đ m ra c a s “Symbol”.ể ở ử ổ - Ti p theo, b n b m ch n bi u t ng mà b n mu n lo i b phím t t tabế ạ ấ ọ ể ượ ạ ố ạ ỏ ắ ở “Symbols”. - Sau đó, b n b m nút “Shortcut Key...” đ m ra h p tho i “Customizeạ ấ ể ở ộ ạ Keyboard”. - Trong h p tho i “Customize Keyboard”, b n b m ch n t h p phím t t trong ôộ ạ ạ ấ ọ ổ ợ ắ “Current keys”. Sau cùng, b n b m nút “Remove”. T h p phím t t mà b n đãạ ấ ổ ợ ắ ạ ch n cho bi u t ng này đã không còn tác d ng n a.ọ ể ượ ụ ữ - B n làm t ng t đ xoá các phím t t cho các bi u t ng khác.ạ ươ ự ể ắ ể ượ DSL Speed v2.10 name: www.bestserials.com code: PDQ3J4T84OVD